Eindopdracht Masterclass Programmamanagement
Essay
Is hogeschool XXXXX klaar voor Hybride werken en Leren?
Naam: XXXXXX
Studentnummer: XXXXXX
Onderwijsinstelling: NCOI Opleidingsgroep
Datum: 11 juni 2021
Opleiding: Professional Master Projectmanagement en Programmamanagement
Masterclass: Masterclass Programmamanagement
Docent: De heer A. te Velde
,Voorwoord
Voor u ligt ter afronding van mijn studie Masterclass programmamanagement mijn eindopdracht, welke
onderdeel is van de “Professional Master Projectmanagement en Programmamanagement”, die ik volg
aan het opleidingsinstituut NCOI.
Door COVID-19 heeft de hogeschool XXXXX te maken met vernieuwing van vraagstukken en richt zich
niet op tijdelijke aanpassing van het onderwijs, maar op toekomstbestendige vernieuwing van het
(hybride) onderwijs. Hiermee realiseert XXXXX de in de kwaliteitsafspraak geformuleerde ambities en
maakt de hogeschool verbinding met de (langere termijn) strategie, zoals beschreven wordt in het
Instellingsplan 2016 – 2022. Hogeschool XXXXX biedt voor studenten en professionals beroepspraktijk
gericht onderwijs op acht verschillende locaties. Met ruim 26.000 studenten verbindt de hogeschool in
Noord- en Zuid-Holland onderwijs, onderzoek en werkveld van gezondheidszorg tot economie en van
techniek tot agrofood.
Op dit moment ben ik werkzaam als Teammanager facility services, waarbij ik verantwoordelijk ben voor
de facilitaire dienstverlening van de locatie Haarlem. Hierbij geef ik leiding aan 22 medewerkers en ben ik
verantwoordelijk voor de processen: gebouwbeheer, huisvesting, contracten, evenementen, AVM-ICT,
frontoffice en communicatie. ISO staat voor de XXXXX Service Organisatie en zit verspreid over de acht
locaties van XXXXX. ISO bestaat uit de afdelingen onderwijsservice, facilitaire services, decanaat en de
veiligheidscoördinator. Verder ben ik projectmanager voor diverse projecten binnen ISO zoals
deskundigheidsbevordering procescoördinatoren facilitair ISO locatie overstijgend, verder met de
“Bedoeling” en bevordering van teamcohesie en samenwerking binnen ISO Haarlem. Op dit moment zijn
wij ook bezig met het programma ondersteuning digitalisering van het onderwijs. Hier voeren wij als ISO
actief het gesprek met het onderwijs over actuele onderwerpen, zoals de versnelde digitalisering van het
onderwijs (hybride onderwijs en blended learning) en hoe wij als ISO daarbij het onderwijs kunnen
ondersteunen en faciliteren.
Langs deze weg wil ik graag een aantal mensen bedanken. Allereerst wil ik mijn manager bedanken dat
ik deze studie mocht doen. Verder wil ik mijn medestudenten bedanken voor de interactie van de
interessante discussies en praktijkvoorbeelden tijdens de online bijeenkomsten. Als laatste wil ik mijn
docent de heer A. ter Velde hartelijk bedanken voor de gestructureerde en vakkundige manier van
lesgeven en de leerzame online bijeenkomsten.
XXXXXX
1
,Samenvatting
De wereld verandert voortdurend en dit heeft grote impact op globalisering, digitalisering, duurzaamheid
en markt- en branchevervaging. Sinds maart 2020 werkt hogeschool XXXXX vanwege Covid-19
grotendeels vanuit huis, verzorgt en ondersteunt de hogeschool het onderwijs grotendeels online. Deze
periode heeft een enorme versnelling gebracht op gebied van digitalisering en vernieuwing van het
onderwijs. Wanneer Corona in 2021 op enig moment achter de rug is, is de verwachting dat XXXXX niet
weer terug zal gaan naar de “oude manier” van werken, maar dat er veeleer een hybride vorm van
werken zal ontstaan. Vanuit het College van Bestuur is het verzoek gekomen tot het opstellen van een
XXXXX visie op hybride werken en leren. De slogan van hogeschool luidt: “Durf te Leren”, met de
kernwaarden “Persoonlijk & Dichtbij”, wat betekent dat de hogeschool investeert in duurzame relaties. Dit
houdt in dat er servicegericht en snel gereageerd wordt op wat studenten, collega’s of externe
stakeholders van de hogeschool vragen. Maar wat voor effect heeft hybride werken en leren eigenlijk op
de kernwaarden “Persoonlijk en Dichtbij”? Dit resulteert in de volgende stelling:
“Zonder programmamanagement behaalt hogeschool XXXXX haar strategische doelen niet”.
