Informatiemanagement
Hoofdstuk 1: Organisaties en informatie
Hoofdstuk 1 paragraaf 1; Kenmerken van een organisatie
Verschil IT en ICT:
De methoden, technieken en technische hulpmiddelen voor het verwerken van informatie
noemt men informatietechnologie (IT), in het Engels Information Technology.
Indien informatie-uitwisseling en communicatie via bijv. internet, telefoonverbindingen of
computernetwerken verloopt, spreekt men van informatie- en communicatietechnologie
(ICT). ICT is voor organisaties onmisbaar geworden en wordt steeds belangrijker.
Omdat IT tegenwoordig niet meer zonder de communicatietechnologie kan, wordt in deze
samenvatting de term IT in plaats van ICT gebruikt.
Om de informatievoorziening en de benodigde IT binnen een organisatie te kunnen begrijpen en
managen, is het van belang inzicht in de kenmerken van de organisatie te hebben, namelijk de
organisatiedoelstellingen, de organisatiecultuur, de primaire processen, het ontwikkelingsstadium
van de organisatie, de organisatiestructuur, de rol van informatie en de kritieke succesfactoren.
Doelstellingen van de organisatie
Iedere organisatie is opgericht om een aantal doelstellingen te verwezenlijken zie voorbeelden op
blz. 16. Om deze doelstellingen meetbaar te maken, moet men ze operationaliseren: het doel wordt
zodanig beschreven dat achteraf kan worden bepaald of het behaald is.
Voorbeeld: de doelstellingen ‘het vergroten van het marktaandeel’ kan worden
geoperationaliseerd door deze te formuleren als ‘het behalen van een marktaandeel van
40% op de Nederlandse markt voor antiroosshampoo vóór 1 januari 2012.
Het is ook van belang dat doelen haalbaar zijn. Medewerkers geven het streven naar een bepaald
doel op als ze zien dat het doel toch niet haalbaar is.
Alle activiteiten binnen een bedrijf moeten dus in dienst staan van het behalen van de
bedrijfsdoelen. In werkelijkheid is dit niet altijd het geval, omdat medewerkers ook
privédoelstellingen hebben, zoals het verhogen van hun salaris. Privédoelstellingen hoeven niet
altijd binnen de bedrijfsdoelstellingen te vallen, maar mogen deze niet gaan overheersen.
Organisatiecultuur
Een organisatie kan een formele of informele cultuur hebben:
Formele cultuur: werknemer gaan via duidelijke omgangsvormen met elkaar om. Dit kan
zich uiten in traditionele kleding, een sterke gezagsverhouding en elkaar aanspreken met ‘u’.
Informele cultuur: een werknemer kan zich vrijer gedragen en spreek zijn collega eerder aan
met ‘je’. Een ondergeschikte kan in een dergelijke cultuur ook zijn baas de waarheid zeggen.
Een ander belangrijk aspect van de cultuur van een organisatie is de veranderingsgezindheid.
Sommige medewerkers vinden veranderingen in hun bedrijf vervelend. In een weinig
veranderingsgezinde onderneming zal het moeilijker zijn veranderingen door te voeren.
,Er zijn twee soorten organisaties:
Profitorganisaties organisaties met een winstoogmerk. Hiertoe behoren commerciële
organisaties, zoals Philips en Volvo.
Non-profitorganisaties organisaties zonder winstoogmerk. Hiertoe behoren ziekenhuizen
en overheidsinstellingen.
De cultuur in een profit- en non-profitorganisatie kan heel verschillend zijn. In een commercieel
bedrijf kom je eerder een goedgeklede verkoper, ofwel accountmanager, tegen met een snelle
babbel, een grote leaseauto en de nieuwste notebook-pc. Bij een centrum voor de opvang van
vluchtelingen kom je een dergelijke persoon niet tegen als werknemer.
Primaire processen
Primaire processen: de processen waarmee de organisatie haar doelstellingen wil behalen, zoals het
bakken van brood in een bakkerij of het beter maken van patiënten in een ziekenhuis.
Op basis van hun primaire proces zijn bedrijven onder te verdelen in:
Productiebedrijven
Handelsbedrijven geen productie, wel verkoop van producten.
Dienstverlenende bedrijven leveren een niet-tastbaar product, zoals uitzendbureaus.
Secundaire processen: bedrijfsprocessen die de primaire processen ondersteunen. Ze dragen iet
direct bij aan de doelstellingen van het bedrijf, maar zijn ter ondersteuning wel nodig.
