Informatieplan
gemeente xxxxxxxx
2022-2024
Opgesteld door: xxxxxxx
studentnummer: xxxxxxxxx
DE BRUG TUSSEN BRON Docent: Bob Smit
EN GEBRUIKER Moduleopdracht voor de module
Informatiemanagement en Digitalisering
hbo-bachelor executive officemanagement
VERTROUWELIJK aan de hogeschool Schoevers
11 juni 2022
,Voorwoord
Voor u ligt het Informatieplan ‘Gemeente xxx 2022-2024; De brug tussen bron en gebruiker’. Dit
informatieplan dat is geschreven als examenopdracht voor de module Informatiemanagement en
Digitalisering, is uitgevoerd bij de gemeente xxxx. Dit is de eerste module die ik volg in fase 3 van de
hbo-bachelor executive officemanagement. Ik volg deze opleiding grotendeels via e-learning aan de
Hogeschool Schoevers.
Graag maak ik van dit voorwoord gebruik om mij kort aan u voor te stellen. Mijn naam is
xxxxx, ik ben 47 jaar en ik woon sinds kort (tijdelijk) in PLAATS. Twee jaar terug besloot ik om de
lockdown te gebruiken om weer te gaan studeren. Ik werkte al jaren als support professional en ik
vond het tijd voor een nieuwe stap in mijn carrière. Ik ben dan ook erg blij dat ik bij de gemeente
xxxxx de kans heb gekregen die stap te zetten: op 1 mei jl. ben ik daar gestart als Medewerker
Processen.
Een gemeente is bij uitstek een interessante organisatie om een informatieplan voor te schrijven
omdat informatie een van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van de gemeente is. Daarnaast ziet de
gemeente xxxx het belang in van zowel de digitalisering van interne werkprocessen als van de
dienstverlening naar burgers en bedrijven toe. Vandaar dat ik ervoor gekozen heb deze
moduleopdracht te schrijven voor de gemeente xxxx. Omdat er op het moment van het werken aan
deze moduleopdracht nog geen ‘raadsbreed’ akkoord lag in de gemeente voor de komende jaren,
heb ik gebruik gemaakt van de doelstellingen uit het coalitieprogramma van de afgelopen jaren.
Bij dezen wil ik graag mijn docent Bob Smit bedanken voor zijn begeleiding tijdens deze module. Ook
wil ik het Team Informatie van de gemeente xxxx bedanken voor het beantwoorden van al mijn
vragen. Tot slot bedank ik ook graag mijn teammanager NAAM voor de fijne samenwerking en de
mogelijkheden die hij me bood om deze module tot een goed einde te brengen.
Ik ben benieuwd naar uw feedback op mijn moduleopdracht en hoop dat u dit Informatieplan met net
zoveel plezier leest als dat ik het heb geschreven.
NAAM
PLAATS, 11 juni 2022
1
,2
,Samenvatting
De gemeente xxxxx probeert continu de dienstverlening naar burgers en bedrijven te verbeteren door
middel van digitalisering van diensten en interne werkprocessen. Ook in de komende jaren is
informatie als een van de belangrijkste pijlers van de gemeentelijke bedrijfsvoering onderkend. Een
goed ingerichte organisatie van de informatievoorziening is een voorwaarde voor het realiseren van
de verschillende doelen in de gemeente op het gebied van onder andere de organisatie,
samenwerking, wetgeving en techniek.
Dit informatieplan vervangt het informatieplan 2019-2021 en heeft als doel een inventarisatie te geven
van de stand van zaken op het gebied van informatievoorziening en automatisering binnen de
gemeente. Te beoordelen op welke onderdelen er kansen liggen voor verbetering, en projecten te
definiëren die in de komende tijd zullen moeten worden uitgevoerd.
Het informatieplan is primair gericht op het zo goed mogelijk faciliteren van de primaire en
ondersteunende processen om de dienstverlening, beleidsvorming en het beheer zo optimaal
mogelijk te kunnen uitvoeren. Sturing geven, proactieve betrokkenheid, flexibiliteit en samenwerking
zijn hierbij de kernwaarden.
De gemeente xxxxx omschrijft haar visie als: “In een steeds complexer wordende (digitale) omgeving
stellen we op de behoefte afgestemde systemen, informatie en gegevens beschikbaar, ten behoeve
van de dienstverlening van xxxxx en haar samenwerkingspartners. Dit realiseren we door blijvende
aandacht voor betrouwbaarheid en de ontwikkeling van een sterkere regierol.”
