Een uitwerking van de colleges, PowerPoints en het boek. Een brede samenvatting wat mij heeft geholpen tijdens het tentamen. Begrippen en rijen wat geleerd kan worden, en extra informatie om door te lezen, wat handig is als achtergrond informatie voor het tentamen. Zo ga je goed voorbereid het tent...
Wat is een project?
= Een project is een vooraf met elkaar overeenkomen uniek resultaat met de daartoe benodigde
werkzaamheden, dat met bepaalde middelen moet worden bereikt.
“Projecten bestaan niet, ze worden gemaakt.”
• Elk project begint improviserend: ‘vrijelijk’ denken
• Betrokkenen: opdrachtgever, projectleider, projectteam
• De gewenste situatie bepaalt het doel van een project (resultaat, oplossing, deliverable)
• Het projectresultaat moet concreet, haalbaar en afdwingbaar zijn
• Projectsucces: is opgeleverd wat is beloofd? Zijn de doelen behaald? Is er bijgedragen aan de
organisatiestrategie?
“Zweven tussen improvisatie en routine”
Projectmatig werken bevindt zich als werkvorm tussen de twee uitersten van improvisatie en routine. Bij
projectmatig werken is sprake van een toenemende voorspelbaarheid voor wat betreft het (project)resultaat
en de (project)weg.
Een unieke opgave plaatst een organisatie voor een nieuwe situatie waarop de organisatie (nog) geen pasklaar
heeft. De organisatie zal moeten zoeken naar een passende aanpak waarbij de altijd begrensde menskracht en
middelen doelgericht worden ingezet om het gewenste resultaat te bereiken.
Unieke opgaven brengen altijd risico’s met zich mee. Improviseren is mooi, maar riskant. Op routines kan niet
worden teruggevallen. Planmatig werken is het devies. Eerst denken dan doen! Afspraken maken én nakomen!
Als er iets gebeurt, snel de koppen bijeen en bijsturen.
Kenmerken projectmatig werken
• Voorzien
• Planning aanpak
• Nogal zeker
• Steeds duidelijker
• Gewenst
• Tijdelijke middelen
• Doel is effectiviteit
• Tijdelijke structuur van organisatie, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
• Stapsgewijze concretisering van het eindresultaat
• Gebruiker toetst tussenresultaten aan de vraag
• Opdrachtgever-opdrachtnemer-relatie
• Verdeling van activiteiten over fases waarbij gelijkmatige inzet van middelen vaak niet mogelijk is.
• Nieuw, nog niet eerder gedaan, nieuwe wegen van werken bedenken (vooraf, om inzet van middelen
te beperken)
• Gerelateerd aan doelen van de organisatie die een verandering met zich meebrengen
• Risico’s vooraf ingeschat; planmatig
• Gestructureerde communicatie
• Gebudgetteerd T, G, totaal en andere verdeling naar de segmenten
,Wanneer welke werkvorm?
1. Routinematig
Nadruk ligt op efficiency; over een lange periode gelijke prestaties leveren met (relatief) constante
eigenschappen.
Werkwijze
Een opgave van de gebruiker wordt vertaald in standaardaanpakken zoals de organisatie die gewend is.
Voordeel
Een routinematige aanpak ligt het meest voor de hand wanneer men een bepaald resultaat moet blijven
bereiken onder gelijkblijvende omstandigheden en met gelijkblijvende middelen. Routinematig werken heeft
als voordeel dat het relatief efficiënt is, omdat de gebaande paden (communicatiekanalen,
besluitvormingsprocedures, enz.) volgt en omdat mensen zich niet uitvoerig op nieuwe functies hoeven voor
te bereiden.
2. Projectmatig
Nadruk ligt op effectiviteit; eenmalig een maximale prestatie leveren, gegeven een beperkte
hoeveelheid middelen.
Werkwijze
De oorspronkelijke opgave van de gebruiker, klant of opdrachtgever wordt stapsgewijs vertaald in steeds
gedetailleerdere specificaties. Hierdoor kan de gebruiker regelmatig tussenresultaten toetsen aan zijn vraag.
Voordeel
Projectmatig werken biedt in het algemeen het voordeel van een meer resultaatgerichte of effectieve aanpak
(planmatige inzet van mensen en middelen).
3. Improviseren
Nadruk ligt op flexibiliteit; zo snel mogelijk aan de slag gaan nadat een doel of probleem is
geconstateerd.
Werkwijze
Er wordt geprobeerd de vraag van de gebruiker zo snel mogelijk te beantwoorden (snelle ad-hoc oplossingen).
Voordeel
Improviserend werken ligt het meest voor de hand indien er iets volstrekt nieuws dat onder volstrekt
onbekende omstandigheden en met onbekende middelen aangepakt moet worden. Improviserend werken in
het algemeen heeft als voordeel dat het flexibiliteit biedt. Juist omdat men niet aan vaste procedures en regels
is gebonden, kan men – bij wijzigende omstandigheden – hier sneller op inspelen.
Het ligt ook voor de hand dat men bij een improviserende aanpak die nieuwe omstandigheden eerder ontdekt.
