Samenvatting Besturing en Informatie leerjaar 2
Gebruikte literatuur
- Ondernemen met informatie druk 9 (978-90-01-87677-7) H5, 6.3, 9.1, 9.2, 9.4.2
- Navigeren met KPI-dashboard druk 1(978-90-01-87541-1): H1, H2, H3, H4, H5 & H7
- Reader besturing en informatie (Brightspace)
- Sheets colleges
Leerdoelen Besturing en Informatie
- Je kent de onderdelen van performance management in hun onderlinge samenhang
en je kan in een praktijksituatie beschrijven hoe het performancemanagement is
ingericht.
- Je kent de kwaliteitsaspecten van informatie en kan in een praktijksituatie ten
aanzien van die kwaliteitsaspecten risico’s onderscheiden en passende maatregelen
voorstellen.
- Je begrijpt uit welke onderdelen een ERP systeem bestaat en wat de gevolgen van
een ERP systeem zijn voor de organisatie. Je kan in een praktijksituatie uitleggen hoe
het EPR systeem is ingericht en daarbij verbetermogelijkheden beschrijven.
- Je kent de onderdelen van de organisatie van de informatievoorziening en kan deze
in een praktijksituatie beschrijven.
Onderstaand in afbeelding weergegeven wat dit blok centraal staat: De navigatiecyclus XL.
Dit is de navigatiecyclus uit het boek navigeren met KPI-dashboards uitgebreid met de
informatiefabriek (het spinmodel) uit jaar 1 wat dient als hulpmiddel voor de rapportage en
het dashboard.
Wat je ziet:
- Bedrijf moet een missie en visie hebben welke je vastlegt in het ondernemingsplan.
Daar staan de concrete ondernemingsdoelstellingen.
o Helder hebben waar je staat en waar je naar toe wilt
- Gele vierkantje: gaat om het geen wat je goed moet doen als organisatie om je
doelen te kunnen behalen. Gaat verder dan je dagelijkse werkzaamheden. Je wilt je
financiële doelstellingen halen, maar daarvoor moeten je interne processen goed
lopen. Klanten moeten tevreden zijn en je moet jezelf blijven ontwikkelen
1
, o Punten die je terug ziet op een balanced scorecard
- KPI’s, doelen, Rapportage & dashboard en verankering..: je moet ook weten wat je
goed moet gaan doen en zorgen dat je dit kunt volgen. Dat het zichtbaar wordt hoe
je ervoor staat en het visueel te maken.
- Analyse, selectie (verbeter)acties, mensen, feedback: geen wat management kan
gebruiken om te gaan sturen.
Navigeren met KPI-dashboards – Hoofdstuk 1 – Het opstellen van bedrijfsdoelstellingen
Een organisatie is te beschouwen als het geheel van productiefactoren, afspraken,
procedures en mensen die samenwerken om bepaalde doelstellingen te bereiken.
- Op verschillende niveaus coördinerende activiteiten nodig om te zorgen dat iedere
betrokkene weet wat van hem of haar wordt verwacht.
KPI-dashboard: dashboard waarop alle relevante prestatie-indicatoren in één oogopslag
zichtbaar zijn (liefst 1 A4) en is er om zicht te houden op de voortgang bij het realiseren van
doelen.
Voor het bepalen van de juiste stuurinformatie is het opstellen van de missie en visie van het
ondernemingsplan een noodzakelijke stap.
1.1 De organisatievorm
Om als organisatie zaken te kunnen doen in het maatschappelijke verkeer zijn diverse
juridische constructies mogelijk, waarmee de organisatie haar rechtspersoonlijkheid krijgt.
- Publiekrechtelijke rechtspersoon: wordt opgericht via een officiële akte vanuit de
overheid. Organisaties zijn ingesteld om overheidstaken uit te voeren.
o Gemeente, provincie, waterschap, De Nederlandse Bank, Staatsbosbeheer
etc.
