Samenvatting management information
systems (MIS) - Readers en boeken
Boeken: informatiemanagement (Roel Grit) & Bestuurlijke informatievoorziening
(Willem Leijnse)
Auteur: Bryan Cuperus
School: Hanzehogeschool Groningen
Opleiding: Bedrijfseconomie
Studiejaar: 2
,Inhoudsopgave
Reader dienstverlening
Soorten dienstverlenende bedrijven....................................................................................................... 3
Boek: bestuurlijke informatievoorziening hoofdstuk 7.3 behorend bij de reader ................................. 4
Reader managementsystemen
Hoofdstuk 1, systeemontwikkeling ......................................................................................................... 8
Hoofdstuk 2, gegevensstroomschema’s ............................................................................................... 10
Hoofdstuk 3, normalisatie en integratie ............................................................................................... 13
Hoofdstuk 4, workflow management.................................................................................................... 16
Boek informatiemanagement
Hoofdstuk 3, informatiesystemen ......................................................................................................... 17
Hoofdstuk 5, opslag en gebruik van gegevens ...................................................................................... 19
Hoofdstuk 7, informatiebeveiliging en IT-risico’s .................................................................................. 22
Hoofdstuk 8, informatiemanagement in de praktijk ............................................................................. 26
Hoofdstuk 9, informatieplan ................................................................................................................. 28
Hoofdstuk 10, informatievooronderzoek .............................................................................................. 29
Hoofdstuk 11, functioneel ontwerp ...................................................................................................... 30
Hoofdstuk 12, selectie van pakketsoftware .......................................................................................... 32
Hoofdstuk 13, invoering van software .................................................................................................. 33
2
,Reader dienstverlening
Soorten dienstverlenende bedrijven
Het kenmerk van een dienstverlenend bedrijf is het hebben van geen of een zwakke
goederenbeweging.
• Met eigen goederenbeweging, zoals een apotheek, een uitgeverij of een restaurant.
o Er is risico van vermenging functies (bij restaurant)
• Met doorstroming goederen van derden, klanten brengen spullen en daar wordt wat mee
gedaan door het dienstverlenende bedrijf en vervolgens worden de goederen
teruggestuurd/teruggegeven. Een reparatiebedrijf bijvoorbeeld.
o Er moet ontvangsterkenning verstrekt worden aan de klant als diegene het product
aflevert om te laten maken. Bij afgifte van het gerepareerde product moet er
kwijting gegeven worden, anders kan iemand meerdere keren terugkomen om
hetzelfde product op te halen.
• Met beschikbaar stellen van specifieke ruimten, zoals een hotel.
o Er is een capaciteit (aantal kamers), alles wat verhuurd is (bezetting) * het tarief
moet binnen komen als omzet uit kamerverhuur (dit is de soll-positie). Aan de hand
van de eerdergenoemde formule is te controleren of dit dus daadwerkelijk gebeurt.
o Er moet ook gecontroleerd worden op leegstand, anders kunnen mensen een dag
langer blijven of kunnen werknemers de kamers geven aan vrienden, omdat zij
weten dat de kamer vrij is.
• Met beschikbaar stellen van niet specifieke ruimte, er mag wel naar binnen gegaan worden,
maar de persoon hoeft niet per se op die plek te zijn. Zoals een bioscoop, een sportschool of
een zwembad.
o Quasi-goederen, dit zijn kaartjes of toegangspasjes, die heeft de klant alvorens hij de
dienst mag doen. De quasi goederen moeten ongeldig gemaakt worden als de klant
de dienst heeft gedaan. Zo kan er worden gecontroleerd of de opbrengst volledig is.
• Met levering via vaste leidingen, zoals een waterbedrijf, een telefoniebedrijf/gasbedrijf.
o Vaak is er een vast maandbedrag die aan het eind v/d maand afgerekend wordt.
o Er kan een standenregister zijn, zo kan het bedrijf zien hoeveel en welke bedragen
binnen moeten komen. In het standenregister staan het aantal klanten en de vaste
maandbedragen die binnen moeten komen. Als er bijvoorbeeld 100 tijdschriften
worden uitgegeven tegen €5 per maand, dan komt in het standenregister te staan
dat er €500 per maand binnen moet komen. Er moet vervolgens gecontroleerd
worden of dat ook daadwerkelijk binnen komt.
• Met verkoop van informatie of informatiediensten
o Vaststelling soll-positie a.d.h.v. analyse verkoopproces.
