1.1. Professionele gespreksvoering: essentieel voor de 21 e eeuw
Wij communiceren helaas niet rechtstreeks maar verpakken onze boodschap. We doen dat verbaal, met
woorden dus, maar ook paralinguaal. Paralinguaal staat voor de manier waarop we iets zeggen en de toon
gebruiken. Zo’n 70% van onze communicatie is non-verbaal. Informatie wordt volgens Oomkes via
communicatie deels bewust, deels onbewust gegeven, ontvangen en geïnterpreteerd. Door alert te zijn op de
reacties van anderen op jouw communicatie en te vragen naar hoe jouw boodschap is overgekomen, kun je
jouw communicatie beter afstemmen en soms bijstellen om het doel dat je ermee beoogt, ook daadwerkelijk te
bereiken.
Professionele gespreksvoering helpt je om beter samen te werken, mensen te coachen, leiding te geven, te
onderhandelen, conflicten helpen op te lossen, te bepalen hoe je mensen het beste van dienst kunt zijn, te
overtuigen of te beoordelen.
1.2. Privégesprekken en professionele gesprekken: het verschil
Bij professionele gesprekken stuur je het gesprek op een manier die past bij je functie of de rol die je in de
functie vervult. Doel, strategie en aanpak van het gesprek worden in het professionele gesprek vooral bepaald
door de functie en taakstelling van de professional. Doel strategie en aanpak van een privégesprek worden in
eerste instantie bepaald door de onderlinge relatie. Bij gesprekken die je voert voor je werk wil je methodisch,
ofwel doelgericht, bewust en systematisch te werk gaan om een optimaal resultaat te bereiken. Bij
privégesprekken is dit meestal niet het geval.
Methodische gesprekken voeren impliceert dat je een systematiek volgt om tot een optimaal resultaat te
komen.
Een voorbeeld van een eenvoudige systematiek die veel professionals toepassen in hun gesprek, is de LSD-
techniek:
Methodische gesprekken voeren betekend ook dat je je steeds afvraagt of je in het gesprek adequaat het
gecommuniceerd om je doelen te bereiken als professional.
1.3. Een lerende houding als professional
Door regelmatig stil te staan bij je manier van communiceren als professional of aspirant-professional, kom je
op het spoor van vaste patronen die beter kunnen. We spreken in dat geval over reflecteren, stil staan bij je
ervaringen en kijken hoe je daarin hebt gefunctioneerd. Om reflecteren op je werkpatroon als professional
systematisch aan te pakken en de nodige diepgang te verschaffen, wordt in de praktijk gewerkt met de
reflectiecirkel van Korthagen en Vasalos (2002).
- Niveau 1 : je voert een professioneel gesprek
- Niveau 2 : hier ga je terugblikken op wat er precies gebeurd is, je reflecteert op de gebeurtenis.
- Niveau 3 : hier wordt je als professional bewust van essentiële aspecten in je professionele gedrag die in
aanmerking komen voor verandering of verbetering.
- Niveau 4 : hier ga je je verbeteren op je functioneren.
- Niveau 5 : hier ga je terug naar de praktijk en probeer je je voornemens en verbeteringen uit.
,Heel belangrijk is ook het vragen om feedback. Je kunt ongelofelijk veel leren van de wijze waarop je boodschap
bij anderen overkomt. Dat noemen we interactief leervermogen: leren van de feedback die je anderen geeft.
1.4. Een professioneel gesprek voorbereiden
Bij de voorbereiding van professionele gesprekken gaat het om vier aandachtspunten:
1. Doel en strategie van het gesprek = Als je helder hebt wat er bereikt moet worden met een gesprek, kan
je bepalen wie het gesprek het beste kan voeren. Het doel bepaalt de aanpak van het gesprek. Doelen
vooraf bepalen doe je door je af te vragen welk resultaat je in dit gesprek of in deze fase van het gesprek
wilt bereiken. Houd het doel in gedachten maar wee niet bang om af te wijken van je voornemen vooraf
en stem je volledig af op wat er speelt in het hier en nu tussen jou en de andere partij. Ook je aanpak
(strategie) kan tijdens een gesprek veranderen.
2. Tijd en plaats = De tijd en plaats worden beïnvloed door het doel van het gesprek en de aanpak die
daarbij hoort. Niet alleen het moment waarop je het gesprek aangaat is van belang, maar ook de tijd die
je er voor inruimt. De tijd nemen werkt namelijk ontspannend voor beide partijen en bevordert een
goede afstemming op elkaar. De plaats van het gesprek hangt af van de aard van het gesprek en het doel
dat je wil bereiken. De keuze van de gesprekslocatie is namelijk van invloed op het resultaat van het
gesprek. Het is dus de moeite waard om aandacht te besteden aan waar en wanneer het gesprek het
beste kan plaatsvinden en daarbij rekening te houden met het doel.
3. De professional die het gesprek leidt = Hierbij is het belangrijk om even stil te staan bij de volgende
kwesties :
Kan en durf ik dit gesprek met dit gespreksdoel aan op basis van mijn kennis en ervaring? Hierbij
vraag je je af of je voldoende gekwalificeerd bent.
Plan je agenda niet te vol. Een belangrijk gesprek heeft een rustige aanloop nodig.
