Samenvatting leer- en lesdoelen
NEVI 2 publiek inkoop en aanbesteden in de publieke sector deel 2
Les 1 Specificeren
1. het belang van specificeren en Europese technische specificaties uitleggen
2. de gevolgen van specificeren voor de kosten uitleggen
3. de voorwaarden aan offertes/inschrijvingen toelichten
4. redenen identificeren om juist wel / juist niet aan inkoopsamenwerking te doen
5. advies geven over de verschillende vormen van specificeren en de toelaatbaarheid van de
specificaties
6. een PvE logisch opbouwen
7. bij het specificeren rekening houden met duurzaamheid
Punt 1: belang van specificeren en EU technische specificaties
Specificeren legt de basis voor inhoudelijke vormgeving van de aanbesteding. Opstellen van
specificaties is een cruciale fase in een aanbesteding, want:
• met goede specificaties wordt geborgd dat de opdrachtgever uiteindelijk kan krijgen wat hij
daadwerkelijk wil hebben.
• Specificaties bepalen in belangrijke mate of het uiteindelijke inkoopresultaat fit for purpose (klaar
voor gebruik) zal zijn.
• Specificaties zijn het uitgangspunt voor:
o Opvolgende werkzaamheden in de aanbesteding zoals opstellen selectie- en
gunningscriteria
o Opstellen offerteaanvraag/aanbestedingsdocumenten
o Opstellen (sub) gunningscriteria
Europese technische specificaties
De aanbestedingsrichtlijnen bepalen dat de specificaties zodanig moeten zijn dat inschrijvers ongeacht
hun nationaliteit gelijke toegang moeten krijgen tot de markt van overheidsopdrachten. Specificaties
mogen geen belemmering vormen voor het verwerven van een overheidsopdracht door een
ondernemer uit een andere lidstaat.
Punt 2: gevolgen specificeren voor de kosten
De belangrijkste kostenimplicaties plaatsvinden in een vroegtijdig stadium van het inkoopproces,
namelijk bij het opstellen van de technische eisen. Uit onderzoek is gebleken dat 70 tot 80 procent van
de kosten van een product ontstaan in de technische ontwerpfase. De aard en de omvang van de
gestelde eisen hebben een directe invloed op de kostenontwikkeling van de te leveren prestaties. Van
Weele (2008) stelt het als volgt: ‘Naarmate het productontwikkelingsproces voortschrijdt komen de
eisen meer en meer vast te liggen en wordt het derhalve moeilijker om hierin verandering aan te
brengen. Een en ander betekent voor inkoop minder manoeuvreerruimte en stijgende kosten van
wijzigingen van de eisen die later in het proces worden ingebracht. Bovendien brengen wijzigingen in
een later stadium van het ontwikkelingsproces de geplande datum van oplevering in gevaar.’
Punt 3: voorwaarden aan offertes/inschrijvingen toelichten
In aanbestedingsvoorwaarden komt het nogal eens voor dat aanbestedings-, contractuele, bijzondere
en uitvoeringsvoorwaarden door elkaar worden gebruikt, terwijl deze binnen het aanbestedingsproces
hun eigen plaats hebben.
,Aanbestedingsvoorwaarden
Deze voorwaarden hebben betrekking op voorschriften die tijdens de aanbesteding in acht moeten
worden genomen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan voorwaarden zoals: de inschrijving moet
onvoorwaardelijk zijn, de inschrijving moet in drievoud worden ingediend of onvolledige inschrijvingen
worden ter zijde gelegd. Voldoet een inschrijver niet aan een aanbestedingsvoorwaarde, dan dient hij
te worden uitgesloten, tenzij er sprake is van een kleine omissie of een eenvoudig te herstellen fout
zonder dat het gelijkheidsbeginsel wordt geschonden.
