Deze samenvatting is geschreven naar aanleiding van de inkoop theorie vakken binnen de minor Inkoop & Verkoop van de Hogeschool van Amsterdam. Deze samenvatting was voor het tentamen in blok 2 van het collegejaar 2018/2019.
Hoofdstuk 9
Hoofdstuk 9.1 Het doel
Het doel van specificeren is het zo objectief mogelijk beschrijven en vastleggen van de in te
kopen goederen en diensten, en wel op zo’n manier dat de potentiele leverancier precies
weet wat jij wil als inkopende organisatie.
Een bepaald probleem binnen de organisatie is de aanleiding waarop je gaat schakelen. Het
is dus gericht op het feitelijke probleem of behoefte, daarbij let je op:
• Volledig en eenduidigà Dit is belangrijk voor de selectie van de leveranciers
• Haalbaar en realistischà Komt het overeen met je planning?
• Voldoende commerciële ruimte
Hoofdstuk 9.2 Eisen bij specificeren
Er zijn zeven groepen eisen te onderscheiden bij specificeren:
1. Functionele eisen:
Hierbij geef je het gebruiksdoel aan van het product of dienst. Dit heeft vaak te maken met
bepaalde resultaten die behaald moeten worden. Bij het functioneel specificeren geef je heel
duidelijk de probleemstelling weer, niet al naar een bepaalde oplossing toeschrijven.
2. Technische eisen:
Beschrijving de technische kenmerken waaraan de goederen of diensten aan moeten
voldoen. Het draait volledig om de specificaties waar het product aan moet voldoen. Als
inkoper is het niet nodig om volledig technische kennis te hebben, dat is de tak van de
leverancier.
3. Logistieke eisen:
Hebben betrekking op de beschikbaarheid en levering van het gene dat je inkoopt. Gaat
voornamelijk om voor wanneer en waar? Voorbeeld: Bij nieuwe stoelen en tafels voor een
hogeschool moet het geleverd kunnen worden tijdens de kerstvakantie of voor het eind van
de zomervakantie, alleen dan is het gebouw leeg.
4. Kwaliteitseisen:
Deze moeten ervoor zorgen dat goederen en diensten van de overeengekomen kwaliteit zijn.
De leverancier voert bij bijvoorbeeld een eindcontrole op de levering en stuur een rapport
mee met de resultaten.
5. Commerciële eisen:
Dit zorgt ervoor dat de zakelijke verhouding van de beide partijen wordt geregeld, tijdens en
na het moment van levering. Denk hierbij aan wijze van betaling, garanties en leveranciers
evaluaties. Denk vooral aan voor hoeveel je iets gerealiseerd wilt hebben.
6 & 7. Milieu- en sociale aspecten:
Dit hoort bij het MVI. Bij een offerteaanvraag of aanbesteding wordt vooraf de sociale en
milieucriteria bekendgemaakt die meewegen in de aankoopbeslissing.
,Voor het tentamen: Snap duidelijk het verschil tussen functioneel en technisch specificeren.
Daarnaast kan het zijn dat je specificaties via een bepaalde manier moet kunnen opstellen.
Wat als je verkeerd specificeert?
- Onnodig kosten maken
• Terugroep acties op goederen en diensten
• Het herstellen van bouwwerken
- Imagoschade
- Overspecificatie:
1. De inkopende organisatie willen alles tot in detail vastleggen
2. De functionaliteit in de specificatie overtreft de feitelijke behoefte waarin moet
worden voorzien.
Dit kan ertoe leiden dat er onnodig kosten worden gemaakt of dat de feitelijke behoefte niet
wordt voldaan. Een inkoper stelt vaak niet de specificaties op, maar kan wel om dit te
voorkomen kritisch zijn naar de DMU en vragen stellen.
- Gebrekkige specificatie:
Er worden oplossingen aangegeven in plaats van echte functionele eisen. In het ergste geval
wordt er toegeschreven naar een bepaalde leverancier of worden de verkeerde zaken
gekocht.
- De veranderende specificatie:
De veranderen gedurende het proces of zelfs daarna nog. Dit maakt een onprofessionele
indruk en het is kostbaar. Zeker na het contracteren, want de leverancier moet dan
meerwerk leveren tegen natuurlijk een meerprijs.
