Beheer apotheek en receptie
Hoofdstuk 1 Administratie, documentatie en registratie
Voorbeelden Veterinaire computerprogramma’s: Animana, Diasy, Viva en VAP
Wat kan je er in doen: administratie, voorraadbeheer, patient/clientbeheer/agenda/rassendatabase/lev.cat./
standaardbrieven/logboek/facturering en boekhouding
Administratie:
1. landbouwhuisdieren: zeer complex vanwege wettelijke eisen, omdat overheid controle wil hebben
over manier waarop veehouders met diergeneesmiddelen omgaan. Ingeval een bacteriële
besmetting bij 500.000 leghennen krijgt eigenaar kg’s antibiotica mee, waardoor:
a) milieu zwaar belast wordt
b) komt terecht in eieren en daarmee in voedsel voor mensen
Zowel dierenarts als eigenaar moet alles vastleggen
2. gezelschapsdieren:
1. Cliëntenkaart: bevat o.a.
a) titel (dhr of mevr of fam)
b) achternaam (incl. tussenvoegsels zoals Van of Van der)
c) initialen (bij voorkeur allemaal)
d) adres (straatnaam, postcode en woonplaats)
e) tel.nr. (vast tel.nr. en/of mobielnummer)
f) E-mailadres
Cliëntenkaart kan 1 of meerdere patiëntenkaarten bevatten
2. Patiëntenkaart: bevat o.a.
a) naam vh dier
b) diersoort
c) ras
d) geboortedatum
e) chip (> 1 april 2013 hond verplicht gechipt te worden voor leeftijd van 7 wkn. Is dier < dan 7
wkn dan bestaat kans dat dier nog niet gechipt is en kan chipnr ook niet gegeven worden)
f) geslacht (man of vrouw)
g) gecastreerd of gesteriliseerd (vaak zijn dieren jonger dan 6 mnd sowieso niet geholpen; veel
reuen worden ook niet gecastreerd)
h) kleur vd vacht
i) vachttype (zoals bijv. lang- of kortharig)
Pat.krt bevat oa: ziektegesch., anamnese, OZ., diagn, therapie, operaties, behandelingen, foto’s vac.
Administratie van inentingen honden, katten, konijnen en fretten:
1. Niet-officiële vaccinatieboekjes: voor katten, konijnen en fretten als het dier in NL blijft (muv honden).
Ook handig voor eigenaar om te controleren wanneer hun huisdier de volgende vaccinatie moet
hebben. Ook voor dierenpensions en dierenasiels is dit boekje voldoende bewijs van vaccinatie.
2. Officiële (EU)dierenpaspoorten: voor alle dieren (verplicht voor honden – 7 wkn na geboorte) als ze
naar het buitenland gaan. Sinds dec. 2014 alleen verkrijgbaar via dierenartsen.
Je maakt een EU-dierenpaspoort officieel door:
– bij een nieuw dier check je eerst het chipnummer van de hond bij de hond zelf
– in rubriek I tekent de eigenaar voor zijn naam- en contactgegevens.
– in rubriek II wordt de beschrijving vh dier ingevuld. Dit omvat soort, ras, geslacht, kleur, geboortedatum en
eventuele bijzondere kenmerken of eigenschappen van het dier.
– in rubriek III vermeldt de dierenarts het nummer vd chip, de locatie vd chip in het dier en de datum waarop
de chip is geplaatst. Deze pagina dient te worden gelamineerd.
– in rubriek IV wordt getekend door de bevoegde dierenarts, waarmee wordt aangegeven dat deze
dierenarts het paspoort heeft uitgegeven. Het omvat naam dierenarts, het adres vd praktijk, de stempel vd
praktijk en de datum.
EU-dierenpaspoort fraudebestendig door:
Pagina met chipnummer op staat en evt. ook die vd rabiësvacc. te laten lamineren. Verplicht sinds 1-1-’15.
