H1. De boekhouding als informatieproces
§1. De boekhouding
Het boekhoudkundig proces in ondernemingen voor het grootste deel geautomatiseerd. De taak van
de boekhouder is het interpreteren van e cijfers en het beoordelen van de betrouwbaarheid van de
financiële informatie. Hiervoor is inzicht nodig in de boekhoudkundige processen en de
achterliggende principes.
§2. Het informatieproces
Een bedrijfshuishouding verzorgt een bepaald gedeelte van de totale maatschappelijke productie.
Wanneer een bedrijf deze productie realiseert met de bedoeling hiermee winst te behalen, spreken
we van een onderneming.
Het informatieproces binnen een onderneming verdelen we in de volgende fasen: het verzamelen
van gegevens, het vastleggen van deze gegevens, het bewerken van de vastgelegde gegevens, het
doorgeven van de bewerkte gegevens aan de vragers ernaar. Het is de bedoeling dat we met de
verstrekte gegevens de kennis van de vragers vergroten, deze gegevens waarmee noemen we
informatie.
Een onderneming moet eerst weten welke informatie de diverse functionarissen nodig hebben,
voordat ze gegevens kunnen verzamelen, vastleggen en bewerken. Welke informatie een
functionaris nodig heeft, hangt af van de taken die hij/zij moet vervullen. Het onderzoek naar de
informatiebehoeften van verschillende medewerkers in een onderneming noemen we
informatieanalyse. De beschikbaarheid van de hoeveelheid gegevens neemt enorm toe, waardoor er
in het informatieproces veel aandacht besteed moet worden aan de informatieanalyse. Het
informatieproces ontwikkelt zich dus van aanbodgedreven naar vraaggestuurd. Er moet
gecontroleerd worden of de informatie op tijd beschikbaar komt.
Met de informatie die uit het informatieproces beschikbaar komt, moeten we niet alleen voorzien in
de informatiebehoeften van functionarissen binnen de onderneming, maar ook van personen en
instellingen buiten de onderneming (zoals banken). De verkregen informatie kan ook opnieuw
worden gebruikt om nog meer verfijnde informatie te verkrijgen.
De informatie als voorziening in informatiebehoeften is voor de onderneming van groot belang als
middel voor:
- het voorbereiden en het nemen van beslissingen
- het beheersen van de uitvoering en allerlei activiteiten
- het afleggen van verantwoording
§3. Administratie en boekhouding
Gegevens die we in de administratie verwerken, verdelen we in:
Gegevens die te maken hebben met geld financiële gegevens, de vastlegging hiervan
gebeurt in de financiële administratie
Overige gegevens, worden vastgelegd in personeelsadministratie of voorraadadministratie
Administratie Financiële administratie Boekhouding
Andere administraties Overige financiële administratie
,De financiële gegevens die we in de boekhouding vastleggen, gaan altijd over de veranderingen in de
bezittingen, de schulden en het eigen vermogen. Alle andere financiële gegevens horen wel tot de
financiële administratie, maar leggen we niet vast in de boekhouding. Ontvangen offertes worden
niet in de boekhouding opgenomen.
Veranderingen in bezittingen, schulden en het eigen vermogen zijn vaak het gevolg van goederen- en
geldstromen. Een handelsonderneming koopt goederen in met de bedoeling deze met winst te
verkopen. Een waardenkringloop laat de relaties tussen geld- en goederenstromen zien binnen een
onderneming. In een industriële onderneming wordt door middel van een technisch
omvormingsproces/transformatieproces grondstoffen omgezet in eindproducten. Ook bij sommige
dienstverlenende ondernemingen zien we zo’n omvormingsproces. De waardenkringloop van deze
ondernemingen is dus ook uitgebreider.
§4. Informatiesystemen
De boekhouding is geïntegreerd met andere financiële administraties tot één financiële
administratie. In plaats van het registreren van een verkooptransactie in drie systemen, leggen we de
transactie vast in één geïntegreerd informatiesysteem. Hierin worden de verschillende deelsystemen
gelijktijdig bijgewerkt.
Een andere integratie vindt plaats via externe integratie. Hierbij is een verbinding gelegd tussen het
financiële informatiesysteem van een onderneming met dat van een derde, bijvoorbeeld een bank.
Het door afnemers bestellen van artikelen via een website is ook een voorbeeld van externe
integratie. Ook de koppeling van de voorraadadministratie met die van leveranciers.
