1 Opstart en kaderstelling
1.1 Het evenement als project
Elk evenement kan worden gezien als een project. Door het project in delen op te splitsen, creer je
overzicht en rust en voorkom je dat je door de bomen het bos niet meer ziet.
1.2 Taak- en rolverdelingen
Ieder project(team) kent verschillende rollen. Iedere rol vervult zijn eigen taak. De rollen zijn:
- Opdrachtgever
- Eventmanager
1.2.1 Het organisatie- of projectteam samenstellen
Het is belangrijk om een team met zorgvuldig samen te stellen. Hiertoe is een aantal zaken van groot
belang om dit te verwezenlijken:
- Een evenwichtig teamsamenstelling
- Afvaardiging vanuit betrokken disciplines
- Daadkracht: maak het niet te klein, maar ook niet te groot
- Mogelijkheid tot teamwork
- Duidelijke taakverdeling
1.3 Projectplanning
1.3.1 Benodige aanlooptijd
Hoe ver van tevoren je het beste kunt starten met de organisatie van het evenement, is sterk
afhankelijk van het type evenement en de complexiteit ervan. Bijna alle typen publieksevenementen
worden al ruim een jaar van tevoren gepland. De benodigde aanlooptijd wordt o.a. bepaald door het
aantal gasten, gewildheid locatie en artiesten, tijd van het jaar, etc.
1.3.2 Aftrap en voortgangsbewaking
Tijdens de eerste bijeenkomst van het projectteam worden de kaders gesteld die richting geven aan
alle daaropvolgende acties en plannen (actielijst). In de aanloop naar het evenement kan deze
actielijst steeds langer worden. Door bij elke vergadering de actielijst te bespreken, voltooide
actienummers van de lijst te verwijderen en nieuwe actiepunten toe te voegen, vormt deze een
houvast voor alle teamleden en een controlemiddel voor de voortgang.
1.4 Doelstelling
1.4.1 Doelstelling formuleren
De doelstelling bij een evenement staat voorop. Wat willen we met het evenement bereiken? Hoeveel
betalende bezoekers willen we minimaal genereren? Etc. De doelstelling bepaalt vervolgende alle
vervolgkeuzes. De doelstelling en eventuele subdoelstellingen dienen zo duidelijk en specifiek
mogelijk te worden omgeschreven.
1.5Return on investment
De vraag van opdrachtgevers naar effectmetingen, accountability, return on investment (ROI) bij
evenementen wordt steeds groter. Bij publieksevenementen is dit een duidelijk verhaal: de
winstdoelstelling is exact meetbaar voor de initiatiefnemer(s). Bij zakelijke evenementen is de
hoofddoelstelling vaak de bindingsfactor. De mate waarin een evenement hierin bijdraagt is niet zo
makkelijk zichtbaar te maken. Om de doelstelling meetbaar te maken, is het noodzakelijk te
kwantificeren.
1.6 Doelgroep
1.6.1Zakelijke evenementen
Bij een extern gericht evenement kan de doelgroep bijvoorbeeld zijn: klanten, prospects, leveranciers,
buurtbewoners, aandeelhouders, etc. Bij een intern gericht evenement kan doelgroep o.a. het
volgende zijn: vakantiemedewerkers, Raad van Bestuur, aandeelhouders, etcc.
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, creditcard of Stuvia-tegoed voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper HTROstudent2014. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €2,99. Je zit daarna nergens aan vast.