,
,Wat doe je als cliënt paspoort is kwijtgeraakt, maar naar buitenland wil met hond die net gechipt en rab.vacc
heeft:
Wanneer de dierenarts niet zelf de chip heeft ingebracht, moet de chip opnieuw afgelezen worden (de
dierenarts vult dus in 'datum van aflezen') en moet daarna een nieuwe rabiësvaccinatie toedienen. De
rabiësvaccinatie moet namelijk altijd na het zetten of aflezen van de chip toegediend zijn.
Zie voor meer informatie: https://www.knmvd.nl/ en https://ndg.nl/regels-omtrent-nieuwe-eu-dierenpaspoort-
alleen-nog-ingevuld-en-gelamineerd-geven-dierenarts/.
Chip:
identificatie van huisdieren, ingebracht linkerschouder net onder de huid; uniek nummer. Met een
speciale scanner kan het nummer gelezen worden. Chip moet geregistreerd (via bijv. ndg/petbase)
worden door eigenaar en zo vindt koppeling dier-eigenaar plaats
chip- en registratieverplichting voor honden vanaf 1 april 2013 (binnen 7 wk na geboorte gechipt en
binnen 8 wk na geboorte geregistreerd zijn bij een databank)
Fokkers zijn verplicht om zelf de eerste registratie van de pup op hun eigen naam te zetten. Bij
verkoop moet de fokker zijn registratie na verkoop weer stopzetten en moet de nieuwe eigenaar
binnen 14 dagen de registratie op zijn/haar naam laten zetten.
paardachtigen geboren in EU > 1 juli 2009 moet verplicht gechipt zijn voordat ze 6 mnd zijn. Ze
moeten ook een paardenpaspoort hebben
Zie voor meer info: https://www.chipjedier.nl/verplicht-voor-honden/chip-en-registratie-verplicht-voor-honden/
Een cliënt denkt erover om een nieuwe pup aan te schaffen. De eigenares wil graag weten wat de regels zijn
wat betreft het chippen van de pup. Wat vertelt u de eigenares?
Je vertelt de eigenares dat honden die geboren zijn vanaf 1 april 2013 altijd gechipt moeten worden door de
fokker of eigenaar voor de leeftijd van 7 weken en dat het dier voor 8 weken na de geboorte geregistreerd
zijn bij een databank. Daarnaast moeten honden geboren vanaf 1 november 2021 ook altijd een Europees
paspoort hebben. Mocht de verkopende partij dit niet hebben dan is die in overtreding. De eigenares kan dan
nog steeds de pup kopen, maar zal dan een UBN moeten aanvragen en de pup alsnog moeten laten
chippen en registreren door een dierenarts. De dierenarts registreert dan ook de geboortemelding.
Eigenares zal ook EU-paspoort moeten aanschaffen voor de pup.
Wijs haar op bijvoorbeeld de volgende site, waar ze alles rustig kan lezen:
https://www.rvo.nl/onderwerpen/identificatie-en-registratie-dieren/honden
Opbergmiddelen voor losse papieren/documenten:
1. Hoezen: semi-transparant, L-opening, transparant en gekleurd; inhoud is goed zichtbaar
2. Mappen:
a) Omslagmappen: dubbel gevouwen karton/plastic; inhoud valt er makkelijk uit vanwege 3 open
zijden (evt. gesloten map of klemmap gebruiken → 3 kleppen)
b) Hechtmap/snelhechter: hechtmechaniek -> inhoud aanbevestigen (gemaakt van karton/plastic)
c) Klemmap: inhoud wordt vastgeklemd in rug (gemaakt van karton/plastic)
d) Portefeuillemap: bevat 2 elastieken aan de hoeken vd map
e) Circulatiemap/doorgeefmap: tbv interne post; bevat gaten zodat je ziet dat er inhoud in zit
3. Archiefhouders: plastic/kartonnen schapjes waar mappen lateraal (zijdelings) in kunnen
4. Ordners: karton of plastic, 2 of 4-gaats, rug 5 tot 8 cm
5. Hechtmechanisme: 2/4-rings met veer; 17 of 23 ringen (multo); hechtstrips voor 2 boorgaten zonder
of met ringmechanisme en/of zelfklevende onderlaag
6. Stapelbakken: brievenbakken voor op de balie voor post en formulieren
7. Archiefdozen: gesloten kartonnen dozen, tbv inhoud die bewaard moet worden + weinig gebruikt
8. Hangmappen: laterale (naast elkaar op 1 hoogte, tekststrook, beschikbare ruimte optimaal benut) en
frontale (achter elkaar; tekststr. goed leesbaar + inhoud makkelijk uit map hangmappensysteem.
