ADVIESRAPPORT
INTERNE AUDITS
STICHTING
ROSENGAERDE
DALFSEN
VPK-VVZ7.V022
Naam studenten: …………………………..
Studentnummer: .………………………….
Klas: ……………………………
Naam werkbegeleider …………………………..
Naam stagedocent/LWG docent …………………………..
Naam studiebegeleider: …………………………..
Plaats van praktijkleren: Woonzorgcentrum Rosengaerde Dalfsen
Tijdsperiode praktijkleren: 05-09-2022 t/m 27-01-2023
Stageadres: Pastoriestraat 1, 7721 CT Dalfsen
Inleverdatum: 19-12-2022
,Voorwoord
Voor u ligt het adviesrapport dat ten aanzien van de module ‘Verbeteren van Zorg’ vanuit de
opleiding hbo-Verpleegkunde aan Hogeschool Windesheim te Zwolle is geschreven. Deze VVZ-stage
heeft plaatsgevonden in het eerste semester van leerjaar vier (5 september 2022 tot en met 27
januari 2023). Gedurende deze vijf maanden is Stichting Rosengaerde ondersteund bij de wijze
waarop de systematische interne audit vorm kan worden gegeven. Aan de hand hiervan is er een
adviesrapport tot stand gekomen. Dit adviesrapport is geschreven in opdracht van het
Managementteam en de Kwaliteitsadviseur en is vervolgens uitgebracht voor alle werknemers van
de hoofdvestiging van Stichting Rosengaerde Dalfsen.
Deze VVZ-stage hebben wij beide als leerzaam ervaren. Gedurende het onderzoek hebben wij onder
andere ontwikkeling doorgemaakt op het gebied van; onderzoekend vermogen, multidisciplinair
samenwerken, het aangaan van een professionele relatie, het tonen van verpleegkundig leiderschap
en tot slot het participeren in kwaliteitszorg. Deze aspecten hebben een mooie bijdrage geleverd aan
onze persoonlijke ontwikkeling als (toekomstig) verpleegkundige.
Aan het opstellen van het adviesrapport en het uitvoeren van het onderzoek hebben verschillende
personen bijgedragen. In het bijzonder willen wij onze opdrachtgever (……..) en LWG-docent (……….)
bedanken. Wij hebben de begeleiding gedurende deze VVZ-stage als prettig ervaren. Zowel op de
praktijklocatie als in de LWG-lessen kregen wij voldoende ruimte voor het stellen van vragen, dit
heeft ervoor gezorgd dat wij niet met onduidelijkheden bleven zitten en het onderzoek snel konden
voortzetten. Daarbij willen wij alle respondenten en betrokkenen binnen de hoofdvestiging van
Stichting Rosengaerde Dalfsen bedanken voor hun bijdrage aan dit onderzoek.
Wij wensen u veel leesplezier,
…………………………………
1
,Samenvatting
Binnen Stichting Rosengaerde ontbreekt er momenteel een systematiek omtrent de afname van
interne audits. Er heerst onduidelijkheid over de te doorlopen stappen van de auditcyclus, de
onderwerpen die minimaal jaarlijks behandeld moeten worden en de diverse rollen, taken en
verantwoordelijkheden van de medewerkers in het auditproces. Stichting Rosengaerde streeft naar
het secuur doorlopen van een vaste cyclus, in combinatie met het principe van ‘waarderend auditen’.
Bij ‘waarderend auditen’ wordt er nadrukkelijk ingezoomd op de aspecten in de huidige
zorgverlening die voorspoedig verlopen. Binnen dit onderzoek is er toegewerkt naar de vraag: ‘Hoe
kan de systematische interne audit binnen Stichting Rosengaerde Dalfsen worden vormgegeven?’ Om
deze vraag te kunnen beantwoorden zijn er drie deelvragen opgesteld: allereerst zijn de rollen, taken
en verantwoordelijkheden van de medewerkers in kaart gebracht, daarbij is er een prioritering van
zorg en dienstverlening gerelateerde auditonderwerpen tot stand gekomen en tot slot is er
inzichtelijk gemaakt wat de betrokken disciplines nodig hebben om een systematische interne audit
toe te passen. De hoofd- en deelvragen zijn open gesteld, dit heeft het mogelijk gemaakt om op de
diverse ervaringen en perspectieven door te kunnen vragen. Op deze wijze zijn de belanghebbenden
actief bij het onderzoek betrokken. Er is dan ook sprake van een kwalitatief onderzoek.
