OFM – Oriëntatie op Facility Management
Hoofdstuk 1
Primaire functie: belangrijkste functie (bv. opereren)
Secundaire functie: ondersteunende functie (bv. schoonmaken operatiekamer)
Organisatiestructuur: drukt de manier uit waarop taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden in een organisatie zijn verdeeld en de onderlinge
relaties zijn geregeld.
- Strategisch organisatieniveau: bedrijfstop, hier wordt het beleid
vastgesteld. Zij kijken naar buiten; externe omgeving. Stellen
voorzieningen vast en het kwaliteitsniveau. Op lange termijn.
Vertaald het strategisch beleid organisatie naar strategisch beleid
facilitaire organisatie.
- Tactisch organisatieniveau: beleid wordt vertaald naar te
ondernemen acties. Zij kijken naar binnen; zij richten in. Bepalen
assortiment, aanbod, personeelsinzet, eventuele uitbesteding en
inkoop. Activiteiten uitbesteden, wordt gekeken hoe diensten worden geregeld.
- Operationele organisatieniveau: alle activiteiten en handelingen uitvoeren. Voeren diensten
uit en leveren middelen. Kan door eigen medewerkers, maar ook door uitbesteden of
leveranciers.
Interne klant: werknemers van een bedrijf.
Externe klant: bezoekers.
Intensiteit: hoe sterk is de band tussen de facilitair manager, interne klant en externe klant.
Ondersteunende functie/technische staf: bedienen direct of indirect de operationele
kern. Treffen noodzakelijke voorbereidingen en voeren de controle uit op primaire
proces (productie).
Bepalende klant: client
Betalende klant: customer, betalen voor de koffievoorziening.
Genietende klant: consumer/end user, maken dagelijks gebruik van koffievoorziening.
Beheerorganisatie: facilitaire diensten zijn samengevoegd tot één
bedrijfsonderdeel. Facilitaire organisatie voert operationele
dienstverlening uit en stuurt het aan. Vooral bij non-profitinstellingen.
Toch wordt hier ook steeds meer uitbesteed. Kenmerken:
Omvangrijke eigen facilitaire organisatie (lage uitbesteedgraad)
Focus op uitvoering
, Diverse (interne) leveranciers die o.b.v. inspanningen worden gecontracteerd
Regieorganisatie: meer aandacht voor kwaliteit, flexibiliteit en kosten van dienstverlening. Er zal
redelijk wat uitbesteed worden. Rol facility manager verandert, klantvraag vertalen naar
dienstenaanbod en contracten beheren. Kenmerken:
Compacte sturende facilitair-managementorganisatie
Focus op afstemmen vraag en aanbod
Partners die o.b.v. prestatieafspraken gecontracteerd worden
Demand-organisatie: er wordt veel uitbesteed, er is één contract met één leverancier, heel
overzichtelijk. Leverancier bepaalt hoe de facilitaire diensten worden vormgegeven. Een andere
aanbieder is moeilijk te vinden. Kenmerken:
Minimale facilitair-managementorganisatie
Focus op vraag definiëren
Samenwerking met één of enkele partners
in langdurige relatie (partnership)
Facility professional:
Fit-for-use: geschikt voor beoogd gebruik en dus
afgestemd op de wensen en behoeften van de
organisatie en de gebruikers, heeft betrekking op:
Omgeving: fysieke of virtuele omgeving waar vorm van organisatie bij betrokken is en waar
mensen uit hoofde van hun beroep diensten verlenen. Eigenlijk alles behalve privéwoningen.
Ruimte: gebouwde, virtuele en soms ook tijdelijke (werk) omgeving en inrichting.
Techniek: geheel van (bouw)technische structuren en voorzieningen.
Services: geheel van facilitaire producten en diensten (soft services).
Processen: ondersteunen van primaire functies van een bedrijf door het organiseren en
integreren van facilitaire voorzieningen en diensten in activiteiten die waarde toevoegen.
Mensen: (eind)gebruikers en verschillende belanghebbenden van de organisatie, maar ook
eigen facilitaire medewerkers. Alle diensten zijn terug te voeren naar streven optimale
condities, zodat mensen het beste kunnen presteren.
