Budgetten
§1 Investeringsbudget
Het investeringsbudget is het bedrag dat de organisatie wil of kan uitgeven aan het gebouw.
U moet achterhalen hoeveel de organisatie kan financieren en welke kwaliteiten zij
gerealiseerd wil zien. Het vaststellen van het budget is een afweging tussen kosten en
kwaliteit, tussen de jaarlijkse vaste lasten (huur, hypotheek) en baten tijdens het gebruik.
De afweging is een complexe en gevoelige zaak, want eigenlijk is er geen eenduidige relatie
tussen kosten en kwaliteit. Enerzijds zijn de uiteindelijke kosten moeilijk precies te
voorspellen. Er zijn zonder ontwerp nog zoveel variabelen en onzekerheden. Anderzijds is
van de kwaliteiten niet precies duidelijk wat ze waard zijn, in hoeverre ze concreet een
bijdrage leveren aan het (economisch) functioneren van de organisatie. Het is duidelijk dat
bezuinigen op de kwaliteit tijdens het gebruik van het gebouw tot kosten zullen leiden. Zo
kan een net niet geschikte locatie een negatieve invloed hebben op het aantal klanten en de
omzet. Een niet optimale routing kan het productieproces frustreren, een krappe ruimte kan
tot inadequaat werk leiden en beperkte aandacht voor arbeidsomstandigheden tot
ziekteverzuim en ongelukken. Maar te kwantificeren is het niet.
Houd bij de afweging rekening met het principe dat een bezuiniging op kwaliteit nooit meer
ongedaan kan worden gemaakt, terwijl extra gebouwkwaliteit profijtelijk is zolang het
gebouw in gebruik is.
De maximale kosten van het gebouw kunt u baseren op het beschikbare budget, op het
rendement dat het gebouw moet opleveren of bijvoorbeeld op een verantwoord deel van de
arbeidsplaatskosten van de werknemers. Het ramen van de investeringskosten is een
specialisme. Bepaal de kosten met de hulp van een kostendeskundige.
Wat te doen als de raming van de investeringskosten uw budget overstijgt? Er zijn in
principe 4 mogelijkheden:
1. U zorgt voor extra financiering
2. U optimaliseert de oplossingsrichtingen
3. U stelt de waarden opnieuw ter discussie
4. U schrapt gebruiksfuncties
Volgens de Nederlandse norm (NEN 2631) bestaan investeringskosten uit grondkosten,
bouwkosten, inrichtingskosten en bijkomende kosten.
Grondkosten
Grondkosten bestaan uit de verwervingskosten van de grond. Dit is de aankoopsom met
allerlei toeslagen (zoals notaris, belastingen, inschrijving kadaster en eventuele
vergoedingen), kosten van infrastructuur (voorzover de organisatie daaraan een bijdrage
levert) en kosten van bouwrijp maken. Grondkosten zijn door de markt bepaald en
verschillen naar de regio, eigenschappen en status. Grond is in een binnenstad vaak
duurder dan op het platteland. Grondkosten kunt u beïnvloeden door het stellen van
prioriteiten in uw locatieprofiel. U zult daarbij uiteraard ook een analyse moeten maken van
hoe afhankelijk de organisatie in economisch opzicht is van het locatieprofiel.
Bouwkosten
Bouwkosten zijn de kosten die voortvloeien uit het realiseren van het gebouw. Ze hebben
betrekking op het terrein, het gebouw en de vaste inrichting. Bouwkosten beïnvloedt u door
, weloverwogen keuzes te maken in gebruiksfuncties en oplossingsrichtingen. De keuzes die
in het begin van de PvE-ontwikkeling en aan het begin van het ontwerpproces worden
gemaakt hebben doorgaans de meeste invloed op de kosten.
Inrichtingskosten
Inrichtingskosten zijn de kosten die worden gemaakt om het gebouw overeenkomstig zijn
bestemming te kunnen gebruiken. Het gaat om de kosten van inrichting van het terrein en
het gebouw, verdeeld over bedrijfsinstallaties en losse inrichting. Inrichtingskosten
beïnvloedt u met name door de waarden te variëren, bijvoorbeeld door voor meer of minder
luxe te kiezen.
Bijkomende kosten
Bijkomende kosten omvatten allerlei kosten die te maken hebben met de voorbereiding en
begeleiding van een bouwopgave (management, architect, adviseurs enz.). Ze hebben te
maken met heffingen (leges, precario, aansluitingskosten), verzekeringen, aanloopkosten,
financieringskosten (afsluitkosten en rente), risicoverrekeningen, onvoorziene uitgaven,
terrein onderhoud en BTW. Bijkomende kosten zijn vaak gerelateerd aan de andere
investeringskosten en u beïnvloedt ze dus met het bijstellen van de investeringskosten.
§2 Exploitatiebudget
Exploitatiekosten zijn de telkens terugkerende kosten die voortvloeien uit de activiteiten die
in het gebouw en op het terrein plaatsvinden. Ze omvatten, volgens de Nederlandse norm
op dit gebied (NEN 2632), vaste kosten, verbruikskosten, onderhoudskosten,
administratieve beheerkosten en specifieke bedrijfskosten. Het bepalen van een geschikt
exploitatiebudget is complex, net als het bepalen van de investering. Toch is de vraagstelling
precies andersom. Investering en exploitatie zijn in bepaalde mate complementair: u kunt de
exploitatiekosten drukken door te investeren in het gebouw.
Voor het bepalen van het exploitatiebudget is het raadzaam kostendeskundigheid in te
schakelen. Daarnaast zijn er diverse publicaties met kostenkengetallen.
Vaste kosten
Vaste kosten betreffen met name rente op de hypotheek, huur en erfpacht. Deze zijn direct
gerelateerd aan de investeringskosten en u kunt ze dus beïnvloeden door het beïnvloeden
van het investeringsbudget. Daarnaast kunt u zoeken naar een optimale afstemming van de
functionele, technische en economische levensduur van de constructie en de inbouw
(inrichting, binnenwanden, installaties en dergelijke).
Verbruikskosten
Verbruikskosten worden in de norm NEN 2632 eigenlijk energiekosten genoemd, maar u
kunt ook aandacht besteden aan het verbruik van water.
U kunt de energiekosten (kosten van verwarming, koeling, verlichting, ventilatie en
apparatuur) drukken door te kiezen voor energiezuinige oplossingen en de inzet van
duurzame energiebronnen (zon en wind). Dit kunt u regelen door de milieuvoorwaarden te
stellen.
Het is mogelijk de kosten van waterverbruik (drinkwater, spoel- en waswater, koelwater) te
beperken door in het PvE te vragen om de waterkwaliteit af te stemmen op het gebruik
(grijswater), het zuiveren en hergebruiken van afvalwater en maatregelen tegen vervuiling
van het oppervlaktewater.