Aan de hand van literatuuronderzoek zijn de diverse rollen, taken en verantwoordelijkheden
(deelvraag 1) in kaart gebracht. Voor het tot stand brengen van de prioritering van
auditonderwerpen (deelvraag 2) is er gebruik gemaakt van interviews, een enquête en de
Focusgroepbijeenkomst. Aan de hand van interviews en een Focusgroepbijeenkomst is er in kaart
gebracht wat de disciplines nodig hebben om de systematische interne audit toe te passen
(deelvraag 3). Voor alle onderzoeksmethoden geldt dat de leden van de populatie verschillen in
leeftijd, werkervaring en opleidingsniveau.
In de resultaten is naar voren gekomen dat er drie functies (auditee, auditor en
auditprogrammamanager) bij het interne auditproces betrokken zijn. De auditee heeft de rol om
informatie aan te bieden waar de auditor om vraagt. De rol van de auditor is informatie verzamelen
en controleren. De voorbereiding, uitvoering en rapportage van de audit behoren tot de
verantwoordelijkheid van de auditor. De rol van de auditprogrammamanager is het beoordelen van
de bruikbaarheid en geschiktheid van de auditbevindingen en het verstrekken van de
auditrapportage. De auditprogrammamanager is verantwoordelijk voor het plannen van de audit, het
aandragen van een volledig auditplan en controle van het auditverloop aan de hand van het vooraf
opgestelde auditplan. Aan de hand van deelvraag 2 is de volgende prioritering van relevante
auditonderwerpen binnen de zorg en dienstverlening (zorg, schoonmaak en keuken) van Stichting
Rosengaerde Dalfsen tot stand gekomen; veilig werken met schoonmaakmiddelen, hygiëne- en
infectiepreventie, ergonomisch werken/statische belasting, brandveiligheid, medicatieveiligheid,
persoonsgerichte zorg, valpreventie, decubituspreventie, de AVG-wet en de HACCP. Aan de hand van
deze tot stand gekomen prioritering wordt het mogelijk gemaakt om een auditjaarplanning te
maken. Tot slot is er met deelvraag 3 in kaart gebracht wat de betrokken disciplines nodig hebben
om een systematische interne audit toe te passen, hieruit zijn de volgende belangrijke aspecten
gekomen; terugkoppeling, kennisvergroting, het creëren van draagvlak, -een positieve werksfeer, -
eigenaarschap en tot slot een auditplanning.
Wanneer er naar de resultaten gekeken wordt, zijn er een aantal aspecten die opvallen. Allereerst zit
er veel overlap in hetgeen wat de disciplines nodig hebben om een systematische interne audit toe
te passen. Opvallend is dat ieder aspect, op de auditplanning na, passend is bij ‘Practice
Development’. Dit geeft aan dat de betrokkenen het van belang vinden dat de systematische
verbetering persoonsgericht wordt en iedereen tot zijn recht komt. Daarbij is het opvallend dat het
principe ‘waarderend auditen’ centraal staat in het onderzoek: veel van de genoemde aspecten
2
,vanuit de interviews zijn te herleiden naar dit principe. De disciplines benadrukken het belang van
deze vorm van auditen. Tot slot, is het opvallend dat er binnen het vooronderzoek al veel relevante
auditaspecten vanuit de literatuur zijn aangekaart die in de resultaten terugkeren. Zo is er in het
vooronderzoek al kennis gemaakt met creëren van eigenaarschap, positieve werksfeer, ‘waarderend
auditen’ en de Richtlijn Intern auditen (ISO 19011). Deze aspecten zijn wederom naar voren
gekomen/behandeld in de resultaten. Voor dit onderzoek gelden een aantal sterke- en zwakke
punten. Zo kan de populatie van de Focusgroepbijeenkomst in twijfel worden getrokken. Het
toepassen van ‘member check’ wordt anderzijds als een sterk punt beschouwd.