De missie van het informatiebeleid van de gemeente luidt: “Wij stellen de organisatie en
samenwerkingspartners in staat om de dienstverlening optimaal vorm te geven.”
Het collegeprogramma van de gemeente meldt de volgende doelstellingen: ° Bij de dienstverlening
staat de burger centraal. ° De gemeente werkt als één organisatie die integrale producten levert. °
Kwaliteit van dienstverlening wordt ontwikkeld met gebruikmaking van het kwaliteitsmodel
‘overheidsorganisaties’. ° Het resultaat van inspanningen telt, processen en procedures zijn
hulpmiddelen. ° Krachten van onze partners (bedrijven, organisaties, medeoverheden) worden benut.
° Medewerkers krijgen zoveel mogelijk bevoegdheden en mandaat om zaken zelfstandig af te
handelen. Leidinggevenden faciliteren medewerkers daarbij. ° Er wordt optimaal gebruik gemaakt van
digitalisering (z.j.).
Om te bepalen waar de komende jaren de focus op moet komen te liggen om de
informatievoorziening te verbeteren, zijn allereerst de huidige situatie en alle relevante ontwikkelingen
in beeld gebracht. Dit op het gebied van onder andere de organisatie, hardware, (systeem)software
en informatiesystemen.
De gemeente is een kennisorganisatie en is in belangrijke mate afhankelijk van (betrouwbare)
informatie en gegevens voor de uitvoering van al haar processen. Hierbij is digitalisering inmiddels de
norm geworden en ook de leidraad vanuit de e-overheid.
Door onder meer decentralisatie komen er vanuit het rijk steeds meer taken op de gemeenten af. Om
alle gemeentelijke taken uit te kunnen blijven voeren, ontstaan er steeds meer tijdelijke of langdurige
samenwerkingsverbanden. Deze ontwikkelingen zorgen voor toenemende complexiteit en
ketenafhankelijkheid. Versterking van de regierol vanuit het informatiebeleid is een belangrijke
randvoorwaarde voor het realiseren van de visie en doelstellingen.
Om die regierol goed in te kunnen vullen, moet er op diverse deelgebieden een helder beleid worden
geformuleerd met richtlijnen waaraan informatievraagstukken in de toekomst kunnen worden getoetst.
Ook dient de regie versterkt te worden op alle richtlijnen van het Gemeentelijke Model Architectuur
(GEMMA). Om deze regiefunctie goed uit te kunnen voeren, is ook gekeken naar de sturing op
informatievoorziening (de IT-Governance) en de optimalisatie hiervan.
Er is behoefte aan meer flexibiliteit op de ICT-budgetten om snel in te kunnen spelen op gewijzigde
omstandigheden. Daarnaast is het vormgeven van een rol-/taakverdeling gewenst in het kader van
het behoefte- en financieel management. In hoofdstuk 2.7 en bijlagen III en IV worden de hierboven
genoemde wensen en oplossingen per thema verder uitgewerkt in concrete projecten.
3
,Inhoudsopgave
Voorwoord ............................................................................................................................................... 1
Samenvatting .......................................................................................................................................... 3
1 Inleiding ................................................................................................................................................ 6
1.1 Organisatiebeschrijving ................................................................................................................. 6
1.2 Belang ........................................................................................................................................... 6
1.3 Leeswijzer ..................................................................................................................................... 6
2 Informatieplan Gemeente xxxxx periode: 2022-2024 .......................................................................... 7
2.1. Inleiding ........................................................................................................................................ 7
2.2 Organisatiebeschrijving ................................................................................................................. 7
2.2.1 Organisatiecultuur ................................................................................................................... 7
2.2.2. Organisatiestructuur .............................................................................................................. 7
2.2.3 Visie ........................................................................................................................................ 7
2.2.4 Missie ...................................................................................................................................... 8
2.2.5 Organisatiedoelen ................................................................................................................... 8
2.2.6 Primaire processen ................................................................................................................. 8
2.2.7 Rol van informatievoorziening en kritieke succesfactoren ..................................................... 8
2.3 Huidige informatievoorziening ....................................................................................................... 8
2.3.1 Informatie ................................................................................................................................ 8
2.3.2 Informatiesystemen ................................................................................................................ 9
2.3.3 Hardware ................................................................................................................................ 9
2.3.4 Systeemsoftware .................................................................................................................... 9
2.3.5 Organisatie.............................................................................................................................. 9
