Interne communicatie en nieuwe media
College 2 – maandag 12 september
Vandaag:
- Mediakeuze & mediagebruik in organisaties
- Interne communicatie en identificatie
Media interne com
- Traditioneel f2f, meeting, nieuwsbrief
- Standaard elektronisch telefoon, email, fax
- Conferentietools audio/videoconferentie
- Groupware Group Decision Support Systems (GDSS) ondersteuning
besluitvorming teams, infovoorziening
- Web 2.0 social media, blogs, wiki’s, podcasts (vaak extern, maar nu ook intern)
Vaak communicatie in bedrijven alsnog via e-mail
Wat nieuwe media is, is subjectief.
Vragen bij mediakeuze en –gebruik interne communicatie:
Wat is het meest geschikte medium om mee te communiceren binnen organisatie?
Waarom wordt voor bepaald medium gekozen bij het communiceren in organisatie?
Veel theorieën om deze vragen te beantwoorden
o Rationele benadering objectieve kenmerken taken en media
Social Presence Theory/ Media Richness Model
o Sociaal-constructivistische benaderingen sociale beïnvloeding/ subjectieve
kenmerken.
Channel expansion theory/ social information processing model of
media use/ dual-capacity model
Theorieën rationele benadering
Social Presence Theory
Media verschillen in gevoelens van aanwezigheid: presence. Mate waarin ze gebruikers in
staat stellen om anderen als psychologisch aanwezig te ervaren. Factoren beïnvloeden:
- Persoonlijke focus
- Warmte
- Gevoeligheid medium
o Managers maken rationele keuze voor meest effectieve medium.
- Veel interpersoonlijk contact? Managers kiezen medium sterke ‘social presence’
f2f, videoconferentie
- Interpersoonlijk: minder ‘social presence’ print/mail
Media Richness Model
Rationele keuze van managers: mediakeuze afhankelijk van 2 factoren:
- Hoe complex is probleem om te communiceren?
, - Hoe rijk (capaciteit om info over te dragen) is het medium?
o Rijk (hoge capaciteit)
Directe feedback (interactief),
Meerdere kanalen (audio/visueel) ,
Persoonlijke focus,
Natuurlijk taalgebruik
F2F
o Arm (lage capaciteit)
Geen directe feedback
Enkel kanaal
Managers kiezen medium uit zone van effectieve communicatie
Overload zone: rijk/ te complex medium gebruiken voor een te simpele taak
Oversimplificatie zone: arm medium voor een te complexe taak
Voorbeeld: De film ‘Up in the air’ waarbij een bedrijf wordt ingehuurd om mensen te
ontslaan en willen de verandering maken naar videoconferenties om te ontslaan: probleem
van oversimplificatie.
Kritiek traditionele benaderingen:
- Weinig empirische ondersteuning (tegenstrijdige resultaten)
- Managers maken in het algemeen geen rationele keuzes/beslissingen
o Bounded rationality: satisfying vs. Optimizing (Simon)
Op google naar paraplu zoeken: niet alle plaatjes langs, na stuk of 10
vind je die goed genoeg. Nooit voor de meest optimale keuze, ook
praktisch.
o Retrospective rationality: achteraf rationaliseren (Weick)
Eerst besluit, later nadenken
o Uitsluitend objectieve complexiteit van probleem, objectieve kenmerken.
Mensen hebben subjectieve waarneming hoe rijk/arm medium of hoe
complex probleem is.
o Uitsluitend op capaciteit gericht
Sociaal-constructivistische theorieën
Channel Expansion Theory:
Ervaring spelt belangrijke rol bij waarneming van rijkheid van medium.
- Hoe vaker met medium gewerkt rijker je medium inschat ‘kennis opbouwende’
ervaring.
- Meer ervaring communicatiepartner rijker gebruikte medium waargenomen
- Meer ervaring met een bepaald onderwerp rijker medium waarmee
gecommuniceerd wordt waargenomen. (marginale ondersteuning in studie 1, geen in
2)
- Meer ervaring met organisatiecontext rijker medium waargenomen (niet
onderzocht in s2)
Dus niet alleen objectief
,Social Information Processing Mode of Media Use
Mediakeuze en –gebruik wordt niet alleen beïnvloed door objectieve taken en objectieve
kenmerken voor communicatie, maar ook door een complex samenspel tussen:
- Objectieve taakvereisten com. En objectieve kenmerken medium (MRM)
- Ervaring en kennis met betrekking tot taken/media (CET)
- Situationele factoren (beperkingen/ individuele verschillen)
- Sociale informatie (wat voor medium gebruikt wordt ook veel beïnvloed door wat
mensen in je omgeving doen Zie ‘Up in the air’-film: manager zegt: Coke & IBM
doen dit al jaren, dus wij ook: niet objectief).
