Voor dit jaar is er met het nieuwe boek genaamd 'The real MICE book' gewerkt. De powerpoints van dit jaar waren erg kort en bevatte geen uitleg, daarom hier een samenvatting van de powerpoints met aanvulling van het boek± pagina 269 tot 441 (meetings t/m exhibitions). Daarmee is dit een uitgebreid...
MEETINGS
LESWEEK 1 PAGINA 269 – 291
Definitie meeting boek
Algemene term die aangeeft dat een aantal mensen samenkomen op één plek, om een
bepaalde activiteit uit te voeren. Frequentie: kan op een ad-hoc basis zijn of volgens een
vastgesteld patroon, zoals bijvoorbeeld de jaarlijkse algemene vergadering,
commissievergaderingen enz.
Wat is een meeting?
Een geplande gebeurtenis waar mensen samenkomen om iets te bespreken en deel te
nemen aan een activiteit.
Doelen meeting
Elke vergadering heeft zijn eigen specifieke doel, maar ze delen allemaal een
gemeenschappelijke reeks strategische tactische rollen en doelen. Zonder respect voor en
begrip van de rollen en doelen in een vergadering kan er geen effectief werk worden
gedaan. Werk eerst aan de basis structuur van de vergaderingen en volg vervolgens de
bijzonderheden van het doel ervan.
Planning vergadering
• Kies de juiste datum en tijd: denk aan vakanties en feestdagen. Daarnaast moet de
begintijd ook mogelijk zijn voor mensen die van ver komen reizen.
• Selecteer sprekers of moderators: wanneer sprekers of moderators zijn gepland, is het
belangrijk om dit ruim van tevoren te regelen, zodat het kan worden opgenomen in de
communicatie en de juiste techniek kan worden gepland.
• Leg technische faciliteiten aan: welke techniek nodig is moet vroeg bekend zijn om het
zo mee te nemen in de planning. Als het te laat bekend is komen er vaak extra kosten bij
kijken.
• Communiceren: communiceren gebeurd vaak bij verschillende stappen en ligt aan de
grote van de vergadering. Er wordt op tijd naar de deelnemers gecommuniceerd, maar
die krijgen vaak pas later meer informatie over bijvoorbeeld sprekers.
• Kies een locatie en layout: het is belangrijk om goed in te schatten hoeveel deelnemers
te komen om de juiste grote van de locatie te kiezen. De layout is vaak afhankelijk van
het beschikbare budget voor de vergadering.
Specifieke meetings
Conference
Participatieve vergadering ontworpen voor discussie, feitenonderzoek, probleemoplossing en
overleg. In vergelijking met een congres is een conferentie normaal gesproken kleiner van
omvang en meer selectief van aard. Hoewel ze niet erg beperkt zijn in de tijd, zijn
conferenties meestal van beperkte duur met specifieke doelstellingen.
Congres
Regelmatige bijeenkomst op en representatieve basis van enkele honderden of duizenden
individuele die behoren tot een professionele, culturele, religieuze of andere groep. Een
congres is vaak bijeengeroepen om een bepaald onderwerp te bespreken. Bijdragen aan
de presentaties of bespreking van het onderwerp komen alleen vanuit de leden van de
organiseerde partij. Congres kan meerjarig of jaarlijks zijn.
Convention
Algemene en formele vergadering van een wetgevend orgaan, sociale of economische
groep om informatie te verstrekken over een bepaalde situatie en om te beraadslagen en
bijgevolg toestemming te geven voor beleid tussen de deelnemers. Meestal van limietduur
met vastgestelde doelstellingen, maar geen bepaalde frequentie.
,Symposium
Een symposium is een bijeenkomst met een wetenschappelijk karakter. Het doel van een
symposium is nieuwe kennis overdragen en daarbij discussiemogelijkheden invoeren. Een
symposium vindt vaak plaats tijdens een beurs.
