Essay
Beslisdocument 3 - Contracteren - Procurement & Sales
- Instelling
- Saxion Hogeschool (Saxion)
Beslisdocument 3 contracteren, voor het keuze vak Procurement & Sales. Het vak is afgesloten met een 8.
[Meer zien]Voorbeeld 2 van de 6 pagina's
Voorbeeld 2 van de 6 pagina's
In winkelwagengesponsord bericht van onze partner
3 beoordelingen
Door: marktehen • 4 jaar geleden
Door: tsiongm • 5 jaar geleden
Door: noortjeramaker • 5 jaar geleden
Voorbeeld van de inhoud
Invulformat Directievoorstel Performance DashboardBeslisdocument Fase 2b (Inkooptraject: contracteren)
Studentnaam: Marli van der Vegt Rol P&S: inkoop / verkoop
Onderdelen Theoretische Toepassing
Total Cost of Ownership (TCO), indicatie ½ A4
Bij het uitbesteden van de Catering dient Regus rekening te houden met de gehele TCO
van de dienstverlening.
Geef van 6 onderdelen van de TCO een concreet voorbeeld van de indirecte inkoopkosten.
Geef daarbij aan op welke manier je vanuit je eigen rol (inkoop/verkoop) deze kosten kan
helpen verminderen.
‘’De Total Cost of Ownership (de levensduurcyclus) is het totaalbedrag aan kosten voor de aanschaf
en het bezit van een product of dienst gedurende de hele levenscyclus/gebruikscyclus. Behalve de
aanschafprijs reken je alle kosten mee: vanaf het moment van aankoop tot het moment dat je er
afstand van doet’’ [ CITATION Nev18 \l 1043 ]. Voor de casus worden de volgende aspecten van
de Total Cost of Ownership besproken: prijs, contract, facturatie, functioneel, techniek en service.
Prijs
De prijs heeft betrekking tot de afgesproken prijs voor de catering. Echter is het belangrijk om af te
vragen wat er bij deze prijs allemaal inclusief is gerekend. Uit de casus blijkt dat Hutten maandelijks
€1.500 betaald aan pachtsom, voor het gebruik van een kantoor en de keuken. Er wordt vanuit
gegaan dat hierbij de gas, water en licht kosten inclusief zijn. Kosten voor het onderhoud van de
apparatuur zullen waarschijnlijk niet bij de afgesproken prijs inzitten. Hutten stelt dat zij iemand
regelen die het onderhoud uitvoert, Hutten heeft namelijk al een samenwerking met een bedrijf
hiervoor. Echter zal Hutten het bedrag van het onderhoud terugvragen aan Regus, omdat de
apparatuur van Regus is en zij betalen om hier gebruik van te maken.
Contract
Onder het kopje contract valt bijvoorbeeld het bundelen van contracten. Door het bundelen van
contracten hoeft er maar met één leverancier gesproken worden, wat minder tijd kost. Ook resulteert
dit in één factuur die maandelijks betaald moet worden. Hiervoor kan bovenstaand voorbeeld
opnieuw gebruikt worden. Hutten heeft een contract met een onderhoudsleverancier, door als Regus
gebruik te maken van deze leverancier hoeven zij alleen te communiceren met Hutten omdat zij
verder alles regelen. Op deze manier zorgt Hutten ervoor dat haar onderhoudsleverancier een extra
klant heeft en hoeft Regus niet op zoek naar een onderhoudsleverancier.
Facturatie
Dit aspect heeft betrekking tot de facturatie van de dienst die geleverd wordt. Dit heeft voornamelijk
betrekking tot de facturatie van Hutten aan Regus, doordat zij de dienst aan Regus leveren. Hierbij
moet er gedacht worden aan facturatie van de standaard dienst, maar ook voor extra werken en het
leveren van diensten buiten openingstijden. Wanneer Hutten voor elke dienst die zij leveren, buiten
het contract om, een factuur gaan opsturen kost dit zowel Hutten als Regus tijd en geld. Door af te
spreken dat er maandelijks een digitaal factuur wordt gestuurd, voor diensten die buiten het contract
geleverd zijn, worden er een hoop kosten bespaard. Ook is het handig om af te spreken dat het
factuur bepaalde kerngegevens bevat, zodat deze makkelijk te behandelen is. Voor Hutten is het
verstandig om een FMIS-systeem aan te schaffen, door middel van koppeling tussen dit systeem en
de digitale facturatie kunnen facturen voor extra werken direct worden toegevoegd. Dit scheelt
Hutten tijd en geld.
Functioneel
Bij het aspect functioneel moet er gedacht worden aan functioneel werken. Dingen die hierbij aan bod
komen zijn bijvoorbeeld de locatie van de voorraad en koffiezetapparaten bevoorraden met grote
verpakkingen. Hutten kan zorgen voor grote verpakkingen in de koffiezetapparaten, waardoor deze
minder vaak vervangen hoeven worden. Wanneer de apparaten minder vaak nieuwe verpakkingen
nodig hebben, scheelt dit werk en tijd. Ook is de kans dat de klant moet wachten, omdat de
verpakkingen vervangen moeten worden kleiner.
