Communicatie in organisaties
Hoorcollege 1 - Introductie
Mensen zijn in staat om op grote schaal en flexibel samen te werken dankzij:
o Vermogen om ficties te creëren, te geloven en te verspreiden: Bijv. banaan aan boom
o Vermogen om activiteiten de coördineren dankzij o.a. theory of mind: het verplaatsen in
anderen
Mensen hebben zelfs secondary theory of mind: ingewikkeldere relaties voorstellen
o Lange termijn plannen: doelen stellen, gecommitteerd zijn aan doelen
Communicatie hierbij cruciaal
Samenwerking
o Evolutionaire voordelen: we kunnen bepaalde dingen snel en makkelijk d.m.v bijv.
technologie omdat we zelf niet heel veel kunnen als mens alleen
o Risico’s: dieren kunnen bijv. wel al voor zichzelf zorgen als baby
We kunnen weinig alleen, hebben steun van andere mensen nodig
o Risico’s samenwerken: Common pool: free riders bij samenwerkingen; liften mee met
anderen
Wat zijn organisaties?
Een groep mensen die in een netwerk van sociale relaties en systemen werken om een gezamenlijk
doel te bereiken.
Eigenschappen van een organisatie: CoGDeM
- Gezamenlijk doel
- Coördinatie: taakverdeling, specialisatie
- Delen van informatie
- Menselijke relaties: hoe mensen organisatie zien, verschillende relaties binnen een
organisatie
Organisaties zijn gericht op:
- Economische productie winst
Bank, verzekeringsmaatschappij
- Politieke doelen en macht
Politieke partijen, politie
- Integratie van doelen belangen behartigen
Vakbonden, rechtbank
- Behoudende doelen conflict voorkomen/samenleving behouden
Scholen, ziekenhuizen
Communicatie in Organisaties
Communicatie is een proces waaraan minimaal twee actoren deelnemen, die informatie en
betekenissen uitwisselen via verbale en non-verbale boodschappen
,Typen communicatie in organisaties:
- Taak/werkgerelateerd: wie doet wat etc.
- Innovatiegerelateerd: doelen, toekomst, waarheen, wat bereiken
- Sociaalgerelateerd (sociale communicatie): tussen medewerkers onderling, hiërarchie,
onderling uitwisselen; niet direct gerelateerd aan werk ‘grapevine’
Communicatie in organisaties heeft verschillende functies:
- Overdragen informatie gerelateerd aan primaire proces
- Bevorderen sociale verhoudingen, kweken positieve attitude
Communicatiestromen:
- Horizontaal (werknemers, afdelingen): werknemers die op zelfde niveau werken
communiceren
- Verticaal (top down, bottom up): managers die met werknemers praten en andersom
- Vrij rondgaande communicatie: alle leden van een organisatie worden aangemoedigd om
met elkaar te praten.
Communicatie kan formeel of informeel (‘grapevine’) zijn
Kalleberg (2007), factoren die leiden tot mismatches op de werkvloer: GeTWOVV
- Vaardigheden en kwalificaties
- Geografische locatie
- Onevenredige verdiensten
- Voorkeuren op gebied van tijd
- Werk/familiegerelateerde conflicten
Organisatietheorieën
Pas vanaf de 2e helft van de 19e eeuw kwam er wetenschappelijke belangstelling voor communicatie
in organisaties (1880)
Sinds begin 20e eeuw kwamen de eerste organisatietheorieën vanuit o.a. sociologie. Dit kwam door
o.a. spanningen onder werknemers en werkgevers.
Klassieke Organisatietheorieën
Ontwikkeld door ingenieurs en basis voor hedendaagse organisaties.
- Scientific Management (Taylor) microproces
- Theory of Classical Management (Fayol) macroproces
- Theory of Bureaucracy (Weber) macroproces
Gingen veelal uit van ‘machine methaphor’, organisaties lijken op machines:
- Specialisatie: een onderdeel heeft één functie medewerker verantwoordelijk voor een
taak
- Standaardisatie/ vervangbaarheid: alle machines zijn ongeveer zelfde gebouwd waardoor ze
makkelijk te vervangen zijn medewerker valt uit, iemand anders kan het snel oppakken
- Voorspelbaarheid: hoe de machine is gemaakt en hoe het werkt organisatie loopt volgens
regels en normen waardoor dingen snel kunnen worden opgelost
Scientific Management 1911 (Taylor)
Taylor’s doel was om regelementen te schrijven voor organisaties om ze te vertellen hoe ze het beste
bestuurd konden worden. Hij hield zich vooral bezig met relatie tussen manager en werknemer.
Taylor identificeerde twee problemen:
, - Inwerken van nieuwe werknemers gebaseerd op gewoonte en vuistregels: niet systematisch
ingewerkt; hing bijv. af van gekoppelde werknemer. Niet goed nagedacht over uitvoering.
- Geen motivatie om maximaal te produceren door ‘soldiering’: Arbeiders kregen bijv. per
eenheid betaalt. Als er op een gegeven moment meer werd geproduceerd, werd de prijs per
eenheid verlaagt.
Soldiering = men gaat elkaar in de gaten houden zodat iedereen op zelfde level blijft.
Hierdoor neemt productie niet toe. Dit zorgt dus voor geen prijsverlaging.
