Summary
Samenvatting Management Control Systems
- Module
- Institution
Samenvatting Management Control Systems
[Show more]
Seller
Follow
Ivdl2022
Content preview
Week 1: Management control in a nutshellWat is management control?
Management control is meer dan het checken van de financiële statement en rapporten van de
organisatie. Het gaat meer over het controleren en sturen van het gedrag van mensen.
- Control vormen over het sturen van financiële gegevens
- Control vormen over het volgen van regels en procedures; gedragsregels en handelingen
- Organisatiecultuur en HRM zijn belangrijke aspecten van management control.
Management control gaat over effectieve sturing van een organisatie. Bij een effectieve sturing gaat
het om; planning, sturing en beheersing. Naar de toekomst kijken is een belangrijk onderdeel van
management control; budgetten en plannen maken voor een bepaalde periode. Het uiteindelijke
doel is dan ook om als organisatie te kunnen blijven bestaan
Control in niet controle!
kernbegrippen die onderdeel uitmaken van het pakket van management control activiteiten:
- Leiding geven; richting geven aan medewerkers aan de organisatie zodat ze bijdragen aan
het behalen van de strategie; opleiding geven, prikkelen en motiveren van medewerkers
- Zaken concreet vertalen; medewerkers duidelijk maken wat er van ze wordt verwacht,
doelen duidelijk maken, wat en waarom moet iets gerealiseerd worden?
- Autonomie: je wilt dat de medewerkers de organisatiedoelen helpen te realiseren en de
regels en procedures naleven. Maar medewerkers willen ook een zekere mate van
autonomie; zelf iets kunnen bedenken en beslissingen kunnen nemen. Balans vinden
Managers van een organisatie beslissen over:
- Doelstellingen van de organisaties; de goals
- Strategie om de doelstellingen van de organisatie concreet te maken en te realiseren
- Organisatiestructuur; afdelingen, grote zelfstandigheid, centraal gestuurde organisatie?
- Omgeving; in welke omgeving actief? Welke concurrentie strategie past daarbij?
- Producten die je produceert; tastbare of niet tastbare producten (diensten)
- Informatie systemen; welke te gebruiken, verfijnd, gedetailleerd, veel informatie of simpel?
- Medewerkers; het gedrag van de mensen in de organisatie
Top management kan door middel van management control elementen de medewerkers sturen.
Deze management control elementen zijn onderdeel van management control.
- Management control systeem/pakket: alle management control elementen samen
- Management control element; systemen, regels, praktijken, gebruiken, waarden en andere
management activiteiten die gebruikt worden om richting en sturing te geven aan het gedrag
van de medewerkers; budgetten, gedragsregels, handelingen, organisatiecultuur
Definitie van management control: er zijn heel veel definities, in deze cursus worden deze gebruikt
- ‘’All management activities aimed at achieving the goals and strategy of an organization in an
efficient way’’
- ‘’systematic process by which the organization’s higher level managers influence the
organization’s lower level managers to implement the organization’s strategy’’ (leidend)
Management control systemen zijn niet letterlijk ‘systemen’, het is niet een heel concreet iets wat
helemaal is vastgelegd. In de praktijk is het vaak een vloeiender geheel; er komen en gaan dingen.
- Helpt bij het realiseren van de organisatiedoelen door het gedrag van mensen te
beïnvloeden zodat ze optimaal bijdragen aan de realisatie van de doelen en strategie
, - Via het management control systeem wordt informatie verzameld om vervolgens
standaarden te zetten, deze kunnen financieel of gedragsregels zijn; budgettering, voor de
evaluatie en beheersing van de prestaties van managers en medewerkers
Management control: standaarden en regels zetten > resultaten meten > acties nemen
Als leidinggevende probeer je om de prestaties lagere managers en andere medewerkers te
managen zodat ze doen wat je graag wilt dat ze doen. Daarbij kunnen bepaalde financiële en niet-
financiële prikkels worden gebruikt; vaste aanstelling, promotie, diner, bonus, uitkering enz.
Bij management control is het belangrijk dat je steeds standaarden zet; wat verwacht is en duidelijke
regels stellen,en vervolgens de prestaties meet; gedragen medewerkers zich juist, sluit het aan bij de
organisatiecultuur en realiseren ze hebt budget op de goede manier. Indien het nodig is moet er
vervolgens actie worden ondernomen; corrigerende actie of de standaarden in de regels aanpassen
Er zijn verschillende typen van control, welke sterk met elkaar overeenkomen
Typen control van Ouchi, artikel uit 1979. Hij onderscheidt de volgende typen control
o Output control: sturing en beheersing op basis van producten
o Behaviour control: gedrag; naleven van regels en procedures zoals die op papier
staan, sluiten de handelingen aan op de verwachtingen?
o Clan control: overig; soft control. Personeelsselectie; type mensen aan de hand van
opleidingseisen, hoe ze zicht opstellen en gedragen. Het type kun je beïnvloeden
door scholing/trainingen, job design (manier waarop het werk ingedeeld wordt), en
de organisatiecultuur; wat wordt er verwacht hoe de medewerken zich opstellen en
gedragen ten opzichte van anderen. Deze vorm van control is in de praktijk belangrijk
als je de output en productie niet goed kunt meten
Typen control van Merchant & van der Stede, komen overeen met control vormen van Ouchi
o Results control: output control
o Action control: behaviour control
o Cultural control: clan control
o Personnel control: clan control
De verschillende typen samen vormen het control package; pakket aan control in een organisatie.
