Overig
Opdracht 3 Analyse financiele consequenties - Finance (AFO)
- Instelling
- Saxion Hogeschool (Saxion)
Opdracht 3 van AFO Analyse Financieel Consequenties (Finance). 28,35 van de 36 punten behaald
[Meer zien]Voorbeeld 2 van de 9 pagina's
Voorbeeld 2 van de 9 pagina's
In winkelwagengesponsord bericht van onze partner
2 beoordelingen
Door: philippine_dj • 6 jaar geleden
Door: klif • 6 jaar geleden
Voorbeeld van de inhoud
Analysefinanciële
consequenties
Analyse facilitaire organisatie
Lotte van der Linde
424355
DFM3VC
T.4471- FM-MF Analyse Fac. Org. PF
Deventer, 6 november 2017
Toetskans 1
, 3.1 Effectiviteit en
efficiency
A. concrete en realistische acties
Om de vergaderfaciliteiten te optimaliseren zullen er verschillende acties uitgevoerd moeten
worden. De belangrijke aspecten hierin zijn het terugdringen van de hoge kosten die momenteel
gemaakt worden voor het huren van externe vergaderlocaties en het optimaal benutten van de
vergadercapaciteit waarover de ABN AMRO momenteel beschikt. De 3 concrete acties om het
proces te optimaliseren luidden al volgt:
1. Het implementeren van een multifunctionele app in samenwerking met tablets
bij de entree van de vergaderruimte om de bezettingsgraad te verhogen.
Om de efficiëntie van het vergaderproces te verhogen moet het vergaderproces
eenvoudiger en toegankelijker worden. Momenteel kent het proces vele stappen, waarin
veel verschillende rollen naar voren komen. Door een app te ontwikkelen waarin
reserveringsverzoeken ingediend kunnen worden kan de “click” in het vergaderproces
vergroot worden. Wanneer een grotere hoeveelheid van de mensen online kunnen
reserveren verlaagt dit de kosten. O.a. door tijd en de inzet van personeel kan verkleind
worden. Daarnaast kan de samenwerking met tablets bij de deur voor een veel efficiëntere
invulling van de vergaderruimten zorgen. Allereerst kan er op deze tablet aangegeven
worden wanneer en door wie de ruimte gereserveerd is. Maar daarnaast kan je je als
gebruiker aanmelden op de tablet wanneer je komt, en wanneer je de ruimte verlaat kan je
je eenvoudig afmelden. Zo kan de bezetting van de ruimte snel en eenvoudig in kaart
gebracht worden. Met gevolg dat wanneer iemand de ruimte minder lang gebruikt dan
verwacht, dit gelijk zichtbaar is en nog in gebruik genomen kan worden door een andere
gebruiker. Dit zorgt voor een betere bezettingsgraad van de vergaderruimten.
2. Het aantal centrale vergaderruimten verhogen door een deel van de decentrale
ruimtes ook centraal in te gaan zetten. Hierbij heeft de desbetreffende afdeling
voorrang op het reserveren van deze ruimten. De ruimte wordt pas 5 dagen van
tevoren opengezet voor een reservering van iemand van buiten de afdeling
Momenteel wordt een groot deel van de vergaderruimten niet centraal beheerd. Deze
vergaderruimten bevinden zich op de afdelingen en worden alleen ingezet voor de
desbetreffende afdeling. Hoe deze ruimten gereserveerd kunnen worden en wat de
bezettingsgraad is is onbekend. Deze decentrale ruimten, of een deel van deze decentrale
ruimte zou veel nuttiger gebruikt kunnen worden wanneer deze ook in centraal beheer
worden genomen. Omdat het wel van groot belang is dat de afdelingen gemakkelijk een
beroep kunnen doen op een ruimte en niet hoeven “in te leveren” kunnen alleen zij ruim
van tevoren de ruimte reserveren. Pas wanneer de ruimte 5 dagen van tevoren niet is
gereserveerd door een persoon van de afdeling wordt de ruimte vrijgegeven voor andere
gebruikers. Om dit reserveringsysteem beter te organiseren moet deze reservering op
dezelfde wijze gaan als de reservering van de momentele centrale ruimte. Dit zorgt ervoor
dat spirit inzichtelijk heeft wat er gereserveerd is, en wanneer er geen ruimte te vinden is
langer dan 5 dagen van tevoren kunnen zij wel zien over er intern nog veel mogelijkheden
zijn.
3. Het inzetten van gele en rode kaarten bij een “No show”
Omdat een opvallend knelpunt binnen het vergaderproces de no shows die zich in een groot
aantal voordoen zijn is het belangrijk om actie te ondernemen waardoor deze verminderd
kunnen worden. Het komt met grote regelmaat voor dat er een ruimte gereserveerd wordt
die vervolgens toch niet wordt gebruikt, zonder dat deze reservering is geannuleerd. Met
het gevolg dat er servicekosten worden doorbelast die eigenlijk niet van toepassingen
hadden hoeven te zijn. Er vaak catering wordt geleverd die vervolgens niet wordt genuttigd,
maar wel betaald moet worden. En als laatste is de kans groot dat er andere geïnteresseerd
in een vergaderruimte op dat moment niks meer konden reserveren omdat alles op papier
bezet is. Met het gevolg dat de externe spend verhoogd word omdat er externe locaties
ingezet zijn terwijl dat dit niet nodig had hoeven zijn. Het is dus van groot belang dat het
personeel er op geattendeerd word dat annuleren zeer belangrijk is. Het brengt hoge
financiële kosten met zich mee wanneer je niet annuleert.
Het personeel is al bekend met de uitgave van gele en rode kaarten. Op dit moment wordt
het ingezet voor de parkeerplaatsen. Er wordt een kaart uitgedeeld wanneer het personeel
gebruik maakt van de gastenparkeerplaatsen, en wanneer dit te vaak voorkomt krijgt het
personeel een rode kaart. Deze strategie kan ook ingezet worden voor het vergaderproces.
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, creditcard of Stuvia-tegoed voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper lottevdlinde. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €4,49. Je zit daarna nergens aan vast.
Is Stuvia te vertrouwen?
4,6 sterren op Google & Trustpilot (+1000 reviews)
Afgelopen 30 dagen zijn er 72042 samenvattingen verkocht
Opgericht in 2010, al 14 jaar dé plek om samenvattingen te kopen