Hogeschool XXXXX krijgt steeds meer te maken met grote programma’s en wordt genoodzaakt om een
eenduidige manier van projectmanagement te hanteren. Visie op programmamanagement is een aanpak
voor complexe strategische vraagstukken ten behoeve van de hele organisatie die aansluiten bij de
missie, visie en kernwaarden van de hogeschool. Het kan hierbij gaan over een eenvoudig zoekproces
tot een zeer complex maakproces. Een programma biedt een bijzondere vorm van structuur, organisatie
met een bepaald besluitvormingsmandaat. Maar een programma staat ook voor een gemeenschappelijke
ambitie en is gericht op veranderingen, waarbij je overzicht dient te houden op de verschillende
knelpunten, zorgt voor coördinatie en creëert regie binnen de organisatie.
Is hogeschool XXXXX in staat om de strategische doelen zonder programmamanagement vorm te
geven? Hierbij is mijn antwoord NEE. Naar mijn mening is het van essentieel belang om een programma
hybride werken en leren op te zetten, gezien de complexiteit van de verandering binnen de hele
organisatie. Het betreft alle lagen van de organisatie inclusief het primair proces, de student. Een
gestructureerde projectmatige aanpak is hierbij van groot belang. Portfoliomanagement is een systeem is
dat helpt bij het besturen van alle projecten binnen een organisatie. Hierbij is van groot belang dat
portfoliomanagement gekoppeld moet zijn aan de strategische doelen of de ambitie van een organisatie.
Binnen organisaties worden veel transities uitgevoerd en dit kan niet zonder projectmanagement. De
methoden van projectmanagement zorgen voor een optimaal en gestructureerd verloop om een transitie
van A naar B te ondergaan. Het is van groot belang dat de samenhang en raakvlakken met andere
projecten inzichtelijk zijn. Dit is werken in gezamenlijkheid.
Een programma brengt altijd veranderingen met zich mee. Om deze (unieke) veranderingen optimaal te
laten verlopen is een goede veranderstrategie van essentieel belang. Elke strategie heeft eigen
kenmerken, waarbij het van belang is welke kenmerken relevant zijn voor het doorvoeren van de
verandering. Voor het inrichten van programmamanagement zijn een viertal criteria opgesteld om zo te
komen tot de beste veranderstrategie. Het gaat om het veranderdoel, urgentie van het vraagstuk, cultuur
van de organisatie en de persoonlijke voorkeur van de programmamanager.
De organisatiecultuur bepaalt het succes van de veranderstrategie en is gebaseerd op diepere patronen
binnen een organisatie, de collectieve waarden en normen en het gedrag dat daaruit voortkomt.
Eigenlijk kies je voor een programma wanneer het op een ‘normale’ manier realiseren van de
strategische verandering naar verwachting niet lukt.
De programma-organisatie is niet alleen de organisatie van concrete activiteiten en werkzaamheden ten
behoeve van het opleveren van het resultaat, maar binnen programma’s gaat het ook om de rol en
taakverdeling van de ondersteuning, planning & control, interne besluitvormingen en communicatie. De
kerntaak van het organiseren van een programma-organisatie is het organiseren van de voortgang en de
samenhang in het programma. Besluitvorming kan via drie sturing varianten plaatsvinden namelijk regie,
volledige bevoegdheden of budget. Een duidelijke structuur en heldere rolverdeling moet komen tussen
verantwoordelijkheden, rollen, taken van de stuurgroep, opdrachtgever, programmamanager,
projectleider, projectleden en eventueel het klankbord. Het opstellen van een programmaplan,
businesscase en communicatieplan zijn van essentieel belang.
De sturing van een programma-aanpak bestaat uit drie hoofdprocessen: vaststellen van het programma,
besturen van de uitvoering en het autoriseren van (aanpassingen in) het programma. Het verzamelen
van sturingsinformatie, rapporteren, verantwoorden en afrekenen binnen een programma is hierbij van
essentieel belang. Daarbij is een duidelijke visie, besturingscriteria en voortgangsbewaking van groot
belang. Als dit niet helder is, is de kans van slagen minimaal. Dit geldt voor een programma, maar ook
voor een project.
2
, Inhoudsopgave
Voorwoord 1
Samenvatting 2
Inhoudsopgave 3
A. Inleiding 4
B. Centrale deel 5
Visie op programmamanagement 5
Relatie met portfolio- en projectmanagement 6
(In)richten van programmamanagement 7
Organiseren van programmamanagement 8
Sturen in programmamanagement 9
C. Conclusie 10
D. Persoonlijke reflectie 12
Literatuurlijst 13
3
