INFORMATIEMANAGEMENT 6e druk, Roel Grit
Hoofdstuk 1, 4, 6, 8, 9, 10, 13, 14 en 17
DEEL 1: THEORIE
HOOFDSTUK 1: ORGANISATIES EN INFORMATIE
‘Informatiemanagement en ICT zijn tegenwoordig voor elke organisatie kritieke succesfactoren.’
1.1 Kenmerken van een organisatie
Informatietechnologie (IT)
= De methoden, technieken en technische hulpmiddelen voor het verwerken van informatie.
Informatie- en communicatietechnologie (ICT)
= Informatie-uitwisseling en communicatie dat via bijv. computernetwerken, telefoonverbindingen of internet
verloopt.
!! IT kan tegenwoordig niet meer zonder de communicatietechnologie, dus wordt in dit boek IT gebruikt, i.p.v. ICT.
Kenmerken van een organisatie
- Om de informatievoorziening en de benodigde IT binnen een organisatie te kunnen begrijpen en managen, is
het van belang inzicht te hebben in de kenmerken van een organisatie:
1. De doelstellingen van een organisatie
- Elke organisatie is opgericht om een aantal doelstellingen te verwezenlijken. Bedrijven hebben vaak een mix
van verschillende doelen.
- Operationaliseren = doelstellingen meetbaar maken, zodat achteraf kan worden bepaald of het gehaald is.
- Alle activiteiten binnen een bedrijf moeten in dienst staan van het behalen van de bedrijfsdoelen.
- In de werkelijkheid is dit niet altijd zo, dit komt o.a. doordat medewerkers privédoelstellingen hebben en die
vallen niet altijd binnen de bedrijfsdoelstellingen. Het management moet hierop letten.
2. De organisatiecultuur
- Een formele cultuur = werknemers gaan via duidelijke omgangsvormen met elkaar om. Bijv. traditionele kleding
en elkaar aanspreken met ‘u’.
- Een informele cultuur = werknemers gedragen zich vrijer en spreken collega’s eerder aan met ‘je’.
3. De primaire processen
= De processen in de organisatie waar het ‘om draait’, waarmee de organisatie haar doelstellingen wil halen. Bijv.
het inkopen, produceren en verkopen, maar niet de boekhouding.
- Op basis van hun primaire proces zijn bedrijven onder te verdelen in productiebedrijven, handelsbedrijven
(= geen productie, wel verkoop van product) en dienstverlenende bedrijven (= bedrijven die een niet-tastbaar
product leveren, bijv. uitzendbureaus).
- Secundaire processen = bedrijfsprocessen die de primaire processen ondersteunen. Ze dragen niet bij aan de
doelstellingen van het bedrijf, maar zijn ter ondersteuning wel nodig. Bijv. financiële administratie, het aannemen
van personeel, etc.
→ Wat voor het ene bedrijf een primair proces is, kan voor een ander bedrijf een secundair proces zijn.
4. Het ontwikkelingsstadium van de organisatie
- Er zijn vijf ontwikkelingsstadia waar een organisatie zich in kan verkeren: (1) pionieren, (2) overleven,
(3) succes, (4) groeien en (5) evenwicht.
- Het is belangrijk om te weten in wel ontwikkelingsstadium een organisatie zich bevindt. Een organisatie kan
meestal niet overgaan naar een volgend stadium zonder een ontwikkelingsstadium over te slaan.
→ Dit is omdat medewerkers dan de noodzakelijke ervaring missen en zich mogelijk verzetten tegen te snelle
veranderingen. Dit laatste heeft overigens ook weer met cultuur te maken.
5. De organisatiestructuur
- Bij een eenmansbedrijf doet de eigenaar alles, maar bij een grotere organisatie met meer
personeel worden de taken verdeeld over verschillende personen. Bij grote organisaties
worden zogenoemde businessunits opgezet. Die worden weer onder-
verdeeld in afdelingen en zelfs die kunnen weer worden onderverdeeld.
- Chief Information Officer (CIO) = informatiemanager die veel grote
internationale bedrijven hebben.
- Span of control = het aantal mensen dat één manager direct kan aan-
sturen. Om de organisatiestructuur bestuurbaar te houden, moet een
, manager niet meer dan dit aantal direct aansturen.
- Organogram = organisatieschema waarin de organisatiestructuur kan worden weergegeven.