Het is belangrijk, als het over control typen hebt, om de volgende te onderscheiden:
- Formele controle: zaken die op papier vast te leggen zijn; budgetten, gedragsregels,
taakscheiding, prestatiebeoordeling enz. (output/results, action/behaviour)
- Informele controle: organisatiecultuur, persoonlijk praatje maken, normen en waarden
Management control
motivatie prestatie
systeem
In het management control systeem staan formele en informele control typen die bedoeld zijn om
mensen te motiveren in de organisatie, en zo het uiteindelijke doel om een goede prestatie te
leveren waardoor de strategie en de doelstellingen van de organisatie gerealiseerd worden.
Voor het beantwoorden van een case zijn er een paar belangrijke vragen bij control (Simons, 2005)
- Wat kan iemand beheersen? > inkoopprijs van olie kan iemand niet beïnvloeden
- Hoe ga je iemand beoordelen? > welke maatstaven worden gebruikt?
- Kan iemand zelf invloed uitoefenen op het behalen van de doelen? > redelijk en acceptabel
- Wie kan beïnvloeden wat je aan prestaties kunt realiseren? > wie kan daarbij ondersteunen
,Course literature:
- Merchant & Ortley, 2007: Wat is management control, en waarom houden we ons daarmee
bezig? De onderdelen paragraag 1, 3, 4, 5.1, 5.2, 5.3 en 5.4 zijn het meest van belang. De
paper gaat eropin hoe verschillende auteurs het begrip management control zien. Er worden
allerlei thema’s gegeven die aan de orde zijn bij management control; wat zijn de gedachtes?
Wat zijn prestaties en hoe meet je dit? Wat voor control type worden er in de literatuur
onderscheiden? In de praktijk zie je dat er een combinatie van control vormen is van
verschillende control packages.
o Wat is prestatie? > paragraaf 5.1; profit organisaties en niet commerciële
dienstverlende organisaties gaan verschillend om moet het meten van prestaties
Controllability: > paragraaf 5.2; wat kan iemand beheersen? In de praktijk
worden mensen verantwoordelijk gehouden voor zaken die ze zelf niet direct
kunnen sturen en beheersen; olieprijs. Ze kunnen wel inspelen op de
verwachtingen; wel aansprakelijk voor wat er is gebeurd
Accountability: waarvoor ben je verantwoordelijk? Aan wie en waarover
moet je verantwoording afleggen?
Evaluation style (budgetbeoordeling): > paragraaf 5.4
Verschillende control systemen: waarom moet je verschillende cotrol
systemen hanteren, wat is de reden?; productieproces, voorkeuren van de
organisatie, verschillen in organisatiecultuur of verschillen in landen
- Ouchi, 1979: gaat in op de verschillende control typen waar je in verschillende situaties op
kunt richten; output control, behaviour control en clan control. Figuur op blz. 843 + tekst,
hier wordt ingegaan op 2 contigente variabelen; kennis van het transformatieproces en de
meetbaarheid van de outputs. Bij control wordt er vanuit gegaan dat je in een cel 1 situatie
zit, maar in de praktijk heb je vaak te maken met andere situaties
- Book Anthony et al: zaken in algemene, gaat er dieper op in. verschillende onderwerpen
Management control – external, internal
Financial accounting focuses on the external environment of an organization (i.e., provision of
information to external stakeholders), whilst management control focuses on an organization’s
internal environment. > agree
- Management control gaat hoofdzakelijk over interne zaken, maar er worden ook bepaalde
externe zaken bij betrokken; strategie van de organisatie, waarbij externe factoren zoals de
concurrentieverhouding een belangrijke rol spelen. Van de strategie control leidt je de
management control af.
- Financial accounting gaat over de externe informatievoorziening
Management control and circumstances (chapter 3)
Bij management spelen de omstandigheden, de context waarin je werkt, een belangrijke rol. Ze zijn
belangrijk voor het bepalen van het type control dat je kunt gebruiken, wat werkt er en wat niet?
- Interne omstandigheden: zaken binnen de organisatie; regels en procedures,
organisatiestructuur (centraal of decentraal) en de organisatiecultuur. Maar ook (Ouchi) de
kennis die de managers hebben van de productieprocessen en de transformatieprocessen
(relatie input-output) in de organisatie.