Wat voor het ene bedrijf een secundair proces is, kan voor een ander bedrijf een primair proces zijn.
De financiële administratie is een secundair proces, behalve voor een administratiekantoor dat de
financiële administratie voor andere bedrijven uitvoert.
Ontwikkelingsstadium van de organisatie
Er zijn verschillende ontwikkelingsstadia, namelijk: pionieren, overleven, succes, groeien, evenwicht.
Het is belangrijk om te weten in welk ontwikkelingsstadium een organisatie zich bevindt; een
organisatie kan meestal niet zonder meer snel in een volgend stadium overgaan of een
ontwikkelingsstadium overslaan, omdat medewerkers de noodzakelijke ervaring missen en zich
mogelijk zullen verzetten tegen te snelle veranderingen. Dit laatste heeft ook met cultuur te maken.
De wijze waarop een organisatie met informatie omgaat, hangt af van het ontwikkelingsstadium
waarin ze verkeert. Een pionierende organisatie zal kunnen volstaan met min of meer losse
informatiesystemen voor verschillende bedrijfsprocessen, terwijl een bedrijf dat zich in het stadium
evenwicht bevindt, vaak een geïntegreerd informatiesysteem bezit voor alle bedrijfsprocessen.
Organisatiestructuur
Bij een eenmansbedrijf doet de eigenaar alle werkzaamheden in het bedrijf. Als de organisatie groter
wordt en personeel aanneemt, worden de taken verdeeld over verschillende personen. Bij grote
organisaties worden businessunits opgezet met elk een businessunitmanager aan de leiding. De
businessunits kunnen weer worden onderverdeeld in afdelingen met afdelingshoofden.
Omdat de rol van informatie steeds groter wordt, kennen veel bedrijven een informatiemanager, In
grote internationale bedrijven wordt die wel de Chief Information Officer (CIO) genoemd.
,In een groot bedrijf is het noodzakelijk om de organisatie bestuurbaar te houden. Een manager kan
maar een beperkt aantal mensen direct aansturen = span of control.
De organisatie kan op verschillende manieren worden ingedeeld, bijvoorbeeld naar functie of regio.
De organisatiestructuur kan weergegeven worden in een organogram zie figuur 1.1 op blz. 19.
Rol van informatie
De informatievoorziening wordt al dan niet ondersteund door uitgebreide automatisering in IT-
hulpmiddelen. Informatie is meestal een hulpmiddel om bijv. de productie te ondersteunen, maar is
bij sommige bedrijven ook een eindproduct en behoort daar tot het primaire proces.
Voorbeeld: bij een krant of omroeporganisatie is informatie het belangrijkste product.
Voorbeeld: Een verzekeringsmaatschappij produceert geen materiële producten, maar
diensten waarbij informatieproducten (polissen en schadebetalingen) worden aangemaakt.
Kritische succesfactoren
Klanten komen naar een bedrijf omdat iets in dat bedrijf hen aanspreekt = kritische succesfactoren
(KSF’s). Voorbeeld van KSF’s zijn: goede kwaliteit, goede bereikbaarheid, unieke producten, snelle
levering, grote leverbetrouwbaarheid, grote naamsbekendheid, lage verkoopprijs etc.
Het is belangrijk dat een organisatie haar eigen kritische succesfactoren kent, zodat zij kan bepalen
in hoeverre haar informatievoorziening van belang is voor elke factor.
Hoofdstuk 1 paragraaf 2; Ondernemingsplan en informatieplan
Commerciële, maar ook niet-commerciële bedrijven, maken een ondernemingsplan of bedrijfsplan
(businessplan). Dit plan bevat de bedrijfsdoelen en een gedetailleerde uitwerking van de manier
waarop het bedrijf deze doelen wil bereiken. Een ondernemingsplan kan uit deelplannen zijn
opgebouwd, zoals een verkoop-, inkoop-, productie-, personeels-, financieel, of informatieplan.
De volgorde in dit rijtje is niet willekeurig: Als een organisatie weet wat zij gaat verkopen
(verkoopplan), kan zijn vervolgens vaststellen wat zij daarvoor moet inkopen aan grondstoffen en
halffabricaten (inkoopplan). In het productieplan wordt vastgelegd welke product zij wanneer gaat
maken. De werving en competenties van het hiervoor benodigde personeel vindt zij in het
personeelsplan. In het financiële plan staat hoeveel geld nodig is voor inkoop van grondstoffen en
voor personeel, welke inkomsten er gaan komen en hoe alles voorgefinancierd wordt.
