Literatuur week 10
Stappenplan
Stap 8 Eindheffing werkkostenregeling berekenen
In dit hoofdstuk leest u hoe u de werkkostenregeling moet toepassen. De volgende onderwerpen
komen aan bod:
1. Hoe werkt de werkkostenregeling? (zie paragraaf 8.1)
2. Hoe werkt de vrije ruimte? (zie paragraaf 8.2)
8.1 Hoe werkt de werkkostenregeling?
U mag maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon, de vrije ruimte, besteden aan onbelaste
vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. Daarnaast kunt u
bepaalde zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen door gerichte
vrijstellingen en nihilwaarderingen. Zie paragraaf 8.2 voor meer informatie over de vrije ruimte.
Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaalt u geen loonbelasting. Over het bedrag boven
de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. U hoeft hierover
geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw of
bijdrage Zvw te betalen of in te houden.
U maakt gebruik van de werkkostenregeling als individuele werkgever. Als u een
loonheffingennummer hebt met meerdere subnummers (bijvoorbeeld L01, L02), dan geldt de
werkkostenregeling voor alle subnummers samen. Voor het berekenen van uw vrije ruimte telt u het
fiscale loon van alle subnummers bij elkaar op.
Werkkostenregeling in het kort
In deze paragraaf leest u welke stappen u moet nemen als u vergoedingen, verstrekkingen en
terbeschikkingstellingen in uw vrije ruimte wilt onderbrengen:
Stap 1: Bepaal of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon is. De
werkkostenregeling geldt alleen voor loon (zie paragraaf 8.1.1).
Stap 2: Is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon, ga dan na of deze onder
de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt (zie paragraaf 8.1.2).
Stap 3: Valt de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet onder de gerichte
vrijstellingen of nihilwaarderingen, kies dan of u deze als eindheffingsloon aanwijst of als
loon van de werknemer behandelt (zie paragraaf 8.1.3).
Stap 4: Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing (zie paragraaf 8.1.4).
Concernregeling; Onder bepaalde voorwaarden mag u de eindheffing werkkostenregeling
ook op concernniveau berekenen (zie paragraaf 8.1.5).
8.1.1 Stap 1: Bepaal of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon is
De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die
tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen. Vergoedingen, verstrekkingen en
terbeschikkingstellingen die geen loon zijn of geen belast loon (zie
paragraaf 4.12.1, 4.12.2 en 4.12.3), vallen niet onder de regeling en gaan dus niet ten koste van de
vrije ruimte. Ook loon uit vroegere dienstbetrekking, zoals pensioenen en stamrechtuitkeringen, valt
niet onder de werkkostenregeling. U kunt loon uit vroegere dienstbetrekking toch aanwijzen als
1/6
, eindheffingsloon in de uitzonderingssituatie dat u de werknemer daarnaast ook nog loon uitbetaalt
waarop de arbeidskorting van toepassing is en als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan.
8.1.2 Stap 2: Ga na of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling onder de gerichte
vrijstellingen of nihilwaarderingen valt
Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen zijn wel loon, maar u kunt ze
toch onbelast vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen zonder dat dat ten koste gaat van
uw vrije ruimte. Dat is het geval bij:
Gerichte vrijstellingen:
Voor een aantal vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bestaan gerichte
vrijstellingen. U mag voor gerichte vrijstellingen ook een vaste kostenvergoeding geven.
Gerichte vrijstellingen en vaste kostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen gaan niet ten
koste van uw vrije ruimte als u aan de volgende 2 voorwaarden voldoet:
1. U wijst de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan als
eindheffingsloon, bijvoorbeeld door ze in uw administratie op te nemen als eindheffingsloon.
Doet u dit niet, dan is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon van de
werknemer. De keuze tussen gerichte vrijstelling (eindheffingsloon) en loon van de
werknemer maakt u uiterlijk op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking
stellen.
2. De vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen blijven binnen de normen die
voor deze gerichte vrijstellingen gelden.
Vergoedt of verstrekt u meer dan de normen, dan is er sprake van een bovenmatig deel.
Voor dit bovenmatige deel mag u kiezen:
- als eindheffingsloon aanwijzen (zie paragraaf 8.1.3)
- als loon van de werknemer belasten
- deels als eindheffingsloon aanwijzen en deels als loon van de werknemer belasten
Voorbeeld
U betaalt uw werknemer een reiskostenvergoeding van € 0,29 per zakelijke kilometer. Van
dit bedrag kunt u € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden omdat hiervoor een gerichte
vrijstelling geldt. De rest van het bedrag (€ 0,10 per kilometer) is het bovenmatige deel en
valt niet onder de gerichte vrijstelling. U kunt dit als belast loon van uw werknemer
bestempelen of als eindheffingsloon aanwijzen. Hebt u geen ruimte meer over, dan moet u
over het meerdere 80% eindheffing betalen, dus € 0,08 per kilometer.
Nihilwaarderingen
Alles wat u uw werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt voor zijn
dienstbetrekking, is loon. Om te voorkomen dat de waarde van voorzieningen die uw
werknemer op de werkplek gebruikt, in de vrije ruimte valt, is een aantal voorzieningen op
nihil gewaardeerd. Deze 'nihilwaarderingen' gaan dus niet ten koste van uw vrije ruimte.
Bij het vaststellen van de nihilwaardering is het begrip 'werkplek' van belang: u mag alleen
voorzieningen die uw werknemer ook op de werkplek gebruikt, op nihil waarderen. De
nihilwaardering geldt bovendien alleen voor werknemers die voor hun dienstbetrekking op
die werkplek moeten werken.
Declaraties uit een vorig jaar
Declareert uw werknemer in 2018 kosten van 2017? Dan beoordeelt u aan de hand van de wetgeving
die in 2018 geldt of uw vergoeding daarvoor loon van de werknemer is (zie paragraaf 8.1.1) of een
2/6