Beleving: bij ontwikkelen dienst wordt rekening gehouden met perceptie (eind)gebruiker.
Middelen: omvatten budget, ruimte, kennis en vaardigheden die ter beschikking staan om
dienstverlening in te richten.
Meerwaarde: ‘toegevoegde waarde’, impact dienstverlening op functioneren organisatie.
Organisatie: persoon of groep personen die eigen functie heeft met verantwoordelijkheden,
bevoegdheden en relaties om haar doelstellingen te realiseren.
Voor fit-for-use aandacht aan volgende onderdelen:
Interne klant
Externe klant
Diensten
Fysieke omgeving
3de werkplek en virtuele omgeving
Afstemming vraag en aanbod en organisatie daarvan
Facilitaire inkoop van middelen
Rollen:
1. Facility manager: geven sturing aan facilitaire diensten en voorzieningen. Interne rol, maar
kan ook juist worden uitbesteedt.
2. Specialist: kunnen in dienst zijn van de organisatie of worden ingehuurd via een externe
partij. Opereren voor een specifieke voorziening of voor een of enkele diensten.
3. Adviseur: veelal betrokken bij het ontwerp en de inrichting van het geheel van facility
management. kan in dienstverband of als externe opdrachtnemer. Bij trajecten die complex
, van aard zijn, specifieke kennis vragen of zo weinig voorkomen dat facilitaire organisatie
informatie niet heeft.
4. Ondernemer: kan alle drie de rollen hebben maar dan voor eigen rekening en risico.
Benaderingswijze van facility management: ligt aan lokale trends. In NL wordt gelet op manier
waarop klant producten of diensten beleeft.
Internationalisering: facilitaire markt zal hierdoor steeds meer standaardiseren. Groei van
multinationale aanbieders en toename multinationale klanten. Vastgoedmanagement groeien steeds
meer naar elkaar toe.
Single service suppliers: aanbieders van één soort dienst, richten zich op het grensoverschrijdend
aanbieden van IFM.
Norm: document dat vereisten, specificaties, richtlijnen of karakteristieken biedt die consistent
kunnen worden gebruikt om zeker te stellen dat materialen, producten, processen en diensten fit-
for-purpose zijn. Zorgt daarmee voor (inter)nationale standaardisatie.
Technische normen: bieden houvast aan de organisatie om onderdelen op diverse niveaus op
dezelfde manier te definiëren en administratief in te richten. Bv. ISO / 41012.
Doel is eenduidige definitie van alle aspecten van het vakgebied
Managementsysteemnorm: bieden een methodiek om het managementsysteem van de
organisatie in te richten en te optimaliseren. Bv. ISO 41001.
Meerwaarde: zichtbaar maken van bijdrage die facility management levert aan het succes van de
organisatie.
Waardeketen: geeft onder andere inzicht in de waarde die de primaire en secundaire
(ondersteunende) activiteiten van een organisatie toevoegen voor de klant.
Waardestrategieën Treacy en Wiersema:
1. Operational excellence (kostenleiderschap):
realiseren van een zo laag mogelijke kostprijs,
om op prijs te kunnen concurreren. Zo efficiënt
en effectief mogelijk inzetten van processen,
mensen en middelen om zo de kosten laag te
houden.
2. Product leadership (productleiderschap): een
sterk onderscheidend (innovatief) product.
Continue opzoek naar verbeteringen en
vernieuwingen. Opzoek naar getalenteerde
medewerkers.
3. Customer intimacy (klantenpartnerschap): focust op het opbouwen van duurzame relatie
met klanten, waarin continue wordt ingespeeld op wisselende behoeften en wensen. Relatie
met partner moet onderhouden worden.
4. Customer excellence: customer intimacy en operational excellence samen. Koppelt kennis
van de klant aan de efficiënte procesvoering.
Hoofdstuk 2
Verandering is de enige constante -> er is altijd verandering.
Mixed-reality: het onderscheid tussen fysiek en virtueel vervaagt steeds meer, er moet ook verdiept
worden in activiteiten die buiten het kantoor enz. plaatsvinden.
FM’er is bezig met de dagelijkse gang van zaken, maar hij moet ook inspelen op
maatschappelijke/toekomstige ontwikkelingen.
