Bron: (Management Support, juli 2020)
Professioneel Officemanager
Next support management
‘Een reis naar de toekomst’
Auteur: (NAAM STUDENT)
Studentnummer: (STUDENTNUMMER)
Datum: 17 maart 2022
Instituut: NCOI
Opleiding: Professioneel Officemanager
Moduleopdracht: Next support management
1
,2
,Voorwoord
Voor u ligt de moduleopdracht ter afsluiting van de module Next Support Management, als onderdeel van
de opleiding Professioneel Officemanager van NCOI. Ik ben gestart met de opleiding in maart 2021. Ik wil
mezelf graag ontwikkelen om door te kunnen groeien in het bedrijfsleven.
Sinds 2017 ben ik werkzaam bij (NAAM ORGANISATIE) in (PLAATS). (NAAM ORGANISATIE) is een
melkcontrolevereniging in Midden-Nederland die de melkcontrole regelt voor koeien, schapen en geiten.
Daarnaast ondersteunt het de veehouder bij stamboekregistratie en I&R-zaken. De (NAAM
ORGANISATIE) beschikt over een eigen laboratorium om de melkmonsters te analyseren op vet, eiwit,
celgetal, ureum én vetzuren. Mijn functie binnen (NAAM ORGANISATIE) is managementassistente en
hoofd automatisering.
Ik schrijf de moduleopdracht voor mijzelf en voor (NAAM ORGANISATIE). Hiermee is het meetbaar of ik
bij deze module heb voldaan aan de praktijkervaringen en kennis. Ik wil mijn docent (NAAM) bedanken
voor zijn heldere uitleg van de lesstof. Ook wil ik graag (NAAM) en (NAAM) bedanken voor het geven van
openheid en kansen om deze opdracht te kunnen maken. Hierdoor was het mogelijk om de
moduleopdrachten goed uit te kunnen voeren.
Ruim twee jaar voor de start van de module Next Support management kwam de uitbraak van de
Coronacrisis. Hierdoor kwam het digitaliseren van de samenleving ineens in een stroomversnelling
terecht. Fysieke contacten en afspraken waren ook in het bedrijfsleven niet meer mogelijk. Voor veel
bedrijven was daar de vraag, hoe daarmee om te gaan? Zo ook voor (NAAM ORGANISATIE). Door deze
crisis is de module Next support management actueler dan ooit. Doordat hier veel vragen over zijn binnen
(NAAM ORGANISATIE), schrijf ik deze opdracht voor het management en de directie van de organisatie.
Ik wens u veel leesplezier.
(NAAM STUDENT)
Lunteren, 17 maart 2022
3
,Samenvatting
Voor de fusie in (JAARTAL) bestond (NAAM ORGANISATIE), uit verschillende kleine
melkcontroleverenigingen die gevestigd waren in Putten, Ede, Wijhe en Kampen. Sinds de fusie zijn deze
verenigingen gezamenlijk verder gegaan in (plaats) onder de naam (NAAM ORGANISATIE). (NAAM
ORGANISATIE) beschikt sinds (JAARTAL) over een eigen laboratorium. Dit maakt het mogelijk om het
onderzoek in eigen beheer te laten plaatsvinden. Net als voor elke organisatie geldt ook voor (NAAM
ORGANISATIE) dat het belangrijk is om het nieuwe werken door te voeren om efficiënter te kunnen
werken. Uit de praktijk is echter gebleken dat (NAAM ORGANISATIE) nog een traditioneel bedrijf is die
weinig heeft geïnvesteerd in het nieuwe werken. Middels het focussen op de toekomst is het mogelijk in te
schatten welke veranderingen plaats zullen vinden en waar men op in dient te spelen. Het bereiken van
zakelijke doelen zal grotendeels gaan geschieden door het actief inzetten van social media.
Aan de hand van de bricks, bytes en behaviour kan men concluderen dat de vereniging op dit moment
weinig interesse heeft in vernieuwing van werkzaamheden. Dit is mede te wijten aan het feit dat er een
aantal medewerkers op leeftijd zijn die hierdoor minder makkelijk schakelen. De taken van de schrijfster
zijn gericht op het efficiënter laten verlopen van (werk)processen.
Bekeken vanuit het jaar 2032 is er te zien dat er twee trends van grote invloed zijn geweest op de
melkcontrole in Nederland; Digitalisering, automatisering van verwerkingsprogramma’s en innovaties en
(Arbeids)marktontwikkelingen. Door de automatisering van werkzaamheden is er minder personeel nodig
maar aan de andere kant stijgt de vraag naar IT en ICT specialisten. Innovatie blijft belangrijk om mee te
kunnen gaan met de nieuwe ontwikkelingen.