Vanuit de conclusie is duidelijk geworden dat de kennis over de diverse fasen en belangrijke
houdingsaspecten, die bij de interne audit van toepassing zijn, verder vergroot dient te worden.
Medewerkers benadrukken dat er nog veel winst te behalen valt op het gebied van samenwerking,
een positief leerklimaat en een positieve benadering. Hierbij geldt dat medewerkers van mening zijn
dat ‘waarderend auditen’ ervoor kan zorgen dat bovenstaande punten centraal komen te staan in
het auditproces. De participerende benadering, vanuit de waarderende aanpak, bevorderd de
samenhorigheid en eigen verantwoordelijkheid. Om ervoor te zorgen dat medewerkers zich
verantwoordelijk voelen en hun verantwoordelijkheid ook daadwerkelijk nemen, dienen
eindverantwoordelijken aangewezen te worden. Tot slot is het voor het structureel plaatsvinden van
de interne audits, een auditjaarplanning vereist.
Aan de hand van de uitkomsten van het onderzoek zijn voor Stichting Rosengaerde de volgende
aanbevelingen opgesteld; kennisvergroting ‘waarderend auditen’, het aanwijzen van één of
meerdere auditprogrammamanagers en tot slot het inzetten van de ‘leerstrategie’ en Richtlijn Intern
auditen (ISO 19011).
3
,Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1. Inleiding.................................................................................................................................... 5
1.1 Context...........................................................................................................................................................6
1.2 Aanleiding.......................................................................................................................................................6
1.3 Vooronderzoek...............................................................................................................................................7
1.3.1 Vooronderzoek in de praktijk.................................................................................................................8
1.3.2 Vooronderzoek middels literatuuronderzoek........................................................................................9
1.3.3 Teamcultuur en Caluwé- test...............................................................................................................10
1.4 Probleemstelling...........................................................................................................................................10
1.5 Doelstelling...................................................................................................................................................11
1.6 Onderzoeksvraag en deelvragen..................................................................................................................11
Onderzoeksvraag...........................................................................................................................................11
Deelvragen.....................................................................................................................................................12
Hoofdstuk 2. Methodologie......................................................................................................................... 12
2.1 Type onderzoek en veranderstrategie..........................................................................................................12
2.2 Stakeholdersanalyse.....................................................................................................................................14
2.3 Onderzoeksmethoden..................................................................................................................................15
Literatuuronderzoek......................................................................................................................................16
Interviewen....................................................................................................................................................16
Enquête..........................................................................................................................................................16
Focusgroepbijeenkomst................................................................................................................................16
2.4 Onderzoekspopulatie...................................................................................................................................17
2.5 Data-analyse................................................................................................................................................18
2.6 Validiteit en betrouwbaarheid.....................................................................................................................19
2.7 Ethische en juridische overweging...............................................................................................................20
Hoofdstuk 3. Resultaten............................................................................................................................... 21
3.1 Respondenten..............................................................................................................................................21
3.2 Deelvraag 1..................................................................................................................................................24
3.3 Deelvraag 2..................................................................................................................................................26
3.4 Deelvraag 3..................................................................................................................................................30
Hoofdstuk 4. Discussie................................................................................................................................. 34
4.1 Belangrijkste resultaten...............................................................................................................................34
4.2 Interpretatie en koppeling met de literatuur...............................................................................................35
4.3 Zwakke- en sterke punten............................................................................................................................36
Zwakke punten..............................................................................................................................................36
