1
,LET OP! RESULTATEN PRAKTIJKONDERZOEK NIET OPGENOEMN I.V.M. PRIVACY
Voorwoord
Voor u ligt het verantwoordingsdocument dat het product is van mijn afstudeerperiode voor
de opleiding Creative Business aan Saxion Hogeschool. Van maart 2021 tot en met juli
2021 heb ik mij beziggehouden met onderzoek, wat resulteerde in dit verslag en het
beroepsproduct dat daaruit voortkwam. Dit alles in opdracht van X. Het beroepsproduct dat
ontwikkeld is, is een intranet voor de interne communicatie van deze organisatie.
Tijdens mijn afstudeerproject ben ik begeleid door twee bedrijfsbegeleiders bij x; Manger HR
en x; Teamleider klantenservice. Mede door de goede en waardevolle ondersteuning heb ik
deze afstudeeropdracht kunnen afronden. De personen uit mijn testgroep ben ik zeer
dankbaar voor hun medewerking. Zonder hen waren er geen resultaten en geen product
geweest.
Ik wens u veel leesplezier.
X
Groningen, 5 oktober 2021
2
,Inhoud
LET OP! RESULTATEN PRAKTIJKONDERZOEK NIET OPGENOEMN I.V.M. PRIVACY....................2
Voorwoord.................................................................................................................................2
Hoofdstuk 1 - Inleiding...............................................................................................................4
1.1 Probleem..........................................................................................................................4
1.2 Interne communicatie......................................................................................................5
1.3 Kanalen.............................................................................................................................6
1.4 Beperkingen.....................................................................................................................6
Hoofdstuk 2 Vraagstelling..........................................................................................................7
2.1 Hoofdvraag.......................................................................................................................7
2.2 Mediaproduct...................................................................................................................7
2.3 Deelvragen........................................................................................................................7
Hoofdstuk 3 Resultaten..............................................................................................................8
3.1 Resultaten deelvraag 1.....................................................................................................8
3.2 Resultaten deelvraag 2...................................................................................................10
3.3 Resultaten deelvraag 3...................................................................................................14
3.4 Resultaten deelvraag 4...................................................................................................19
3.5 Resultaten deelvraag 5...................................................................................................22
3.6 Conclusie hoofdvraag.....................................................................................................23
3.7 Aanbevelingen en ontwerp............................................................................................24
Hoofdstuk 4 Testfase................................................................................................................26
4.1 Methodiek......................................................................................................................26
Hoofdstuk 5 Reflectie...............................................................................................................27
5.1 Algemeen........................................................................................................................27
5.2 Proces.............................................................................................................................27
5.3 Product...........................................................................................................................27
5.4 Vooruitblik......................................................................................................................28
Literatuurlijst............................................................................................................................29
3
,Hoofdstuk 1 - Inleiding
X biedt muziek-, theater-, dans-, nieuwe media en beeldende lessen. Er is een uiteenlopend
aanbod op verschillende locaties, bijvoorbeeld Enschede, Almelo, Oldenzaal en
Hellendoorn. De doelgroep is iedereen die iets wil doen met zijn of haar creatieve ambitie. X
gelooft dat creativiteit waardevol is voor de ontwikkeling van mensen en daarmee voor de
Twentse maatschappij. De missie van X is:
“Wij brengen groei, plezier, trots en verbinding door mensen te stimuleren
in hun creatieve ambitie en maken
daarmee onze samenleving een beetje mooier en beter.”
De bedrijfsstructuur van X is complex. Dit komt in eerste instantie al door de verschillende
werkgebieden:
1. Vrije tijd, hieronder vallen alle de kunstenlessen die aan particulieren worden
aangeboden. Deze lessen worden gegeven door docenten. Van gitaarlessen tot
accordeon, van ballet tot impro-choreo, kleding maken tot schilderen en musical en
nog veel meer kunstlessen, elke discipline is breed vertegenwoordigd.
2. Onderwijs, hieronder valt het aanbod voor primair en voortgezet onderwijs. X biedt
diverse workshops en kennismakingslessen voor de leerlingen. Daarna is er een
doorlopende leerlijn, in de vorm van onderwijsaanbod binnen de scholen zelf.
3. Sociaal domein, waar projecten als Twents Zilver en de locatie Studio15 onder
vallen.
Er zijn in totaal bijna 180 mensen in dienst bij X , waarvan ongeveer 95 medewerker en 85
ZZP’ers. X s werkgebied bevat Enschede, Almelo, Oldenzaal, Tubbergen, Wierden en
Hellendoorn.
