Werkcollege Theorie ter voorbereiding op het tentamen (boek: Basisboek Procesmanagement).
1 Hoofdstuk 1 geheel
Hoofdstuk 2 geheel
Hoofdstuk 3: Paragraaf 3.1, 3.4
2 Hoofdstuk 3: Paragraaf 3.2, 3.3
Hoofdstuk 6:
Paragraaf 6.1 geheel
Paragraaf 6.2.1, 6.2.2, 6.2.3, 6.2.4, 6.2.5
Paragraaf 6.3 geheel
Paragraaf 6.4 geheel
3 Hoofdstuk 4:
Paragraaf 4.1 geheel
Paragraaf 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3
Paragraaf 4.3 geheel
Paragraaf 4.4.3, 4.4.4
4 Hoofdstuk 8 geheel
5 X
6 Proeftentamen, dus alle PROMAN tentamenstof.
(na de kerst)
,Samenvatting Basisboek Procesmanagement
1.1 Processen zijn overal
Een simpel processchema wordt weergeven met input en output. Dit proces loopt in fasen en door
het gehele productieproces.
Procesmanager = voor het invoeren van procesverbeteringen en de invoering van een nieuw
kwaliteitssysteem. Het afstemmen van de informatiebehoefte en het beoordelen en controleren van
de prestaties. Zo worden alle processen vastgelegd in werkinstructies en prestaties van het bedrijf
gemeten in output, incidenten, klanttevredenheid, doorlooptijden en voorraden.
Procesmanagement = zorgt ervoor dat processen op elkaar worden afgestemd en verbeterd worden.
1.2 Wat zijn processen?
Processen bestaan uit een aaneenschakeling van stappen, ofwel fasen met input en output. Er is in
dit kader sprake van transformatie, wat inhoudt dat er tijdens een proces een verandering optreedt.
Het overgaan van de ene vorm in de andere vorm. Dit geeft ook het dynamische karakter van een
proces weer, het is nooit statisch en verandert altijd. Transformatie vindt plaats op de volgende
manieren:
1. Veranderen van de uiterlijke vorm;
2. Veranderen van de chemische aard;
3. Verplaatsing;
4. Opslag;
5. Behandeling.
Continue processen = proces stopt niet en gaat dag en nacht door. Het is soms lastig om de
verschillende fasen of processtappen te benoemen (bijv. olieraffinaderij of energiecentrale).
Discontinue processen = onderdeel voor onderdeel, zoals in een assemblageproces; het
samenvoegen van verschillende onderdelen tot een eindproduct.
Natuurlijke processen = gebeuren vanzelf en houden zichzelf volgens de wetten van de natuur in
stand (bijv. natuurkundig proces, zoals roest).
Kunstmatige processen = processen geïnitieerd en in stand gehouden door mensen. Bij elke stap
worden mensen, materialen of andere middelen ingezet om het proces aan de gang te houden.
Output kan zowel gewenst als ongewenst zijn.
Elke activiteit, of verzameling van activiteiten, die gebruikmaakt van middelen om input om te zetten
in output, kan beschouwd worden als een proces. Daarnaast kan een proces ook als deelproces
worden beschouwd van één of meerdere andere processen (bv. binnenkant én buitenkant wassen
van een auto). Daarnaast kun je zelfs iedere processtap van het proces ‘autowassen’ als individueel
proces of als deelproces beschouwen. Zo kun je de processtap ‘velgen reinigen’ weer als zelfstandig
deelproces zien. Zie ook figuur 1.5, de zogenoemde Chevron-schema’s.
Schaalniveau = door op verschillende niveaus te kijken, zie je relaties of problemen die je op een
ander schaalniveau niet ziet. Ook wel: aggregatieniveaus, de mate van samenvoeging. Sommige
zaken zie je over het hoofd wanneer je jezelf niet dwingt om op een ander niveau naar het probleem
te kijken, iets wat de procesmanager moet kunnen.
Brancheniveau, bedrijfstak-, organisatie-, businessunit-, afdelings-, proces- en
deelprocesniveau (groot naar klein, schematisch in een piramide te zetten).
, Blackboxbenadering = processen of deelprocessen worden als een zwarte doos beschouwd waarbij
alleen gezien kan worden wat er ingaat en wat er uitkomt. Deze techniek dwingt jezelf om op
verschillende aggregatieniveaus naar processen te kijken.
Omgeving = alles wat buiten het proces ligt, maar wel invloed heeft op het proces of beïnvloed wordt
door het proces. Er is sprake van een directe (partijen/stakeholders) en indirecte omgeving
(ontwikkelingen en situaties). Op de directe omgeving kan de procesmanager invloed uitoefenen.
Andersom geldt dat zowel de directe als de indirecte omgeving invloed hebben op het proces.
Bijvoorbeeld een toeleverancier als directe beïnvloeder die zijn prijs verhoogt.
1.3 Wat is procesmanagement?
Procesmanagement = gaat enerzijds over het herkennen, analyseren, ontwerpen, implementeren en
aansturen van processen. Maar gaat bij bestuurlijke en dienstverlenende processen ook om het
beïnvloeden en communiceren van processen.
Het procesdenken heeft ertoe geleid dat men ging inzien dat het in sommige gevallen goedkoper was
om werknemers slechts kleine onderdelen van het productieproces te laten uitvoeren, zodat mensen
zich erin kunnen specialiseren: arbeidsdeling. Hierbij zorgt de specialisatie vervolgens voor betere
kwaliteit en snellere productie. Door elk deelproces op elkaar aan te sluiten ontstaat een
denkbeeldige keten die eindigt bij het eindproduct.
Aspecten van procesmanagement:
-
- Organisatie; - Informatie en communicatie;
- Normen en regels; - Tijd;
- Input en output; - Plaats.
Fasen procesmanagement:
1. Herkennen; 2. Analyseren; 3. (Her)ontwerpen; 4. Implementeren; 5. Afstemmen; 6. (Bij/be)sturen.
Procesbeheersing = gaat over het analyseren, afstemmen en bijsturen van processen waardoor deze
zo effectief en efficiënt mogelijk verlopen. Het transparant maken, beschrijven en modelleren van
processen zorgt ervoor dat processen inzichtelijker worden en beter op elkaar worden afgestemd.
Effectiviteit = of je datgene doet wat je beoogt te doen -> doelmatigheid. De mate waarin
output voldoet aan de behoeften/wensen. Formule: Rwerkelijk / Rnorm
Efficiëntie = de hoeveelheid inspanning, energie of geld die het kost om een bepaalde
activiteit uit te voeren. Formule: Onorm / Owerkelijk = efficiëntie
Productiviteit = efficiëntie en effectiviteit waarmee productiemiddelen omgezet worden
in resultaat. Dus de verhouding tussen het bereikte resultaat en de offers daarvoor.
Formule: Pwerkelijk / Pnorm = productiviteit
Daarnaast van belang bij het beheersen van processen: bestuurbaarheid, risico’s, kwaliteit,
robuustheid en flexibiliteit.
Kwaliteit = de mate waarin goederen/diensten voldoen aan de eisen, behoeften en
specificaties v/d klant.
Flexibiliteit = de mate waarin het proces onder verschillende omstandigheden werkbaar,
aanpasbaar en doelmatig blijft.
Bestuurbaarheid = mate waarin het proces transparant en meetbaar is.
Risico = waarschijnlijkheid dat een bepaald negatief effect zich voordoet.
Robuustheid = mate waarin het proces gevoelig is voor storingen van buitenaf.