Sterke punten................................................................................................................................................36
Hoofdstuk 5. Conclusie................................................................................................................................. 37
Hoofdstuk 6. Aanbevelingen........................................................................................................................ 38
Literatuurlijst............................................................................................................................................... 40
4
,Bijlagen....................................................................................................................................................... 44
Bijlage 1: Teamcultuur.......................................................................................................................................44
Bijlage 1.1 Vragen om de teamcultuur in kaart te brengen..........................................................................44
Bijlage 1.2 Verkregen inzichten vanuit uitvragen teamcultuur.....................................................................45
Bijlage 1.3 Uitkomsten Caluwé-test..............................................................................................................45
Bijlage 1.4 Afbeeldingen uitkomsten Caluwé-test........................................................................................46
Bijlage 2 interview contactpersoon NEN- EN- ISO.............................................................................................49
Bijlage 3 Focusgroepbijeenkomst.......................................................................................................................51
Bijlage 3.1 Voorbereiding..............................................................................................................................51
Bijlage 3.2 Uitnodiging...................................................................................................................................52
Bijlage 3.3 Coderen Focusgroepbijeenkomst................................................................................................52
Bijlage 3.4 Samenvatting Focusgroepbijeenkomst........................................................................................53
Bijlage 4 Cliëntenperspectief in kaart brengen..................................................................................................54
Bijlage 4.1 CQI-vragenlijst..............................................................................................................................54
Bijlage 4.2 Coderen Cliëntenperspectief.......................................................................................................58
Bijlage 4.3 Samenvatting Cliëntenperspectief...............................................................................................59
Bijlage 5 Zoekplan beantwoording hoofd- en deelvragen.................................................................................61
Bijlage 6 Bronnenbeoordeling............................................................................................................................62
Bijlage 6.1 C.R.A. P- test.................................................................................................................................62
Bijlage 6.2 AGREE II beoordeling...................................................................................................................66
Bijlage 7 Toestemmingsformulier deelname onderzoek....................................................................................70
Bijlage 8 Ingevulde enquêtes zorg en dienstverlening medewerkers................................................................71
Bijlage 9 Prioritering zorg en dienstverlening gerelateerde auditonderwerpen in kaart brengen....................74
Bijlage 9.1 Prioriteit zorggerelateerde auditonderwerpen...........................................................................74
Bijlage 9.2 Prioriteit dienstverlening gerelateerde auditonderwerpen........................................................76
Bijlage 10 ‘Member check’ deelvraag 2 Kwaliteitsadviseur en Managementteam..........................................77
Bijlage 11 Gegeven presentatie omtrent de drietal betrokken functies in het..................................................78
Bijlage 12 Semigestructureerde interviews deelvraag.......................................................................................79
Bijlage 12.1 Vragenlijsten semigestructureerde interviews..........................................................................79
Bijlage 12.2 Coderen semigestructureerde interviews.................................................................................79
Bijlage 13 Factsheets deelvraag 3......................................................................................................................82
Bijlage 14 Beoordelingsformulier Voorlopig Onderzoeksplan opdrachtgever...................................................86
Bijlage 15 Checklist feedback onderzoeks- en veranderopzet ingevuld door beoordelaars VVZ.......................88
Bijlage 16 Leeg beoordelingsformulier adviesrapport.......................................................................................94
Beoordelingsformulier 1................................................................................................................................94
Beoordelingsformulier 2................................................................................................................................95
Hoofdstuk 1. Inleiding
5
,1.1 Context
Voor deze VVZ-stage zal er binnen Stichting Rosengaerde Dalfsen een onderzoek worden uitgevoerd.
Rosengaerde is een woonzorgcentrum waarin, door ruim 300 medewerkers, woon-en
welzijnsdiensten en verantwoorde zorg wordt geboden. Rosengaerde is een multidienstverlener met
locaties in de gemeente Dalfsen. Dit onderzoek richt zich specifiek op de locatie Dalfsen (Stichting
Rosengaerde, z.d.).’’ In het woonzorgcentrum wordt op diverse afdelingen psychogeriatrische- en
somatische verpleeghuiszorg aan ouderen in de gemeente Dalfsen geboden. Naast
verpleeghuisplaatsen beschikt Rosengaerde over 74 aanleunwoningen van waaruit Thuiszorg
geboden kan worden (Stichting Rosengaerde, 2022).’’
