Hoofdstuk 7
Er zijn verschillende stappenplannen en instrumenten beschikbaar om de besluitvorming
rond huisvesting en het maken, implementeren, monitoren en bijstellen van een
huisvestingsstrategie te ondersteunen.
Het DAS-frame maakt in één oogopslag duidelijk welke stappen nodig zijn om van de huidige
naar de gewenste huisvesting te komen op basis van een analyse van vraag en aanbod - nu
en in de toekomst - en de (mis)match tussen die twee.
Het HK-model is een procesmodel voor organisatiegericht huisvesten. Het brengt de stappen
in kaart om op basis van gedegen informatie over de organisatie, huisvestingsambities en
gebruikersprofielen tot weloverwogen huisvestingskeuzes te komen en deze keuzes uit te
werken in een programma van eisen, ontwerp en beheerplan.
Het beslismodel kopen, huren of leasen vat de voor- en nadelen van deze drie
eigendomsvormen kort en krachtig samen.
Een scenarioanalyse is een belangrijk hulpmiddel voor het verkennen van de consequenties
van mogelijke, wenselijke en/of waarschijnlijke toekomstscenario’s voor de huisvesting.
DAS-frame
DAS staat voor Designing an
Accommodation Strategy. Dit
raamwerk visualiseert in één
oogopslag de vier stappen die nodig
zijn voor een juiste afstemming van
vraag en aanbod, nu en in de
toekomst. De stappen zijn als volgt:
1. vaststellen van de huidige vraag
naar huisvesting en van het
huidige aanbod aan huisvesting,
en van de (mis)match tussen die
twee;
2. verkennen van trends en
ontwikkelingen, een vertaling
hiervan maken naar de
toekomstige huisvestingsvraag,
en toetsen van het huidige aanbod op de (mis)match met de toekomstige vraag;
3. ontwikkelen van ideeën voor het gewenste aanbod aan huisvesting in de toekomst, en wegen
en selecteren van de best mogelijke en haalbare huisvestingsvarianten;
4. uitwerken van de gekozen oplossing(en) in een stappenplan voor het transformeren van het
bestaande aanbod naar het gewenste toekomstige aanbod, op portfolioniveau en
pandniveau.
Hoewel de stappen genummerd zijn, heeft het DAS-frame geen specifiek beginpunt. Een
organisatie kan op verschillende manieren werken aan een huisvestingsstrategie:
redeneren van vraag naar aanbod: nadenken over haar (veranderende) behoefte aan
huisvesting (‘inside out’), bijvoorbeeld naar aanleiding van een nieuw productieproces of
introductie van Het Nieuwe Werken;
redeneren van aanbod naar vraag: analyseren van het functioneren van de huisvesting,
bijvoorbeeld betreffende de kosten en kwaliteit van de bestaande huisvesting;
analyseren van mogelijk of wenselijk toekomstig aanbod, bijvoorbeeld naar aanleiding van
een pand dat vrijkomt (‘outside in’).
,Bij voorkeur is sprake van een continu en iteratief proces waarin redeneerlijnen van vraag naar
aanbod en van het heden naar de toekomst afgewisseld worden met denken in omgekeerde
richting.
HK-model
Het huisvestingskeuzemodel (HK-model) is een hulpmiddel om organisaties te ondersteunen bij
hun huisvestingsmanagement en (her)huisvestingsprocessen, zodat zij goed onderbouwde en
breed gedragen besluiten kunnen nemen. Het model bestaat uit zes elementen en maakt gebruik
van verschillende instrumenten voor het verzamelen van informatie en het ondersteunen van de
besluitvorming. Het HK-model kan in combinatie met het DAS-frame worden gebruikt.
Het HK-model bestaat uit de volgende elementen:
1. aanleiding → het huisvestingskeuzeproces wordt op gang gebracht indien daar een
aanleiding toe is.
2. resultaten → het resultaat van het proces kan verschillen.
