Beheer apotheek en receptie
Hoofdstuk 1 Administratie, documentatie en registratie
Patiëntenadministratie
Er zijn verschillende mogelijkheden, maar tegenwoordig vrijwel altijd digitaal. Aantal programma’s
zijn Animana, viva en VAP. Ze zijn voor alle typen dierenartspraktijken geschikt.
Aantal functies:
- Administratie
- Voorraadbeheer
- Praktijkmanagement en certificering
- Patiënt- en cliëntbeheer
- Agenda
- Database met rassen
- Leverancierscatalogi
- Bijsluiters
- Standaardbrieven
- Logboek
- Facturering en boekhouding
Meestal ook 24/7 een serviceteam achter het programma.
Landbouwhuisdieren
Administratie is veel complexer; dit komt door de wettelijke eisen voor administratie.
De overheid wilt controle hebben over de manier waarop veehouders met diergeneesmiddelen
omgaan; er worden grote hoeveelheden medicijnen gebruikt -> het milieu wordt zwaarder belast dan
bij gezelschapsdieren.
Het medicijn komt bovendien in eieren/vlees -> dus in voedsel van mensen.
Om deze 2 zeer ongewenste effecten te beperken, zijn maatregelen genomen waaronder een
uitgebreide administratie waarin zowel dierenarts als veehouder moeten bijhouden welke dieren,
welke medicijnen hebben gehad.
Er zijn ook verplichte entingen waarbij veel administratie komt kijken; bv NCD (Newcastle disease).
Gezeldschapsdieren
Doordat het groeit en er steeds meer diensten worden aangeboden, is de huidige praktijk steeds
meer een onderneming geworden.
Enkele voorbeelden van wat een programma zoal moet kunnen.
Cliëntenkaart
Gegevens van eigenaar (cliënt):
Titel
Achternaam
Initialen
Adres
Telefoonnummer
E-mailadres
Bij het eerste bezoek moet dit zo volledig mogelijk worden ingevuld.
Bij iedere cliëntenkaart horen 1 of meerder patiëntenkaarten, afhankelijk van het aantal huisdieren
de eigenaar heeft. Deze worden ook bij het eerste bezoek zo volledig mogelijk ingevuld.
,Patiëntenkaart
Ieder dier heeft een eigen kaart, waarop alle gegevens en bijzonderheden over het dier worden
vermeld.
Naam van dier
Diersoort
Ras
Geboortedatum
Geslacht
Gecastreerd/gesteriliseerd?
Kleur
Vachttype
Extra gegevens, bv laatste vaccinatie, kunnen worden opgenomen.
In de kaart wordt de ziektegeschiedenis bijgehouden, op datum. De dierenarts kan ook een
anamnese, bevindingen, klinisch onderzoek, diagnose en ingestelde therapie noteren. Ook
vaccinaties en operaties worden in het dossier bijgehouden.
Er is vaak ook ruimte voor laboratoriumuitslagen, röntgenfoto’s en digitale foto’s.
Het is zo mogelijk om in 1 oogopslag een volledig overzicht te hebben van ziektegeschiedenis en
entstatus van het dier.
Meeste programma’s hebben een herinneringssysteem waardoor eigenaren automatisch een brief
krijgen wanneer de enting herhaald moet worden.
Administratie van inentingen
De inentingadministratie zal voornamelijk de taak van de assistente zijn.
Er bestaan 2 soorten vaccinatiesboekjes voor honden/katten: niet-officiële vaccinatieboekjes en
officiële dierenpaspoorten.
Niet-officiële vaccinatieboekje mag niet bij honden! Katten of konijnen mogen deze wel hebben. Dit
is prima voor wanneer het dier in Nederland blijft. Het is handig om de vaccinaties bij te houden.
Voor dierenpensions en dierenasiels is dit boekje voldoende bewijs van vaccinatie.
Officiële dierenpaspoorten zijn verplicht bij honden, ivm met het chippen. Het is ook nodig wanneer
het dier naar het buitenland gaat. Dierenartsen kunnen paspoorten bestellen bij de Koninklijke
Maatschappij voor Diergeneeskunde (KNMvD).
Hierin staan de gegevens van de eigenaar en het chipnummer van het dier (sticker of geschreven). De
bladzijde van de chip moet sinds 1 januari 2015 gelamineerd worden tegen fraude. Dit geldt ook voor
de rabiësvaccinatie.
Bij aankoop van pup of kitten bij fokker/asiel krijgt de nieuwe eigenaar een
vaccinatieboekje/paspoort mee. Fokker/asiel zijn verplicht om het dier in te laten enten vóór de
verkoop; het bewijs ervan is een vaccinatieboekje of paspoort.
In het boekje worden alle herhalingsentingen en belangrijke behandelingen ingevuld. Het is in
principe het hele leven te gebruiken en wordt enkel vervangen wanneer het vol is.
Identificatie gebeurt door een chip; een kleine chip met een nummer wordt onder de huid ingebracht
-> met een speciale scanner is de chip af te lezen.
Het identificatienummer wordt gekoppeld aan een eigenaar, zodat het duidelijk is wie de eigenaar is,
mocht het dier gevonden worden. Er zijn verschillende registratiebanden.
Vanaf 1 april 2013 geldt een nieuwe chip- en registratieverplichting voor honden. Dat betekent dat
alle pups voor de leeftijd van 7 weken bij de fokker gechipt moeten zijn en voor de leeftijd van 8
weken geregistreerd zijn bij een databank.
,Voor alle paardachtigen, geboren in de EU na 1 juli 2009, geldt dat ze verplicht gechipt moeten zijn
voor de leeftijd van 6 maanden. Ook zij moeten verplicht een paardenpaspoort hebben.
