B&I hoofdstuk 1
1.1 de organisatie
Een organisatie is een samenwerkingsverband waarin mensen, met beschikbare middelen een of
meerdere doelen realiseren. Met het leveren van een product of dienst levert het bedrijf
toegevoegde waarde, dit is de kern van het bestaan van een organisatie. Een organisatie die die
gericht is op winst (profit-organisatie) wordt ook wel een onderneming genoemd. Je hebt bij
ondernemingen twee soorten B2B (business to business), hierbij levert een bedrijf aan een ander
bedrijf, denk aan Campina. Je hebt ook B2C (business to consumer) hierbij levert een onderneming
aan de klant, denk bijvoorbeeld aan de AH. Een organisatie zonder winstoogmerk (Non-profit-
organisatie) realiseert maatschappelijke doelen. Je hebt hiervan twee soorten, allereerst de
organisaties die worden gesteund door de overheid. En daarna heb je de non-gouvernementele
organisatie (NGO’s) in figuur 1.1 op blz. 16 zie je de indeling.
Voor een organisatie is de informatievoorziening zo belangrijk dat er veel energie, tijd en geld hier in
investeren. Een bedrijf kan namelijk niet lopen zonder informatie. In een onderneming zijn er drie
soorten stromingen te herkennen, goederen/diensten, geld en gegevens stromingen. De
gegevensstroom loopt parellel met de goederen/geld stromingen, deze gegevens zeggen dan wat
over de goederen/geld dit is dan de administratie hierover. Omdat administratie vaak een sleutelrol
heeft, hebben de veranderingen in de administratieve processen, in de informatievoorziening en in
de automatisering grote consequenties voor delen van de organisatie. Figuur 1.2 geeft een beeld van
de stromingen en processen voor servies groothandel ServiesGoed.
Alle organisaties verwerven productie factoren, zoals arbeid, grondstoffen, kapitaal, etc. en zetten
deze om in producten of diensten. Deze omzettingsproces/transformatieproces zie je schematisch
weergeven in figuur 1.3 blz. 18. Je hebt de volgende productiefactoren:
1. Arbeid inzet van de mensen
2. Grondstoffen worden niet allen grondstoffen gebruikt, ook halffabricaten, hulpstoffen, etc.
3. Kapitaal is niet alleen het geld, investeringen van derden in het bedrijf, maar ook
productiemodellen als machines en gebouwen.
4. Informatie zijn de gegevens die zaken betreffen als inkopen, verkopen, concurrenten en
klanten. Ook informatie over de wetgeving, etc. geldt hiervoor ook.
5. Uitvoer is het eindproces van de transformatieproces. Dit wordt als eindproduct/dienst bij
de klant geleverd.
De uitvoer bestaat ook uit meerdere dingen dan alles wat op figuur 1.3 is te zien. Denk aan afval,
lawaai en vervuiling (ongewenste output).
1.2 Bedrijfsproces: daar waar de actie is
Om zicht te krijgen in de werkzaamheden/ verlopen van de activiteiten in een bedrijf, worden deze
gestructureerd in bedrijfsprocessen.
In een organisatie zijn er een hele boel activiteiten. Na loop van tijd krijg je hier een steeds betere
inzicht op, een manier om alles te begrijpen in een bedrijf is te kijken naar de bedrijfsprocessen. In
voorbeeld 1.4 blz. 19 wordt een bedrijfsproces beschreven. Je ziet hier dat het bedrijfsproces
Verkoop binnen deze boekhandel een begin en eind heeft. De start wordt ook wel een impuls
genoemd. Van begin tot eind zullen er allemaal dingen gebeuren die met elkaar samenhangen. Een
bedrijfsproces kan je als volgt omschrijven: een bedrijfsproces is een op het realiseren van een
specifiek doel gerichte aaneenschakeling van activiteiten die in een organisatie worden uitgevoerd.
,Een bedrijfsproces heeft dus een begin en een eind, begint met een impuls en een helder
eindresultaat. Bij de uitvoering van deze processen staan de behoefte van de klant centraal. In figuur
1.5 (blz.20) zijn ook de geld- en gegevensstromen opgenomen. De feitelijke geldstromen zijn niet
zichtbaar, dit gebeurt namelijk in de bank. Je kan wel de nota’s, facturen, betaalopdrachten, etc. wel
zien. Zoals in de figuur te zien vormen de gegevensstromen al snel een complex deel van het
bedrijfsproces.
Elke organisatie is gericht op het realiseren van doelen. Deze doelen behaal je door de
bedrijfsprocessen op een efficiënte en effectieve wijze uit te voeren. De processen in een
onderneming worden onderverdeeld in twee categorieën
1. Operationele processen hierbij gaat het om uitvoerende activiteiten binnen de organisatie.
deze kan je onderverdelen in primaire processen en secundaire processen.