Digitalisering heeft ervoor gezorgd dat de werkzaamheden erg zijn veranderd. De eerste verandering is
dat er meer op specialistisch niveau gewerkt wordt dan op inhoudelijke ondersteuning. Hierbij komt ook
meer verantwoordelijkheid kijken. De tweede verandering is dat er veel meer (virtueel) gewerkt wordt op
afstand. Tot slot zorgde digitalisering voor een grote mate aan kennis op het gebied van digivaardigheden.
Middels de invoering van het nieuwe werken kwamen er veel veranderingen om de hoek kijken. Ook het
werk als managementondersteuner veranderde hierbij. De volgende drie next support skills zijn hierbij van
belang geweest: De mindset om binnen een team zelf organiserend te werken, waarbij het vooral
elementair is om leiderschap te ontwikkelen en kwaliteiten en valkuilen te herkennen. De volgende skill is
het zijn van een verbindende schakel wat er voor zorgt dat medewerkers elkaar nog steeds (virtueel)
blijven ontmoeten. Tot slot het online samenwerken, begeleiden en faciliteren. Het streven hiervan is dat
medewerkers efficiënt kunnen werken en de werkomgeving zelf ook als prettig wordt ervaren.
Om de businessdoelstellingen te kunnen realiseren is er een stappenplan uitgewerkt waarbij social media
een belangrijke rol speelt. Na het bepalen van de businessdoelen is besloten welke doelen er via social
media bereikt zouden kunnen worden. Na het prioriteren zijn de doelstellingen als volgt geworden;
bestaande leden behouden, vergroten van de naamsbekendheid om daarmee leads te genereren en 5%
in omvang te groeien en het verbeteren van de klantenservice. Deze doelen vallen onder de categorie
“klanten” volgens het schema van Frijlink en Verdoold (Frijlink & Verdoold, 2020). Er is gekozen om
content te plaatsen op Instagram, Facebook, Website en Youtube. Er zijn ook diverse Tools betrokken bij
de opmaak en plaatsing van content. Om de plaatsing vlekkeloos te laten verlopen is er een
contentkalender (Bijlage III) gemaakt die alle nodige informatie bevat. De uitvoering verliep goed en
evaluatie zorgt ervoor dat men scherp blijft op de vooraf gestelde doelen.
De gestelde groei van 5% bleek te ambitieus. Terugkijkend vanuit het jaar 2032 is het advies dan ook om
social adverteren in te zetten om meer buitenstaanders te betrekken bij de organisatie.
Duurzame inzetbaarheid en een leven lang leren is één van de kansen die de schrijfster aangegrepen
heeft om te blijven ontwikkelen. Ook het ontwikkelen van softskills en sensitieve eigenschappen is hier
een voorbeeld van. Tot slot heeft de schrijfster geïnvesteerd in personal branding en (online)
zichtbaarheid wat er voor gezorgd heeft dat ze over een sterke positie binnen het team beschikt.
De toename van digitalisering zorgt ervoor dat organisaties kwetsbaarder zijn voor cybercriminelen. Het
advies is om maatregelen (cybersecurity) te nemen om netwerken, computers en programma’s te
beschermen tegen digitale criminele activiteiten. Informatie en privacy dient in acht genomen te worden
net als de desinformatie- en nepnieuwsaanvallen. Bewustzijn van medewerkers blijkt een pré.
4
,Inhoudsopgave
Voorwoord ..................................................................................................................................................... 3
Samenvatting ................................................................................................................................................. 4
Inleiding ......................................................................................................................................................... 6
1. Beschrijving van het heden ....................................................................................................................... 6
1.1 Introductie (NAAM ORGANISATIE) .................................................................................................... 6
1.2 Introductie huidige werkzaamheden managementassistente en hoofd automatisering. .................... 7
2. Beschrijving van de toekomst .................................................................................................................... 7
2.1 Trends van invloed op de organisatie ................................................................................................. 7
3. Veranderingen in werkzaamheden door digitalisering .............................................................................. 8
4. Belangrijkste next support skills in de overgang naar HNW ..................................................................... 9
5. Support en social media .......................................................................................................................... 10
2022 ......................................................................................................................................................... 10
2032 ......................................................................................................................................................... 11
6. Persoonlijke ontwikkeling en reflectie ...................................................................................................... 11
7. Adviezen beveiliging als gevolg van digitalisering................................................................................... 12
Literatuurlijst ................................................................................................................................................ 14
Bijlage I Plattegrond Nederland met gebieden van (NAAM ORGANISATIE) ............................................ 15
Bijlage II Organigram van (NAAM ORGANISATIE) .................................................................................... 16
Bijlage III Het contentplan van (NAAM ORGANISATIE) ............................................................................. 17
5
, Inleiding
De (NAAM ORGANISATIE) is een vereniging die de melkcontrole uitvoert voor melkveehouders. Op het
moment van schrijven is het TWEE jaar geleden dat de Corona uitbraak in Nederland plaatsvond. Nu,
twee jaar later, kan er gezegd worden dat deze crisis de werksituatie en het managementsupport
drastisch heeft veranderd. De technologisering en digitalisering zijn enorm versneld. De moduleopdracht
is geschreven vanuit de toekomst, het jaar 2032. Het is een rapport aan mijzelf waarin de veranderingen
geschetst worden die de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden binnen (NAAM ORGANISATIE) en in de
werkzaamheden als supportprofessional.