Contractuele voorwaarden
Contractuele voorwaarden zijn, om kort te gaan, de spelregels tussen partijen tijdens de uitvoering van
de opdracht en de nazorgfase. Voorbeelden zijn: de opleveringstermijn, de wijze waarop betalingen
plaatsvinden, risicoverdeling, garanties, aansprakelijkheid, verzekeringen, intellectuele
eigendomsrechten, toerekenbare tekortkoming (wanprestatie), niet-toerekenbare tekortkoming
(overmacht), ontbinding en geschillenregeling. Contractuele voorwaarden staan in de overeenkomst
en horen niet thuis in het bestek of programma van eisen. Het programma van eisen wordt ook
onderdeel van de overeenkomst.
Uitvoeringsvoorwaarden
Uitvoeringsvoorwaarden betreffen de manier waarop de opdracht moet worden uitgevoerd. Vooral in
de bouw hanteert men uitvoeringsvoorwaarden waar de aannemer zich aan moet houden tijdens het
uitvoeren van zijn werkzaamheden. Voorbeelden zijn: voorwaarden omtrent veiligheid, milieu,
gezondheid, werktijden, toegankelijkheid en inrichting van de bouwplaats, verkeersmaatregelen,
onderzoek naar de aanwezigheid van kabels en leidingen.
Uitvoeringsvoorwaarden horen thuis in het bestek. Uitvoeringsvoorwaarden mogen niet als een
selectiecriterium worden toegepast. Ze hebben namelijk betrekking op de uitvoering van de opdracht
en selectiecriteria hebben betrekking op de geschiktheid van de onderneming. Selectiecriteria hebben
per definitie betrekking op het verleden, op datgene wat een ondernemer heeft gedaan respectievelijk
aan heeft kunnen tonen ten tijde van inschrijven, en niet op de uitvoering van de opdracht. Het
hanteren van uitvoeringsvoorwaarden als selectiecriterium is dan ook strijdig met het
aanbestedingsrecht.
Bijzondere voorwaarden
Wetgeving kent de mogelijkheid om bijzondere voorwaarden aan de uitvoering van de opdracht te
verbinden. Deze voorwaarden kunnen onder andere verband houden met economische, innovatie- of
milieugerelateerde overwegingen, of sociale of arbeidsgerelateerde overwegingen (art. 2.80 Aw 2012).
Over de toepassing van bijzondere voorwaarden bestaan de nodige misverstanden. De Koffie-zaak (C-
368/10) en Fischer (2013: 75-76) geven aan waaraan bijzondere voorwaarden moeten voldoen:
1. Zij dienen zo duidelijk, nauwkeurig en ondubbelzinnig te worden geformuleerd dat iedere redelijk
geïnformeerde en normaal zorgvuldige inschrijver met zekerheid en volledigheid kan weten welke
criteria door die vereisten worden gedekt.
2. Er moet nauwkeurig zijn beschreven welke gegevens inschrijvers moeten verstrekken.
3. Ze moeten verband houden met het voorwerp van de opdracht.
De aanbesteder doet er verstandig aan bijzondere voorwaarden niet alleen als knockoutcriteria voor
inschrijvers toe te passen, maar deze ook in de overeenkomst op te nemen, zodat de gecontracteerde
leverancier ook tijdens de uitvoering de bijzondere voorwaarden in acht moet nemen.
De aanbesteder moet zich realiseren dat hij een inschrijver moet uitsluiten als deze niet aan een
bijzondere voorwaarde voldoet. Het naderhand wijzigen of het laten vervallen van een bijzondere
voorwaarde, is niet geoorloofd. Wil men dat toch, dan betekent dat: opnieuw aanbesteden. > wijziging
in de voorwaarden van de overheidsopdracht = wezenlijke wijziging.
,Punt 4: reden wel/niet voor inkoopsamenwerking
??? Staat nergens in de reader? > verkeerd, hoort bij module 1.