3. speelveld → huisvestingsprocessen vinden plaats binnen een speelveld met diverse
stakeholders en allerlei externe invloeden.
4. vier stappen → in het proces zijn vier stappen te onderscheiden:
1. verzamelen en analyseren van data;
2. intenties vaststellen;
3. keuzes maken;
4. uitwerken en implementeren plus leveren van nazorg in de beheerfase.
5. slinger → met de proceskeuzes slingert de organisatie het project aan.
6. spil → de spil staat voor toetsen en afstemmen van informatie, intenties, conceptuele keuzes
en de uitwerking hiervan en voor het toetsen en op elkaar afstemmen van proceskeuzes en
het afstemmen van proceskeuzes op inhoudelijke keuzes.
Verschil tussen HK-model en DAS-frame
Het HK-model en het DAS-frame geven beide handvatten voor het ontwikkelen, implementeren,
monitoren en bijstellen van een huisvestingsstrategie. Het HK-model besteedt veel aandacht aan
,de vertaalslag van organisatiekenmerken en organisatiedoelen naar huisvestingsambities en
huisvestingskeuzes en aan het implementatieproces. Het DAS-frame is meer de stappen die
nodig zijn om de huisvesting beter af te stemmen op de huidige en toekomstige vraag. De twee
modellen kunnen in combinatie worden toegepast.
Beslismodel huur, koop of lease
Met huur en lease wordt alleen het gebruiksrecht verkregen, met koop ook het bezit.
Veel organisaties streven naar een zo veel mogelijk ‘off-balance’ financiering van de huisvesting.
Dit betekent dat er naar gestreefd wordt om de financieringskosten van de huisvesting zo min
mogelijk op de balans te laten drukken, bijvoorbeeld door te kiezen voor huur in plaats van
eigendom.
Scenarioanalyse
Een toets op wenselijkheid en waarschijnlijkheid van mogelijk toekomstige gebeurtenissen
(scenario’s), is belangrijk om te kunnen onderzoeken of er interventiemogelijkheden nodig zijn
om ongewenste ontwikkelingen te verhinderen of om te buigen, en gewenste ontwikkelingen te
stimuleren. Scenarioanalyse is niet zozeer het voorspellen van de toekomst, als wel het
onderzoeken van de consequenties van mogelijke of waarschijnlijke toekomstbeelden voor de
vraag naar huisvesting en het gewenste aanbod. Het is verstandig om meerdere
oplossingsvarianten te bedenken en flexibiliteit in de huisvesting in te bouwen.
In de literatuur komen we verschillende typen scenario’s tegen, die zich vooral onderscheiden in
termen van waarschijnlijk, mogelijk of wenselijk:
Extrapolatieve scenario’s proberen de meest waarschijnlijke toekomst te voorspellen door
huidige trends te extrapoleren, vaak met behulp van kwantitatieve modellen en gebruik van
kansrekening. De tijdhorizon is doorgaans korter dan twintig jaar.
Exploratieve scenario’s zijn gericht op het verkennen van mogelijk toekomstige
gebeurtenissen door belangrijke trends en onzekerheden in samenhang met elkaar in kaart
te brengen, bijvoorbeeld door economische groei of krimp te combineren met middelhoge en
maximale duurzaamheidseisen. Vaak wordt aan elk scenario een naam gegeven. De
tijdhorizon van dit soort studies varieert en kan oplopen tot enkele tientallen jaren.
Normatieve scenario’s beginnen met een gewenste toekomstige situatie. Met behulp van het
backcastingscenario kan dan een stappenplan gemaakt worden met maatregelen om dat
doel te bereiken.
Componenten van een strategisch huisvestingsplan
Essentiële elementen in een strategisch huisvestingsplan zijn een zorgvuldige beschrijving van
de organisatie en de visie, missie en organisatiestrategie, een inventarisatie van de huidige
huisvesting en de prestaties hiervan, een beschrijving van relevante interne en externe
ontwikkelingen, een beschrijving van en toelichting op de huisvestingsambities en conceptuele
keuzes, een beschrijving van hoe en wanneer de organisatie de huisvesting wil aanpassen om
haar doelen te realiseren plus de (financiële) consequenties hiervan, en een heldere
managementsamenvatting.
