Projectmanagement
Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen -meestal uit verschillende
vakgebieden- om binnen een vastgestelde tijd een vooraf vastgesteld doel te bereiken met een
vastgesteld budget.
De kenmerken van een project zijn: het moet een duidelijk beginpunt hebben – de kickoff (start-up).
Omdat het project tijdelijk is moet er een einddatum zijn afgesproken. Een project levert aan het
eind een eenmalig duidelijk projectresultaat. Een project heeft meestal een opdrachtgever. Een
project beschikt over een budget. In een project werken meestal mensen samen uit verschillende
disciplines (vakgebieden). Een project heeft een eigen projectorganisatie. Een project ontstaat niet
vanzelf, er wordt een plan van aanpak gemaakt.
Soorten projecten
Projecten kunnen naar hun inhoud worden ingedeeld in verschillende groepen. Deze zijn: technische,
sociale, commerciële, gemengde projecten en evenementen.
- Technische projecten: projecten die een verandering in de techniek als doelstelling hebben of
een nieuw product moeten opleveren. (bouwen van een brug, gebouw, spoorlijn - hard).
- Sociale projecten: vaak gericht op cultuur- en organisatieveranderingen binnen een bedrijf.
(reorganiseren in een bedrijf – zacht).
- Gemengde projecten: tussenvorm van technische en sociale projecten. (ontwerpen van
computerprogramma).
- Commerciële projecten: hebben als doel geld te verdienen. (ontwikkelen nieuw product).
- Evenementen: projectresultaat komt beschikbaar op een vast moment. (huishoudbeurs).
Soorten werkzaamheden
In een organisatie worden allerlei werkzaamheden uitgevoerd die in 3 groepen kunnen worden
verdeeld:
- Improvisatie
- Routinematige werkzaamheden
- Projectmatige werkzaamheden
Improvisatie Projectmatig Routine
ad hoc,
Wanneer? te voorzien herhalend
plotseling
Resultaat? onzeker redelijk zeker zeker
nieuw, nieuw,
Bekendheid? bekend
plotseling planmatig
vooraf
Vrijheid? veel nauwelijks
doordacht
geleidelijk vaste
Werkwijze chaotisch
duidelijker procedure
,Voordelen en nadelen van projectmatig werken
Er wordt speciaal tijd voor vrijgemaakt, projectleden kunnen zich goed concentreren -> goed
resultaat.
Er is een opdrachtgever die bij onduidelijkheid beslissingen kan nemen.
Met een goed pva is het voor alle betrokkenen duidelijk wat er gaat gebeuren.
De verantwoordelijkheden van projectleider, opdrachtgever en projectleden liggen duidelijk vast.
Project loopt in fasen en is daarmee overzichtelijk.
Bij goede samenstelling kunnen de projectleden elkaar aanvullen en stimuleren hogere
productiviteit.
Omdat het voor een specifiek resultaat wordt opgestart is het risico kleiner
Werken in een projectteam is leerzaam, nieuw en leden kunnen zich ontplooien tot bijv.
management functies.
Opzetten en inrichten van project, plus schrijven pva kost tijd, veel overleg nodig.
Goede medewerkers worden voor een project van hun normale taken afgehaald, waardoor een
gat ontstaat.
Kan erg ingewikkeld zijn met verschillende partijen / stakeholders.
Minder leereffect buiten de groep, alleen in de groep.
Fasering
Grote projecten zijn vaak moeilijk beheersbaar (moeilijk voorkomen overschrijding budget, eindtijd
halen of resultaat bereiken). Zo zullen we in het begin van het project een zogenaamd plan van
aanpak maken. Hierin wordt het project duidelijk beschreven. Bij het opstellen van de planning van
een groot project wordt het project vaak opgedeeld in verschillende fasen.
Initiatieffase: een probleem/idee waarvan men vindt dat er iets mee moet gebeuren. Als het
management een project besluit te starten kunnen de volgende activiteiten worden uitgevoerd:
onderzoek naar huidige stand van zaken, bepalen van de globale probleemstelling, vaststellen van
het doel of resultaat, bepalen wat de haalbaarheid van het project is. Uiteindelijk – projectvoorstel.
, Definitiefase: Geeft duidelijkheid wat er van het project verwacht kan worden. Eisen moeten
verplicht worden gerealiseerd en wensen wil men graag realiseren maar zijn niet noodzakelijk.
Resultaat wordt definitief vastgesteld. Uiteindelijk – plan van aanpak dat het project definieert.
Ontwerpfase: Hoe komt de oplossing eruit te zien. Deze fase vraagt veel creativiteit, die gestimuleerd
kan worden door te brainstormen. Er kan ook een prototype worden gemaakt van de oplossing om
te kijken of het aan de eisen voldoet. Aan het eind is een ontwerp gereed dat de opdrachtgever
precies duidelijk maakt wat hij krijgt en de voorbereiders van de volgende fase duidelijk maakt wat er
gemaakt moet worden.
Voorbereidingsfase: het ontwerp uit de vorige fase wordt geschikt gemaakt voor realisatie. Eerst
denken, dan doen.
Realisatiefase: na de voorbereidingen gaat men praktisch aan de slag. Het projectdoel wordt
gerealiseerd. In deze fase wordt implementatie uitgevoerd (invoering van het resultaat van het
project). Bij een overgang van een oude situatie naar een nieuwe hebben we te maken met
conversie. Het projectresultaat wordt opgeleverd.
Nazorgfase: het projectresultaat wordt gebruikt. Er kunnen mogelijke aanpassingen komen in eisen
van het projectresultaat. Het resultaat moet in stand gehouden worden.
Projectdoelen moeten SMART zijn
Specifiek – Meetbaar – Aanwijsbaar/Acceptabel – Realistisch – Tijdgebonden
Het projectdoel moet specifiek zijn, grondig zijn omschreven met voldoende details. Het doel moet
meetbaar zijn. Dus achteraf moet kunnen worden vastgesteld of het projectdoel is behaald wat
betreft tijd, geld, kwaliteit en kwantiteit. Een persoon of groep moet verantwoordelijk zijn voor het
behalen van het doel. De doelen moeten haalbaar en realistisch zijn. Er staat een bepaalde eindtijd
voor waarop het doel behaald moet zijn.
Lijn en projectorganisatie
Bedrijven zijn op verschillende manieren georganiseerd. Om de manier van een organisatie duidelijk
te maken kun je een organigram tekenen. Binnen lijnafdelingen is er sprake van een
machtsverhouding. De manager van een afdeling is ook de baas van subafdelingen. Een stafafdeling
geeft meestal advies of ondersteuning.
Om een project uit te voeren, wordt door het management een aparte projectorganisatie in het
leven geroepen. Een projectgroep bestaat uit mensen die voor een project op basis van hun
bekwaamheden, vakkennis en hun karakter bijeen zijn gebracht. De groep moet afspraken maken
over de wijze van samenwerken, de vergadertijden, de manier waarop beslissingen genomen worden
en de taakverdeling.
In een projectgroep
komen de volgende
functies voor:
projectleiding
(projectleider),
projectsecretariaat,
projectleden en
adviseurs.