➢ Wetenschappelijk karakter (scientific)
➢ Overdracht van nieuwe kennis
➢ ‘call for papers’ over het onderwerp van de vergadering
➢ Vaak tijdens een beurs
Voorbeeld van een format:
▪ Introductie van de moderator
▪ Keynote speaker geeft opmerkingen over besproken onderwerp
▪ Discussie; elk panellid krijgt de mogelijkheid zijn mening te geven
▪ Q & A; vraag en antwoord ronde
Seminar
➢ Voor specialisten met verschillende skills, maar zelfde interesse
➢ Training en leerdoel
➢ Meestal ‘één richting’, gehouden door één of twee presentatoren
➢ Discussie over een thema
➢ Meestal een 1 daags programma
o Doel: kan één doel of meerdere doelen hebben (multi). Bijvoorbeeld kennis
overbrengen en mensen motiveren. Of gelijk stemmige samenbrengen.
Seminar vs. Workshop
Een seminar is meestal academisch en minder pragmatisch. Seminar is een evenement
gericht op educatieve onderwerpen waarin een of meer experts hun mening over dit
onderwerp geven. Workshop focust op trainen van vaardigheden door een instructeur.
Webinar
➢ Online - seminar / presentatie / lezing / workshop
➢ Live verbinding
➢ Host met hulpmiddelen
o Dia’s gebruiken bij presentatie zoals PowerPoint of KeyNote
o Video afspelen vanaf je computer of via Youtube
o Daadwerkelijk praten met het publiek
o Alles van de Webinar, inclusief visuals en audio kan opgenomen worden
o Presentator kan aantekeningen maken of markeren op het scherm
o Via de chat box kunnen vragen gesteld worden tijdens de Webinar
o Kan ook een quiz of poll gehouden worden met het publiek
➢ Interactieve mogelijkheden: vragen stellen en antwoord krijgen
➢ Niet als een webcast! Want een webcast is één richting uitzenden zonder interactie
Panel
Bij een panel is er een discussie tussen twee of meer ter zake deskundige sprekers over een
onderwerp dat van tevoren is aangekondigd. De leiding van deze discussie ligt bij een
moderator.
Forum
Een forum bestaat uit twee delen:
1. De expert spreekt eerst, vaak met tegengestelde perspectieven
2. Een discussie tussen de forumleden en deelnemers volgt, geleid door een moderator.
Ook mogelijk op internet: Internet forum of online forum.
Debat
➢ Presentatie gegeven door twee of meer personen
➢ Daarna discussie over een propositie
, ➢ Spreektijd en -volgorde is voorafgaand afgesproken
➢ Derde partij (onafhankelijk) kiest wie het debat wint
Breakout sessie
➢ Korte sessie met kleine groep(en)
➢ Vaak afkomstige uit een grote conferentie of conventie
➢ Bespreking van specifiek onderwerp of aspect
o Doel: door discussie over het onderwerp op een detailleert niveau. Zorgt voor
grotere deelname van de aanwezige door de kleinere groepen.
Breakout sessie opties:
▪ Brainstorm sessie: alle deelnemers delen creatieve ideeën. Niet oordelen en alle
ideeën respecteren.
▪ Parallel sessie: sessie die enige gelijkenis vertoont in correspondentie, analogie of
onderwerp. De parallelle sessie is gelijktijdig met een andere sessie.
▪ Poster sessie: onderwerpen worden gepresenteerd op posters. Onderwerpen zijn
vaak het resultaat van wetenschappelijk onderzoek met gegevens van
onderzoekers/auteurs.
▪ Rump sessie: een sessie die aan het einde van de dag is geprogrammeerd. Meestal
zelfs na een diner, bijvoorbeeld een extra plenaire lezing.
▪ Rap sessie: een informele sessie waar geen specifieke agendapunten zijn.
▪ Werk sessie: dit is elke sessie die voorafgaand aan een vergadering wordt
georganiseerd.
▪ Voorbereidende sessie: een sessie voor een beperkte groep mensen om een officiële
vergadering voor te bereiden
▪ Plenaire sessie: alle deelnemers aan de vergadering het recht hebben, of soms de
plicht hebben om deel te nemen. Tijdens een plenaire sessie zijn er geen andere
sessies. Een plenaire sessie is gewoonlijk het openen en sluiten van een vergadering.