- Externe factoren: concurrentie(verhoudingen), technologische ontwikkelingen, algemene
economische situatie (conjunctuur); crisis waardoor de vraag wegvalt
Management control richt zich vooral op de interne zaken. Het is niet altijd makkelijk om de inputs
en outputs te bepalen of hoe de processen in elkaar zitten. Zijn de resultaten goed meetbaar? Dit kan
de type control dat nodig is beïnvloeden (Ouchi; Merchant & van der Stede)
, Management control: different definitions
Voor de management control zijn er verschillende definities
o Moderne, brede definitie (papers Merchant & van der Stede); alle activiteiten van het
management die bijdragen aan de continuïteit van de organisatie. Hierbij wordt de strategie
en de organisatiecultuur bij betrokken.
o Beperktere, nauwe definitie (boek Anthony); hier is de strategie en structuur gegeven in de
organisatiestructuur en maken dus geen onderdeel uit van management control. Hier spelen
externe factoren dus (bijna) geen rol meer bij. Het gaat over intern. Deze definitie is leidend!
Management control is een activiteit waarbij het gaat over het sturen van mensen; gedrag
beïnvloeden.
Management control – a further introduction (chapter 1)
Accounting informatie speelt een belangrijke rol bij management control; budgettering en een
verschillenanalyse. Maar management control is meer dan accounting informatie, je hebt een heel
pakket aan controles die je kunt hanteren; formelen en informele controles.
Management control: does it fit the organization?
Of management control toegepast moet worden hangt af van de organisatiestructuur
- Volledig gecentraliseerd; zeer klein bedrijf, heeft geen management control nodig want de
baas/directeur mag alles bepalen en verder niemand
- Decentralisatie; bevoegdheden worden op lagere niveaus gelegd. In deze situatie is het
belangrijk om aan te geven wat mensen op lagere niveaus wel en niet mogen doen, wat je
van ze verwacht en hoe je ze stimuleert. Management control is dan belangrijk. Er zijn
verschillende typen van decentralisatie; hoeveel bevoegdheden en verantwoordelijkheden
leg je op lagere niveaus? Hier kun je kostencentrum en profitcentrum onderscheiden, dit
zijn typen verantwoordelijkheid centra.
De vorm van management control die je hanteert en het totale management control systeem moet
goed aansluiten bij de interne en externe situatie van de organisatie. Er zijn geen universele
systemen die je overal in alle omstandigheden kunt gebruiken. de contingency theory (Anthony;
Ouchi; Merchant & Otlrey) geeft aan dat het control systeem moet worden aangepast aan de situatie
en de omstandigheden.
Why is control needed?
Er zijn verschillende redenen waarom control belangrijk is. Je moet je afvragen of decentrale
managers en medewerkers op lagere niveaus:
- Dezelfde doelstellingen hebben; komen de doelstellingen automatisch overeen met de
doelstellingen van de organisatie, of hebben ze hele andere, of ook andere doelstellingen?
Medewerkers zijn niet altijd eens met de strategie, lediginggevende moeten hierop sturen
- Begrijpen van de doelstellingen; medewerkers begrijpen niet automatisch alle doelstellingen
en strategieën, of weten niet hoe ze er aan bij kunnen dragen. Er moet duidelijk worden
gemaakt wat er van ze verwacht wordt en hoe ze dit kunnen doen. Dit gebeurd door;
o Top-down informatie; manager naar medewerker duidelijk maken verwachtingen
o Bottom-up informatie; signalen vanaf de werkvloer als iets niet mogelijk is
Management control is zaak van zowel top-down als bottom-up informatie
- Middelen; ze hebben niet automatische alle middelen die nodig zijn om de doelstellingen en
strategieën te realiseren; geld, machinecapaciteit, vaardigheden enz. via het budget moet
duidelijk worden gemaakt wat iemand precies tot zijn beschikking heeft
Daarnaast speelt wantrouwen in mensen, de twijfel over het gedrag van mensen een belangrijke rol
waarom control nodig is (agency theory).
The benefits of buying summaries with Stuvia:
Guaranteed quality through customer reviews
Stuvia customers have reviewed more than 700,000 summaries. This how you know that you are buying the best documents.
Quick and easy check-out
You can quickly pay through credit card for the summaries. There is no membership needed.
Focus on what matters
Your fellow students write the study notes themselves, which is why the documents are always reliable and up-to-date. This ensures you quickly get to the core!
Frequently asked questions
What do I get when I buy this document?
You get a PDF, available immediately after your purchase. The purchased document is accessible anytime, anywhere and indefinitely through your profile.
Satisfaction guarantee: how does it work?
Our satisfaction guarantee ensures that you always find a study document that suits you well. You fill out a form, and our customer service team takes care of the rest.
Who am I buying these notes from?
Stuvia is a marketplace, so you are not buying this document from us, but from seller Ivdl2022. Stuvia facilitates payment to the seller.
Will I be stuck with a subscription?
No, you only buy these notes for £5.16. You're not tied to anything after your purchase.
Can Stuvia be trusted?
4.6 stars on Google & Trustpilot (+1000 reviews)
75759 documents were sold in the last 30 days
Founded in 2010, the go-to place to buy revision notes and other study material for 14 years now