Samenvatting van H13 en 14 van het boek gesprekken in organisaties, les stof voor de eerste kennistoets van jaar 3 opleiding HRM PO. Voor het vak PO heb je van dit boek maar 4 hoofdstukken nodig, deze samenvatting is zo geschreven dat je het boek niet nodig hebt, tabellen zijn overgenomen.
Hoofdstuk 13 Vergaderen
13.1 Doel van de vergadering
Doel van de vergadering bespreken voorkomt onduidelijkheden en verwachtingen die niet
waar kunnen worden gemaakt.
Doel van vergadering:
- Beeld en mening vormen
- Commentaar leveren
- Besluiten nemen
- Taken verdelen.
Afhankelijk van het doel moet een structuur worden gekozen.
13.2 Rollen van de deelnemers
Voorzitter: vergadering leiden, boven de partijen te staan, eigen mening niet laten
overheersen, structuur in de gaten houden, deelnemers die te veel praten afremmen,
minder pratende deelnemers kansen geven, sfeer en tijd bewaken. Kortom zowel
taakgericht als mensgericht.
Notulist: soms verwarrende discussie duidelijk maakt, veelheid van informatie tot een
logische samenvatting maken, op ordelijke wijze, meer observator dan deelnemer.
Voornamelijk taakgericht gedrag.
Deelnemer: vrijer in gedrag, meepraten en meedenken, manier waarop heeft geen eisen. Er
kan meer worden gewerkt aan het bewust worden van het gedrag wat deelnemers vertonen
in een vergadering. Taak en mensgericht gedrag.
13.3 Taakgericht en mensgericht gedrag
Taakgericht gedrag: komt voort uit een juiste instelling t.o.v. het doel van de vergadering.
- Luisteraar: stellen van de juiste vragen voor verduidelijking.
- Zender: duidelijke formulering.
Er is weinig taakgericht gedrag als deelnemers niet naar elkaar luisteren, door elkaar praten
en elkaar in de rede vallen (afdwalen en uitweiden is ook niet efficiënt).
Deelnemers die een ‘’verborgen agenda’’ (punten die niet op de agenda staan maar ze wel
willen bespreken) hebben, hebben een negatieve invloed op de voortgang van de
vergadering.
Mensgericht gedrag: dat men aandacht heeft voor de opvattingen, gedachten en gevoelens
van andere deelnemers. Ieders opvatting moet worden gerespecteerd en er moet begrip
worden getoond voor emoties. Je kan mensgericht gedrag laten zien door gebruik te maken
van parafrases en gevoelensreflecties (ook vragen stellen en samenvatten).
13.4 Taken voor, tijdens en na de vergadering
Voorbereiding
Voorzitter: maakt de agenda en bereid deze voor. Volgorde van punten is belangrijk, ook
rangorde, belangrijkste bovenaan. Stukken minstens 48 uur van tevoren naar deelnemers
verzenden. Verantwoordelijk voor de inrichting van de vergaderruimte.
Notulist: in overleg met de voorzitter nagaan welke gegevens volgens welke structuur in
welke vorm in de notulen moeten. 3 vormen van verslagen
- Woordelijke verslag: letterlijk (met opname)
, Richelle Brouwer
- Uitgebreid verslag: korter
- Gecomprimeerd verslag: besluitenlijst.
Deelnemer: door stukken te lezen
Tijdens
Voorzitter: openen vergadering, aan en afwezigen melden, agenda goedkeuren met
deelnemers, begin van een thema (agendapunt) samenvatting van status.
Notulist: hoofdzaken van bijzaken scheiden.
Deelnemers: inzetten en meedoen aan het gesprek.
Taakgericht gedrag bewaken
Probleem Verkeerde aanpak Betere aanpak
Woordenbrij Afkappen Samenvatten en
verduidelijken
Afdwaling Reageren Negeren, voorzicht
afkappen of vragen naar
bedoeling
Voorbarige bijdrage Afkappen Aan structuur herinneren
Niet urgente discussie Afkappen/ door laten gaan Samenvatten met nadruk op
concrete aspecten
Procedurekwesties Afkappen/ te veel aandacht Vragen om voorstel.
geven Bevoegdheden zuiver
stellen
Zelf voorstel doen.
Mensgericht gedrag bewaken
Probleem Mogelijke remedie
De discussie stokt - Aandacht tonen
- Belangrijke punten herhalen
- Open vragen stellen
- Samenvatten
Onderhuidse conflicten - Persoonlijk worden
- Samenvatten
- Verzoeningsgezinde deelnemers laten spreken
- Pauzeren
Deelnemers gedragen zich - Pauzeren
niet serieus - Motiveren
- Formelen gaan vergaderen
- Persoonlijk worden
Traag verloop - Samenvatten met conclusie
- Gesloten vragen stellen
Na de vergadering
Voorzitter: conceptversie van de notulen doornemen.
Notulist: maakt de notulen
Deelnemers: lezen de notulen (op aanvullingen en fouten) en komen gemaakte afspraken
na.
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, creditcard of Stuvia-tegoed voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper richelle_96. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €4,49. Je zit daarna nergens aan vast.
