BOEKHOUDEN IN BALANS
HENK FUCHS EN S.J.M. VAN VLIMMEREN
SAMENVATTING
H1 T/M H13, H18, H20, H21 EN H26 T/M H33
,H1 BOEKHOUDING, INFORMATIE EN BEHEERSING
1.1 ORGANISATIE EN INFORMATIE
Een organisatie is een samenwerkingsverband van mensen die bepaalde doelen willen bereiken.
We onderscheiden twee soorten:
Commerciele organisaties
Deze organisaties streven naar winst. Het is een onderneming of bedrijf die producten in- en verkoopt,
maakt en verkoopt of diensten verleent met het doel winst te maken.
Niet-commerciele organisaties
Zij streven niet naar winst, maar hebben een ander doel.
Het samenwerkingsverband van een organisatie leggen we vast in een rechtsvorm. Dit is de juridische
vorm. De wet geeft onder andere aan wie de eigenaar is en wie verantwoordelijk is voor de schulden.
Om de doelen van een organisatie te realiseren moet iedere medewerker in de organisatie informatie
hebben om zijn taken uit te kunnen voeren. Informatie zijn gegevens die de kennis van de ontvanger
vergroten. Er zijn verschillende soorten:
Beslissingsinformatie
Informatie die je gebruikt om beslissingen te nemen.
Verantwoordingsinformatie
Informatie die gebruikt wordt om verantwoording af te leggen, zoals verslag aan de Belastingdienst.
Feedbackinformatie
Feedback betekent terugkoppeling, dus je kijkt terug naar eerdere informatie.
1.2 INFORMATIE EN COMMUNICATIE
Onder communiceren verstaan we het uitwisselen van informatie tussen een zender en een
ontvanger. De zender is degene die de informatie geeft en de ontvanger is degene die de informatie
ontvangt. Communicatie vindt plaats met behulp van een medium of middel. Dit is de manier waarop
de boodschap wordt overgedragen.
Nadat de ontvanger een boodschap heeft ontvangen, kan feedback van de ontvanger naar de zender
volgen. Als de zender hier weer op reageert dan spreken we van terugkoppeling.
Als communicatie plaatsvindt tussen personen of afdelingen binnen een organisatie, spreken we over
interne communicatie. Dit is informatie afkomstig van de eigen organisatie en gericht aan de eigen
organisatie. Als het plaatsvindt tussen afdelingen en personen in een organisatie met de buitenwereld,
spreken we van externe communicatie. Dit is informatie die de organisatie ontvangt van de
buitenwereld of andersom.
Het verstrekken van informatie is een doorlopend proces, dus we spreken over informatiestromen.
Om overzicht te houden is er in een organisatie een informatiesysteem. Dit is het geheel van
personen, hulpmiddelen en activiteiten dat gericht is op het verzamelen, vastleggen en bewerken van
gegevens om te kunnen voorzien in de informatiebehoeften van personen binnen en buiten de
organisatie.
,1.3 ADMINISTRATIE EN BOEKHOUDING
Het informatiesysteem in een onderneming geven we ook wel aan met de administratie. Dit kunnen
we als volgt verdelen:
Gegevens die met geld te maken hebben.
Dit noemen we financiële gegevens. Dit noemen we de financiële administratie.
Gegevens die niet te maken hebben met geld.
Dit zijn bijvoorbeeld namen, adressen enz.
In de boekhouding nemen we alle financiële gegevens op die vernaderingen veroorzaken in:
De bezittingen
De schulden
Het eigen vermogen
1.4 BOEKHOUDING EN ACCOUNTANT
Het bijhouden van een boekhouding is volgens het Burgerlijk Wetboek een wettelijke verplichting. De
financiële verslaggeving vormt de basis voor de boekhouding, en bestaat uit:
Interne verslaggeving
Dit richt zich vooral op het verstekken van informatie die van belang is voor de berheersing van de
bedrijfsprocessen. Stuurinformatie en beslissingsinformatie zijn van groot belang.
Fiscale verslaggeving
Het gaat hierbij niet alleen om het verstrekken van de fiscale jaarrekening op basis waarvan de fiscale
winst wordt vastgesteld, maar er zijn ook tal van andere verplichtingen. Zo moet de loonadministratie
aan bepaalde voorwaarden voldoen. Hetzelfde geldt voor de omzetbelasting.
Vooral de bewaarplicht speelt een belangrijke rol.