• Alles wat daar niet inpast komt in ‘overig’, zoals een adviesbureau, een accountantsbureau
of een reisbureau.
3
,Boek: bestuurlijke informatievoorziening hoofdstuk 7.3 behorend bij
de reader
7.3 Dienstverlenende organisaties
Het kenmerk van dienstverlenende bedrijven is dat er een zwakke goederenbeweging (goederen van
derden) is of helemaal geen goederenbeweging. Dit leidt tot problemen bij interne controle op de
volledigheid van de opbrengstverantwoording. Het is moeilijker om de soll-positie te bepalen bij
dienstverlenende bedrijven. Dit probleem wordt opgelost door aanknopingspunten te vinden in de
aard van de activiteiten van de onderneming.
7.3.1, organisaties met een eigen goederenbeweging
Zoals hierboven al verteld is behoren restaurants en uitgeverijen tot deze categorie.
Restaurants
Het verkopen van dranken doet qua typologie sterk denken aan een handelsonderneming. Bij de
verkoop in flesjes is dat ook zo, maar bij de verkoop van de tap is dit alweer wat ingewikkelder, er
moet dan gewerkt worden met een standaard glas per fust. Op deze manier kan de soll-positie
worden vastgesteld.
In de keuken is het een stuk lastiger om de soll-positie te bepalen. Eenzelfde basisproduct kan door
toevoeging van saus of in combinatie met andere gerechten tot een andere opbrengst leiden.
Goederenbeweging is niet het juiste uitgangspunt voor het vaststellen van de soll-positie van de
opbrengsten voor dit soort organisaties.
Bij kleine restaurants is er vaak een vermenging van functies (geen functiescheiding).
• Het gebruik van grondstoffen in de keuken
In de keuken vindt de omzetting van grondstoffen naar eindproducten plaats (een soort
productieproces). Het toegestane verbruik van grondstoffen worden met behulp van een
retrograderekening berekend. Deze toegestane verbruiken worden vergeleken met de
daadwerkelijke verbruiken, verschillen worden geanalyseerd. Het enige probleem hierbij is dat
enkele grondstoffen vers zijn (groenten en dergelijke), wanneer dit niet wordt opgemaakt, dan wordt
het weggegooid. Dit wordt ingekocht op basis van de verwachte drukte. De interen beheersing zal
zich richten op de omvang en de waarde van het overschot, het begrote aantal maaltijden en het
werkelijk aantal geserveerde maaltijden.
Voor goederen die in voorraad gehouden kunnen worden is dit makkelijker, de overdracht van de
goederen naar de keuken moet plaats vinden via kwijting. Het werkelijke gebruik van de keuken kan
worden vastgesteld door inventarisatie en goederenformules.
• Controleverbanden bij geautomatiseerde registratie
Automatisering leidt ertoe dat gerechten een nummer krijgen, tafels genummerd worden en dat
obers een terminal hebben om bestellingen op te nemen en te laten betalen.
Aan het einde van de dag geeft het systeem automatisch een overzicht van de omzetten per artikel
en omzetten per ober. Ook het verbruik van grondstoffen kan teruggevonden worden. Hierdoor kan
er snel een analyse gedaan worden. Zo kan bijvoorbeeld het toegestane verbruik van vers groente en
vlees worden vergeleken met het daadwerkelijke verbruik.
4
, • Controleverbanden bij niet-geautomatiseerde registratie
Alle bestellingen worden op een bon doorgegeven aan de keuken, de ober slaat iedere bestelling aan
in het kasregister. Aan het einde van de dienst worden de tellingen van het kasregister gecontroleerd
aan de hand van de bonnen. Vaak is er in dit geval geen sprake van een onafhankelijke toetsing van
de receptuur (dit is wel zo bij een geautomatiseerde registratie).
Onvolledigheden in de opbrengstverantwoording en verspilling in de keuken leiden tot lagere
brutomarges.
De in de praktijk meest voorkomende fraudepraktijken bij restaurants:
• Niet aanslaan van consumpties of maaltijden
• Saboteren van geautomatiseerde kassa systemen
• Verkopen van zelf meegebrachte dranken
• Verkeerd instellen van tapsystemen
• Wegnemen van contant geld
Uitgeverij
De goederenstroom bij een uitgeverij wordt gevormd door het papier dat verbruikt wordt bij het
drukken. Het papierverbruik is echter geen goede indicatie voor de soll-positie van de opbrengst. De
opbrengst van het vel papier is afhankelijk van wat er op dat papier staat en hoeveel tijdschriften er
verkocht worden.