- Privaatrechtelijke rechtspersoon: vrijwillige overeenkomst tussen twee of meer partijen.
Rechtspersoon voor particulier gebruik door groepen personen.
o Vereniging, coöptatie, onderlinge waarborgmaatschappij, naamloze
vennootschap, besloten vennootschap of stichting
Natuurlijk persoon kan ook deelnemen aan rechtsverkeer en wijze van werken vastleggen.
Vaak sprake dan van een bedrijf (persoon of groep mensen die goederen produceren of
diensten verlenen om winst te maken en geld te verdienen).
- Onderneming → indien ze streven naar winst
Van belang om te weten dat de doelstelling van de rechtspersoon samenhangt met de
gekozen organisatievorm. Bij oprichting van de rechtspersoon worden het doel en de
activiteiten van de rechtspersoon vastgelegd. De rechtsvorm en de doelstelling van de
rechtspersoon hebben een direct verband met de missie en visie. Het is aan het bestuur van
de rechtspersoon om de beschikbare middelen en activiteiten aan te wenden om de
gestelde doelen te bereiken en maatregelen te nemen om het doel te realiseren.
1.2 Opstellen van de missie
Organisatie start met het vastleggen van de primaire activiteiten. Vervolgens gaat de leiding
of het management aan de slag met datgene waarvoor de organisatie in het leven is
geroepen. Er ontstaan dan vraagstukken van Planning en Control en hoe de
bedrijfsactiviteiten te beheersen.
2
,Sturen op het verbeteren van bedrijfsresultaten en de voortgang van de bedrijfsactiviteiten is
in eerste instantie vaststellen of de aandacht en focus naar de juiste zaken uitgaan.
Vervolgens is het een kwestie van actie ondernemen.
Eerste stap: zicht hebben op datgene wat de organisatie als wezenlijk belang ervaart.
- Wat is de missie en welke waarden keren steeds terug in de wijze waarop zaken
worden aangepakt?
o Indien de missie helder is weet je wat de onderneming uniek maakt
o Organisatie geeft met missie aan wie ze is, wat ze doet en wat ze wil bereiken
• Wat bestaansrecht en identiteit van organisatie is
o Een missie zegt wat de organisatie wil zijn of ‘waar we voor gaan’ (de echte
drijfveren)
De vier elementen van de missie
Een missie bestaat doorgaans uit de onderstaande 4 elementen:
1. Het werkterrein: Benoemen van de kernactiviteiten. Volgende drie vragen geven
richting aan het bepalen va het werkterrein:
o Product: welke producten en diensten bieden we aan? → in welke behoefte
voorzie je?
o Markt: op wie richten we ons? → welke klantgroepen spreek je aan?
o Competentie: hoe maken we dit waar? → waarin onderscheid je je?
2. De bestaansreden: waarom los jij het probleem op, op een unieke manier?
o Waarom ben jij dan diegene die daar langdurig mee succes gaat boeken?
Wat is er bijzonder aan jouw product of dienst?
• Voorbeelden: bijzondere technische oplossing, goedkoopste, superieur
gebruiksgemak etc.
3. De betekenis voor belanghebbenden: achterliggende behoefte van
belanghebbende
o Primaire behoefte
• Mens: voedsel, kleding, onderdak en veiligheid
• Bedrijf: aanlevering grondstoffen, ICT-services
o Secundaire behoefte: sociale behoefte
o Tertiaire behoefte: luxe dingen, bezit van dure producten
4. Normen, kernwaarden en overtuigingen:
o Waarde: betekenisgevend ideaal; een overtuiging over wat nagestreefd
wordt of zou moeten worden. Uit waarde volgen allerlei concrete normen.
• Beschrijving van waarde in missie maakt duidelijk hoe de medewerkers
binnen en buiten de organisatie met elkaar omgaan → gewenste
cultuur
o Normen: concrete gedragsregels die we elkaar opleggen (soms beschreven).
