Zo maak je een facilitair plan
Stap 1 - Bepaal de context
1.1 bepalen van de context
Je bepaalt als student zelf de context
Als je de ruimte hebt om zelf te bepalen in welke context je het facilitaire plan gaat opstellen, dan
kun je zelf een organisatie kiezen die je als uitgangspunt neemt voor je plan. Het is wel verstandig om
vooraf te kijken of de organisatie binnen de kaders van de onderwijseenheid past waarvoor je je plan
maakt.
Je docent bepaalt de context
De docent brengt vaak een casus is. de docent kan zo een fictieve situatie schrijven die de leidraad
vormt voor het opstellen voor je facilitaire plan. Vaak zijn deze afgeleid van een project uit de
dagelijkse praktijk van de docent.
Je werkt voor een externe opdrachtgever
Als je voor een externe opdrachtgever een facilitair plan gaat opstellen, dan wordt je ingehuurd om
het hele plan of een deel hiervan op te stellen. Je hebt te maken met allerlei betrokkenen die
allemaal hun eigen belangen hebben bij jouw project. Vaak is het de facility manager die in zijn
organisatie als budgetverantwoordelijke belast is met het opstellen en uitvoeren van het facilitaire
beleid.
Je bepaalt als facilitaire professional de context
De assistent-facilitair manager, projectleider of facilitair stafmedewerker brengt eerst zelf de context
in kaart. Iemand binnen de organisatie heeft jou die opdracht gegeven, dus je werkt voor een interne
opdrachtgever.
1.2 oriënteer je op de organisatie
Als eerst oriënteer je je op de organisatie. De geboden faciliteiten moeten passen bij de organisatie.
Het is duidelijk dat voor alle organisaties op het gebied van faciliteiten het een en ander op de juiste
wijze georganiseerd moet worden. Eerst stel je vast aan wie je die diensten verleent. je moet
weten welk kernproces je als facilitaire organisatie moet ondersteunen.
1.3 organisatiebeschrijving
Een van de basisprincipes van Facility Management ligt vast door het integrale karakter ervan. De
doelen in je plan moeten zijn afgeleid van wat de organisatie met het kernproces wil bereiken. Er
moet een toegevoegde waarde zijn voor de moederorganisatie.
Missie: het gaat erom dat je weet waarvoor je het doet, of wat de ‘grote’ opdracht is. de missie is de
reden van het bestaan van de organisatie en welke toegevoegde waarde je wilt leveren. Waar staan
we voor? Heeft te maken met de waarden en identiteit.
Visie: het droombeeld van hoe het moet worden en waar je naartoe wilt met de organisatie. Hoe
zien wij onszelf in de wereld van morgen? Waar gaan we voor? Hoe kunnen wij de wereld morgen zo
beïnvloeden dat wij succes hebben?
Doelen: de doelen sturen de activiteiten van de diverse afdelingen in het kernproces aan.
,SMART:
Specifiek Geef precies aan wat je doel is.
Meetbaar Beschrijf je doel aan de hand van meetbare eenheden 2 x per jaar
Acceptabel Je doel moet draagvlak
Realistisch Je doel moet wel haalbaar zijn
Tijdgebonden Geef aan wanneer je doel behaald moet zijn
7 – S – model
De zeven belangrijkste aspecten van een organisatie.
Strategie Welke doelen heb je gesteld en hoe wil je dit bereiken?
Structuur Betreft de inrichting van de organisatie, die het beste zichtbaar wordt in een
organogram.
Systemen Hierbij gaat het om procedures, overleggen, regels, afspraken en hulpmiddelen
binnen de organisatie.
Stijl van management Komt tot uitdrukking in de manier waarop management en
medewerkers samenwerken, welke vrijheden medewerkers hebben en hoe ze in hun
werk worden ondersteund.
Staf Betreft de personeelsaangelegenheden, zoals beloning, opleidingsniveau en
beoordeling.
Sleutelvaardigheden Geven aan waar de organisatie goed in is. Wat is voor deze
organisatie kenmerkende kennis en kunde en het onderscheidende vermogen.
Significante waarden Geeft als centrum het model aan waarvoor de organisatie staat en
wat de medewerkers van de organisatie bindt.
De functie van Facility Management is alle activiteiten gericht op werken, wonen en/of
verblijven zo optimaal mogelijk te ondersteunen.