Hoofdstuk 9.2.1 Eisen en wensen
Het is in veel gevallen onwaarschijnlijk dat een leverancier aan alle eisen uit het programma
van eisen kan voldoen. Daarnaast zijn niet alle specificaties van even groot belang. Steeds
vaker wordt er onderscheid gemaakt tussen:
- Primaire eisen:
Dit zijn de eisen waaraan de leverancier moet voldoen om in aanmerking te komen. Deze
eisen moeten concreet en toetsbaar zijn.
- Secundaire eisen:
Deze eisen zijn onderhandelbaar. Toetsing gebeurt door te kijken in hoeverre een
leverancier voldoet aan een bepaalde eis.
- Wensen:
Dit zijn de specificatie die de daadwerkelijke aankoopbeslissing niet beïnvloeden. Het fijn als
de leverancier kan voldoen aan een aantal wensen. Als leverancier volledig gelijk opgaan,
maar de een meer wensen vervuld dan de ander kan het doorslag gevend zijn.
Hoofdstuk 9.4 Waar moet een specificatie aan voldoen?
De inkoper is niet primair verantwoordelijk voor het opstellen van de specificatie. Het zijn
vaak de ontwikkelafdelingen die aangeven wat er moet worden ingekocht. Toch moet de
inkoper een rol krijgen tijdens de specificatiefase. Dit, omdat de inkoper zorgt dat de specs
voldoen aan de eisen.
- Volledig en eenduidig:
, Een volledig specificatie geeft de leveranciers een goed beeld van datgene dat geleverd
moet worden. Daarnaast wordt met eenduidig bedoelt dat het, maar op één manier te
interpreteren is.
- Haalbaar en realistisch:
Het moet onder te brengen zijn bij een leverancier. Een inkoper kan met zijn marktkennis
zien of wat er gevraagd wordt ook geleverd kan worden, een inkoper vroeg in het stadium
betrekken is raadzaam. Het moet ook reëel zijn, de gestelde eisen moeten in alle redelijkheid
voldaan kunnen worden door een leverancier.
- Commerciële ruimte:
Dit betekent dat de inkoper de specs bij zoveel mogelijk leveranciers kan onderbrengen.
Belangrijk is dat de termen die specs omschrijven objectief zijn en dat er niet wordt
toegeschreven naar een bepaalde leverancier.
Samenvatting hoofdstuk 10- Offreren en selecteren-
Professioneel inkopen
Selecteren is onderzoeken welke leverancier(s) / dienstverleners op basis van de
specificaties (vastgelegd in selectie- en gunningscriteria) het meest in aanmerking komen
om het product te mogen leveren of de dienst te kunnen uitvoeren.
Selecteren van leveranciers/ dienstverleners is een teamverantwoordelijkheid waarbij
gebruikers, technische specialisten, productie, financiële experts, juristen, klanten
marketeers én inkopers betrokken kunnen zijn.
Selectieproces:
• Marktonderzoek: zoeken naar potentiele leveranciers
• Opstellen ‘bidderslist’ / short list
• Aanvragen van offertes, geven en vragen van informatie
• Vergelijken van offertes en kiezen leverancier
Hoofdstuk 10
Hoofdstuk 10.1 Interne procedures
Deze procedure ligt idealiter vast in een kwaliteitshandboek. Het voordeel hiervan is dat bij
elke nieuwe leverancierselectie dezelfde werkwijze gehanteerd kan worden en dat de rol van
de inkoper en de overige medewerkers, op voorhand duidelijk is, ook voor de leverancier.
Wanneer de procedure goed is vastgelegd en duidelijk intern gecommuniceerd wordt maakt
dat er optimaal gebruik gemaakt kan worden van het leerproces.
Hoofdstuk 10.2 Wanneer vragen we een offerte aan?
Dit gebeurt vaak als:
- Het om een niet-reguliere, dus incidenteel voorkomende aankoop gaat
- Het een reguliere aankoop is, maar dat de leverancier onvoldoende heeft gepresteerd
- Het een reguliere aankoop zal worden (of al is) en er geen contract loopt met een
leverancier
- Het een reguliere aankoop is, er geen contract loopt en de huidige leverancier weliswaar
voldoende heeft gepresteerd, maar het tijd wordt om de markt weer eens te verkennen
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, creditcard of Stuvia-tegoed voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper ce2jim. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €3,49. Je zit daarna nergens aan vast.