Voor het vaststellen van de soll-positie van advertentieopbrengsten moeten er contracten worden
opgesteld met de bijbehorende tarieven.
De soll-positie van de verkoop van tijdschriften aan abonnees kan gedaan worden aan de hand van
het standenregister.
7.3.2 organisaties met een doorstroming van goederen die van derden zijn
In deze categorie vallen veel soorten reparatiebedrijven.
De controle op opbrengst wordt gedaan aan de hand van een ontvangsterkenning die wordt
verstrekt aan de aanbieder. In dit soort bedrijven moet er functiescheiding zijn tussen het in
ontvangst nemen van de goederen en de verdere bewerking.
Garagebedrijf
Vaak wordt een afspraak gemaakt via internet, de klant krijgt een kalander met beschikbare data in
beeld. Voor normale reparaties worden vaak vaste bedragen in rekening gebracht waardoor de klant
een serieuze kostenindicatie krijgt. Hierna volgt een bevestiging naar de klant. Als een afspraak niet
online gemaakt wordt, dan voert de receptie de afspraak in. De receptie overhandigd iedere dag de
werkorders aan de monteurs. De onderdelen die de monteurs gebruiken worden door de
magazijnmeester tegen kwijting afgegeven. Wanneer de reparatie voltooid is geeft de afdeling de
werkorder gereed in het systeem. De receptie maakt vervolgens een factuur en stuurt die naar de
klant.
Managementinformatie
Naast de gebruikelijke managementinformatie zoals de omzet en de kosten is het management van
een garage specifiek geïnteresseerd in de bezetting van monteurs (hebben zij voldoende werk?).
Hiervoor wordt de shoptime en de total jobtime gebruikt. Shoptime is het aantal aanwezige uren en
total jobtime is het totaal aan werkorders bestede uren.
5
,Ook is het management geïnteresseerd in efficiencyverschillen met reparaties tegen VVP. Voor
specifieke werkorders wordt uitgegaan van standaardtijden en standaard verbruik van materiaal.
Ook wordt er een controle gedaan op nog niet gefactureerde werkorders.
7.3.3 organisaties die ruimtes beschikbaar stellen
Specifiek gereserveerde ruimtes
Hierbij valt te denk aan hotels, luchtvaartmaatschappijen en woningbouwverenigingen.
De controle op opbrengst wordt altijd gevormd door de omvang van de totale capaciteit met
bijbehorende maximale opbrengst (soll-positie). Deze berekende positie moet gecorrigeerd worden
met de leegstand. De leegstand moet onafhankelijk van de opbrengstregistratie worden vastgesteld.
Het vaststellen van de soll-positie wordt ingewikkeld door gegeven kortingen, snelle uitbreiding van
kamers (meer bedden) of het aantal personen dat in een kamer zit. Er moet dus goed worden
vastgelegd tegen welke prijzen welke kamers met hoeveel personen worden verhuurd. Vaak worden
kamers goedkoper als deze later op de dag gehuurd worden. Het systeem moet zo ingericht zijn dat
er rekening wordt gehouden met het tijdstip van de boeking en dat hierbij automatisch het juiste
tarief gehanteerd wordt. Achteraf kan gecontroleerd worden of de facturen juist zijn door middel van
een steekproef.
Het sluitstuk van de controle is de check of niet-gereserveerde kamers ook daadwerkelijk niemand in
zit leegstandscontrole.
6
,Ruimtes zonder specifieke reservering
Bij deze soort valt te denken aan musea, pretparken, evenementen en dergelijke. Het recht op de te
verlenen dienst blijkt uit het bezitten van een quasi-goed. Ook bij specifieke reserveringen wordt er
aan quasi-goederen gedan, daarbij wordt dan tegelijk het nummer van de zitplaats toegekend
(vliegtuig bijvoorbeeld).
Controle op geldigheid van de toegangskaart en juistheid van het betaalde tarief vindt plaats bij de
ingang van de ruimte. De controleur verscheurt of scant het kaartje, zodat die niet nogmaals gebruikt
kan worden.
Bij de interne controle op de opbrengstverantwoording spelen quasi-goederen een belangrijke rol.
Het ontbreken van een echte goederenbeweging wordt opgevangen door deze quasi-goederen, deze
creëren een soll-positie.
• Het bestellen van papier voor de kaarten is een inkooptransactie
• Een drukker levert aan de organisatie voorbedrukte formulieren.
