Hoorcollege eventmanagement
Waarom eventmanagement?
- Events als communicatiemiddel
- Betrekken van je doelgroep
- Waarde creëren
- Communicatiemedewerker vaak betrokken bij eventorganisatie (promotie)
Definities:
- A special event is a one-time, or infrequently occurring event outside the normal programme
or activities of the sponsoring or organising body.
- To the customer or guest, a special event is an opportunity for an experience outside the
normal range of choices or beyond everyday experience.
Onthoud:
- Bijzondere gebeurtenis, iets speciaals
- Eenmalig (of niet zo vaak)
- Valt buiten het ‘normale’ programma
- Bijzondere ervaring
Soorten events:
- Business events: georganiseerd door het bedrijfsleven; bv. congressen/lezingen
- Public events: voor iedereen toegankelijk; bv. bevrijdingsfestival, open dagen, koningsdag, TT
Assen, noorderzon. Kaartjes kopen kan.
- Private events: op uitnodiging; bruiloft, huisfeest, verjaardagsfeest.
Organisatoren van events (opdrachtgevers):
- Overheid: nationale vieringen, sportevenementen, tentoonstellingen, etc.
- Bedrijven: productlanceringen, trainingen, conferenties
- Gemeenschap: lokale sportevenementen, wijnproeverijen, bloemencorso, etc.
Promoten van een event:
1. Bepaal het doel van de promotie (bv. aantal bezoekers)
2. Wie wil je bereiken? (doelgroep)
3. Welke kernboodschap wil je overbrengen?
4. Bepaal communicatiemiddelen (op basis van customer journey en touch points)
5. Maak content
6. Maak een planning (contentkalender)
7. Evalueer
,Stakeholders:
Een evenement heeft een bepaald doel en belang, maar houdt rekening met de belangen van de
stakeholders:
- Participants: deelnemers, bv. met eigen stand op het evenement
- Spectators: bezoekers, mensen die kaartjes kopen
- Host organisation: organisatie van het event
- Host community: omgeving van het evenement (de omgeving/plaats van het event en de
mensen die eromheen wonen)
- Co-workers: medewerkers
- Media: voor bekendheid van het event
- Sponsors: leveren geld
- Host community: omgeving/betrokkenen
o Geografisch of betrokken groepen
o De omgeving levert context, draagt bij aan de sfeer
o Betrek ze bij het event! What’s in it for them?/vrijwilligers
- Sponsors:
o Vroeger: PR, goodwill en naamsbekendheid
o Tegenwoordig vast onderdeel van de marketingmix: branding/relatie opbouwen
Eventmanagers moeten tastbare voordelen bieden
- Media:
o Enorme invloed; veel events worden mede bepaald door de media
o Globalisering van events
o Zorgt voor aandacht/promotie van je event
o In ruil voor content
Trends:
- Het moet een beleving/complete ervaring zijn
- Duurzaamheid (vervoer, energie, afval, water, etc)
- Het seizoen wordt steeds langer (september/oktober ook nog)
- Veiligheid
- Techniek; bv. ook online events
Ontwerpen van een concept:
1. Define the purpose of the event (doel); bv. Live beleving van het merk bieden, mensen iets
leren over verschillende soorten wijn, etc.
a. Waarom wordt het evenement georganiseerd (wat is de belangrijkste reden waarom
het event moet bestaan)
b. Wat ga je doen
2. Identify the audience (doelgroep, stakeholders)
a. Voor wie organiseer je het evenement
b. Waarom zouden deze mensen willen/moeten komen
3. Decide the timing (wanneer)
a. Seizoen/weer?
b. Competitie (wat in jouw core business zit)
c. Vakanties
d. Andere grote events tegelijkertijd
4. Choose the venue (waar)
a. Waar?
b. Toegankelijkheid
, c. Sfeer/omgeving
d. Faciliteiten
e. Kosten
5. Choose the matching concept (hoe ga je invulling geven aan het evenement);
brainstormsfase
a. Bepaal je uitgangspunten
b. Werkgroepen formeren met stakeholders en collega’s
c. Verzamel concepten en ideeën
d. Stel het best passende doel vast
e. Evalueer en prioriteer
f. Kiezen en finetunen
Oftewel: waarom, wie, wanneer, waar en wat?
Hoorcollege communicatiemodaliteiten
Communicatie: interactie d.m.v. boodschap.
Denotatie: de betekenis die je in het woordenboek vindt.
Connotatie: de gevoelswaarde die mensen daarbij ontwikkelen.
Communicatiemodaliteiten vanuit de bedoelingen van de zender:
- Propaganda: mensen overhalen van een bepaalde overtuiging of standpunt. Bv. bij politieke
partijen in verkiezingstijd.
- Reclame: het verkopen/promoten van diensten en/of producten die aangeboden worden.
- Public relations: het aangaan en/of onderhouden van relaties met anderen die voor jou
organisatie van belang kunnen zijn (stakeholders). Zowel mensen waar je in contact mee wil
zijn (klanten) als waar je dat niet wilt (demonstranten/omwonenden).
- Voorlichting: mensen helpen om zelfstandig keuzes te maken op basis van de verschafte
informatie (mensen informeren zodat zij met kennis van zaken kunnen bepalen om iets te
doen of te laten).
Er bestaan verschillende perspectieven op deze vormen. Bv. op ‘informatie’. Je kunt het bekijken
vanuit de communicator/zender, de boodschap zelf en de ontvanger (wat hij ermee doet).
Vanuit de zender gezien is het duidelijk te bepalen wat de bedoeling is van iedere modaliteit. Om te
kijken of je je doel hebt gehaald, moet je kijken vanuit de mensen die er kennis van genomen hebben
(ontvangers).
Perspectief vanuit de zender: de mate van poging van beïnvloeding neemt toe van voorlichting tot
propaganda (cognitieve beïnvloeding: je werkt in op het kennen en denken).
Perspectief vanuit de ontvanger: het belang van de ontvanger neemt toe van propaganda tot
voorlichting.
Het slagen van communicatie wordt niet alleen door de zender beïnvloed.
Werkcollege communicatiemodaliteiten
Bij propaganda gaat het om de functionaris die wil overreden/overhalen tot overname van een
bepaald standpunt/idee, zoals posters/spotjes van politieke partijen voor verkiezingen. Een ander
voorbeeld is de Boekenweek georganiseerd door Stichting Collectieve Propaganda voor het
Nederlandse Boek. Denk ook aan Radio Free Europe of The Voice of America.
Bij reclame gaat het om de functionaris die advertenties/reclames bedenkt en/of ontwerpt om
diensten en/of producten aan de man te brengen. Bv. reclameposters; STER; IP.
Bij public relations gaat het om de functionaris die relaties met stakeholders (publieken) onderhoudt
d.m.v. bv. websites, recepties, beurzen, feesten en/of open dagen. Bv. Hill & Knowlton’s
inspanningen ter legitimatie van het Khadaffi-regime.