• Bijv. uit waarde veiligheid volgt de concrete norm aan inspecteurs om
een help te dragen als deze een bouwplaats inspecteert.
• Waarden hebben een grotere invloed op het inrichten van een
organisatie dan menigeen zich bewust is.
Een missie moet duidelijk en niet oppervlakkig zijn. Hij moet betrekking hebben op jouw
bedrijf, dus specifiek van toepassing zijn. Als de missie niet scherp is geformuleerd, dan meten
de daaruit afgeleide sturing en sturingsvariabelen (de KPI’s)
ook de verkeerde indicatoren.
De zinnen in onderstaande afbeelding dien je dus af te
maken voor het formuleren van een goede missie:
3
, Voorbeelden van een missie
- Het Erasmus MC staat voor een gezonde bevolking en excellente zorg door onderzoek
en onderwijs.
- Evides zorgt voor water. Voor mens en bedrijf. Betrouwbaar van bron tot kraan. We
doen dat klantgericht en met deskundige medewerkers. We beheersten de processen
om water te zuiveren en te leveren als de beste. Dat doen we met respect voor mens,
milieu en op een veilige manier. We zijn kostenefficiënt en realiseren een
maatschappelijk aanvaardbaar rendement.
De weg naar het bepalen van de missie
Belangrijkste element van de missie en visie is niet datgene wat daarvan op papier is gezet,
maar het proces dat daartoe heeft geleid. De missie komt bij voorkeur tot stand door het
betrekken en consulteren van meerdere werknemers en mensen in en buiten de organisatie.
Dit leidt tot draagvlak in de organisatie, draagvlak bij medewerkers die zorgen voor realisatie
van de missie.
Houd de missie actueel en durf te kiezen
Het bepalen of herijken van de missie om deze scherp en actueel te houden geeft een
drietal grote voordelen:
1. Iedere betrokkene in de organisatie weet waar wel en waar niet geld en energie in te
steken
2. Goed voor de saamhorigheid en geeft inspiratie om hetzelfde na te streven
3. De visie en de uiteindelijke kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) sluiten beter aan bij de
missie
Veranderen van de missie?
Het willen veranderen van de missie van een onderneming is een zaak waar absoluut niet te
lichtvaardig over gedacht mag worden. Veranderen van de missie kan gaan over het
verleggen van kernactiviteiten en de kerncompetenties van de organisatie en dus de
medewerkers. Het betekend ook een andere sturing van de organisatie. Namelijk de herijking
leidt tot andere KSF’s (kritieke succesfactoren) en andere KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren).
Herijking kan om andere waarde vragen. Bij een nieuwe missie moet je iedere medewerker
betrekken en zelf het goede voorbeeld geven.
Relevantie van een duidelijke missie
Missie moet niet alleen sturing geven aan het bepalen van de visie en het opstellen van het
ondernemingsplan, maar juist ook aan het inrichten van de interne processen. Wat moet er
goed gaan in de uitvoering van de bedrijfsprocessen om de missie waar te maken? tevens
geven de elementen van de missie aspecten aan die worden opgenomen bij de
klantpropositie op de strategiekaart.
1.3 Het bepalen van de visie
Visie is bondiger dan missie en moet inspireren en enthousiasmeren om een bepaald doel te
bereiken.
- Missie gaat dus over bestaansreden: ‘wie zijn we en waar staan we voor’
- Visie geeft antwoord op de vraag hoe wij onszelf zien in de wereld van morgen.
Visie geeft een inspirerend, uitdagend en dynamisch beeld van de toekomst. Het is een
ambitieus en collectief beeld, gedeeld door alle betrokkenen, dat een verwachting
verbeeld van de voor de organisatie relevante toekomst.
- Ligt in het verlengde van de missie
- Staat in waar de organisatie naar toe wil, waar de organisatie voor wil gaan.
o Ook wel strategische ambitie genoemd
4
