Structuur model
Uitwerking Structuurmodel per fase
De 3 fasen kunnen onderverdeeld worden in stappen.
Fase 1. De organisatie, de werkprocessen en de ruimtebehoefte: Programma van Wensen.
- Stap 1.1. Vaststellen kenmerken organisatie, de bedrijfsprocessen en de
huisvestingsbehoefte;
- Stap 1.2. Uiteenrafelen van bedrijfsprocessen in werkprocessen en activiteiten;
- Stap 1.3. Per activiteit inventariseren van vereiste inrichtingselementen en hiermee de
vereiste ruimte;
- Stap 1.4. Het efficiënt benutten van de ruimte door de integratie van de werkprocessen en
activiteiten;
- Stap 1.5. Schematisch weergeven van relaties tussen de werkprocessen en activiteiten.
Fase 2. De combinatie van interne wensen en externe eisen: Programma van Eisen.
- Stap 2.1. Inventariseren van relevante minimumeisen en voorschriften uit wet- en regelgeving
t.a.v.:
o Bruikbaarheid: toegankelijkheid, werkplekinrichting, gebruiksgemak, routing;
o Veiligheid: brandveiligheid;
o Gezondheid: gezonde werkplekinrichting;
o Milieu: milieu-aspecten bij inrichting en aankleding;
o Energiezuinigheid: energiebesparing kunstmatige verlichting;
- Stap 2.2. Combineren van externe eisen met interne wensen;
- Stap 2.3. Construeren van een bollendiagram en een zoningdiagram;
- Stap 2.4. Schetsen van een vlekkenplan.
,Fase 3. De plattegrond met de optimale indeling en inrichting: het Ontwerp.
- Stap 3.1. Schetsen van indelingsvarianten;
- Stap 3.2. Ontwerpen van gewenste ruimte met de optimale indeling en inrichting;
- Stap 3.3. Verantwoording ontwerp en argumentatie gemaakte keuzen;
- Stap 3.4. Rapporteren aan de opdrachtgever: adviesrapport en eindpresentatie.
Fase 1. De organisatie, de werkprocessen en de ruimtebehoefte (eindresultaat:
Programma van Wensen)
Met behulp van het Programma van Wensen worden de belangrijkste uitgangspunten,
randvoorwaarden, eisen en wensen in kaart gebracht.
Het onderscheid tussen een wens en een interne eis niet altijd even duidelijk. Een eis kan
worden gezien als een harde wens en andersom.
Stap 1.1. Vaststellen kenmerken organisaite, de bedrijfsprocessen en de
huisvestingsbehoefte
Missie: Waarvoor staat het bedrijf.
Visie: Waarvoor gaat het bedrijf.
Strategie: Hoe gaat het bedrijf de doelstellingen bereiken (aanpak).
Uitgangspunten en randvoorwaarden
- Primair proces: Met haar primaire proces en de wijze waarop ze dit organiseert,
onderscheidt een bedrijf zich van de rest. Dit primaire proces met haar kenmerken
heeft gevolgen voor de huisvestingsvraag. Soms brengt het primaire proces
specifieke kenmerken met zich mee die gevolgen hebben voor de huisvesting.
Bijvoorbeeld: Argoedbeveiliging in een notariskantoren, automatische deuren in
winkels, gegarandeerde elektriciteitsvoorzieningen in ziekenhuizen (noodstroom).
- Identiteit: De persoonlijkheid van een organisatie. Wat stralen ze uit? De identiteit
van een organisatie wordt bepaald door het geheel van aspecten als visie,
bedrijfsdoelstelling, cultuur en imago. Maar ook het gedrag en de kledingwijze van
medewerkers zijn van belang, omdat ze sterk bepalen hoe een bedrijf op haar
klanten overkomt. De identiteit heeft ook gevolgen voor de huisvestingsvraag →
Symbolische eisen: Tekens, symbolen, voorwerpen “servicescape model van bitner”
- Organisatiecultuur: Is een onderdeel van de identiteit. Een organisatiecultuur ontstaat
door bepaalde normen en kernwaarden, tradities regels en symbolen. Sommige
bedrijven delen hun kantoorindeling in op status. Ook komen de beleving van de
werkomgeving door medewerkers en van de service-omgeving door klanten aan bod.
Bijvoorbeeld: lichtinval, daglichttoetreding, sfeer en kleurgebruik. Deze aspecten
dragen ook bij aan de herkenbaarheid van een bedrijf of bedrijfsonderdeel.
- Productiviteit: Organisatiekenmerken, omgevingskenmerken, sociale factoren en
persoonskenmerken zijn van invloed op de productiviteit. Werkgevers moeten ook
rekening houden met de optimale werkomgeving waarin medewerkers zich prettig
voelen (ruimtebeleving, ambiance, geluid).
- Flexibiliteit: Een bedrijf kan in werkwijze, in haar marktpositie en hierdoor in haar
productieproces en organisatiestructuur een hoge mate van flexibiliteit nastreven. De
huisvestingsvraag van een dergelijke organisatie stoelt op flexibiliteit in huisvesting
(inrichting, indeling).
- Trends: Bijvoorbeeld toenemende duurzaamheid of innovatie qua werkplekinrichting,
ICT en facilitaire diensten.
,Huisvestingscriteria
Vanuit de aard, omvang en de toekomst van de organisatie komen langzaam naast de
randvoorwaarden, dus de interne voorwaarden, uitgangspunten en eisen tot uiting voor de
gewenste wijze van huisvesting. Dit betreft dus de beeldverwachting, de interne
voorwaarden en deels de te huisvesten functies met functie-eisen.
