SAMENVATTING AIS2
Biv in praktijk en hoofdlijnen bestuurlijke
informatieverzorging
Opgenomen in de samenvatting
AIS1: 1, 2, 5, 7, 8 en 10.
BIV:1, 3, 4, 6, 7, 9, 10, 11, 14 en 15.
Nick van Leeuwen
, Biv in de praktijk
H1 Inleiding tot bestuurlijke informatieverzorging
H1.1 Het begrip bestuurlijke informatieverzorging
Bestuurlijke informatievoorziening (BIV), alle activiteiten met betrekking tot het systematisch
verzamen, vastleggen en verwerkten van gegevens gericht op het verstrekken van informatie ten
behoeve van het nemen van beslissingen, het dagelijks functioneren, het beheersen van de
organisatie en het afleggen van verantwoording. Dus het verstrekken van informatie door de input te
verwerken tot informatie.
- Het doel van informatie is:
1. Het nemen van beslissingen;
2. Doen functioneren, operationele informatie die men nodig heeft om te werken;
3. Beheersen, om wanneer nodig aanpassingen door te voeren binnen het bedrijf;
4. Verantwoording afleggen, werknemers leggen de voortgang vast om dit aan hun
meerdere te presenteren, directie voor aandeelhouders enzovoort.
De informatie moet hierbij voldoen aan:
1. Relevantie, is de informatie relevant.
2. Betrouwbaarheid, komt de informatie overeen met de werkelijkheid.
H1.2 Het BIV-systeem
Het biv systeem ziet er alsvolgt uit:
Organisatie
- Organisatie: per bedrijf
verschilt de inrichting van de Informatie
organisatie, elke bedrijf heeft ICT
andere informatiebehoefte,
denk aan een verzekeringsbedrijf en een handelsbedrijf.
- ICT, tegenwoordig leggen bedrijven de informatie vast doormiddel van ICT, werknemer
leggen de informatie vast en de ict maakt hier vervolgens een sammenvatting qua informatie
van (boekhoud pakket).
H1.3 De functie van informatie bij het beheersen van een organisatie
Om een bedrijf te beheersen is betrouwbare en relevante informatie erg belangrijk. De deming circel
geeft hiervan een voorbeeld.
- Plan, het startpunt van de activiteiten is het plannen van de activiteiten;
- Do, de werknemers hebben opdrachten gekregen van hun
leidinggevende als gevolg van de plannen; Act plan
- Check, de leidinggevende krijgt een overzicht van de resultaten
Check do
en controleert die met de plannen;
- Act, bijstellen van het plan (de circel begint weer opnieuw).
De informatie moet voldoen aan de eisen anders kan de cirkel niet goed gehandhaafd worden.
H3 Betrouwbaarheid en interne controle
In dit hoofdstuk staat de betrouwbaarheid centraal. Betrouwbaar houdt in dat de informatie goed
moet zijn en moet kloppen met de werkelijkheid, maar ook of de informatie niet gestolen kan
worden of gemanipuleerd.
1
, H3.1 Interne controle en het instrumentarium van interne controlemaatregelen
Interne controle, controle door of namens de leiding en toezichthoudende organen op de
oordeelsvorming en activiteiten van anderen.
Controle zelf kan omschreven worden als toetsing van de werkelijkheid aan de normen.
Interne controle is gericht op betrouwbaarheid door middel van preventieve en repressieve
maatregelen van interne controle.
De interne controle heeft de volgende beperkingen:
- Interne controle wordt doorbroken (niet nageleefd) wanneer het management andere
keuzes maakt. Dit wordt management override genoemd. Het heeft geen nu om dan extra
interne controle op te zetten, om het probleem te verhelpen;
- Het maken van fouten door medewerkers;
- Samenspanning, waarbij medewerkers gezamenlijk waarden uit de onderneming proberen te
trekken;
- De afweging die steeds gemaakt zal moeten worden tussen de kosten van de interne
controle en de baten. (Niet voor alle risico’s zullen dus interne controles worden opgezet).
Preventieve maatregelen Repressieve maatregelen
Hebben te maken met de opzet van de Vooral op controle gericht. De werking van de
organisatie. preventieve maatregelen worden gecontroleerd.
Diverse maatregelen: Diverse maatregelen:
1. Begroten, normen en tarieven; 7. Cijferbeoordeling;
2. Functiescheiding; 8. Verbandscontroles;
3. Procedures en richtlijnen; 9. Detailcontroles;
4. Beveiliging van waarden; 10. Waarneming ter plaatse;
5. Preventieve IT-controls; 11. Repressieve IT-controls.
6. Het inrichten van een administratie.
1. Begroten, normen en tarieven
Begroten is het plannen van de bedrijfsvoering en waar de werknemers naartoe moeten werken. De
werknemers moeten een bepaald doel behalen. Een begroting moet zorgvuldig gebeuren wil met
deze controleren met de werkelijkheid (7. Cijferbeoordeling) Om te bepalen of de begroting
zorgvuldig is vastgesteld kunnen de volgende zaken letten:
A. De betrouwbaarheid van de bij het opstellen van de begroting gebruikte basisgegevens
(gegevens vorig jaar, waren niet goed).
B. De aannemelijkheid van de bij het opstellen van de begroting gebruikte
veronderstellingen (het is niet logies dat de vraag groeit wanneer een economische crisis
is)
C. De rekenkundige juistheid, je kunt narekenen of de gemaakte berekeningen kloppen.
D. Functiescheiding bij de totstandkoming van de begroting. (Wanneer de verkoper de
begroting opstelt zal die dat in zijn voordeel doen, of op basis van de werkelijkheid).
Begrotingen kunnen ook op een lager niveau worden gehandhaafd, bijvoorbeeld een deelbegroting
op de werkvloer.
2. Functiescheiding;
Functiescheiding wordt door het management gebruikt om te zorgen dat 1:
De werknemers procutiever kunnen werken;
Men zich kan specialiseren in een bepaalde taak;
Kosten te besparen.
2