2.4 Problemen en nieuwe ontwikkelingen ........................................................................................... 9
2.4.1 Externe ontwikkelingen ........................................................................................................... 9
2.4.2 Interne problemen en knelpunten ......................................................................................... 10
2.4.3 Kansen .................................................................................................................................. 10
2.4.4 Bedreigingen en Informatiebeveiliging ................................................................................. 11
2.5 Informatiebeleid ........................................................................................................................... 11
2.5.1 Visie en missie informatievoorziening .................................................................................. 11
2.5.2 Doelstellingen informatievoorziening .................................................................................... 11
2.5.3 Informatietechnologie ........................................................................................................... 11
2.5.4 Inkoopvoorwaarden voor ICT-investeringen ......................................................................... 12
2.5.5 Documentatiebeleid .............................................................................................................. 12
2.5.6 Marketing en social media .................................................................................................... 12
2.6 Gewenste informatievoorziening ................................................................................................. 12
2.6.1 Thema I ‘Versterken regiefunctie’ ......................................................................................... 12
2.6.2 Thema II ‘IT-Governance optimaliseren’ .............................................................................. 12
2.6.3 Haalbaarheid en keuzes ....................................................................................................... 12
2.7 Projecten en maatregelen ........................................................................................................... 12
2.7.1 Projecten ‘versterken regiefunctie’........................................................................................ 13
2.7.2 Projecten ‘Optimaliseren IT-governance’ ............................................................................. 13
4
,Literatuurlijst .......................................................................................................................................... 14
Bijlagen.................................................................................................................................................. 15
I Organogram Gemeente XXX .............................................................................................................. 15
II Overeenkomst Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) ..................................................... 16
III Projecten bij thema ‘versterken regiefunctie’ .................................................................................... 17
IV Projecten bij thema ‘Optimaliseren IT-Governance’ ......................................................................... 18
5
,1 Inleiding
1.1 Organisatiebeschrijving
De gemeente xxx bestaat uit de dorpen 1, 2, 3 en 4 en telt ruim 28.000 inwoners. De gemeente heeft
daarnaast een netwerksamenwerking met de gemeentes Exxx en Oxxx. Bij de gemeente xxxx, die op
1 januari 2022 vijftig jaar is geworden, werken zo’n 250 medewerkers. De sfeer is familiair en
informeel en de lijnen zijn kort. De gemeente zet vanuit de organisatie de medewerkers centraal en
vindt persoonlijke ontwikkeling belangrijk. De organisatie is betrokken en flexibel en onlangs beloond
met het ‘Beste Werkgevers’ keurmerk.
1.2 Belang
Gemeentelijke organisaties verkeren in een turbulente tijd en hebben te maken met een omgeving die
continu aan verandering onderhevig is. Daarnaast verwachten burgers en bedrijven steeds meer van
de dienstverlening. Om aan die verwachtingen te kunnen blijven voldoen, moeten gemeenten zich
ontwikkelen tot flexibele (lean) organisaties die kunnen meebewegen met de ontwikkelingen in de
maatschappij en de verwachtingen van de klant.
Informatie is een van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van de gemeentelijke organisatie, aangezien
gemeentes informatie verwerkende organisaties zijn (ook wel kennisorganisaties genoemd). Het goed
organiseren van de informatievoorziening draagt dan ook bij aan efficiënte bedrijfsvoering. Binnen de
gemeente xxxx is het onderwerp informatie(beleid) tot speerpunt benoemd voor de komende jaren.
Dit informatieplan heeft als doel een inventarisatie te geven van de stand van zaken op het gebied
van informatievoorziening, communicatie en automatisering binnen de gemeente. Daarnaast wordt in
dit plan vastgesteld welke mogelijkheden er zijn om de informatievoorziening binnen de gemeente te
verbeteren.
1.3 Leeswijzer
Dit informatieplan start bij hoofdstuk 2 en is verder als volgt opgezet: in hoofdstuk 2.1 leest u in de
inleiding over het doel van dit informatieplan. Vervolgens wordt in hoofdstuk 2.2 de organisatie
uitgebreid beschreven. In hoofdstuk 2.3 wordt de huidige informatievoorziening binnen de gemeente
behandeld. Hoofdstuk 2.4 gaat in op de problemen en nieuwe ontwikkelingen, kansen en
bedreigingen. In hoofdstuk 2.5 wordt het informatiebeleid van de gemeente in kaart gebracht. In
hoofdstuk 2.6 wordt vervolgens ingegaan op de gewenste informatievoorzieningen. Doordat de
huidige situatie en knelpunten in hoofdstuk 2.4 in kaart zijn gebracht, is een aantal mogelijke
oplossingen om de knelpunten en problemen op te lossen, aangegeven.