1.1 Probleem
De interne communicatie is van toepassing op veel verschillende afdelingen en rollen,
waardoor er geen vaste structuur is voor deze communicatie (bijvoorbeeld om deze op te
slaan), omdat de inhoud van de groepen verschillend is en sommige niet eens toegang
hebben tot de communicatie. X merkt momenteel dat medewerkers, nieuw en bestaand, niet
weten waar ze de juiste informatie moeten halen.
Dit zit hem waarschijnlijk in een drietal problemen:
1. Niet alle informatie is up-to-date. De informatie komt bijvoorbeeld op een algemene
plek, maar wordt daarna niet aangepast als er een verandering wordt doorgevoerd.
2. X faciliteert niet genoeg in informatievoorziening of heeft hier geen duidelijke
structuren en afspraken over. Een nieuwe medewerker krijgt bijvoorbeeld van de
teamleider of manager mondeling de basis verteld en waar het te vinden is, maar na
de introductie komt geen vervolg en check over deze informatie en of de
medewerker alles heeft kunnen vinden. Dit alles gaat naar eigen inzicht en
interpretatie waardoor er geen uniformiteit in zit. Ook wordt in het Huishoudelijke
Regelement opnieuw verwezen naar de algemene schijf, waar een hele
mappenstructuur is ingericht die onoverzichtelijk is (en dus niet altijd up-to-date).
3. De medewerkers weten zelf niet waar ze deze informatie kunnen vinden. Dit heeft
twee redenen: omdat ze er zelf geen moeite voor doen, de technische kennis er niet
voor hebben, of omdat ze niet genoeg gefaciliteerd worden in hoe dit werkt.
4
, Gevolgen hiervan zijn bijvoorbeeld dat medewerkers niet voldoende ingelicht zijn over alle
regels, geen inzicht hebben in nieuws uit het bedrijf en minder betrokken zijn bij X . De
motivatie om dan bijvoorbeeld te helpen bij een open huis is laag, of om uren en lessen op
te vullen. Daarnaast zijn de verschillende afdelingen ook weinig tot niet met elkaar
verbonden, waardoor ze niks van elkaar afweten en niet gemotiveerd zijn om elkaar te
helpen. Hoe kan X dit dan verbeteren?
Wanneer gekeken wordt naar interne communicatie geeft X aan vier verschillende soorten
te hebben:
1. Periodieke communicatie: vaste berichten die elk jaar gestuurd worden, zoals
vakantieberichten, regiobijeenkomsten of recentelijk ook updates over de corona
maatregelen. Deze communicatie vindt plaats via de mail.
2. Bedrijfscommunicatie: nieuws en updates vanuit de organisatie. Deze communicatie
vindt plaats via de mail.
3. Informatiestroom documenten: bijvoorbeeld handleidingen, werkwijzers, procedures,
gebruiksaanwijzingen en
veiligheidsinformatie. Deze documenten staan opgeslagen op een algemene schijf
binnen Citrix.
4. Actuele communicatie: telefonisch en WhatsApp.
1.2 Interne communicatie
Zoals hierboven omschreven gaat het bij interne communicatie om periodieke
communicatie, bedrijfscommunicatiecommunicatie en de informatiestroom van documenten.
Actuele communicatie is in dit onderzoek niet relevant. De doelgroep van deze
communicatie is de medewerkers van X . X wil met deze interne communicatie de
medewerker op de hoogte houden van interne afspraken, nieuws vanuit de organisatie (of
indien van toepassing, buiten de organisatie) en een plek creëren waar belangrijke
documenten teruggevonden kunnen worden. Wie verantwoordelijk is voor de communicatie
verschilt per categorie:
1. Periodieke communicatie: wordt gedaan door de bestuurder, X . Gemiddeld is dit één
bericht per maand, maar in coronatijd kan dit vaker zijn.
2. Bedrijfscommunicatie gaat via ‘de Actueel’, deze komt ook maandelijks uit. Deze
wordt samengesteld door X van Marketing & Communicatie. De berichten die erin
staan komen vanuit de gehele organisatie: een introductie door X , berichten van
docenten, managers of klantenservice, informatie vanuit HR, nieuwe medewerkers
die worden voorgesteld en informatie vanuit de OR. Het is als het ware de
nieuwsbrief waar de belangrijkste informatie verzameld staat. Deze wordt per mail
verzonden.
3. Informatiestroom documenten: staat op de algemene schijf binnen Citrix (een digitale
werkruimte waarin het mogelijk is applicaties en documenten centraal aan te bieden
aan werknemers). Deze documenten staan in mappen ingedeeld. Er is bijvoorbeeld
een map voor HR, regiobijeenkomsten en opmaak documenten. Deze schijf wordt
niet door één persoon beheerd, men zet er op wat nodig is vanuit hun eigen functie
en vanuit de eigen gedachte of inzicht.
5