Punt 5: advies geven over verschillende vormen specificeren en toelaatbaarheid van
specificaties
Specificaties zijn een concretisering van wensen en eisen die men stelt aan de te leveren prestaties. Bij
het opstellen van specificaties kunnen we onderscheid maken tussen specificaties op conceptueel
niveau enerzijds en specificaties op gedetailleerd niveau anderzijds, met alle gradaties daar tussenin.
Specificaties op conceptueel niveau zijn gericht op functionaliteiten van de te leveren prestaties
(output). Detailspecificaties beschrijven nauwkeurig hoe bijvoorbeeld de constructie van een
liftinstallatie moet zijn. In het algemeen geldt: hoe gedetailleerder de specificaties zijn, hoe minder er
gebruik kan worden gemaakt van technische knowhow van leveranciers en hoe groter de
verantwoordelijkheid voor het uiteindelijke resultaat wordt voor de opdrachtgever. Daarom is het
raadzaam om, daar waar mogelijk, functioneel te specificeren en normen te hanteren.
Technische eisen (technisch/gedetailleerd specificeren)
Eisen die men aan product of dienst stelt. Van der Horst en Schenk (2016) merken op dat de
aanbestedende dienst bij het werken met technische eisen, voorschrijft op welke wijze een product of
dienst respectievelijk moet worden vervaardigd of uitgevoerd. Bijvoorbeeld capaciteit, afmetingen,
temperatuur, beschikbaarheid en kwaliteit. Dus zeer gedetailleerd. Het hanteren van technische eisen
kan ook gevolgen hebben:
• Er wordt niet optimaal of zelfs helemaal niet gebruik gemaakt van de knowhow bij de
leveranciers.
• Men beperkt zijn markt, zowel technisch als commercieel gezien, en kan zelfs (ongewild) een
monopolist creëren.
Functionele eisen (functioneel specificeren)
Functionele eisen beschrijven de functie die een werk, product of een dienst moet vervullen. Je
specificeert daarin dus de eigenschappen waaraan de te leveren prestatie moet voldoen. Met
functionele eisen beschrijf je dus, anders dan in met technische eisen, niet hoe het product of de dienst
moet worden vervaardigd of verricht, maar wat het resultaat moet zijn. Het werk, product of de dienst
moet fit for purpose zijn. Functioneel > functie van product/dienst > wat moet het doen, maakt niet uit
hoe.
Voordelen van functioneel specificeren:
• Met zo’n specificatie stel je de potentiële leveranciers in de gelegenheid om hun knowhow zo
optimaal mogelijk te gebruiken.
• Leveranciers hebben de gelegenheid oplossingen of technologieën in te brengen.
• De concurrentie beperkt zich niet uitsluitend tot kosten.
• De aanbestedende dienst kan de leverancier aanspreken en afrekenen op het eindresultaat.
Technici verzetten zich soms tegen functionele specificaties. Functioneel specificeren houdt echter
niet in dat men geen technische deskundigheid meer nodig heeft. Integendeel zelfs: technische
deskundigheid is een vereiste bij het opstellen van functionele eisen. Daarbij moet je je namelijk steeds
afvragen of de gekozen functionaliteit technisch ‘vertaalbaar’ is. Daarnaast zijn het de technici die
moeten bepalen of de geoffreerde technische oplossingen aan de gestelde functionaliteiten
beantwoorden en of die oplossingen uitvoerbaar zijn.
Een ander bezwaar kan zijn dat het moeilijk is de geoffreerde oplossingen te beoordelen en met elkaar
te vergelijken. Voor een professionele aanbesteder mag dat echter geen probleem zijn. Eerst zul je
, moeten vaststellen of de voorgestelde oplossingen voldoen aan de vooraf bekend gemaakte
randvoorwaarden en minimumeisen.
Als in de vraagstelling duidelijk is opgenomen dat de inschrijvers moeten vermelden op welke manier
hun oplossing aan het functioneel ontwerp voldoet, zijn de inschrijvingen meetbaar en daarmee
vergelijkbaar. Ook kunnen de inschrijvers in geval van twijfel hun inschrijvingen toelichten.