Om meer zicht te krijgen op de aard, omvang en toekomst van de organisatie en de
bijbehorende huisvestingsbehoefte kun je vragen stellen als:
- Wat is de kern van uw soort organisatie (ambitie, bedrijfsproces, bedrijfscultuur,
identiteit)?
- Is er iets bekend over de achtergrond van de nieuwbouwplannen (ruimtetekort,
ruimteoverschot, exploitatiekosten, uitstraling, locatie)?
- Welke belangrijke randvoorwaarden stelt de organisatie? Bijv. budget
- Is er iets bekend over zaken als de werkwijze van de organisatie, de belangrijkste
werkprocessen, het aantal personeelsleden, de mate van werkzaamheden extern of
thuis en dus de gemiddelde bezettingsgraad?
Organisaites verhuizen gemiddeld elke 7 jaar, de redenen hiervoor hebben vooral betrekking
op het gebied, de omgeving en de indeling.
De bovenstaande informatie wordt vooral verkregen door:
- Een interview met vertegenwoordigers van de opdrachtgever (directie, facility
manager, eventueel medewerkers);
- Observatie van de dagelijke gang van zaken in het bedrijf (is niet altijd realiseerbaar);
- (technische) Opname van het te betrekken pand, dus het opmeten van het object.
Niet elke opdrachtgever heeft zicht op de huisvestingswensen van de organisatie of kan
deze niet goed verwoorden. Anderzijds zijn opdrachtgevers nogal een prestigieus of
ambitieus in de huisvestingswensen: het gebouw moet opvallen, bijzonder zijn of statuur
uitstralen.
Stap 1.2 Uiteenrafelen van bedrijfsprocessen in werkprocessen en activiteiten
In deze stap is het de bedoeling om de belangrijkste werkprocessen te detailleren, door ze
uit te splitsen in activiteiten. Hierdoor krijgen we concreet en compleet zicht op wat er nu
eigenlijk dagelijks in een organisatie plaatsvindt, wie wat doet, welke inrichtingselementen
(meubilair, apparatuur, attributen) hierbij gebruikt worden en welke oppervlakte nodig is om
de activiteiten probleemloos te kunnen verrichten.
We kunnen de vele uiteenlopende werkprocessen overigens onderscheiden in:
- Organisatiegebonden: Werkprocessen die met het primaire proces te maken hebben.
- Overige: Werkprocessen en activiteiten die vereist zijn om de organisatiegebonden
werkprocessen en activiteiten optimaal te kunnen verrichten. (pauzeren,
toiletgebruik, verplaatsing)
- Facilitaire: Werkprocessen als schoonmaak en onderhoud. Dit zal leiden tot
aandacht voor specifieke facilitaire voorzieningen, opslagruimte voor
kantoorbenodigdheden maar mogelijk ook voor chemische en explosieve materialen.
Ook de aard van de werkprocessen en activiteiten is van belang:
- Van individueel tot collectief;
, - Van openbaar tot privé
- Van interactie, communicatie tot afzondering, concentratie
De ordening zal in latere fase behulpzaam zijn bij het bepalen van de onderlinge relatie.
Stap 1.3 Per activiteit invertaliseren van vereiste inrichtingselementen en de vereiste ruimte
In de vorige stap zijn de werkprocessen uitgewerkt tot activiteiten. Uitgaande van deze
activiteiten worden de vereiste inrichtingselementen (meubilair, apparatuur attributen)
geïnventariseerd. In combinatie, met het aantal personen dat tegelijkertijd dezelfde activiteit
verricht en de aard van deze activiteiten, wordt dan de benodigde ruimtebehoefte
vastgesteld.
Dit is een som van de oppervlaktebehoefte van de inrichtingselementen en de benodigde
bewegingsruimte van degenen die hiermee werken. Dit wordt weergegeven in een
functiematje waarin de plaatsings en gebruiksruimte wordt getoond.
Enkelvoudig functiematje: Slechts één object betreft als dan niet bedoeld om door meerdere
personen tegelijkertijd gebruikt te worden (vergadertafel).
- Plaatsingsruimte: De ruimte die het object inneemt.
- Gebruiksruimte: De ruimte die een persoon nodig heeft om het object te kunnen
gebruiken.
Gecombineerd of samengesteld functiematje: Hier wordt er ook rekening gehouden met de
circulatieruimte.
- Circulatieruimte: De ruimte die nodig is om te beweging rondom of te betreden van
een ruimte en gebruikt te maken van het inrichtingselement.
De minimale breedte om langs een inrichtingselement te kunnen passeren is 60 cm en bij
voorkeur 70 cm aan circulatieruimte. Wanneer mensen een tas of laptop hebben wordt het
geadviseerd om rekening te houden met 80 of 90 cm.
Als er gebukt moet worden is er 90 cm aan gebruiksruimte nodig.
Om later in het proces de minimaal benodigde vloeroppervlakte te bepalen, moet je per
activiteit grondig nagaan elke inrichtingselementen je nodig hebt om deze activiteiten
probleemloos te kunnen verrichten. Het zijn met name het meubilair en de apparatuur die de
vereiste oppervlakte bepalen omdat deze nu eenmaal veel (plaatsings)ruimte innemen. Ook
wordt er rekening gehouden met het aantal personen.
In dit hoofdstuk zal je dus een tabel maken van de werkprocessen, activiteiten en de
inrichtingselementen.
Stap 1.4. Het efficiënt benutten van ruimte door integratie van de werkprocessen en
activiteiten
Bij het combineren van de ruimte- en de oppervlaktebehoefte van al deze activiteiten (en
onderliggende werkzaamheden) kan door samenvoeging mogelijk ruimtewinst bereikt
worden door slimme integratie.
Wanneer de activiteiten tegelijkertijd worden uitgevoerd, kan dit betekenen dat het
samenvoegen niet gaat.