Leeswijzer
In hoofdstuk 1 zijn (NAAM ORGANISATIE) en de werkzaamheden van de schrijfster bij deze organisatie
beschreven. Hoofdstuk 2 bevat een beschrijving van de trends die de grootste invloed gehad hebben op
de organisatie. De drie voornaamste veranderingen die opgetreden zijn in de werkzaamheden zijn
beschreven in hoofdstuk 3. De drie next support skills die belangrijk zijn geweest in de periode naar de
toekomst toe zijn te vinden in hoofdstuk 4. In hoofdstuk 5 is een stappenplan gemaakt om de
doelstellingen te bereiken via social media. De kansen en mogelijkheden van next support management
die van invloed zijn geweest op persoonlijke ontwikkeling van de schrijfster staan beschreven in hoofdstuk
6. Tot slot is in hoofdstuk 7 een advies uitgewerkt met betrekking tot de beveiliging na de digitalisering.
1. Beschrijving van het heden
In dit hoofdstuk wordt (NAAM ORGANISATIE) geïntroduceerd. Er wordt ook een beschrijving gegeven
van de huidige werkzaamheden van de schrijfster.
1.1 Introductie (NAAM ORGANISATIE)
(NAAM ORGANISATIE) verzorgt de melkcontrole voor melkkoeien. Er wordt één keer per maand, per
melkveebedrijf een melkmonster genomen van melkkoeien. Na analyse in het laboratorium, wordt de data
verwerkt tot een MPR- uitslag (Melk Productie Registratie) en verstuurd aan de betreffende veehouder.
(NAAM ORGANISATIE) is werkzaam in Midden-Nederland, de bijbehorende regio’s zijn te vinden in
bijlage I.
De (NAAM ORGANISATIE) is een vereniging en telt naast de voorzitter, XX bestuursleden en XX
directeuren. Op het kantoor werken XX medewerkers, het laboratorium heeft XX medewerkers en in de
buitendienst zijn XX personen werkzaam. Tot slot zijn er nog XX monsternemers in dienst. Totaal is dit
gelijk aan XX fte. Het organigram van deze vereniging is te vinden in bijlage II. De visie van de (NAAM
ORGANISATIE) luidt: (NAAM ORGANISATIE) staat voor een hoge kwaliteit, snelle service en persoonlijk
contact. De MPR-uitslagen die melkveehouders ontvangen, voegen belangrijke informatie toe aan het
bedrijfsmanagement.
Zaken die een rol spelen bij HNW volgens (Broere, 2013) zijn: Bricks, Bytes en Behaviour. De (NAAM
ORGANISATIE) is een traditioneel bedrijf wat nog weinig tijd en geld geïnvesteerd heeft in het nieuwe
werken.
Bricks: huisvesting
Het kantoor is gevestigd in (plaats). De huisvesting is het beste te omschrijven als een traditioneel
cellenkantoor. De directeuren beschikken over een eigen kantoorruimte. De overige kantoormedewerkers
bevinden zich in één grote ruimte en hebben hun eigen werkplek met computer en telefoon. Alle
werkzaamheden worden uitgevoerd vanuit deze ene vaste werkplek. Veel zaken gaan digitaal maar er
wordt nog zeker niet papierloos gewerkt. Er worden ook vaste werktijden gehanteerd. Voor de
medewerkers van de (NAAM ORGANISATIE) betekent dit dat de werkdag begint om 08:00 en eindigt om
16:30. Thuiswerken of op een andere locatie werken is niet toegestaan.
Bytes: ICT
Er heeft in 2020 een aanbesteding voor kantoorautomatisering plaatsgevonden. Deze is doorgevoerd
inclusief de hard- en software. Er is gekozen voor werken in de Cloud en Microsoft 365. De voornaamste
reden dat hiervoor gekozen is; de goede beveiliging, gemakkelijk op te schalen en besparing op kosten.
Daarnaast is de informatie vanaf elke plek toegankelijk. Het netwerk is veilig, snel en stabiel.
Behaviour: gedrag
Een aantal jaar geleden is geprobeerd om medewerkers thuis te laten werken. Helaas is er niet genoeg
sturing geweest waardoor er erg weinig controle was over de te verrichtte werkzaamheden. Sommige
medewerkers hebben hier een beetje misbruik van gemaakt. Om die reden is het thuiswerken weer
6