Kaartsystemen
1. Vlakliggende systemen: metalen laden met metalen penne, waarin kaarten dakpansgewijs over
elkaar heen liggen; onderste regels zichtbaar en bevat info zoals naam cliënt of onderwerp
Voordelen: goed/direct overzicht; betrouwbaar: kaarten kunnen elkaar niet raken
Nadelen: in/uithalen kaarten verloopt niet vlot vanwege pennenbevestiging, veel ruimte, duur
2. Roterende systemen:
1. niet-elektrisch tafelmodel = kaartmolen: houder met spil; bedoelt voor kleine bestanden
, 2. elektrisch aangedreven model: bestaat uit plateaus die rond spil draaien; tbv grote bestanden
(paternosterkast: schappen bevinden zich in een rondlopende ketting en draaien op commando
3. Staande systemen: kaart in bak met tabbladen (alfabetisch)/ruiters plaatsen op kaarten (steken uit)
Nadelen: niet alles in 1x zichtbaar, rangschikken alfab. volgorde moeilijk vanwege kaarten zoekraken
Signaaltechnieken: zorgen voor rangschikking waardoor documenten eenvoudig terug te vinden zijn. Bijv.:
soort huisdier
geboortedatum vh dier
geslacht vh dier
datum vd volgende vaccinatie
Sorteerwijzen/rangschikken:
1. Alfabetisch rangschikken mbv alfabetisch-lexicografisch → een lijst opgesteld in volgorde van het
alfabet. Niet alleen eerste letter staat op alfabet maar ook de tweede, derde enz. staan op alfabet.
Vb. Vleuten, J. komt voor Vleuten, J. van en Oost, P voor Oost, P.M.C.
Alles gelijk (naam, adres, wp) gebruik geb.data dier of gebruik sticker of onderstreep naam huisdier.
2. Numeriek rangschikken: op nummer
3. Chronologisch rangschikken: op datum → eerst jaar, dan maand en dan dag
Classificatie van documenten (= het systematisch rangschikken) door gebruik te maken van:
* ruiters met kleur of cijfer/letteraanduiding * stickers in kleur
* knipgaten in kaarten * combinatie van cijferaanduiding op mappen
* combinatie van cijfer- en kleuraanduiding * chronologisch rangschikken
Bibliotheek- en tijdschriftenbeheer:
toepassen bij veel naslagwerken, anders niet
boeken op nummer rangschikken of onderwerp of aparte lijst op onderwerp aanleggen mbv
kaartsysteem
bij tijdschriftencirculatie kan lezer naam, datum en paraaf noteren dat hij tijdschrift heeft ingezien.
Circulatiemap kan handig zijn hierbij (vertraagd wel doorlooptijd)
leg tijdschriften op leestafel of tijdschriftenrek
Naslagwerken: deze liggen onder handbereik (balie) bij een DK. Denk aan:
verklarend Nederlands woordenboek
geneeskundig woordenboek
voedingswijzer
plattegrond stad waar u werkt met stratenregister
Extra aantekeningen:
Recente info reizen naar het buitenland:
www.licg.nl
www.knmvd.nl