Hoofdstuk 8
Verbeteren van prestaties
Een weloverwogen mutatie is gestoeld op het strategisch belang om bepaalde
huisvestingsprestaties te verbeteren ten opzichte van het niveau dat in de lopende exploitatie
wordt gerealiseerd. Mutaties kunnen zeer verschillend van aard zijn en betrekking hebben op
fysieke ingrepen, financiële ingrepen, verhuizen of andere huisvesting gerelateerde maatregelen.
Van mutaties is sprake als:
- de bestaande huisvesting op een andere manier door de organisatie gebruikt gaat worden en
géén aanpassing van de huisvesting nodig is;
, - de organisatie dezelfde locatie blijft gebruiken, maar wél aanpassing van de huisvesting
nodig is;
- de organisatie verhuist naar een andere locatie en de oude locatie afstoot.
De huisvestingsmanager heeft te maken met twee onafhankelijke processen: ten eerste de
huisvestingscarrière (ontwikkeling van de huisvestingsbehoefte en de wijze waarop die is
vervuld) van de organisatie en ten tweede de levenscyclus van het vastgoed). Binnen
huisvestingsmanagement staat de huisvestingscarrière van de organisatie centraal en binnen
vastgoedmanagement staat de levenscyclus van het vastgoed centraal.
Business case
Keuze tussen verschillende mutatiealternatieven wordt goed onderbouwd door het opstellen
van een business case. Een business case is het middel bij uitstek om besluiten gefundeerd en
weloverwogen te nemen.
Een business case is ‘de reden voor een organisatie om een bepaald project uit te voeren’
(zakelijke rechtvaardiging) en geeft antwoord op de vragen:
- Sluit het project aan bij de strategische doelstellingen?
- Voegt het project waarde toe?
- Moet het project worden uitgevoerd?
- Kan het project worden uitgevoerd?
Ondernemingsafweging: wat is het rendement van de investering en hoe verhoudt dat zich tot
de risico’s van de organisatie en tot het rendement van alternatieve investeringsopties?
Managementafweging: is de organisatie in staat het project uit toe voeren en welke risico’s
brengt dit met zich mee?
Alternatieven
Alternatieven: concrete, realistische
mogelijkheden bedoeld om een
bepaald probleem op te lossen,
waaruit een keuze moet worden
gemaakt. Alternatieven zijn
(globale)plannen die in beginsel
uitvoerbaar zijn en verschillend qua
aanpak en effecten zijn. Naast het
project waarvoor goedkeuring wordt
gevraagd, wordt in elk geval het
alternatief ‘niets doen’ uitgewerkt,
omdat daardoor een goed inzicht
ontstaat in de voor- en nadelen van
het project.
Het ontwikkelen van interessante en realistische alternatieven is een creatief proces, waarin de
mogelijkheden en de beperkingen van een specifiek huisvestingsvraagstuk worden verkend. Het
is verstandig hierbij eerst te divergeren en daarna te convergeren: eerst worden zo veel mogelijk
verschillende ideeën verzameld (divergeren) en daarna worden ideeën geschrapt en aangepast
(convergeren), zodat uiteindelijk de meest interessante overblijven.
Strategie in relatie tot alternatieven en business cases
Een huisvestingsstrategie heeft in principe betrekking op de totale organisatie en de totale
huisvestingsportefeuille, terwijl een business case zich beperkt tot een deel van de organisatie
en een deel van de huisvestingsportefeuille.
Daarnaast is er een wezenlijk inhoudelijk verschil: een strategie geeft aan welke
huisvestingsprestaties aandacht nodig hebben, waarom dat van belang is en hoe dat wordt
gemeten, terwijl een business case betrekking heeft op een concreet plan voor het optimaliseren
van huisvestingsprestaties.