Verschillende projecten
• Technische projecten Bv. vandaag de dag veel IT-gedreven projecten
• Sociale projecten Bv. belasting, organisatie van een grootschalig event
• Gemende projecten
Veelal zitten er aan een project zowel technische als sociale kanten. Bijvoorbeeld: bij het te organiseren event
hoort ook de online ticketverkoop.
PM3-model
Wat is projectsucces?
Teun van Aken heeft onderzoek gedaan naar het falen van projecten en naar de factoren die bijdragen aan
projectsucces. Hij definieert projectsucces als volgt:
“Projectsucces is de mate waarin het projectresultaat betrokken actoren tevredenstelt.”
Het belang van de tevredenheid is afhankelijk van de plaats die een actor inneemt tegenover
het projectresultaat.
“Naarmate een actor meer afhankelijk is van het projectresultaat voor zijn eigen functioneren is zijn
tevredenheid van groter belang.”
, Op de vraag projectsucces te definiëren zouden de meeste projectleiders hoogstwaarschijnlijk een andere
definitie geven dan Van Aken. Heel voor de hand liggend is bijvoorbeeld:
‘Projectsucces is de mate waarin het project wordt gerealiseerd binnen het budget en de geplande tijd en
conform de eisen en randvoorwaarden.
Een dergelijke definitie is goed werkbaar, immers projectmatig werken is erop gericht het voorgaande te
bereiken. Echter de eisen, randvoorwaarden, het budget en de doorlooptijd worden bij aanvang van het
project vastgesteld door opdrachtgever en projectleider. Zij kunnen daarbij gemakkelijk randvoorwaarden die
andere actoren zouden stellen en allerlei andere (externe) invloeden over het hoofd zien. Als deze invloeden
geen plaats krijgen in het project, dan zullen de betrokken actoren hoogstwaarschijnlijk nooit tevreden zijn
over het resultaat. Zonder die tevredenheid is er in de definitie van Van Aken geen sprake van projectsucces.
Terecht. Vaak is het verstandig om (beheerst) af te wijken van budget, tijd, eisen of randvoorwaarden.
Conclusies Onderzoek Van Aken
Teun van Aken publiceerde in 1996 de conclusies van zijn onderzoek naar het falen van projecten. Die
conclusies luiden:
• Instrumentgebruik correleert negatief met succes;
• Werkstijl correleert sterk met succes;
• Bij doelgericht werken is weinig instrumentarium nodig om succes te bereiken;
• In grijpbare projecten staat veel structurering succes in de weg.
Sommige conclusies lijken strijdig met andere projectmanagementliteratuur. In die literatuur wordt immers
relatief veel aandacht gegeven aan instrumentgebruik. Dat suggereert dat projectmatig werken gelijk is aan
(veel) instrumentgebruik. Uit dit onderzoek blijkt juist dat te veel instrumentgebruik het succes van projecten
belemmert. Ook te veel structurering waar dat niet nodig is leidt tot negatieve resultaten.
Deze conclusies passen bij de notie dat ieder project uniek moet worden benaderd en aangepakt. Te veel
instrumentgebruik en structurering belemmeren de projectleider in zijn vrijheid. Die vrijheid heeft een
projectleider nodig om projecten uniek te kunnen benaderen. Hij moet wat ‘vast’ zit soms ter discussie
(kunnen) stellen.
Dat de genoemde doel- of resultaatgerichte werkstijl bijdraagt aan succes behoeft in mijn ogen nauwelijks
betoog.
Het volgende citaat van Van Aken spreekt boekdelen.
“En dat houdt in dat begrepen wordt dat projectsucces gebaat is bij ruimte voor menselijk talent, in plaats van
die ruimte dicht te regelen met instrumenten. Vraagstukken van motiveren en uitdagen van talent en benutten
van menselijke denkkracht verdienen meer aandacht dan ze tot nu toe krijgen.”
Eisen aan projecten
Projecten moeten worden bemenst met ervaren krachten die over een resultaatgerichte werkstijl beschikken.
Dat is eigenlijk de belangrijkste voorwaarde voor het bereiken van projectsucces.
Aan projecten kunnen als toetssteen wel eisen worden gesteld die gelden voor de mate waarin projectmatig
wordt gewerkt. Een project is adequaat aangepakt als aan de hierna genoemde voorwaarden wordt voldaan.
Organisatie
• Het is duidelijk wie de opdrachtgever is;
• De wijze waarop het project is georganiseerd is vastgelegd;
• De wijze van besluitvorming is vastgelegd;
• Overdrachten tussen verschillende partijen zijn eenduidig geregeld;
• De benodigde expertise en capaciteit zijn bekend, evenals de wijze waarop hierin wordt voorzien.
Tijd
• Er is een actuele planning;
• Alle hoofdactiviteiten die moeten worden verricht zijn bekend;
• De werkelijkheid ten opzichte van de planning is op ieder moment bekend.
Geld
• Er is bij afsluiting van iedere fase een betrouwbare raming beschikbaar;
• De financiering is geregeld;
• Er is een vastgesteld budget;
• De stand van zaken over verplichtingen, prognoses, declaraties en betalingen is voortdurend bekend;
• De werkelijkheid ten opzichte van het budget (en deelbudgetten) is beschikbaar.
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, creditcard of Stuvia-tegoed voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper cetessa. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €8,49. Je zit daarna nergens aan vast.