• Caissière bewaart de voorraad, als er te weinig voorraad is, bestelt de directie nieuwe
kaarten bij de drukker
• Elke verkoop wordt geregistreerd door de computer
• Bij de aanvang van het evenement wordt de kaartverkoop gestopt en drukt de computer
een overzicht af van de verkochte kaarten per tarief. Dit wordt gecontroleerd met het
aanwezige geld in kas. Voor de leegstandcontrole wordt een overzicht afgedrukt van de niet-
verkochte plaatsen
• Wanneer er met programmaboekjes gewerkt wordt is het makkelijk om een soll-positie vast
te stellen, aangezien dat gewoon een goederenbeweging is
Klassieke versie van quasi-goederenbeweging (voor de geautomatiseerde systemen)
Het moet niet mogelijk zijn om de toegangskaarten ongecontroleerd af te laten drukken. Alle
bestellingen aan de drukker moeten worden gedaan door de directie. Kaartjes worden in voorraad
gehouden en tegen kwijting afgegeven aan de klant. Iedere verkoop wordt aangeslagen op een
kasregister. Aan de hand van een goederenformule wordt aan het einde van de dag het aantal
verkochte kaartjes vastgesteld.
Het kan voorkomen dat er kaartjes uit de voorraad vernietigd moeten worden, het moet niet de
bedoeling zijn dat deze kaartjes alsnog in omloop gebracht worden. Ook het knippen van de kaartjes
bij gebruik is een vorm van vernietiging van kaartjes om meermalig gebruik te voorkomen.
7
, Reader informatiesystemen
Hoofdstuk 1, systeemontwikkeling
De ontwikkeling van een informatiesysteem kent een aantal fasen. In elke fase wordt een aantal
handelingen uitgevoerd. De resultaten van deze handelingen worden gedocumenteerd.
Onderstaande tekst vormt verdieping op paragraaf 8.1 van het boek.
1.1, vooronderzoek
Aanleiding voor het ontwikkelen van een nieuw of aanpassing van het huidige informatiesysteem is
een probleem dat te maken heeft met de huidige informatievoorziening. In deze vaste wordt de
probleemkern vastgesteld. Hiernaast wordt ook de probleemeigenaar, de ernst/urgentie en de
groeitendens van het probleem vastgesteld.
Hiernaast wordt ook de huidige situatie in kaart gebracht. Dit kan door middel van: verzamelen van
vastleggingen van de onderneming, onderzoek via vragenlijsten, onderzoek via observatie of door
het afnemen van interviews. Dit levert een gegevensstroomschema op, lay-out van formulieren en
rapporten die gebruikt worden en een analyse van het bestaande informatiesysteem. In het rapport
kan men bijvoorbeeld terugvinden of er bepaalde essentiële informatie niet terug te vinden is.
Technische haalbaarheid = welke hardware en software er nodig is en in hoeverre die aanwezig is
Operationele haalbaarheid = in hoeverre veranderen taken van medewerkers (eventuele scholing)
Economische haalbaarheid = de aanschafkosten en de complementaire kosten (onderhoud & beheer)
1.2, functioneel ontwerp
Dit bestaat uit een viertal hoofdactiviteiten.
1.2.1 informatieanalyse operationele doeleinden
Gegevensmodel wordt opgesteld en de bestaande formulieren en rapporten worden uitgebreid of er
worden nieuwe rapporten en formulieren toegevoegd. Hierdoor komt de gewenste invoer en de
benodigde uitvoer tot zijn recht.
1.2.2 informatieanalyse management doeleinden
Vaak is het nodig om gegevens toe te voegen om bepaalde managementinformatie te verkrijgen. Zo
is het vastleggen van het tijdstip waarop een productiemedewerker aan een order begint niet
belangrijk voor operationele doeleinden, maar wel belangrijk voor de nacalculatie. In overleg met het
management zullen prestatie-indicatoren worden vastgesteld. Voorbeelden hiervan zijn percentage
op tijd uitgeleverde orders, verhouding jobtime en shoptime, omzet enzovoort.
De vereiste prestatie-indicatoren vormen een vereiste functionaliteit van het gewenste
informatiesysteem.
1.2.3 analyse gewenst informatiesysteem
Het te gebruiken besturingssysteem wordt beschreven samen met de functionaliteit van het nieuwe
systeem en de integreerbaarheid met andere systemen.
1.2.4 pakketselectie
Indien er met een bestaand pakket gewerkt gaat worden moet er een keuze gemaakt worden welke
pakket dit gaat zijn. Dit gaat door middel van een pakketselectie.
8