Verenigbaarheidseisen
Alleen indien het werkelijk op objectieve gronden niet mogelijk is een merkspecificatie te vermijden,
kan een merkspecificatie worden gebruikt, mits daaraan is toegevoegd ‘of gelijkwaardig’. Het noemen
van merknamen in het programma van eisen is wel toegestaan indien het om een verenigbaarheidseis
gaat. Een verenigbaarheidseis wordt ook wel compatibiliteitseis genoemd. Soms moet een product
functioneren met reeds aanwezige installaties of systemen. Dan is de eis toegestaan dat het aan te
schaffen product volledig moet functioneren in samenhang met de aanwezige installaties of systemen.
Je mag dan het merk noemen van die aanwezige installaties of systemen.
Beschikbaarheidseisen
Dat een systeem of een dienst gedurende een bepaalde periode operationeel en onder de vooraf
vastgelegde condities zijn functies vervult. Voorbeeld: Voor een telefooncentrale van een meldkamer
geldt de eis dat de leverancier een beschikbaarheidspercentage van 99,91 op maandbasis garandeert.
Om een dergelijke eis effectief te laten zijn, zul je een sanctie moeten verbinden aan het niet voldoen
aan de eis: een boeteclausule.
Onderhoudseisen
Onderhoudskosten maken een wezenlijk deel uit van de totale kosten die je maakt om gedurende een
bepaalde periode een pompinstallatie, een gebouw of een voertuig te gebruiken, schrijven Van der
Horst en Schenk. Om inzage te krijgen in de onderhoudskosten, moet je in het programma van eisen
onderhoudspecificaties opnemen. Onderhoudswerkzaamheden blijken in de praktijk niet altijd deel uit
te maken van de opdracht; zie kader. Hierin is overigens wel een kentering te bespeuren door de
toepassing van nieuwe contractvormen.
Ergonomische eisen
Werkgevers zijn volgens de Arbowet verplicht zijn een dusdanig arbeidsomstandighedenbeleid te
voeren dat ziekteverzuim, beroepsziekten en arbeidsongeschiktheid zo veel mogelijk worden
voorkomen. Dit houdt in dat de werkomstandigheden aangepast moeten worden aan de begrenzingen
van de mens. We spreken dan van ergonomie, wat inhoudt dat op basis van kennis omtrent de
anatomische, fysiologische en psychologische kenmerken van de mens producten, systemen,
installaties en dergelijke zo worden ontworpen dat de veiligheid, de gezondheid, het comfort en het
doeltreffend functioneren van mensen wordt bevorderd.
Ergonomische specificaties hebben dan ook betrekking op de relatie tussen mens, middel
(bijvoorbeeld een kantoorwerkplek of de cabine van een vrachtauto) en organisatie. De praktische
uitwerking van de Arbowet vindt plaats door middel van normen die zijn neergelegd in de Nederlandse
Praktijkrichtlijn (NPR). De NPR bevat onder andere normen met betrekking tot ergonomische eisen
voor bureaustoelen (NPR 1813), openbare verlichting (NPR 13201-1) en beglazing van gebouwen (NPR
3577). Bij het gebruik van dergelijke normen moet je toevoegen ‘of gelijkwaardig.
Opleidings- en documentatie-eisen
In programma’s van eisen is de post van eisen waaraan opleidingen en instructies moeten voldoen
vaak onderbelicht, concluderen Van der Horst en Schenk. Als deze eisen niet in het programma van
eisen zijn opgenomen, dan zul je daarover naderhand met de gecontracteerde leverancier afspraken
moeten maken. Dat is dan wel met een zelfgecreëerde monopolist! Het is daarom van belang om
duidelijke eisen te stellen omtrent wat je verwacht van opleidingen en instructies, inclusief leerdoelen.
