Samenvatting Internal Control
2023-2024
- Reader prof. dr. J.A. Emanuels
- Romney and Steinbart: Accounting Information Systems
- Vaassen, Meuwissen & Schelleman: Accounting Information Systems and Internal
Control
,Inhoudsopgave
Reader prof. dr. J.A. Emanuels................................................................................................................3
Hoofdstuk 1 – Organizations and information....................................................................................3
Hoofdstuk 2 – risk management and the information production cycle...........................................12
Samenvatting boeken...........................................................................................................................16
Week 1..............................................................................................................................................17
Week 2..............................................................................................................................................18
Week 3..............................................................................................................................................20
Week 4..............................................................................................................................................25
Week 5..............................................................................................................................................32
Week 6..............................................................................................................................................42
Bronvermelding....................................................................................................................................45
,Reader prof. dr. J.A. Emanuels
Hoofdstuk 1 – Organizations and information
Organisaties komen in vele vormen en maten voor, zoals bedrijven, ondernemingen, firma's,
entiteiten en instellingen. De verschillen ontstaan voornamelijk door specifieke kenmerken
die worden benadrukt in de specifieke organisatorische representatie. Een organisatie is een
groep mensen die opzettelijk samenwerken om een of meer gemeenschappelijke doelen te
bereiken.
Belangrijke kenmerken zijn de betrokkenheid van mensen en de focus op een of meer
gemeenschappelijke doelen. De grootte van een organisatie kan variëren, maar samenwerking
en gemeenschappelijke doelen zijn cruciaal.
De missie van een organisatie, het overkoepelende doel, weerspiegelt de reden van bestaan
van de organisatie. Het is de verantwoordelijkheid van het management om de missie te
vervullen en deze om te zetten in strategische doelen, die richting geven aan activiteiten en
dienen als evaluatie- en controlekader.
(Emanuels, p. 5)
Profit en non-profit organisaties
Zoals we al hebben aangegeven, kan een organisatie gedreven door de behoefte om winst te
maken heel goed een missie hebben die verwijst naar een hoger sociaal of milieudoel. Aan het
eind van de dag moet deze profit organisatie echter wel wat winst laten zien om haar
voortbestaan te verzekeren. Dit komt doordat deze organisaties een beloning moeten betalen
aan degenen die hebben geïnvesteerd in hun bedrijf, of het nu private aandeelhouders,
partners in joint ventures, banken of overheden zijn.
Een non-profitorganisatie heeft een andere basisstimulans. Het moet de gemeenschap waarin
het opereert, of een subset van die gemeenschap, van dienst zijn en in plaats van een mooie
winst te tonen, moet het kunnen aantonen dat hoe het werkt en wat het doet daadwerkelijk
overeenkomt met zijn missie. Een voorbeeld van een non-profitorganisatie is een
overheidsorganisatie die belastingen int, zoals de Amerikaanse Internal Revenue Service
(IRS) of de Nederlandse Belastingdienst. Een ander voorbeeld van een non-profitorganisatie
is de Europese Centrale Bank (ECB), die als non-profitorganisatie streeft naar bijdragen aan
de regulering van de Europese financiële markten.
,Een organisatie wordt beschouwd als een systeem, waarbij een systeem wordt gedefinieerd
als een set onderling afhankelijke elementen die samen specifieke doelstellingen bereiken. In
tegenstelling tot algemene systemen, is een organisatie een sociaal systeem met sociale
relaties. Elk element in de organisatie, zoals individuen, functies, afdelingen, of juridische
entiteiten, kan worden beschouwd als een sub-systeem met zijn eigen doelen en relaties.
Organisaties functioneren over het algemeen als open systemen, waarbij input wordt
ontvangen van en output wordt geleverd aan externe entiteiten, en waar de buitenwereld de
organisatie beïnvloedt en verandert.
Kritieke succesfactoren en bedrijfsprocessen
Zoals besproken in bieden strategische doelen leiding aan wat een organisatie probeert te
bereiken. De belangrijkste instrumenten voor het behalen van deze doelen zijn de
bedrijfsprocessen. Bedrijfsprocessen zijn essentiële ketens van onderling verbonden
zakelijke activiteiten die resulteren in specifieke outputs die bijdragen aan de organisatorische
doelen. Voorbeelden van bedrijfsactiviteiten zijn het aannemen van een klantbestelling, het
ontvangen van bestelde goederen en het uitbetalen van salarissen.
De link tussen strategie en bedrijfsprocessen wordt duidelijk wanneer een bedrijf bijvoorbeeld
de strategische doelstelling heeft om de omzet te verhogen door kostleiderschap en focus op
grote volumes. In dit geval is een efficiënt georganiseerd verkoopproces essentieel, met
nadruk op grote bestellingen. De implementatie, handhaving, monitoring en afstemming van
een kortingsbeleid zijn dan kritieke succesfactoren (CSF's) voor het bedrijf.