▪ Buzz sessie: deelnemers zijn in kleine groepen verdeeld. Dit impliceert de actieve
deelname en bevordert waardevolle discussies. De resultaten kunne n na de buzz-
sessie tijdens een plenaire sessie worden besproken.
▪ Q & A sessie: vragen en antwoorden sessie.
▪ Briefing sessie: een sessie waarbij de deelnemers worden geïnformeerd.
Overwegingen bij een breakout sessie:
▪ Duidelijke en beknopte doelen voor de sessie
▪ Gebruik technologie (wifi)
▪ Registreer vooraf
▪ Verschillende sessies over hetzelfde thema
Workshop
➢ Gefocused op meer ervaring krijgen, laatste ideeën en oefening
➢ Deelnemers in kleine groepen
➢ Twee richting communicatie
➢ Actieve deelname
➢ Vaak een onderdeel van een congres
➢ Kennis delen, energie en interactiviteit
➢ Korte duur en heeft een limiet qua tijd van 1 uur tot 2,5 dagen
Training
➢ Het doel om vaardigheden of expertise te verbeteren
➢ Vanaf een dagdeel tot meer dan een week
➢ Meestal oefenen van nieuw gedrag wanneer er meer dan 40% theorie is, wordt het
een cursus of presentatie
, Training vs workshop
Een training is een combinatie van een korte en praktische theorie en veel oefenen.
Een workshop is korter in de tijd en concentreert zich vaak op een onderdeel of item.
Cursus
➢ Educatieve bijeenkomst (bepaalde periode soms met regelmaat)
➢ Kennis en vaardigheden overgedragen
➢ Klein van omvang
➢ Eindigt met een certificaat
Masterclass:
➢ Les of cursus gegeven door een bekende expert
➢ Bijvoorbeeld expert in muziek, schilderen, theater
Pers conferentie
➢ Vergadering gehouden om informatie door te spelen naar relevante media
➢ Gericht op de pers: lokaal/regionaal/internationaal
➢ Verstrekken van informatie over resultaten, evenementen, nieuws etc.
Vaak voorafgegaan door een ‘persbericht’
➢ Een ‘pers map’ (media kit)
o Vaak gekoppeld aan een persconferentie
o Gebundelde collectie van promotie materiaal
➢ Een ‘pers bericht’ (press release)
o Geschreven bericht gemaakt door de organisatie.
o Met de intentie dat de inhoud gepubliceerd wordt in de media.
o Vaak om interesse te creëren bij het publiek.
o Het bericht moet nieuwswaardig zijn of van een goede auteur.
Colloquium = dialoog
➢ Meestal van wetenschappelijk of academische aard
➢ Gericht op het vaststellen van gebieden van wederzijds belang door uitwisseling van
ideeën
➢ Discussie over de resultaten is mogelijk
➢ Lijkt op symposium, maar de reikwijdte van een colloquium is beperkter
Sales meeting
➢ Periodieke zakelijke meeting
➢ Sales team
➢ Onderdelen: resultaten bespreken/ vooruitzichten/ product en marktontwikkelingen/
ontwikkelingen binnen de organisatie/ case/ kennis overdracht/ externe bronnen
bespreken
Dealer- of distributeur meeting
➢ Vergelijkbaar met sales meetings, maar dan voor een andere groep
➢ Vergadering voor dealers en distributeurs van bedrijven
➢ De nadruk van de vergadering ligt op product- & mark ontwikkelingen
Training (corporate)
➢ Personeel voorzien van meer onderwijs
➢ Vergelijkbaar met een cursus of workshop, maar gaat hier om alleen deelnemers van
één bedrijf en niet van verschillende mensen die aan een cursus mee doen
➢ Vaak in het bedrijf plaatsgevonden
Incentive meeting
➢ Ontmoetingsevenement als onderdeel van een programma dat wordt aangeboden
aan zijn deelnemers om een eerdere uitvoering te belonen.
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, creditcard of Stuvia-tegoed voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper TIOHEM. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €4,49. Je zit daarna nergens aan vast.