Techniek
Techniek is voornamelijk een belangrijk punt voor Regus, zij zullen de meeste apparaten voor de
keuken aanschaffen. Echter is Hutten een bedrijf dat maatschappelijk verantwoord ondernemen
belangrijk vindt en dus graag ziet dat Regus hier rekening mee houdt bij de aanschaf. Extra
benodigde apparatuur, die Hutten zelf zal aanschaffen, heeft een minimale energielabel van A+. Bij
de aanschaf van apparatuur moet Regus goed opletten, dit omdat nog niet alle apparatuur voorzien is
, van hetzelfde energielabel. Regus moet erop letten dat zij apparaten aanschaffen waarbij het
energielabel minstens A+ is om ook aan duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen
te denken.
Service
Bij service kan er worden gedacht aan garantie of aanrijdtijden, echter komt dit niet echt aan bod bij
de huidige casus. Een aspect van service, passend bij de casus, zijn afspraken over het leveren van
catering buiten de openingstijden.
Positionering in Kraljic-matrix, indicatie ½ A4
Om te bepalen welke positie je als inkoper en verkoper hebt ten opzichte van elkaar, kun
je het product/de dienst plaatsen in de Kraljic-matrix. Deze plaatsing geeft ook advies
over de onderhandelingsstrategie. Bepaal in welk kwadrant de catering volgens jou het
beste thuishoort bij het bedrijfsverzamelgebouw en geef aan wat dit betekent voor de
onderhandelingspositie voor jou als verkoper of als inkoper.
Onderstaand is de Krajlic-matrix weergegeven (afbeelding 1). In de Krajlic-matrix worden producten
of diensten opgedeeld op basis van het inkooprisico en de invloed op het bedrijfsresultaat. Het
inkooprisico heeft betrekking op hoe makkelijk een product te verkrijgen is. Zijn er veel of weinig
leveranciers die het gewenste product of dienst leveren. De invloed op het bedrijfsresultaat heeft
betrekking op de prijs van het product of dienst, is de aanschaf een grote investering voor de
inkopende organisatie. Hierbij kan ook worden afgevraagd hoe belangrijk het product is voor de
inkopende organisatie [ CITATION Venzd \l 1043 ].
Afbeelding 1: Krajlic-matrix
Wanneer het financieel risico/belang wordt beoordeeld is het handig om te weten wat de totale omzet
van Regus is. De omzet van Regus in 2017 bedraagt 2.441,7 miljoen [ CITATION Reg17 \l 1043 ].
Zoals bekend vanuit de casus beschikt Regus wereldwijd over ongeveer 3000 business centers. De
gemiddelde omzet per business center komt dan uit op ongeveer €82.000. Alleen al 1 miljoen aan
cateringomzet voor deze locatie is meer dan het gemiddelde per business center, wat het maakt dat
het financiële risico hoog is voor Regus met betrekking tot de catering. Over de frequentie van het
toeleveringsrisico kan worden getwist. Er zijn vrij veel cateraars in Nederland, maar zouden zij ook
allemaal zo’n opdracht als deze aan kunnen? Er kan geconcludeerd worden dat de catering voor
Regus tussen de hefboomproducten en strategische producten invalt.
Hefboomproducten zijn producten waarvan het aandeel in de kostprijs relatief hoog is. Echter is het
aan bod van dit product groot, waardoor de inkopende partij de mogelijkheid heeft om van
leverancier te wisselen of om sterk te onderhandelen [ CITATION Spizd \l 1043 ].
Strategische producten zijn producten die zeldzaam zijn en van één leverancier komen. Voor de
catering van Regus kan dit gezien worden als weinig leveranciers die de grote van de opdracht aan
kunnen en die voldoen aan de eisen van Regus. Strategische producten vertegenwoordigen een
belangrijke waarde in de kostprijs van het eindproduct [ CITATION Spizd \l 1043 ].
Met deze gegevens kan de positie van de verkoper in twee opzichten worden bekeken. Wanneer er
sprake is van een hefboomproduct heeft de inkoper een sterkere onderhandelingspositie dan de
verkoper. De inkoper heeft de mogelijkheid om voor een andere cateraar te kiezen, echter is dit niet
de gunstigste positie, omdat er al veel tijd besteed is om de gunning rond te krijgen.
Vanuit het strategische product heeft de verkoper een sterkere onderhandelingspositie dan de
inkoper. De verkoper is één van de weinige leveranciers die de gewenste dienst kan leveren.
Voor de casus kan er worden gesteld dat beide partijen een zelfde positie in de onderhandelingen
hebben. De dienst die wordt geleverd ligt tussen het hefboom en strategische product in. Tijdens de
onderhandeling is het verstandige voor beide partijen om te geven en nemen, om samen tot de beste
uitkomst te komen.
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, creditcard of Stuvia-tegoed voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper Marli1998. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €3,49. Je zit daarna nergens aan vast.
Is Stuvia te vertrouwen?
4,6 sterren op Google & Trustpilot (+1000 reviews)
Afgelopen 30 dagen zijn er 75759 samenvattingen verkocht
Opgericht in 2010, al 14 jaar dé plek om samenvattingen te kopen