Samenvatting Procesmanagement
10 november 2017
Hoofdstuk 1, Processen en procesmanagement
De fasen in een proces kun je gemakkelijk laten zien in een processchema.
Een procesmanager stemt de informatiebehoefte af en beoordeeld en controleert de prestaties. Hij
is bezig met het verbeteren van processen en invoeren van nieuwe een systematiek.
Procesmanagement zorgt ervoor dat processen op elkaar worden afgestemd en dat processen
verbeterd worden.
Elk proces heeft fasen, een in- en een output, transformatie, heeft een dynamisch karakter. Je kunt
processen onderverdelen in:
- Continue processen: gaat aan één stuk door, de verschillende fasen zijn (kunnen) moeilijk te
benoemen, zoals bij een energiecentrale.
- Discontinue processen: onderdeel per onderdeel, goed te volgen, zoals een fietsfabrikant.
Daarnaast kun je processen indelen in:
- Natuurlijke processen: gebeuren vanzelf en houden zichzelf in stand volgens de natuur.
- Kunstmatige processen: zijn geïnitieerd en worden in stand gehouden door mensen.
Je kunt processen ook opdelen in deelprocessen. De plaatjes met processchema’s in de vorm van
pijlen worden Chevron-schema’s genoemd.
Je kunt dus op verschillende niveaus naar processen kijken. Dit noem je aggregatieniveaus. Hoe
hoger het niveau, hoe meer je van het totaalplaatje bekijkt. Door op verschillende niveaus te kijken,
zie je relaties of problemen die je op een ander schaalniveau niet ziet.
Een techniek om jezelf te dwingen om op verschillende aggregatieniveaus naar processen te kijken is
de blackboxbenadering. Hierbij kan je alleen zien wat de input en output is.
In de bedrijfskunde kunnen bedrijven en processen ook bekeken worden op verschillende
aggregatieniveaus:
- Brancheniveau - Organisatieniveau - Procesniveau
- Bedrijfstakniveau - Afdelingsniveau - Deelprocesniveau
Transformatie kan op de volgende manieren plaatsvinden:
1. Het veranderen van de uiterlijke vorm
2. Het veranderen van de chemische aard
3. Verplaatsing
4. Opslag
5. Behandeling
De omgeving van het proces ligt er buiten, maar heeft wel invloed op het proces. Hierbij is er verschil
tussen de directe en de indirecte omgeving. Op de directe omgeving van de procesmanager invloed
uitoefenen, op de indirecte omgeving niet. Een belangrijke onderdeel van de directe omgeving zijn de
stakeholders, de belanghebbenden.
1
,Procesmanagement gaat over het herkennen, analyseren, ontwerpen, implementeren en aansturen
van processen.
Het procesdenken heeft ervoor gezorgd dat werd ingezien dat het soms goedkoper is om iemand een
klein onderdeel van het proces te laten uitvoeren. Mensen kunnen zich zo specialiseren. Dit wordt
arbeidsdeling genoemd. Hierbij zorgt de specialisatie voor betere kwaliteit.
De overeenkomsten van het beheersbaar maken van verschillende stappen in een bedrijfsproces
zijn:
- Organisatie - Informatie en - Plaats
- Normen en regels communicatie
- Input en output - Tijd
Procesmanagement heeft de volgende fasen:
1. Herkennen 3. (her)ontwerpen 5. Afstemmen
2. Analyseren 4. Implementeren 6. (bij/be)sturen
Procesmanagement is een handige manier die het mogelijk maakt om dynamische processen in en
buiten organisaties te monitoren, documenteren, analyseren en te verbeteren. Procesbeheersing
gaat over het analyseren, afstemmen en bijsturen van processen waardoor deze zo effectief en
efficiënt mogelijk verlopen. Hierbij heeft effectiviteit te maken met de doelmatigheid en efficiëntie
met de hoeveelheid inspanning, energie of geld dat het kost. Naast effectiviteit en efficiëntie zijn de
volgende zaken van belang bij het beheersen van processen:
- Bestuurbaarheid - Robuustheid, de mate waarin het proces
- Risico’s gevoelig is voor storingen van buitenaf.
