SAXENBURGH GROEP
Het effectief inrichten van
het concept ‘activiteit
gerelateerd werken’
Management adviesrapport voor Saxenburgh Medisch
Centrum
Managementstage 2018/2019
Romy Koenjer 418891
Stagiaire Facilitair
Versie 1
Hardenberg, 29-01-2019
,Management adviesrapport
Naam student: Romy Koenjer
Studentnummer: 418891
Organisatie: Saxenburgh Groep
Plaats: Jan Weitkamplaan 4a,
7772 SE Hardenberg
Datum: 29-01-2019
Bedrijfsmentor: Karlijn Schutte
Begeleidend docent: Jelle Benus
Titel: Het effectief inrichten van het concept ‘activiteit gerelateerd werken’
Ondertitel: Management adviesrapport voor het Saxenburgh Medisch Centrum (SMC)
,Voorwoord
Voor u ligt het management adviesrapport als resultaat van een 20 weken durende managementstage
bij het Röpcke-Zweers Ziekenhuis (RZZ) te Hardenberg, onderdeel van Saxenburgh Groep. Dit rapport
is tot stand gekomen doormiddel van het voeren van vele gesprekken, interviews, bedrijfsbezoeken en
doormiddel van het lezen van vele literatuur en interne documenten.
De focus van dit rapport ligt op het effectief inrichten van het concept “activiteit gerelateerd werken”
binnen de ruimtes van de oude polikamers van het RZZ te Hardenberg en is daarbij een vervolg op het
thesisrapport van M. ter Harmsel over het meest geschikte gestandaardiseerde kantorenconcept. Dit
rapport betreft een duidelijke beschrijving van de organisatie, het managementvraagstuk, de
bevindingen van het onderzoek en het uiteindelijke advies van dit rapport.
De afgelopen 20 weken heb ik mogen ervaren als zeer leerzaam. Naast dit onderzoek heb ik mij onder
andere ook bezig mogen houden met het verbeteren van de pilot van “activiteit gerelateerd werken”, de
verhuizing van 16 kantoren van Clara Feyoena Heem naar het Viderus gebouw naast het ziekenhuis,
het inventariseren van kantoormeubels om een besluit te kunnen vormen over wat daarvan meegaan
naar de nieuwbouw, ondersteunen bij bijeenkomsten/ evenementen, etc.
Allereerst wil ik mijn bedrijfsmentor Karlijn Schutte bedanken voor haar begeleiding en positieve
feedback, wat mij heeft geholpen bij het gehele proces van het schrijven van dit advies. Daarnaast wil
ik ook mijn dank uitbrengen naar Jelle Benus voor zijn nuttige feedback en het verstrekken van
informatie. Verder wil ik alle collega’s van de facilitaire afdeling, het bouwbureau, de afdeling P&O en
de ARBO-adviseur van het RZZ bedanken die mij hebben geholpen bij de totstandkoming van dit
rapport.
Hardenberg, 29 januari 2019
Romy Koenjer
, Management samenvatting
Saxenburgh Groep is een stichting sinds 1930 waarbinnen basis diensten/ activiteiten omtrent
ziekenhuiszorg en ouderenzorg wordt uitgevoerd in de vorm van wonen, welzijn en zorg. De
organisatie heeft zich ten doel gesteld om de bevolking van de gemeenten Hardenberg, Coevorden en
Ommen te ondersteunen bij een goed leven onder de missie ‘dichter bij beter’, of terwijl: “dichtbij waar
het kan en verder weg als het moet”.
Momenteel is de organisatie bezig met de bouw van het Saxenburgh Medisch Centrum, die in 2020 het
“oude” Röpcke-Zweers Ziekenhuis (RZZ) zal vervangen. Kenmerkend aan dit medisch centrum is de
duurzame en compacte inrichting. Het doel van deze nieuwbouwlocatie is om met 30% minder
vierkante meters en minder bedden, meer patiëntenzorg aan te bieden. Dit kan worden gerealiseerd
door flexibel gebruik te maken van de ruimten, anders te werken en activiteiten te verschuiven naar de
eerste lijn. Voor de medewerkers betekent dit dat zij hun werkwijze op sommige gebieden zullen
aanpassen. Dit houdt onder andere in dat het personeel activiteit gerelateerd gaat werken, om via deze
wijze de ruimtes optimaal te kunnen benutten. In tegenstelling tot de medische specialisten, zal het
ondersteunend personeel zich vestigen in het gedeelte van de poli’s van de oudbouw die zal blijven
staan. Gezien een succesvolle verandering van cruciaal belang is, wil de organisatie geadviseerd
worden over de meest effectieve inrichting van het kantoorconcept activiteit gerelateerd werken binnen
de desbetreffende polikamers van de oudbouw. De managementvraag luidt daarom als volgt:
“Op welke wijze kan het concept ‘activiteit gerelateerd werken’ het meest effectief worden ingericht
binnen de polikamers van de oudbouw van het Röpcke Zweers Ziekenhuis te Hardenberg?”
Om deze managementvraag te beantwoorden, hebben er verschillende onderzoeken plaats gevonden,
zowel field- als deskresearch. Het gegeven advies is ontstaan doormiddel van het onderzoeken van de
verbeterpunten van de huidige pilot ‘activiteit gerelateerd werken’ op de facilitaire afdeling, het
achterhalen van de functies van de toekomstige gebruikers, het aantal beschikbare en benodigde
vierkante meters doormiddel van een werkplek berekening, de succes- en faalfactoren met betrekking
tot flexwerken op de kantoren van andere ziekenhuizen en de omgang van medewerkers van het RZZ
en andere ziekenhuizen met verandering van de werkwijze. Bovendien speelt de literatuur en kennis
van experts ook een grote rol binnen het gegeven advies.
Saxenburgh Groep wordt geadviseerd om alle huidige binnenwanden van de oudbouw te verwijderen,
om vervolgens de beschikbare 502,25 m2 opnieuw te kunnen inrichten met nieuwe wanden. De
ruimtes worden in de gewenste situatie voorzien van 44 standaardwerkplekken, 1 facilitair servicepunt,
6 concentratieruimten, 3 overlegruimten, 4 aanlandplekken en een loungeruimte. Ondanks het feit dat
ongeveer de helft van de ondersteuners binnen deze ruimtes niet kan worden voorzien van een
werkplek, is dit wel de meest effectieve wijze om het desbetreffende kantoorconcept in te richten. Het
voldoet namelijk, op de eis van 106 werkplekken na, aan alle criteria die is opgesteld doormiddel van
het verkrijgen van informatie bij de opdrachtgever, de pilotgroep, ervaringen van andere ziekenhuizen,
literatuur en experts. De ruimtes bevatten ankerpunten, werkplekken van minimaal 6m2, een open
uitstraling door glazen wanden en een inrichting die gebaseerd is op de relaties tussen de
verschillende afdelingen, activiteiten met reuring en rust en kenniswerkers en kennisverwerkers.
Aangezien dit vraagstuk ook te maken heeft met verandermanagement wordt de organisatie
geadviseerd om in te spelen op de non-aanspreekcultuur en de beheerscultuur van de organisatie. Het
creëren van een gezamenlijk doel, het motiveren van medewerkers, meningen laten meetellen, maar
vooral het blijven communiceren is daarbij cruciaal. Om medewerkers te enthousiasmeren wordt de
organisatie geadviseerd om leidinggevenden een blog te laten bijhouden en presentaties te geven.
Doormiddel van communicatie en voorbeeldfuncties, zullen medewerkers beter meewerken.