Het ik de mentale ruimte voor dit gesprek? Kan ik mij voldoende concentreren op het gesprek? Als
je hoofd vol zit met allerlei problematiek dan is de kans groot dat je niet open staat voor een
gesprek.
Als professional kun je jezelf ook bij ieder gesprek vooraf de vraag stellen wat je in het komende
gesprek extra goed wilt doen.
4. De persoon met wie wordt gesproken = Voorkennis voer je gesprekspartner kan een voordeel zijn. Het
kan je ook op het verkeerde been zetten omdat je te gauw meent te weten hoe de ander zal reageren en
wat je ander bezielt. Bij coach- en adviesgesprekken kan die voorkennis juist je onbevangenheid in de
weg zitten. Het is ook wenselijk om vooraf iets te weten over de labiliteit of crisisgevoeligheid van de
persoon met wie je te maken krijgt. Vooraf navraag doen bij betrokken instanties of verwijsinstanties is in
sommige situaties noodzakelijk. Het hebben van voorkennis kan ook de aanleiding zijn tot het besluit het
, gesprek door iemand anders te laten voeren.
2. Hoofdstuk 4 : Het gesprek leiden
Het professionele gesprek is een instrument dat je als professional bewust inzet om doelen te bereiken. Zonder
coöperatie (samenwerking) met je gesprekspartner mislukt elk gesprek en heeft praten geen zin.
Je leidt een gesprek op een professionele manier door:
1. Het gesprek systematisch in fasen af te werken;
2. De inhoud van de te bespreken informatie te ordenen en samen te vatten;
3. Feedback te geven en daarmee de ander op zaken te wijzen die hij niet in het vizier heeft.
2.1. Faseren
De duur van gesprekken kan sterk variëren. Gesprekken van vijf tot 10 minuten komen voor, maar ook
gesprekken van ander half uur. Als je wilt overzien wat allemaal aan de korde komt, bewust wil werken aan het
bereiken van de doelen die je hebt gesteld en chaos wilt voorkomen, is het nodig om het gesprek systematisch
op te bouwen. Dit kan door het gesprek op te bouwen in fasen. We scheiden in het algemeen de volgende
fasen:
- Voorbereidingsfase = In de meeste gevallen is er voor een gesprek een bepaalde aanleiding en heb je
voorafgaand aan het gesprek al een bepaald doel. Je kunt dan gesprek voorbereiden en je aanpak, de
onderwerpen die je aan de orde wilt stellen en het doel dat je wilt bereiken bepalen. Soms bestaat die
voorbereiding uit research. De leidinggevende zal voorafgaand aan het functioneringsgesprek
inventariseren (opsommen) welke aspecten van het functioneren van de medewerker hij aan de orde wil
stellen. Er zijn drie aspecten die bij de voorbereiding van vrijwel elk gesprek aandacht verdienen:
o Het bewust stilstaan bij de positie, de belangen en wensen van de ander;
o Het helder formuleren wat jij zelf met het gesprek wenst te bereiken en wat je denkt dat de ander
wil;
o De wijze waarop je te werk wil gaan
Het is tevens ook raadzaam na te denken over een ‘plan B’ voor het geval je tijdens het gesprek merkt dat
je aanpak niet werkt zoals gedacht en/of dat je de doelen die je gesteld hebt niet kunt bereiken. Soms
vinden gesprekken door omstandigheden of door de opzet van de dienstverlening plaats zonder dat je je
hebt kunnen voorbereiden. Het is dan zaak al pratend wat afstand te nemen en je af te vragen;
o Wat wil de ander?
o Wat wil ik?
o In hoeverre brengt dit gesprek ons dichter bij wat we willen?
- Startfase = Als jij zelf de initiatiefnemer bent, kun je die kennismaking regisseren. Is de ander de
initiatiefnemer, dan kun je desgewenst aanvullen. In de startfase richt je al je aandacht op het tot stand
brengen van een functionele samenwerkingsrelatie. Je doet er vaak goed aan om eerst vooral aandacht te
besteden aan de sfeer waarin de ander zich zo veilig en vertrouw mogelijk kan voelen. Dit kan al ontstaan
door smalltalk en het aanbieden van een kopje thee of koffie. Het geven van het gespreksdoel, een
agenda met te bespreken punten en het tijdsbeslag bieden de structuur. Door ook de verwachtingen van
de ander te peilen, ontstaat de mogelijkheid jouw doelen en de verwachten van de ander op elkaar af te
stemmen.
Let in de starfase op alle non-verbale, verbale en paralinguïstische signalen die de ander op je afstuurt.
Waak ervoor je te verliezen in details en stel je open voor de unieke persoonlijke inbreng van de ander. Je
rond deze fase af met een ‘samenwerkingscontract’ waarbij duidelijk is wie wat doet en welke rol ieder
daarbij gaat vervullen.
- Verkenningsfase = In de verkenningsfase verzamel je informatie die nodig is om het gespreksdoel te
bereiken. Je kunt kiezen voor een set van gesloten gevragen om tot een diagnose te komen of voor een
meer open vraagstrategie waarbij je de vragen afstemt op wat er tot nu toe aan de orde is geweest en
wat er nog ontbreekt in het plaatje. De verkenningsfase wordt uitgewerkt in een intakegesprek. Je stelt de
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, creditcard of Stuvia-tegoed voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper dewibernds2005. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €8,42. Je zit daarna nergens aan vast.