Draait vooral om efficiëntie
Management en arbeid ging sneller via wetenschappelijke principes:
- ‘Finding the one best way’ om taken uit te voeren (time and motion studies: routinematige
arbeid berekenen hoelang taak duurt en hoeveel bewegingen er benodigd zijn)
- Arbeiders zijn lui: prikkelen door meer geld te geven
- ‘Wetenschappelijke’ selectie personeel: ze moeten in staat zijn het werk te kunnen doen
proper selection of workers: voor elke baan dient een goede werknemer te zijn
- Alle werknemers dienen een training te ondergaan
- Arbeiders werken, managers denken na en organiseren: arbeiders hebben geen eigen
expertise/ideeën
Kritiek op Scientific Management:
- Te veel bezig met productie (ontmenselijking arbeid)
- Te weinig oog op relaties op de werkvloer: hoe men met elkaar omgaat
- Nauwelijks oog voor de inrichting van de organisatie en de communicatie
- Onderzoek Taylor niet ‘scientific’
Theory of classical management (Fayol) !! kennen en aantal principes die erbij horen
Fayol maakte onderscheid tussen functies en principes van management (wat + hoe)
Vijf managementfuncties: ‘wat moeten managers doen’ (! Kennen en aantal principes erbij noemen)
POACC
1) Planning: doelen stellen, koers bepalen
2) Organisatie: middelen aanwezig in organisatie
3) Aansturing: instructies geven aan werknemers om doelen te bereiken
4) Coördinatie: taken afgestemd op elkaar zodat ze samenkomen tot een geheel
5) Controle: of doelen die bij planning horen gehaald worden
Communicatie staat niet bij de elementen maar is opgenomen in de andere functies, op planning na.
Fayol onderscheidde 4 managementsprincipes, o.a.: SPRA
Principles of organizational structure, vb.: hoe verschillende onderdelen in een organisatie
geschakeld dienen te zijn
- Unity of direction: zelfde taak, zelfde leiding
- Unity of command: taken van één persoon
- Scalar chain (Fayol’s bridge): verticale communicatie, top down en in bijzondere situaties
ook horizontaal (alleen in crisissituaties)
Principles of organizational power, vb.: hoe omgegaan moet worden met machtsrelaties binnen een
organisatie
- Centralisatie: gecentraliseerd management
- Autoriteit: managers moeten autoriteit hebben en verantwoordelijkheid tonen
- Discipline: werknemers moeten discipline hebben en gehoorzamen aan organisatie en
management
, Principles of organizational reward: zorgen voor vertrouwen op werknemers, vb.: hoe er omgegaan
moet worden met beloningen voor verricht werk binnen een organisatie
- Eerlijke beloning (remuneration of personnel) *ook te zien bij Taylor
- Zekerheid van aanstelling (tenure stability): salaris, stabiel dienstverband; geen ontslag op
ieder moment
- Equity: personeel dient eerlijk behandeld te worden.
Principles of organizational attitudes, vb.: vertelt hoe de sfeer moet zijn onder de werknemers
- Subordination of individual: eigenbelang ondergeschikt aan algemeen belang
- Esprit de corps: verbonden voelen met organisatie, geen meningsverschillen in
organisatierangen
- Initiative: managers moeten ervoor zorgen dat werknemers hard werken
Volgens Fayol is een organisatie erg gestructureerd en weet iedereen zijn plaats binnen de
organisatie.
Kritiek op classical management
- Vooral prescriptief; geeft niet weer wat managers echt doen (interpersoonlijk,
besluitvorming, etc.)
- Weinig oog voor communicatie op de werkvloer
- Weinig vertrouwen in capaciteiten werknemers
Theory of Bureaucracy Max Weber
Bureaucratische organisaties zijn superieur tegenover andere organisaties. Komt in eerste drie
aspecten overeen met Fayol. 6 aspecten over hoe bureaucratische organisatie eruit moet zien. De
eerste 3 komen overeen met Fayol.
1) Duidelijke hiërarchie
2) Duidelijke taakverdeling en taakomschrijving
3) Centralisatie van de macht
4) Belang van regelgeving
5) Gesloten systeem (bureaucratie binnen bedrijf zal invloeden van buitenaf weren omdat ze
productie zouden kunnen hinderen)
6) Belang van autoriteit
Weber ziet bureaucratie als het werken door een systeem van autoriteit, macht en discipline.
Autoriteit kan volgens Weber gebaseerd zijn op 3 aspecten:
- Traditional authority: Macht is gebaseerd op al lang bestaande overtuigingen over wie de
controle zou moeten hebben en macht is tevens gevestigd in bepaalde posities binnen de
hiërarchie van een organisatie koningshuis
- Charasmatic authority: Macht is gebaseerd op persoonlijkheid van een individu en het
vermogen om andere mensen aan te trekken en om hier interactie mee te hebben. Deze
autoriteit is instabiel omdat aanhangers ongecharmeerd kunnen raken van de
machthebbende.
- Rational-legal authority: Macht zit hem niet in het individu, maar in de expertise en de
rationaliteit die hebben geleid tot een systeem van regels en normen.
Deze drie types kunnen alleen en samen voorkomen in een organisatie. Rational-legal authority past
het beste binnen het systeem.