Externe verslaggeving
Dit richt zich op het afleggen van verantwoording aan de stakeholders. Dit zijn alle belanghebbenden
bij de financiele situatie van een onderneming.
Voor sommige onderneming moet deze informatie gecontroleerd worden door een accountant, wat
de accountantscontrole wordt genoemd.
Een accountant heeft een aantal functies:
Controlefunctie
Controle is toetsen aan een norm, wat wettelijk verplicht is voor grote ondernemingen.
In een controleverklaring van een accountant geeft deze zijn oordeel vooral over het resultaat en
vermogen. Hij verklaart dat beide een getrouwe weergave zijn van de werkelijkheid.
Getrouw kan gesplitst worden in een aantal betekenissen:
Betrouwbaar Juist, volledig en tijdig.
Aanvaardbaar Waarderingsvoorschriften volgens de wet en regelgeving.
Rechtmatig Terecht zijn van vooral kosten.
Toereikend Presentatie en toelichting moeten juist zijn.
De taak van de accountant is dus om vast te stellen dat de cijfers in de jaarrekening juist, volledig,
tijdig, goed gewaardeerd, rechtmatig, goed gepresenteert en goed toegelicht zijn.
Bij juistheid gaat het erom dat alles wat gepresenteerd is ook daadwerkelijk bestaat.
Volledigheid gaat erom of datgene wat er staat wel alles is.
Een controleverklaring kan goedkeurend, afkeurend, met oordeelonthouding of beperking zijn.
, Samenstellingsfunctie
Samenstellen is het verzamelen, verwerken, rubriceren en samenvatten van financiële informatie tot
een financieel overzicht. De accountant stelt dan de jaarrekening op, en geeft een
samenstellingsverklaring af. Als hij hierbij ook een aantal controles uitvoert, geeft hij een
beoordelingsverklaring af.
Adviesfunctie
Bij advisering zoekt de accountant samen met een cliënt naar oplossingen voor bepaalde problemen.
Wel moet hij objectief blijven, dus het is niet toegestaan om de controlefunctie en de adviesfunctie
onder één accountant onder te brengen.
Hij mag dan ook alleen maar adviseren bij een client:
Waar alleen wordt geadviseerd.
Waar de jaarrekening wordt samengesteld en beoordeeld.
Waar de jaarrekening wordt gecontroleerd en de advisering geen invloed heeft.
Adviesopdrachten zijn onder andere hulp bij financieringsvraag, waardebepaling van een over te
nemen bedrijf en het opzetten van een administratieve organisatie.
1.5 ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE
Onder de administratieve organisatie verstaan we het geheel van organisatorische maatregelen die
een onderneming moet nemen om de afdeling Administratie de vereiste informatie te laten
verstrekken.
Om de samenwerking binnen een organisatie op een goede manier voor elkaar te krijgen, moeten
mensen kunnen beschikken over middelen als een computer en een geschikte werkruimte. Ook is het
nodig om vast te stellen hoe de mensen samenwerken en wie over welk middel beschikt. Iedereen
moet zo efficiënt mogelijk met middelen omgaan. Daarvoor worden regels afgesproken, die vast
worden gelegd in processen en procedures.
In een waardenkringloop wordt de goederen en geldstroom aangegeven.
Wanneer een onderneming groeit, komt er een moment dat de eigenaar aan alle werknemers zoveel
gelijksoortige taken kan geven dat deze taken een volledige functie zijn. Een functie is het geheel van
gelijksoortige taken. Dit leidt tot afdelingen, en zo wordt een onderneming een dienstverlenende
onderneming:
Werknemers met inkoopfunctie Afdeling Inkoop
Werknemers met verkoopfunctie Afdeling Verkoop
Werknemers met productiefunctie Afdeling Productie
Werknemers met magazijnfunctie Afdeling Magazijn
Werknemers met administratieve functie Afdeling Administratie
De eerste vier zijn de kerntaken en dus het primaire proces. De laatste is meer een ondersteunende
taak.
De eigenaar brengt groepen bij elkaar behorende taken onder in functies. Elke medewerker krijgt een
taakomschrijving waarin naast alle taken ook alle bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden
vastgelegd. Er mogen geen strijdige taken in een functie worden opgenomen.
Het op deze manier groeperen van taken en bevoegdheden in functiesnoemen we controletechnische
functiescheiding. Hierdoor ontstaan een aantal soorten functies:
