EVB Basis eventmanagement lesweek 1
Wat is een event of evenement?
Enkele kenmerken: - gebeurtenis of activiteit
- georganiseerd
- voor een bepaalde doelgroep
- om te informeren, entertainen of een beleving te laten ondergaan.
- om een doel te bereiken
Strategie: Door doelstellingen te stellen en dan bekijken hoe je die doelen wilt en gaat
bereiken.
Welk domein? - Openbaar / Besloten
- Vrije tijd / Zakelijk
Vrijetijdsevent (als mensen naar een event gaan voor hun plezier, kan betaald en onbetaald
zijn) is vaak door de overheid/gemeente/provincie georganiseerd bijv. koningsdag,
carnaval en 5 mei
Een evenement= is een gebeurtenis of activiteit die wordt georganiseerd om een bepaalde
publieks- of zakelijke doelgroep live of online te informeren, te entertainen, of een bepaalde
beleving te laten ondergaan teneinde een vooraf bepaalde doelstelling te realiseren.
Management= het controleren en organiseren van een bedrijf of organisatie.
Permanent Tijdelijk
Project management
Management methode?
Feiten:
1. er zijn ongeveer 3500 events met meer dan 5000 bezoekers in Nederland
2. 2. Er zijn meer dan 750 theaters/podia in Nederland en vele festival terreinen.
3. Omzet: vele miljoenen euro’s
Redenen om te participeren in een evenement:
- Sociaal
- Status
- Relaxen
- Entertainment
- Leren
Redenen om deel te nemen aan een evenementen:
- Sociaal
- Psychologisch
1
, - Organisatorisch
- Persoonlijk
Meest gebruikte termen:
Openbare evenementen: festival, musical, sport event, concert, beurs
Besloten evenementen: conference, bedrijfs opening, incentive (presentatie), jubileum
MICE (business events):
Meetings
Incentives (een cursus)
Conferences
Exhibitions (een beurs)
Redenen om aan MICE events deel te nemen:
1. Stimulatie
2. Strategische planning
3. Product update
4. Educatie
5. Netwerken
6. Verkoop
7. Belonen
MICE:
Toerisme
Business toerisme
Leisure toerisme (vrijetijd)
Individuele MICE
business travel
Toekomst:
- Technische mogelijkheden
- Reizen
- Globalisering
- Politieke besluiten
- Groeiende wereldbevolking
- Nieuwe concepten
- Veiligheid
Een evenement kan een betekenis hebben voor een land, stad of regio. Zoals
naamsbekendheid als de olympische spelen ergens gehouden wordt.
Citymarketing: (alle steden beginnen op elkaar te lijken) hoe je je stad gaat
promoten.
Huidige status:
- Globalisering
- MC donaldisation (in iedere stad staat een maccie)
- Krimp bevolking (westen)
- Vrije tijd
2
,Citymarketing: hoe kan een stad zich profileren/ aandacht op zichzelf richten? Bekijken wat
naar de identiteit van de stad is. zodat mensen naar onze stad toe komen
Citybranding: bepalen en promoten van een stads-identiteit je ziet je stad als een
product dat je moet verkopen, dat je je imago goed wilt maken zodat andere dat zien en
andere die stad ook goed gaan vinden. (dus zorgen dat je stad zo positief mogelijk gezien
gaat worden)
Events: belangrijke crowd pleaser in moderne steden. (openbare & mice events)
Belangrijke waarde van MICE event (en publieks evenement)
- Hoge uitgaven
- Grote schaal/veel publiek
- Stabiele arrangementen
- Gestandaardiseerde services
- Dekking van laag seizoen
- Ambassadeurs
- Attracties zijn niet noodzakelijk
- Gezonde competitie
- Voorzieningen voor andere doeleinden
- Verbeteren van secondaire bedrijven
Basis eventmanagement:
De taak van de overheid:
Branding:
- Goodwill: je klantenkring en hoe gaat het gaat met je bedrijf.
- Scholing
- Veiligheid
- Infrastructuur
- Politieke stabiliteit
Ondersteuning bieden:
- het event produceren
- het event bezitten (eigenaar)
- het event sponsoren
- het event ondersteunen met o.a.:
Financieel, support, materieel, marketing, moreel, advies, makkelijke toegang
(visum)
Key players (stakeholders )
Reisbureau’s, event agency, scholen
1. Klanten (de initiator van het event)
2. Leveranciers (direct betrokken)
- catering, event agency, hotel, locatie, entertainment bureau (artiesten/dansers
boeken), transport, event apparatuur (techniek), security, decoratie, sanitaire
voorzieningen, hosts, drukwerk
3. Overig (niet direct betrokken)
- Overheid
- Onderwijs
- Sponsors
3
, - Associaties (vakverenigingen)
Evenementen:
IDEA, CLC-VECTA, NVEP, VVEM, MPI (Ook voor meetings, beurzen, incentives
(later))
- media (vakbladen)
Eventplanner, Eventbranche, Meeting magazine, High profile, Events
- beurzen:
Evenementencontact, Even, IMEX, Festival, EIBTM, VENUEZ
- prijzen:
gouden giraffe, BEA award, Crystal award
Hoe kies je de juiste leverancier?
Stap 1. Wat is er nodig en welke doelen moeten er bereikt worden?
Nodig: leveranciers, personeel, materiaal
Doelen: intern (personeel informeren, motiveren en belonen)
& extern (merkbekendheid vergroten, klanten informeren)
Stap 2: Maak een duidelijke briefing voor de potentiële leverancier en vraag enkele
prijsopgaves op.
Prijsopgaves: een gelijke briefing voor de leveranciers om een eerste shortlist te
maken.
Stap 3: Zoek informatie over de potentiële leveranciers.
Hoe? Door internet te gebruiken, referenties (hier kan informatie worden opgehaald over
personen) te checken en navragen bij collega’s
Stap 4: Vraag een uitgebreide offerte op bij een klein aantal potentiële leveranciers
Een specifieke offerte aanvraag bij 3 of 4 leveranciers met het doel om deze met elkaar te
vergelijken.
Stap 5: Maak een short list met 2 of 3 leveranciers en vergelijk de offertes.
Maak een short list: kies de 2 of 3 beste offertes.
Vergelijk: is moeilijk maar vergelijk toch het budget.
Stap 6: indien mogelijk, onderhandel met de leverancier.
Het is vaak mogelijk om een betere prijs te krijgen, of een betere service
Stap 7: bezoek de leverancier
Voordat de definitieve keuze wordt gemaakt. Een laatste check!
Stap 8: Kies het beste voorstel en zeg de andere voorstellen af.
Kies: maak een definitieve keuze
Zeg de andere voorstellen af: annuleer de andere offertes, mogelijk met toelichting
Stap 9: Maak een contract
- Door de leverancier (verkoopcontract)
- Door de opdrachtgever (inkoopcontract)
Check de voorwaarden en of alle gemaakte afspraken er ook instaan.
Stap 10: plan een meeting voorafgaand aan het evenement om details door te nemen.
4
