Samenvatting
Samenvatting Hoofdstuk 4 Administratieve organisatie
- Instelling
- Avans Hogeschool (Avans)
Samenvatting Hoofdstuk 4
[Meer zien]Voorbeeld 2 van de 4 pagina's
Voorbeeld 2 van de 4 pagina's
In winkelwagengesponsord bericht van onze partner
Voorbeeld van de inhoud
Hoofdstuk 4 Administratieve organisatie4.1 Grondslagen
Administratieve organisatie = betreft het ontwerpen en beoordelen van het
geheel van informatieverzorgende processen, procedures en instructies die zijn
gericht op de informatieverzorging ten behoeve van het besturen en doen
functioneren van de organisatie.
Centraal bij het besturen en functioneren van de organisatie staat het begrip
control: hoe goed beheerst het management het gedrag in de organisatie? Hierbij
wordt onderscheid gemaakt tussen beheersing/control van de organisatie als
geheel en beheersing van de processen (process control).
Figuur 4.1 blz. 75 Beheersingscyclus
Om ervoor te zorgen dat de AO zodanig kan functioneren dat aan de
doelstellingen wordt voldaan, moet een aantal zaken m.b.t de interne organisatie
zijn geregeld. Uitgangspunt voor de toepassing van de AO zijn de grondslagen
waarop de te nemen maatregelen berusten dan wel waarmee rekening gehouden
moet worden bij het treffen van deze maatregelen. Het gaat om de volgende
grondslagen:
De toepassing van bedrijfseconomische beginselen en criteria. De
maatregelen dienen altijd in het licht van de doelbewustheid,
doelmatigheid en doelgerichtheid van de organisatie te worden getroffen.
Denk hierbij aan kosten-batenanalyse van de te nemen maatregel.
De toepassing van de contingentiebenadering. Een organisatie is
afhankelijk van de omgeving waarin zij zich bevindt en wordt beïnvloed
door de zich wijzigende omstandigheden. Ook de AO moet zich aanpassen
aan de wijzigende omstandigheden.
Het management hoort ervoor te zorgen dat aan de volgend
randvoorwaarden is voldaan binnen een organisatie:
o Beschikbaarheid van geconcretiseerde, actuele doelstellingen van
de organisatie en haar processen, d.m.v. missie, visie, (meer)
jaarplannen, budgetten, normen en indicatoren
o Aanwezigheid van procedures, voorschriften en instructies
o Instelling van een onafhankelijk intern controleorgaan, zodat
controle op het gebruik van gedelegeerde bevoegdheden, naleving
van procedures, voorschriften en instructies en de werking van de
informatieverzorging plaatsvindt
o Aanwezigheid van geactualiseerde kwaliteitseisen voor de
informatieverzorging
o Aanwezigheid van informatiemanagement met een informatiebeleid
dat is afgestemd met het algemene beleid
Deze grondslagen dienen richtinggevend te zijn bij het praktisch handelen,
waarbij de te nemen administratief-organisatorische maatregelen zijn afgestemd
op (onder meer):
De omvang en structuur van de organisatie
De processen in hun onderlinge samenhang
De werkmethode
De arbeidsomstandigheden
De organisatiestructuur
4.2 Toepassing
, Het ontwerpen/beschrijven van een AO is de eerste fase van een
informatieverzorgingsproces.
De gehele cyclus van hoofdactiviteiten om een informatieverzorgingsproces tot
stand te brengen en te laten functioneren omvat 4 fasen:
1. Het ontwerpen/beoordelen van de AO functionaliteit van de AO in
samenhang met de overige systemen in de organisatie
2. Het invoeren/operationeel maken van het ontworpen systeem. Dit vereist:
a. Introductie aan en voorlichting van de personeelsleden
b. Het onderkennen van de consequenties voor de organisatie en de
medewerk(st)ers
c. Het opmaken en uitvoeren van een veranderingsplan
3. Het organiseren van het informatiemanagement
4. Het frequent beoordelen (evalueren) en zo nodig actualiseren van de AO
Figuur 4.2 blz. 77
4.3 Typologie van organisaties
Een algemeen bekende typologie is de typologie van Starreveld. Met behulp van
deze indeling ontstaat er een beeld per type organisatie over de bedreigingen en
de te nemen beheersingsmaatregelen.
4.4 Ontwerp administratieve organisatie
Allereerst moet je je een duidelijk beeld vormen van de organisatie waarvoor een
AO moet worden ontworpen (of waarvan deze moet worden beoordeeld). Hiertoe
kunnen de volgende 8 vragen dienen:
1. Met welke type organisatie heb ik te maken?
2. Welke probleempunten/attentiepunten zijn er vanuit de doelstelling van de
organisatie te bepalen?
3. Wat is de omvang van de organisatie en hoe is die organisatie
gestructureerd?
4. Hoe is de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde
gegevensverwerking gewaarborgd?
5. Welke processen kun je onderkennen om de doelstelling van de organisatie
te realiseren?
Procesorganisatieschema (figuur 4.5 blz. 80)
6. Welke activiteiten vinden binnen een bepaald proces plaats?
procesanalyse (figuur 4.6 blz. 81)
7. Is de SOLL-situatie per proces vastgelegd?
8. Is er een onafhankelijke controlefunctionaris en welke bevoegdheden zijn
aan hem gedelegeerd?
De genoemde voorschriften, instructies, procedures en andere vastleggingen
dienen om een organisatie goed te laten functioneren doordat zij onder meer
aangeven:
Wat en hoe iets moet worden gedaan
Wie voor wat verantwoordelijk is
Wie met wie moet communiceren en waarover
Het geheel van vastleggingen op een systematische wijze is op te nemen in een
Handboek Administratieve Organisatie. Binnen AO wordt vaak van schema’s
gebruik gemaakt omdat zij een duidelijk overzicht geven van de activiteiten van
een proces. Daarnaast kunnen schema’s worden gebruikt om:
De doelmatigheid van procedures te beoordelen
Inzicht te krijgen in de gevolgen van procedurewijzigingen
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, creditcard of Stuvia-tegoed voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper kristelroovers. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €3,99. Je zit daarna nergens aan vast.
Is Stuvia te vertrouwen?
4,6 sterren op Google & Trustpilot (+1000 reviews)
Afgelopen 30 dagen zijn er 67474 samenvattingen verkocht
Opgericht in 2010, al 14 jaar dé plek om samenvattingen te kopen