6. De rol van informatie
- De informatievoorziening wordt al dan niet ondersteund door uitgebreide automatisering en IT-hulpmiddelen.
- Informatie is meestal een hulpmiddel om de productie te ondersteunen (bijv. bij verzekeringsbedrijven en
banken), maar is bij sommige bedrijven ook een eindproduct en behoort daar tot het primaire proces (bijv. bij
een krant of omroeporganisatie).
7. De kritische succesfactoren (KSF’s)
- Klanten komen naar een bedrijf omdat iets in dat bedrijf hen aanspreekt. Dit zijn de kritische succesfactoren.
- Bijv. het bedrijf levert kwaliteit, het bedrijf is dichtbij, het bedrijf is snel, etc.
- Het bedrijf bestaat dankzij een of meer van deze factoren. Het is belangrijk dat de organisatie haar eigen KSF’s
kent, bijv. via sterkte-zwakteanalyse, zodat zij kan bepalen in hoeverre haar informatievoorziening van belang is
voor elke factor.
Organisaties indelen
1. Profitorganisaties: deze hebben een winstoogmerk. Commerciële ondernemingen zoals bijv. Philips en Volvo.
2. Non-profitorganisaties: deze hebben geen winstoogmerk. Bijv. ziekenhuizen en overheidsinstellingen.
→ De cultuur kan in een profitorganisatie en de cultuur in een non-profitorganisatie kunnen heel verschillend zijn.
1.2 Ondernemingsplan en informatieplan
Ondernemingsplan
= Ofwel business plan of bedrijfsplan: plan met de geformuleerde doelen en een
gedetailleerde uitwerking van de manier waarop het bedrijf deze doelen wil bereiken.
- Commerciële bedrijven, maar ook veel niet-commerciële bedrijven maken een ondernemingsplan.
- Een ondernemingsplan kan uit deelpannen zijn opgebouwd, zoals een verkoopplan, een inkoopplan, een
productieplan, een personeelsplan, een financieel plan en een informatieplan.
→ De volgorde is niet willekeurig: als een organisatie haar verkoopplan heeft, kan zij pas een inkoopplan maken.
Informatieplan
= Ofwel ICT-plan; een document dat een inventarisatie geeft van de stand van zaken op het gebied van
informatievoorziening en automatisering binnen een organisatie.
- Hierbij worden knelpunten in de informatievoorziening en automatisering bepaald.
- Het plan houdt rekening met de technische mogelijkheden, trends in de automatisering en de activiteiten van de
klanten en de concurrenten.
- In het informatieplan kunnen projecten worden gedefinieerd, die in de komende tijd moeten worden uitgevoerd.
- Een informatieplan moet periodiek worden aangepast, bijv. jaarlijkse updates en elke drie jaar volledig nieuw.
- Doordat organisaties vaak sterk afhankelijk zijn van informatie, maakt het informatieplan steeds vaker onderdeel
uit van het ondernemingsplan.
1.3 Informatie
Informatieladder
- Informatie is een onderdeel van de zogenoemde informatieladder. Die heeft de volgende ‘treden’:
1. Feiten = gebeurtenissen of omstandigheden die zich in de werkelijkheid voordoen.
- Bijv. er is 5 ml regen gevallen, de trein vertrekt om 20.00 uur, de auto rijdt 120 km per uur.
2. Gegevens = registraties van feiten, ofwel feiten die op papier of in de computer zijn vastgelegd.
- Data = als gegevens met een computer met elkaar in verband worden gebracht.
3. Informatie = feiten die betekenis voor je hebben, vormen voor jou informatie. Op basis van informatie
neem je beslissingen. Of iets informatie is, hangt af van de ontvanger van de informatie.
- Bijv. als het regent, trek jij je jas aan als je naar buiten gaat. Dat het bij jou regent, is voor iemand ergens
anders geen informatie. → Op het internet staan veel gegevens, maar een klein deel is informatie voor jou.
4. Kennis = informatie die wis aangevuld met vaardigheden en ervaring. Kennis in een organisatie zit in de
hoofden van het personeel, maar ook in bijv. handboeken, bouwtekeningen en werkmethoden.
5. Competenties = de combinatie van kennis, vaardigheden, houding en gedrag die nodig is om in een bepaalde
beroepssituatie goed te kunnen functioneren. Het heeft dus te maken met wat iemand doet met zijn kennis.
- Bijv. het arresteren van een inbreker is een competentie van een politieagent.