Binnen Stichting Rosengaerde wordt er vanuit een bepaalde missie en visie gewerkt, deze zullen
worden toegelicht. Allereerst de missie van Stichting Rosengaerde. Binnen de missie staat het
creëren van mogelijkheden voor cliënten centraal. Cliënten worden, zo lang mogelijk, in hun eigen
vertrouwde omgeving ondersteund. Wanneer dit niet meer mogelijk is wordt er passende zorg
geboden vanuit één van de woonzorglocaties in de gemeente Dalfsen. Hierbij zijn keuzevrijheid en
eigen regie de belangrijkste kernwaarden. (Stichting Rosengaerde, z.d.). ‘’Ook het aspect Positieve
gezondheid is voor woonzorgcentrum Rosengaerde van groot belang. Dit wil zeggen dat de nadruk
ligt op; veerkracht, eigen regie en het aanpassingsvermogen van de mens in plaats van op
beperkingen of ziekte. Op deze wijze wordt het voor de cliënt mogelijk gemaakt om zijn of haar leven
volgens eigen regie in te richten.’’ (Stichting Rosengaerde, 2022). De visie van Stichting Rosengaerde
luidt als volgt: ‘’het streven naar het ondersteunen van cliënten bij het bereiken van een zo hoog
mogelijke kwaliteit van leven. Bij kwaliteit van leven wordt er gekeken naar de cliënt als individu,
waarbij maximaal behoud is van zelfrespect en eigen regie.’’ Verder wordt aangegeven dat Stichting
Rosengaerde streeft naar kwalitatief goede zorg en dienstverlening. Binnen Stichting Rosengaerde
worden interne audits ingezet om kritisch te blijven op de huidige zorg en dienstverlening. ‘’Een
interne audit is een onderzoek binnen een organisatie naar het goed en betrouwbaar functioneren
van bedrijfsprocessen en werkwijzen (Pas, 2020).’’Audits zijn daarmee een belangrijke factor in het
continue verbeterproces, waarbij de kwaliteit van zorg en dienstverlening wordt getoetst. ‘’De
uitkomsten van audits worden gebruikt als input voor verbeteringen met als doel de kwaliteit van
zorg en dienstverlening verder te optimaliseren.’’ (Stichting Rosengaerde, 2022). Binnen Stichting
Rosengaerde heerst momenteel veel onduidelijkheid omtrent de afname van interne audits, zoals
bijvoorbeeld over de vragen: ‘Welke stappen moeten er minimaal doorlopen worden om tot een
succesvolle interne audit te komen, Welke onderwerpen dienen jaarlijks behandeld te worden en
wat zijn de diverse rollen, taken en verantwoordelijkheden van de medewerkers in het auditproces?’
Dit onderzoek richt zich op het ondersteunen van Stichting Rosengaerde bij de wijze waarop de
systematische interne audit vorm kan worden gegeven. Periodieke controles in de vorm van het
afnemen van audits dragen bij aan een volwaardige cyclus van alertheid en continue verbetering, dit
draagt bij aan het verder optimaliseren van de kwaliteit van zorg en dienstverlening
(Beleidsafspraken Stichting Rosengaerde Dalfsen, persoonlijke communicatie, 23 september 2022).
Hiermee sluit het onderzoek aan bij de missie, visie en doelstelling van Stichting Rosengaerde.
1.2 Aanleiding
Kijkend naar het macroniveau is het volgens de Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) voor iedere
zorgorganisatie verplicht om aangesloten te zijn bij een systeem voor kwaliteitsmanagement
(Rijksoverheid, z.d.). ‘’Een kwaliteitsmanagementsysteem is een overzichtelijk geheel van alle
6
,vereiste procedures, processen, beleidsafspraken, resultaten en registraties binnen een bedrijf
(Lemmens, 2018).’’ Sinds 2019 is Stichting Rosengaerde NEN- EN- ISO 9001:2015 gecertificeerd.