Dual Capacity Model
Media zijn niet simpel ‘arm’ of ‘rijk’: hebben capaciteit om 2 verschillende soorten
boodschappen te dragen.
- Capaciteit taakinfo te dragen (als voorgaande theorieën)
- Capaciteit om symbolische waarden te dragen
o Waarden normen organisatie (visie, missie, logo, cultuur)
Belangrijk bij organisationele identificatie
o Aan medium zelf kan boodschap worden ontleend
Waarom mediakeuze en –gebruik belangrijk bij interne communicatie?
- Mediakeuze en –gebruik heeft invloed op…
- Inhoud communicatie
o Elektronische media kan interpreteren van sociale/ emotionele inhoud
beperken.
o E-media kan remmingen wegnemen, kan leiden tot ‘flaming’ ontploffen,
- Communicatiepatronen
o Gebruik nieuwe media kan leiden tot meer communicatie ‘data overflow’
o Gebruik nieuwe media meer opwaartse communicatie (verticaal)
o Nieuwe media kan moeilijker maken voor individuen om interactie binnen
organisatie/groep te domineren.
- Gevolgen van communicatie
o Gebruik bepaalde media (GDSS) kan leiden tot betere groepsbesluitvorming.
- Organisatiestructuur
o Nieuwe media reduceert fysieke afstand, afstand in tijd: virtuele
organisaties/het nieuwe werken zijn mogelijk.
Interne communicatie
Formele communicatie:
Verticale communicatie
- Neerwaartse communicatie
, o Communicatiestroom van bovenliggende naar onderliggende hiërarchische
lagen van de organisatie.
- Opwaartse communicatie
o Communicatiestroom van onderliggende naar bovenliggende hiërarchische
lagen van de organisatie.
- Horizontale of laterale communicatie
o Communicatiestroom binnen één hiërarchische laag van de organisatie
Informele communicatie
Communicatiestroom binnen netwerken buiten bovenstaande formele kanalen.
Neerwaartse communicatie
Managementcommunicatie
Communicatie van direct leidinggevende naar medewerkers gericht op controle- en
coördinatieactiviteiten ten behoeve van taakuitvoering.
• is noodzakelijk door specialisatie van taken.
• traditioneel face-to-face, maar in toenemende mate via e-mail en
videoconferentie.
Corporate Information and Communication Systems (CICS)
Algemene communicatie vanuit het topmanagement (direct of doorgegeven via de
afdeling communicatie en onderliggende managementlagen) aangaande
beslissingen, ontwikkelingen, beleid, missie, normen en waarden.
• traditioneel door kleinschalige en grootschalige “town hall” meetings of
bedrijfsbladen en nieuwsbrieven, maar in toenemende mate via
bedrijfstelevisie of e-mail, intranet en andere digitale platforms.
• gebruikte media zijn sterk gericht op symbolische capaciteit.
Opwaartse communicatie
Communicatie van onderliggende hiërarchische lagen naar bovenliggende hiërarchische
lagen is essentieel voor het goed functioneren van een organisatie.
- Feedback werkvloer is noodzakelijk
- Inspraak (voice) + participatie besluitvorming meer gevoelens rechtvaardigheid
meer identificatie + betrokkenheid organisatie.
Probleem: gebrekkige opwaartse communicatie in organisatie.
- (Psychologische) belemmeringen medewerkers (om naar baas te stappen).
- Gesloten communicatieklimaat: terughoudendheid management bij
ontvangen/geven info (wordt niet naar beneden gecommuniceerd) medewerkers
zien weinig nut in geven info.
-
Opwaartse communciatie en nieuwe media
Invloed nieuwe media op communicatiepatronen.
Nieuwe media kan meer opwaartse communicatie.
Fysieke/ psychologische belemmeringen worden (gedeeltelijk) weggenomen.