1.4 Informatiestromen
Nut van informatiestromen
- Met het opdelen van een organisatie in afdelingen, is het belangrijk om de opgedeelde informatie toch zo goed
mogelijk als een eenheid te laten functioneren. Hierbij is goede informatie-uitwisseling van het grootste belang.
, - Bijv. als de afdeling inkoop niet weet van de afdeling verkoop wat er verkocht wordt, kunnen ze ook niet de
juiste grondstoffen inkopen.
→ Informatie werkt dus als een soort bindmiddel tussen de afzonderlijke processen en afdelingen.
Soorten informatiestromen
1. Horizontale informatiestromen: deze zijn nodig om het primaire
productieproces als één geheel te laten functioneren. Afdelingen
hebben dus gegevens van elkaar nodig.
2. Verticale informatiestromen: vanuit het management of de
directie gaat besturingsinformatie ‘omlaag’ voor het
aansturen van de primaire processen, denk hierbij aan
regels. Vervolgens komt er verantwoordingsinformatie
en managementinformatie over het primaire proces weer
‘omhoog’ naar de directie.
→ Hier rechtsboven is een organogram met de
informatiestromen van een eenvoudig bedrijf.
- Door de verantwoordingsinformatie van het lagere management kan de directie vaststellen of de afdelingen zich
aan de richtlijnen houden die via de besturingsinformatie werd gegeven.
- Op basis van o.a. managementinformatie neemt de directie strategische beslissingen.
Integrator
= Bindmiddel.
- Informatie treedt op als integrator tussen de afzonderlijke bedrijfsprocessen van organisatieonderdelen zodat
het bedrijf naar de buitenwereld toe lijkt te functioneren als één geheel.
Data flow diagrams (DFD’s)
= Hier wordt gebruik van gemaakt bij de schematechniek om de informatiestromen binnen een organisatie
inzichtelijker te maken.
- Een goede geautomatiseerde informatievoorziening maakt het mogelijk om een organisatie ‘platter’ te maken,
dus het aantal managementniveaus (in het organogram) te verkleinen.
- Managers kunnen, doordat ze sneller en over betere informatie beschikken, meer medewerkers aansturen.
→ Kortom: de plattere organisatie kan met minder managers toe.
1.5 Kwaliteit van informatie
Kwaliteitseisen
- De informatie die in een organisatie gebruikt wordt, moet dus ook aan een aantal kwaliteitseisen voldoen:
1. De informatie moet tijdig zijn: bijv. informatie over voorraad van vorig jaar is nu niet interessant voor verkopers.
2. De informatie moet juist zijn: op basis van informatie worden beslissingen genomen. Onjuiste informatie leidt
tot onjuiste beslissingen.
3. De informatie moet volledig zijn: er mag geen belangrijke informatie ontbreken. Bijv. bij weersinformatie hoort
naast de temperatuur ook de plaats en de tijd.
4. De informatie moet de juiste detaillering hebben: bijv. een financieel directeur wil van een bepaald artikel de
jaaromzet weten, terwijl de magazijnchef i.v.m. de ruimte, per dag het verkochte aantal stuks weten.
5. De informatie moet beschikbaar zijn: de inspanning om belangrijke informatie moet niet onevenredig groot zijn.
Bijv. als een werknemer in allerlei documenten moet ‘graven’, is het slecht met de beschikbaarheid gesteld.
1.6 Management en informatie
Managementniveaus
- Aan de verschillende afdelingen in de organogrammen zijn verschillende managementniveaus
toe te kennen:
1. Strategisch (top)management = management dat zich bezig houdt met de grote lijnen en
de toekomst. Het bepaalt de budgetten voor afdelingen en controleert de uitgaven.
- Beslissingen zijn vaak eenmalig en gaan over grote lijnen en de lange termijn.
2. Tactisch management = management dat zich bezig houdt met taken tussen
strategisch management en operationeel management in.
3. Operationeel management = management dat zich bezig houdt met de korte
termijn. De beslissingen die zij neemt, zijn vaak repeterend. Voor operationele
beslissingen zijn vaak procedures op te stellen. Bijv. het geven van toestemming voor een verlofdag of het
bestellen van artikelen.
- De drie managementniveaus hebben uiteindelijk het doel ervoor te zorgen dat de primaire processen op de
‘werkvloer’ van de organisatie zodanig verlopen dat ze een bijdrage leveren aan de bedrijfsdoelen.