Binnen de NEN- EN – ISO is vastgesteld dat zorgorganisaties zelf invulling mogen geven aan het
opstellen van een duidelijk auditplan en de onderwerpen die geaudit dienen te worden. Stichting
Rosengaerde beschikt over onvoldoende kennis over de wijze waarop er een duidelijk auditplan
opgesteld kan worden en de implementatie hiervan.
Op organisatieniveau (mesoniveau) geldt dat, Stichting Rosengaerde, bericht van de Priklijn heeft
gekregen dat er geen meldingen zijn geregistreerd op het gebied van prik-, snij-, bijt- en
krapincidenten. Naar aanleiding van dit bericht heeft er een audit plaatsgevonden. Hieruit bleek dat
er weldegelijk verschillende incidenten hebben plaatsgevonden, maar er kennistekort was op het
gebied van het maken van deze meldingen. In Rosengaerde heerst het idee dat audits te laat,
namelijk nadat het probleem geconstateerd is, worden uitgevoerd. Dit blijkt uit bovenstaand
voorbeeld omtrent de prik-, snij-, bijt- en krapincidenten. Aangezien er geen periodieke controle over
dit onderwerp heeft plaatsgevonden, is dit pas na zo’n drie jaar geconstateerd. Oftewel: er is sprake
van audits die achteraf worden uitgevoerd en hiermee oplossend werken, in plaats van periodieke
controle ter voorkoming van problemen. (M. Postema, persoonlijke communicatie, 4 juli 2022).
Op microniveau betekent dit dat de kwaliteit van zorg en dienstverlening in gevaar kan komen op het
moment dat knelpunten in het huidige zorgbeleid niet tijdig gesignaleerd worden. De afname van de
kwaliteit van zorg en dienstverlening kan weer doorwerken op de cliënt en zijn of haar naasten; de
gemoedstoestand, kan op zowel fysiek als mentaal vlak, negatief worden beïnvloed. Dit is niet
passend bij de visie van Stichting Rosengaerde, hierin staat beschreven dat er wordt gestreefd naar
het ondersteunen van cliënten bij het bereiken van een zo hoog mogelijke kwaliteit van leven
(Stichting Rosengaerde, 2022).
1.3 Vooronderzoek
Om het vraagstuk rondom de interne audits goed in kaart te brengen is er, zowel in de praktijk als in
de literatuur, uitgebreid vooronderzoek gedaan.
7
,1.3.1 Vooronderzoek in de praktijk
1.3.1.1 Gevoerde gesprekken in de praktijk
Uit de gevoerde gesprekken met de Kwaliteitsadviseur en het Managementteam is gebleken dat het
ontbreken van eindverantwoordelijkheden van de diverse interne audits erin heeft geresulteerd dat
de uitvoering en met name de verslaglegging van de interne audit niet volledig werd uitgevoerd. Tot
op heden is er nog geen initiatief genomen in het ontwikkelen van een cyclus, bestaande uit een
voorbereidings-, uitvoerings-, en evaluatiefase, die bij een interne audit doorlopen dienen te worden.
Het ontbreken van een auditsystematiek speelt zich af binnen de gehele locatie van Stichting
Rosengaerde Dalfsen en is daarmee continu aanwezig.
Uit gespreksvoering met het Managementteam is gebleken dat de medewerkers binnen Stichting
Rosengaerde over het algemeen een reactieve houding aannemen: medewerkers ondernemen niet
tijdig actie op het moment dat knelpunten worden gesignaleerd en hebben hierbij de neiging om
gebeurtenissen toe te schrijven aan anderen of externe omstandigheden. Daarnaast resulteert het
niet periodiek auditen, volgens een duidelijke planning, in het te laat constateren van niet goed
lopende zaken. Dit maakt dat er niet tijdig geschikte aanpassingen in het huidig zorgbeleid worden
doorgevoerd. Tenslotte geeft het Managementteam aan dat zij geen terugkoppeling van de
auditrapportage, met de daarin opgenomen bevindingen en opgestelde verbeterpunten, ontvangen.