CSF's zijn beperkte gebieden waar succesvolle resultaten zorgen voor concurrentievoordeel.
In het ontwerp en de uitvoering van bedrijfsprocessen helpen CSF's bij het identificeren van
cruciale gebieden waar controle nodig is om strategische doelen te bereiken. Bijvoorbeeld,
voor een organisatie met het strategische doel om de beste en meest innovatieve mobiele
telefoons te produceren, zijn kwaliteitscertificering, kwaliteitscontrole en incidentrapportage
cruciale aspecten in de productieprocessen.
Kritieke succesfactoren en controle
Bij een organisatie met het strategische doel om de beste en meest innovatieve mobiele
telefoons te produceren, zijn kwaliteitscertificering, kwaliteitscontrole en incidentrapportage
cruciale aspecten in de productieprocessen.
In contrast, een organisatie die zoveel mogelijk telefoons wereldwijd wil verkopen tegen zeer
concurrerende prijzen, zal zich richten op kostenefficiëntie in het inkoop-, productie- en
distributieproces en een hoogwaardig kostenbeheersysteem opzetten.
,Classificatie en analyse van bedrijfsprocessen
Bij het classificeren van bedrijfsprocessen onderscheiden we eerst tussen primaire processen
en ondersteunende processen. Primaire processen zijn essentiële processen voor het leveren
van producten of diensten aan klanten, zoals inkoop, productie en verkoop in een
productiebedrijf. Deze keten van primaire processen wordt ook wel de "waardecyclus" (=
value cycle) genoemd. Ondersteunende processen, als 'smeermiddelen' van de primaire
processen, organiseren vaak informatie- en financiële stromen.
Een specifieke groep ondersteunende processen zijn de managementprocessen, zoals
strategische planning en risicobeheer, die op een 'meta-niveau' bijdragen aan de
organisatiedoelen.
(Emanuels, p. 10)
Een andere manier om bedrijfsprocessen te classificeren is op basis van het niveau van
activiteiten dat ze vertegenwoordigen. Bedrijfsprocessen bestaan uit verschillende lagen van
onderliggende processen, variërend van bedrijfsprocesniveau tot primair procesniveau en
subprocesniveau. Deze niveaus vertegenwoordigen respectievelijk de totale
bedrijfsprocessen, de primaire processen en de gedetailleerdere sub-processen.
(Emanuels, p. 10)
, Bij elke procesrepresentatie onderscheiden we input, procesactiviteiten en output (IPO). In
figuur 1.2 staat een voorbeeld van een fabrieksassemblageproces. Input, zoals grondstoffen,
zet het proces in gang. Output moet voldoen aan
criteria zoals kwantiteit, kwaliteit en kosten,
gemeten met Key Performance Indicators
(KPI's). Als KPI-doelen niet worden gehaald,
wordt input of het proces aangepast. Goed
ontworpen processen bevatten tot slot feedback.
(Emanuels, p. 11)
Bedrijfsprocessen, die essentieel zijn voor het beheer van organisatiedoelen, worden op
verschillende niveaus vertegenwoordigd. Deze processen zijn uiteindelijk onderverdeeld in
taken; activiteiten die door individuele leden van de organisatie worden uitgevoerd. Het
toewijzen van taken aan organisatieleden gebeurt het meest effectief door ze te clusteren in
functies op basis van criteria zoals:
- Vergelijkbare vaardigheden
- Gerelateerde bedrijfsprocessen
- Fysieke locatie
- Interactie met dezelfde entiteiten
Het is belangrijk op te merken dat niet alle taken aan menselijke organisatieleden hoeven te
worden toegewezen; sommige worden uitgevoerd door geautomatiseerde routines of
softwareprogramma's. Functies zijn niet uniek en kunnen aan verschillende organisatieleden
worden toegewezen. Ook kan een organisatielid meerdere functies tegelijk hebben.
Structuur van functies en Processen
het is belangrijk enkele basisprincipes te begrijpen die van invloed zijn op de opzet van
organisaties en informatiebeheer.
Een aanpak hiervoor is het ontwerpen van de organisatiestructuur. Dit model toont de
managementrollen, de positie van ondersteunend personeel en de identificatie van
organisatieniveaus. Een andere belangrijke manier om relaties binnen een organisatie af te
beelden, is het managementmodel. Dit specificeert hoe de organisatie ervoor zorgt dat
strategische doelen worden behaald en richt zich op de controle van primaire
bedrijfsprocessen.
Er zijn twee managementmodellen: functioneel en productgericht. Het functionele model
richt zich op processen in functionele gebieden, terwijl het productgerichte model specifiek
kijkt naar producten en de onderliggende concurrentie. Er zijn geen absolute goede of foute
keuzes; geschiktheid hangt af van strategie, concurrentie en organisatieontwikkeling.
Veranderingen worden vaak reorganisaties genoemd. Het organisatiemodel en het
managementmodel tonen hoe functies zijn gestructureerd om organisatiedoelen te bereiken.