-Primaire processen helpen direct bij de vorming van het product, ze leveren direct geld op
voor de onderneming.
-Secundaire processen ondersteunen de primaire processen zodat deze goed kunnen
verlopen. Dit wordt daarom ook wel ondersteunende processen genoemd.
2. Bestuurlijke processen deze sturen de operationele processen aan, zodat de gewenste
resultaten daadwerkelijk behaald worden. Hieronder zie je vier soorten processen.
Bestuurlijke processen Omschrijving Voorbeeld
Strategievorming Creëren van een -Vaststellen hoeveel winst we
toekomstbeeld en bepalen van dit jaar maken
de doelen -Een visie ontwikkelen voor
ons bedrijf
Afstemming Afstemming primaire en De informatievoorziening zo
secundaire processen om de inrichten dat het
doelen te halen productieproces beschikt over
de juiste voorraad gegevens
Structurering Het beschikbaar stellen van de Opstellen van de begroting en
benodigde mensen en formatieplannen voor de
middelen verdeeld over de afdelingen Verkoop, en hierin
verschillende keuzes maken.
bedrijfsprocessen
Procesbeheersing Het doelgericht en doelmatig Opstellen van doelen en meten
laten verlopen van de of de gestelde doelen worden
operationele processen gerealiseerd. Indien nodig kan
je bijsturen
Procesbeheersing bestaat uit 3 activiteiten:
Beheersactiviteiten Omschrijving Hoe?
Plannen Maken van een plan voor het Normen afspreken.
beheersen en uitvoeren van de
operationele processen.
Meten en vergelijken Het meten en vergelijken van De daadwerkelijke prestaties
de voortgang van de meten met de afgesproken
operationele processen. doelen.
Bijsturen Op basis van de analyse kijken Analyse maken en nop basis
of er moet worden bijgestuurd. hiervan keuzes maken voor de
corrigerende maatregelen.
, De procesbeheersing is schematisch te zien in figuur 1.10 blz. 24. Je ziet dat het hier dus om een
continu proces gaat.
1.3 Informatie maakt dat bedrijfsprocessen werken
Alleen bij goede interne afstemming kan een bedrijfsproces goed verlopen. Informatie is hierin de
bindende schakel, processen hebben namelijk informatie nodig om uitgevoerd te worden. Hierbij
maken die weer nieuwe informatie beschikbaar.
Afstemming van alle activiteiten in een bedrijfsproces zijn belangrijk. Hierbij bedoelen we dat de
medewerkers/machines/computers op de juiste tijd info krijgen om precies te doen wat verwacht
wordt, dus de juiste dingen doen op de juiste manier op de juiste tijd.
Bekijk bladzijde 26-27 voor de verkoopproces van studieboeken. En de daarbij horende activiteiten.
Tussen de bedrijfsprocessen worden ook altijd informatie onderling gedeeld. De gegevenswisselingen
tussen bedrijfsprocessen onderling maakt als het ware de organisatie tot een samenhangend geheel
van bedrijfsprocessen. In voorbeeld 1.15 op blz. 28 wordt dit verder uitgelegd. In dit voorbeeld zie je
hoe de bedrijfsprocessen binnen een onderneming gegevens nodig hebben die door andere
processen in die organisatie geleverd worden.
1.4 Informatievoorziening binnen een organisatie
Je hebt dus gemerkt dat gegevens en informatie dus heel belangrijk zijn in bedrijven. Maar wat is het
verschil nou tussen deze twee? Gegevens zijn alle feiten of gebeurtenissen die zijn vastgelegd. Dit
krijg je bv te zien op je computer. Het wordt pas informatie als je ermee je eigen kennis vergroot, dus
als je de informatie gebruikt. Of gegevens dus informatie worden ligt dus aan de gebruiker van de
gegevens.
Informatievoorzieningen bestaan uit een groot aantal handelingen, met als doel de juiste gegevens
op de juiste moment bij de juist mensen kan krijgen. De handelingen zie je hieronder in dit schema:
Informatievoorziening ‘het schematisch verzamelen, vastleggen, bewaren, en verwerken van
gegevens, gericht op het verstrekken van informatie voor de uitvoering van activiteiten, besturing,
besluitvorming en het realiseren van de organisatiedoelen.
Informatievoorzieningen zonder intensief gebruik van computers en computerprogramma’s is vrijwel
ondenkbaar automatiseren, men spreekt dan van gedigitaliseerde informatievoorzieningen.
Doordat dit steeds beter verloopt zien we een verbetering op de volgende gebieden bij
bedrijfsprocessen:
1. Efficiëntie wordt bereikt door de gegevensverwerking sneller en accurater te laten
verlopen. De computer voert dan handelingen sneller uit dan de mens, het wordt efficiënter.
Bijvoorbeeld: het systeem van docenten berekent en publiceert de cijfers.