Daarbij weten zij ook niet waar de rapporten terug te vinden zijn.
Er heeft een gesprek met de contactpersoon van NEN- EN- ISO plaatsgevonden (zie bijlage 2 voor
gesprekssamenvatting). Deze persoon is externe auditor namens het kwaliteitsmanagementsysteem
NEN- EN-ISO. Bij een externe audit toetst een onafhankelijke externe partij of de specifieke
processen en systemen binnen een organisatie efficiënt en effectief zijn ingericht (Diks Process
Support, z.d.). In het geval van Stichting Rosengaerde wordt er getoetst aan de hand van de NEN- EN-
ISO normeisen. Uit het gesprek is gebleken dat een organisatie zelf invulling mag geven aan de
beleidsafspraken en volgens welk principe er geaudit wordt. Jaarlijks komt een auditor van NEN- EN-
ISO langs om te toetsen of Stichting Rosengaerde heeft geaudit volgens de opgestelde planning en de
hierbij behorende afspraken. Eens in de drie jaar vindt her certificatie plaats.
Hierbij is duidelijk geworden dat NEN- EN- ISO niet toetst op de inhoud maar enkel op het proces (de
cyclus) die bij de interne audits doorlopen wordt. Oftewel: het auditen aan de hand van het vooraf
opgestelde plan volgens de PDCA-cyclus. Daarbij wordt er aandachtig gekeken of de acties,
voortvloeiend uit de aanbevelingen van eerder uitgevoerde audits, daadwerkelijk zijn ondernomen.
1.3.1.2 Dossieronderzoek in de praktijk
Er is kritisch gekeken naar rapporten van interne audits die voorheen zijn uitgevoerd in de
hoofdvesteging van Stichting Rosengaerde Dalfsen. Tijdens het bestuderen van de rapporten zijn er
een aantal opvallende aspecten naar voren gekomen. Allereerst werd er bij de audits een selectie
gemaakt van de diverse afdelingen binnen Stichting Rosengaerde: er werden maar een beperkt
aantal afdelingen meegenomen in de auditing. Hierbij werden er standaard twee à drie medewerkers
van de afdeling ondervraagd, overige medewerkers werden niet betrokken in het auditproces. Audits
werden ingezet op het moment dat (potentiële) knelpunten zichtbaar waren.
In de beleidsafspraken van Stichting Rosengaerde Dalfsen staat beschreven dat interne audits
middels het principe van ‘waarderend auditen’ doorlopen dienen te worden. Binnen dit principe
wordt de nadruk gelegd op positieve ervaringen, ambities en succesfactoren in het proces en de
werkwijze. Hierbij is het opvallend dat er in de auditrapporten momenteel enkel op knelpunten
wordt ingezoomd, hiermee ligt de nadruk op de tekortkomingen en is er sprake van een negatieve
ondertoon. Dit komt niet overeen met het principe van ‘waarderend auditen’ (Consult Zorg, 2021).
Verder staat in de beleidsafspraken beschreven dat het een vereiste is om na afloop van iedere
interne audit een rapportage, met hierin de bevindingen en voorgestelde verbeterpunten, uit te
8
, brengen. Deze rapportage dient uitvoering besproken te worden met het Managementteam en de
Kwaliteitsadviseur om vervolgens te kijken naar passende afspraken omtrent de monitoring van de
verbeteracties. Hierbij is het opvallend dat de aanbevelingen niet specifiek met het
Managementteam worden gedeeld, zij weten dan ook niet waar de rapporten terug te vinden zijn (J.
Kroes, persoonlijke communicatie, 5 oktober 2022).
1.3.2 Vooronderzoek middels literatuuronderzoek
Allereerst is er kritisch gekeken naar de, vanuit de NEN- EN- ISO, opgestelde Richtlijn voor Intern
auditen (ISO 19011: 2011). In deze richtlijn zijn de verschillende fasen (voorbereidings-, uitvoerings-
en evaluatiefase) opgenomen die binnen een interne audit doorlopen dienen te worden. De binnen
de richtlijn beschreven fasen zijn vergeleken met de rapporteren ten aanzien van eerder
plaatsgevonden interne audits binnen Stichting Rosengaerde. Hierop is, één voor één, ingezoomd.