H2. De inventaris, de balans en de winst- en verliesrekening
§1. Bezittingen, schulden en eigen vermogen
We gaan van een handelsonderneming uit in de vorm van een eenmanszaak de onderneming is
eigendom van één persoon en er is geen scheiding tussen het vermogen van de zaak en het
privévermogen.
Elke onderneming heeft bezittingen en schulden. Bezittingen:
- Het bedrijfsgebouw
- De voorraad handelsgoederen
- De vorderingen op klanten debiteuren = klanten van wie een onderneming nog geld krijgt
- Een tegoed bij een bank
- Kasgeld
Schulden:
- Een hypothecaire lening len ing met onroerende zaak als onderpand
- De te betalen bedragen aan leveranciers crediteuren = leveranciers aan wie een
onderneming nog geld schuldig is
Het verschil tussen het totaal van de bezittingen en het totaal van de schulden is het eigen vermogen
het vermogen dat de eigenaar zelf in zijn/haar onderneming heeft geïnvesteerd.
Eigen vermogen = Bezittingen – schulden.
, §2. Inventaris en balans
De volledige lijst die een onderneming opstelt van alle bezittingen en schulden met de daarbij
horende bedragen per bepaalde datum, noemen we de inventaris. De werkzaamheden die nodig zijn
voor het samenstellen van de inventaris, noemen we inventariseren.
Wanneer er veel debiteuren en crediteuren zijn, wordt de inventaris erg omvangrijk en daardoor
minder overzichtelijk. De onderneming neemt dan op de verkorte inventaris van deze posten
(voorraad, debiteuren en crediteuren) de totaalbedragen op en verwijst voor de specificaties naar
bijlagen.
Aan de hand van de inventaris kunnen we de balans opstellen overzicht van de bezittingen, de
schulden en het eigen vermogen op een bepaald moment. Meestal stellen we de balans op in de
scontrovorm, dit betekent dat de balans is verdeel in een linker- en rechterkant. Links is de
debetkant en rechts de creditkant. Aan de debetkant plaatsen we bezittingen en aan de creditkant de
schulden en het eigen vermogen. Aan de creditkant wordt eerst het eigen vermogen genoteerd en
daarna de schulden. De balans is altijd in evenwicht!
De debetzijde toont de middelen waarmee we produceren, de investeringen. De creditzijde geeft de
wijze aan waarop de investeringen zijn gefinancierd.
De volgorde waarin we de bezittingen debet op de balans vermelden, is afhankelijk van de mate van
liquiditeit de tijd die nodig is om een bepaalde bezitting door het verkopen van producten om te
zetten in geld (liquide middelen = cash). De bezittingen noteren we in toenemende
liquiditeitsvolgorde we beginnen met de minst liquide bezitting (pand) en eindigen met de meest
liquide bezitting (het kasgeld).
Aan de creditkant van de balans plaatsen we eerst het eigen vermogen en daarna de schulden. De
volgorde waarin we de schulden op de balans vermelden is afhankelijk van het tijdstip waarop ze
moeten worden betaald. Na het eigen vermogen noteren we de schulden op lange termijn deze
schulden hoeven we pas te betalen in de periode die begint één jaar na het opstellen van de balans
(hypothecaire lening). Daarna vermelden we de schulden op korte termijn deze schulden moeten
we betalen binnen één jaar na de balansdatum (crediteuren).
Debet Balans per 1 januari 2017 Credit
Bedrijfsgebouw Eigen vermogen
Voorraad goederen Hypothecaire lening
Debiteuren Crediteuren
Bank
Kas
§3. Veranderingen in bezittingen en schulden, eigen vermogen onveranderd
Als de balans van een onderneming wordt opgesteld op 1 januari 2017, ontstaan er als de
onderneming daarna weer zaken gaat doen na 1 januari 2017 financiële feiten gebeurtenissen in
de posten op de balans, bijvoorbeeld het in- en verkopen van artikelen, het betalen aan een
crediteur en het ontvangen van geld van een debiteur.
De gegevens van de financiële feiten ontlenen we aan boekingsstukken(= boekingsdocumenten). Zo
moet er van elke kasontvangst of kasuitgave een kasstuk zijn. Andere bekende boekingstukken zijn:
inkoopfacturen, verkoopfacturen en bankafschriften.