Informatieplan/ICT-plan: een document dat een inventarisatie geeft van de stand van zaken op het
gebied van informatievoorziening en automatisering binnen een organisatie. Hierbij worden de
knelpunten in de informatievoorziening en automatisering bepaald.
Het informatieplan houdt ook rekening met de technische mogelijkheden, de trends in de
automatisering en de activiteiten van de klanten en concurrenten. Er wordt bepaald welke
mogelijkheden er zijn om de informatievoorziening te verbeteren. In het informatieplan kunnen
projecten worden gedefinieerd die in de komende tijd moeten worden uitgevoerd.
Hoofdstuk 1 paragraaf 3; Informatie
Informatie is een onderdeel van de informatieladder. De informatieladder heeft de volgende treden:
1. Feiten gebeurtenissen of omstandigheden die zich in de werkelijkheid voordoen.
Voorbeelden: er viel gisteren 5 millimeter regen, de auto rijdt 120 km/uur.
, 2. Gegevens registraties van feiten. Als feiten op papier of in de computer worden
vastgelegd, spreekt men van gegevens. Als gegevens met een computer met elkaar in
verband worden gebracht, spreekt men van data.
3. Informatie feiten die betekenis voor je hebben. Op basis van informatie neem je
beslissingen. Ten gevolge van de informatie dat het buiten regent, neem je de beslissing dat
je een jas aantrekt. Of iets informatie is, hangt af van de ontvanger van deze informatie. Dat
het momenteel bij jou regent, is voor iemand in een ander land geen informatie.
4. Kennis ontstaat uit informatie, als die is aangevuld met vaardigheden en ervaring. Kennis
in een organisatie zit in de hoofden van het personeel, maar ook in bijv. handboeken,
bouwtekeningen en werkmethoden. Populair gezegd: kennis is ‘veredelde informatie’.
5. Competentie heeft te maken met wat een persoon doet met zijn kennis. Een
competentie is de combinatie van kennis, vaardigheden, houding en gedrag die nodig is om
in een bepaalde beroepssituatie goed te kunnen functioneren. Een competentie van een
politieagent is bijvoorbeeld het arresteren van een inbreker.
Hoofdstuk 1 paragraaf 4; Informatiestromen
Door het opdelen van een organisatie in afdelingen ontstaan kunstmatige eenheden om de
doelstellingen te bereiken. Informatie treedt op als integrator (bindmiddel) tussen de afzonderlijke
processen en afdelingen, zodat het bedrijf toch als één geheel kan functioneren.
Er zijn twee soorten informatiestromen te onderscheiden zie figuur 1.4 op blz. 23:
Horizontale informatiestromen zijn nodig om het primaire productieproces als één
geheel te laten functioneren. De afdeling Inkoop moet bijv. productiegegevens van de
afdeling Productie hebben en verkoopgegevens en een verkoopvoorspelling van de afdeling
Verkoop ontvangen om de juiste hoeveelheden grondstoffen te kunnen bestellen.
Verticale informatiestromen Vanuit het management of de directie gaat
besturingsinformatie omlaag voor het aansturen van de primaire processen, zoals regels
voor het inkopen van materialen, de vereiste kwaliteit van de producten en aantallen te
verkopen eindproducten. Vanuit het primaire proces komt verantwoordingsinformatie en
managementinformatie over het primaire proces weer omhoog naar de directie.
Door de verantwoordingsinformatie van het lagere management kan de directie vaststellen of de
afdelingen zich houden aan de richtlijnen die va de besturingsinformatie werden gegeven. Op basis
van o.a. managementinformatie neemt de directie strategische beslissingen over bijv. de aanschaf
van nieuwe machines of het aannemen van extra personeel.
Hoofdstuk 1 paragraaf 5; Kwaliteit van informatie
De informatie die in een organisatie gebruikt wordt, moet aan een aantal kwaliteitseisen voldoen:
De informatie moet tijdig zijn informatie over de over de voorraad van vorig jaar is niet
interessant meer voor een verkoper.
De informatie van juist zijn onjuiste informatie leidt tot onjuiste beslissingen.
De informatie moet volledig zijn er mag geen belangrijke informatie ontbreken.
De informatie moet de juiste detaillering hebben een financieel directeur wil van een
bepaald artikel de jaaromzet weten, terwijl de magazijnmeester in verband met de ruimte in
zijn magazijn, per dag het verkochte aantal stuks wil weten.
De informatie moet beschikbaar zijn de inspanning om belangrijke informatie te
verkrijgen, moet niet onevenredig groot zijn.