Allereerst is er ingezoomd op de voorbereidingsfase. Het is gebleken dat Stichting Rosengaerde de
vanuit de richtlijn aanbevolen stappen uit deze fase zorgvuldig doorloopt. Zo stellen de auditors de
betrokkenen ruim van tevoren op de hoogte van het feit dat er een audit gepland staat. Daarbij
worden de benodigde documenten verzameld en voorbereid (vragenlijsten, et cetera).
Vanuit de richtlijn wordt aanbevolen om binnen de uitvoeringsfase een combinatie van
onderzoeksmethoden toe te passen, dit geeft namelijk een breder beeld en maakt verificatie van
informatie mogelijk. Stichting Rosengaerde past momenteel slechts één onderzoeksmethode toe,
namelijk het ondervragen van zorgmedewerkers middels een auditinterview. Daarbij wordt er in de
richtlijn benoemd dat er na uitvoering van een audit een slotbijeenkomst moet worden
georganiseerd, hieraan nemen de betrokkenen van de audit, het bestuur en de directie van de
organisatie deel. ‘’De volgende onderwerpen worden minimaal besproken; doelstelling, reikwijdte,
identificatie van de auditees, gehanteerde auditcriteria en het overzicht van auditbevindingen. Deze
slotbijeenkomst vindt ter voorbereiding op het schrijven van het rapport plaats: de betrokkenen
krijgen binnen de bijeenkomst de ruimte om auditbevindingen en -conclusies te bevestigen en
anderzijds de kans om onjuistheden te verbeteren. Dit voorkomt misinterpretaties in het definitieve
auditrapport.’’ (Stichting Koninklijk Nederlands Normalisatie Instituut, 2020). De slotbijeenkomst
wordt binnen Stichting Rosengaerde niet meegenomen als fase in het auditproces.
In de afsluitingsfase wordt er een auditrapport opgesteld, hierin worden de belangrijkste
auditbevindingen samengevat en worden er conclusies getrokken over de huidige zorg en
dienstverlening. Ook zullen de vervolgstappen worden toegelicht: ‘wat gaat er met de constateringen
gebeuren?’ (Stichting Koninklijk Nederlands Normalisatie Instituut, 2020). Door bestudering van de
uitgebrachte auditrapporten van Stichting Rosengaerde, is duidelijk geworden dat medewerkers niet
worden betrokken bij de vervolgstappen en dat de auditconclusie momenteel onvolledig is.
Vanuit de literatuur is er gekeken naar de methoden van interne audits in diverse woonzorgcentra,
dit is vervolgens vergeleken met Stichting Rosengaerde. Zo zet ZorgAccent het principe van ‘Gluren
bij de buren’ in om de kwaliteit van zorgverlening te borgen. Hierbij kijkt de zorgverlener jaarlijks een
dag(deel) mee met een collega van een ander team, aan de hand van vooraf bepaalde thema’s toets
en kijkt de zorgverlener hoe het hiermee staat. Vervolgens vindt er een overleg plaats waarin
ervaringen gedeeld worden en verbeterpunten worden geformuleerd. Aan de hand hiervan kunnen
passende acties worden opgesteld. Hierbij geldt dat de directie altijd een terugkoppeling krijgt, op
deze wijze is de directie op de hoogte van de kwaliteit, veiligheid en de verbeterpunten van de
afdeling. (ZorgAccent, z.d.). Binnen Carintreggeland vragen zorgmedewerkers doorgaans op eigen
initiatief een interne audit aan. Daarbij komt het regelmatig voor dat teams zelfstandig intercollegiale
audits organiseren, met als doel: het doormaken van groei en het bevorderen van teamspirit
(Carintreggeland, 2022).
9