- Kwaliteit - Flexibiliteit
Procesautomatisering gaat om het automatisch laten verlopen van processen.
Productiemanagement gaat over de 5xM. Mensen, machines, methodes, materialen en money.
De activiteiten die met de besturing van de interne goederenstroom
samenhangen worden materials management genoemd.
Een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) is een hulpmiddel voor
bedrijven om de kwaliteit van hun processen en uitkomsten te
beheersen. De meeste KMS’s zijn gebaseerd op de cirkel van Deming,
deze gaat over procesbesturing en is hiernaast te zien
Hoofdstuk 2, Processen herkennen
Een bedrijfsproces heeft de volgende drie basiskenmerken:
1. Het proces heeft een begin en een eind met input en output.
2. Een proces voegt waarde toe voor haar klant.
3. Het proces is gericht op resultaat voor haar klant.
Bij het analyseren van bedrijfsprocessen ga je deze punten ook stap voor stap na.
Onderscheid tussen processen kunnen we maken:
1. Primaire processen 3. Bestuurlijke processen
2. Ondersteunende processen
Vijf fasen van het primaire proces kunnen zijn:
1. De ingaande logistiek. 2. Productie, transformatie.
2
, 3. De interne en uitgaande logistiek. 5. Service en dienstverlening,
4. Marketing en verkoop, toevoegen niet- waardebeleving.
fysieke waarde.
Porter concludeert dat niet alleen de verschillende schakels in de bedrijfskolom waarde toevoegen in
het proces, maar dat ook binnen de verschillende schakels weer activiteiten kunnen worden
onderscheiden waarmee bedrijven waarde kunnen toevoegen aan een product of dienst.
Dit waardeketendenken geeft inzage in de samenhang tussen primaire en secundaire
bedrijfsprocessen en de totale besturing van de organisatie. Naast de primaire activiteiten
onderscheid Porter een aantal ondersteunende activiteiten die er volgens hem op gericht zijn om in
de verschillende schakels van het primaire proces waarde te kunnen toevoegen. Deze
ondersteunende activiteiten zijn:
- Infrastructuur, dit gaat over het management en het beheersen van processen.
- Management van menselijk kapitaal.
- Technologieontwikkeling.
- Verwerving, inkoop van productiemiddelen.
Het management van alle ondersteunende processen wordt resourcemanagement genoemd. Hierbij
is het doel om tijdig, in de gewenste hoeveelheden en met de vereiste kwaliteit, aan alle processen
ter beschikking te stellen aan mensen en middelen.
Een afkorting voor alle ondersteunende functies en processen in een bedrijf is COPAFIJH:
- Communicatie - Administratie - Juridische zaken
- Onderzoek en - Financiën - Huisvesting
ontwikkeling - Informatievoorziening
- Personeelszaken (ICT)
Voorbeelden van bestuurlijke processen zijn managementprocessen, het strategisch planningsproces
en besluitvormingsprocessen.
Management is het richting geven aan inspanningen (van mensen) en middelen, zodat de
vastgestelde doelen van een onderneming kunnen worden bereikt overeenkomstig het aanvaarde
beleid. Het managementcyclus is: Plannen Organiseren Leidinggeven Controleren Plannen,
etc.
Operationele beslissingen twee maanden tot twee jaar
Tactische beslissingen twee tot vijf jaar
Strategische beslissingen vijf tot tien jaar.
Een missie van een bedrijf is een beknopte omschrijving van de hogere doelstelling van een bedrijf.
Een missie dwingt het bedrijf tot bezinning over de activiteiten, vormt een hulpmiddel bij het
motiveren van de medewerkers en creëert een bepaald imago. Principes hebben betrekking op de
normen en waarden van het bedrijf. Missie en principes vormen samen de visie. De visie geeft weer
hoe een bedrijf de missie denkt te realiseren. Strategie heeft te maken met hoe je het vervolgens
gaat doen.
Een belangrijk bestuurlijk proces is het besluitvormingsproces. Men spreekt van besluitvorming als
het besluit in groepsverband is genomen.
Hoofdstuk 3, Processen analyseren
3