Tot slot worden in hoofdstuk 2.7 de projecten aangegeven die noodzakelijk of gewenst zijn voor
realisatie van de doelstellingen uit dit informatieplan.
6
, 2 Informatieplan Gemeente xxxxx periode: 2022-2024
2.1. Inleiding
Een informatieplan, ook wel ICT-plan genoemd, is een document (beroepsproduct) dat een
inventarisatie geeft van de stand van zaken binnen een organisatie op het gebied van
informatievoorziening, communicatie en automatisering. Hierbij worden knelpunten in de
informatievoorziening en automatisering bepaald en vastgesteld welke maatregelen moeten worden
genomen en/of welke projecten moeten worden uitgevoerd om de informatievoorziening en
communicatie te verbeteren (Grit, 2019).
De gemeente xxxxx is continu bezig de dienstverlening naar burgers en bedrijven toe te verbeteren
door het digitaliseren van haar dienstverlening en werkprocessen. Ook in de komende jaren is
informatie als een van de belangrijkste pijlers van de gemeentelijke bedrijfsvoering onderkend. Een
goed ingerichte organisatie van de informatievoorziening is een voorwaarde voor het realiseren van
de verschillende doelen in de gemeente op het gebied van onder andere de organisatie,
samenwerking, wetgeving en techniek.
Dit informatieplan vervangt het informatieplan 2019 – 2021 en heeft als doel:
• Een inventarisatie te geven van de stand van zaken op het gebied van informatievoorziening en
automatisering binnen de gemeente.
• Te beoordelen op welke onderdelen er kansen liggen voor verbetering.
• Projecten te definiëren die in de komende tijd zullen moeten worden uitgevoerd om te voldoen aan
de organisatiedoelstellingen.
Het informatieplan is primair gericht op het zo goed mogelijk faciliteren van de primaire en
ondersteunende processen om de dienstverlening, beleidsvorming en het beheer zo optimaal
mogelijk te kunnen uitvoeren. Sturing geven, proactieve betrokkenheid, flexibiliteit en samenwerking
zijn hierbij de kernwaarden.
2.2 Organisatiebeschrijving
2.2.1 Organisatiecultuur
Rorink en Öztürk beschrijven organisatiecultuur als het geheel van normen, waarden en
gedragsuitingen dat gedeeld wordt door de leden van de organisatie (2021). De gemeente xxxx
bestaat uit de dorpen 1, 2, 3 en 4. In 2022 telt de gemeente 28.220 inwoners. Bij de gemeente, die dit
jaar 50 jaar bestaat, werken zo’n 250 medewerkers. De organisatie is te typeren als een degelijke,
betrouwbare organisatie met een familiaire cultuur. De sfeer is informeel en de lijnen zijn kort. De
gemiddelde medewerker is zeer betrokken en kiest veelal voor pragmatische en praktische
oplossingen. Met betrekking tot de normen, waarden en het gedrag van medewerkers hanteert de
gemeente de vier V’s: Vakmanschap, Verbinding, Verantwoordelijkheid en Vertrouwen.
2.2.2. Organisatiestructuur
De organisatiestructuur is weergegeven in een organisatieschema. Het organogram van de gemeente
is te vinden in bijlage I.
2.2.3 Visie
De gemeente xxx omschrijft op de website haar visie als: “GEMEENTE staat voor een sociale en
ondernemende samenleving. De gemeente heeft vertrouwen in de inwoners, ondernemers en
bezoekers en biedt ruimte voor eigen initiatief. Waar nodig, bieden we ondersteuning, zorgen we voor
randvoorwaarden en helpen we met verder brengen of versnellen. Omdat belangen kunnen
verschillen, wegen we deze en maken we keuzes. Onze dienstverlening is klantgericht en volgens de
regels die ervoor gelden” (2021).
De visie van de gemeente heeft de volgende kernwaarden: klantgericht, focus op strategie,
ontwikkelen, effectieve samenwerking en gezonde financiën.
7