Werken kom je vooral tegen in de dienstverlenende (tertiaire en quartaire) sectoren. De
tertiaire sector omvat de commerciële dienstverlening, de zogeheten profitorganisaties.
Willen winst maken
Winkels en horeca, advocaten, banken, uitzendbureaus, verzekeraars etc.
De quartaire sector betreft ook dienstverleners, maar dan in niet-commerciële organisaties, non-
profitorganisaties.
Niet uit op winst
Overheidsdiensten en door overheid gesubsideerde diensten (ziekenhuis, verpleeghuizen,
scholen, politie, brandweer, defensie en sociaal werk.
De primaire en secundaire sector zijn de landbouw sector die grondstoffen en voedsel levert.
Wonen wordt mogelijk gemaakt in bijvoorbeeld een zorgcentrum voor ouderen. Zij maken gebruik
van voorzieningen (faciliteiten).
Onder verblijven verstaan we ten slotte een verblijf in bijvoorbeeld een ziekenhuis, vakantiepark,
winkelcentrum of sportcomplex.
Er is vaak ene combinatie van werken, wonen en verblijven.
Werken Wonen
Verblijven
, Waar wonen, werken en verblijven mensen, wie werkt, woont of verblijft er en wat is er nodig aan
processen om het wonen, werken en verblijven mogelijk te maken.
Plaats, personen en processen
Verschillende personen kunnen om verschillende faciliteiten vragen.
1.4 met wie heb je te maken
Een facilitair manager heeft met allerlei partijen te maken. Er zijn heel wat mensen van wie en
organisaties waarvan je afhankelijk bent en/of waarmee de dienstverlening veel raakvlakken heeft.
Dit zijn stakeholders.
- Facilitair manager: verantwoordelijk voor het initiëren, inrichten, communiceren,
organiseren, uitvoeren en evalueren van de facilitaire producten en diensten.
- Budgethouders: om de organisatie van de facilitaire dienstverlening te bekostigen moet er
geld zijn.
- Opdrachtgever: geeft de opdrachten om de facilitaire processen te organiseren.
- Klant: neemt de facilitaire dienstverlening af.
- Overheid: stelt allerlei wetten en regelgeving op waarmee een facilitaire organisatie te
maken krijgt.
- Leveranciers: leveren producten, grondstoffen en/of diensten.
- Concurrenten: zorgen ervoor dat je scherp moet blijven als facilitaire aanbieder.
- Brancheverenigingen: kunnen advies geven.
- Indirecte belanghebbenden: mensen die slechts indirect te maken hebben met de facilitaire
organisatie omwonenden.
- Media: kunnen e facilitaire organisatie op een positieve of negatieve manier in de publiciteit
brengen.
1.5 ruimtelijk kader
Een ruimtelijk kader hoort ook thuis in een facilitair plan. Hierin wordt het gebouw van de organisatie
beschreven. Is het eigendom of wordt het gehuurd? Wie is waar verantwoordelijk voor?
Er zijn verschillende niveaus om het ruimtelijk kader te omschrijven.
1. Locatie
De plek van een gebouw heeft invloed op beheer en onderhoud en op de aanwezige voorzieningen
als parkeerplaatsen. Er zijn 3 uiterste locaties:
- Stadslocatie: bereikbaarheid OV / concurrentie lokale lunchgelegenheden. De aan- en afvoer
kan lastig zijn door al het verkeer.
- Snelweglocatie: gericht op vervoer met de auto. Sociale veiligheid is aandachtpunt.
- Campuslocatie: hier zijn meerdere gebouwen aanwezig. grote bedrijven, zorginstellingen
en onderwijsorganisaties.
2. Constructie
Is het gebouw hoog of laag? Hoeveel vierkante meter heb je ter beschikking? Vooral de
stramienmaten zijn belangrijk. Dit is het onzichtbare raster dat over het gebouw gelegd kan worden
en zichtbaar er wordt hoeveel de afstand tussen kolommen in het gebouw is, of de afstand tussen 2
ramen in de gevel.
3. Gebouwinstallaties
In je facilitaire plan schenk je aandacht aan het beheren en onderhouden van bijvoorbeeld de
verwarming, ventilatie, maar ook van de elektriciteitsvoorziening, ICT en tal van andere installaties
die je in een gebouw aantreft.
- Werktuigbouwkundige installaties: hebben te maken met het voorzien in water, lucht,
warmte en koude.