Opbergmiddelen
Er zullen alsnog papieren en documenten opgeborgen moeten worden, ondanks veel digitaal gaat.
Hoezen
Plastichoezen zijn aan 1 lange en 1 korte zijde open; ze worden gebruikt voor het bewaren van kleine
aantallen formulieren of brieven die we onder handbereik houden. Hoezen zijn er in verschillende
kleuren.
Voordeel: papieren blijven goed bij elkaar zonder paperclips/nietjes en je kan zien wat er in de hoes
zit.
Mappen
De omslagmap
Er zijn verschillende dossiermappen. De meest eenvoudige is de open map, ook wel omslagmap.
Deze bestaat uit een dubbelgevouwen vel karton of plastic in diverse kleuren waarin papieren los
kunnen worden opgeborgen.
Nadeel: documenten kunnen makkelijk uit de map vallen.
Een gesloten map of klepmap heeft 3 kleppen, zodat documenten er niet uit kunnen vallen.
De hechtmap of snelhechter
Een map van karton of plastic waarbij tegen de vouw van de map 2 buigzame sprietjes zitten. In de
op te bergen documenten worden gaatjes geprikt, die je over de sprietjes kan schuiven.
Bovenop komt een metalen of plastic afdekplaatje.
De klepmap
Gemaakt van karton of plastic; bestaat in verschillende uitvoeringen. Documenten worden m.b.v.
klemsysteem in rug van map vastgeklemd.
Deze map is heel geschikt voor documenten war men geen gaatjes in wil prikken. Verschillende
klemsystemen in omloop.
De portefeuillemap
Wordt gesloten met elastieken die over 2 hoeken van de map kunnen worden gedaan.
Circulatiemap of doorgeefmap
Wordt gebruikt om documenten via de interne post te sturen of te laten circuleren. De map heeft
een aantal gaten, zodat je kunt zien dat er documenten in de map zitten.
Archiefhouders
Plastic of kartonnen schapjes waarin mappen lateraal (zijdelings) kunnen worden opgeborgen. Dit
maakt systematisch opbergen van mappen mogelijk.
Ordners
Kartonnen mappen in een zware uitvoering; tegenwoordig vaak geplastificeerd.
Worden uitgevoerd met 2-gats of 4-gats hechtmechanisme; zo gemaakt dat documenten uit ordner
genomen of tussengevoegd kunnen worden, zonder andere los te nemen.
, Worden gebruikt voor opbergen van documenten die horen bij bepaald onderwerp. Ordners kunnen
zonder andere hulpmiddelen in kasten worden gezet, waarbij beheerder de systematische indeling
van de kast bepaalt.
De brede rug (5-8cm) en stijve kaft maken het lastig om ordners naar besprekingen mee te nemen.
Hechtmechanisme
Vanwege verschillende toepassingsmogelijkheden worden verschillende typen hechters beschreven
(hoef je niet uit je hoofd te weten).
- Vast hechtmechanisme met een veer, 2- of 4-rings uitvoering.
Komen voor in 2- of 4-rings ordners. Ordners zelf komen voor in formaten folio, A4
en A5.
- Vast hechtmechanisme met 17 of 23 ringen; multobanden.
Komen voor in mappen die dienen voor het opbergen van zwaardere kartonnen
bladen en in mappen met persoonlijke werkaantekeningen. De veelheid aan ringen
voorkomt het uitscheuren van de bladen bij veelvuldig gebruik.
- Hechtstrip voor 2 boorgaten zonder ringmechanisme.
Worden toegepast in chronologische volgorde, waarbij de oudste documenten
onderaan zitten en de jongste bovenop. Met praktische voordelen.
- Hechtstrip voor 2 boorgaten met ringmechanisme.
Het is eenvoudig om documenten toe te voegen, vooral in plastic hoezen, zonder
andere documenten ervoor eruit te halen.
- Hechtstrip voor 2 boorgaten zonder ringmechanisme, met zelfklevende onderlaag.
Elke map kan naar eigen inzicht van een hechtstrip worden voorzien.
Stapelbakken of brievenbakken
Meestal losse elementen die in verschillende kleuren verkrijgbaar zijn. Worden gebruikt om op de
balie post en diverse formulieren systematisch te scheiden.
Archiefdozen
Gesloten kartonnen dozen, met mogelijkheid om aan korte of lange zijde tekst te noteren. Worden
gebruikt voor het opbergen van documenten, die nog wel moeten worden bewaard, maar weinig
zullen worden gebruikt.
Voorzien van een duidelijk etiket is het een goed opbergsysteem.
Hangmappen
Worden opgeborgen met 2 typen hangmappensystemen; laterale en frontale hangmappensysteem.
Laterale hangmappensysteem
Mappen worden hangend aan een rail naast elkaar op gelijke hoogte opgeborgen. De rail kan
aangebracht worden in een kast of in speciale archiefruimten.
Aan de kant die aan de voorkant zichtbaar is, wordt een etikethouder aangebracht; een strookje
papier kan hierin worden geschoven.
Voordeel: beschikbare ruimte wordt optimaal benut.
Frontale hangmappensysteem
Hangmappen worden achter elkaar in een ladekast opgehangen. Op de open bovenkant van de map
wordt de etikethouder met een tekststrookje aangebracht.
Voordeel: tekststrookjes met inhoud van map duidelijk leesbaar en inhoud wordt makkelijk uit map
gehaald en teruggeplaatst.
Hangmappensystemen worden veel gebruikt in medische archieven.
