De basis van boekhouden
Basiskennis boekhouden (BKB)
Uitleg van de theorie inclusief een hele hoop voorbeelden
Auteur: Bryan Cuperus
,Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1, inventarislijst en balans...................................................................................................... 4
1.1, doel administreren ....................................................................................................................... 4
1.2, inventarislijst ................................................................................................................................ 4
1.3, de balans ...................................................................................................................................... 4
1.4, overige begrippen die nog van belang zijn ................................................................................... 5
Hoofdstuk 2, financiële feiten en grootboek ........................................................................................... 6
2.1, financiële feiten ............................................................................................................................ 6
2.2, openen van het grootboek ........................................................................................................... 6
2.3, bijwerken van het grootboek ....................................................................................................... 6
2.4, afsluiting grootboek...................................................................................................................... 7
Hoofdstuk 3, grootboekrekeningen van het eigen vermogen ................................................................. 8
3.1, veranderingen in het eigen vermogen ......................................................................................... 8
3.2, afsluiten hulprekeningen eigen vermogen ................................................................................... 9
3.3, afsluiten grootboekrekening eigen vermogen ............................................................................. 9
Hoofdstuk 4, decimaal rekeningschema................................................................................................ 10
4.1, rubrieken .................................................................................................................................... 10
Hoofdstuk 5, journaal ............................................................................................................................ 11
5.1, journaalposten ........................................................................................................................... 11
5.2, voorbeelden journaalposten ...................................................................................................... 11
5.3, resultatenrekening (winst-en-verliesrekening) ........................................................................... 13
Hoofdstuk 6, omzetbelasting en kortingen ........................................................................................... 14
6.1, heffingspercentages ................................................................................................................... 14
6.2, omzetbelasting bij inkoop .......................................................................................................... 14
6.3, omzetbelasting bij verkoop ........................................................................................................ 14
6.4, privégebruik en omzetbelasting ................................................................................................. 15
6.5, de belastingaangifte ................................................................................................................... 15
6.6, korting bij inkopen ...................................................................................................................... 16
6.7, korting bij verkopen .................................................................................................................... 16
Hoofdstuk 7, dagboeken en subgrootboeken ....................................................................................... 17
7.1, debiteuren subadministratie ...................................................................................................... 17
7.2, crediteuren subadministratie ..................................................................................................... 17
7.3, voorraad subadministratie ......................................................................................................... 17
7.4, kasboek ....................................................................................................................................... 18
Hoofdstuk 8, retouren ........................................................................................................................... 20
2
, 8.1, inkoopretour ............................................................................................................................... 20
8.2, verkoopretour............................................................................................................................. 20
Hoofdstuk 9, vaste activa....................................................................................................................... 22
9.1, aanschaf...................................................................................................................................... 22
9.2, afschrijvingen.............................................................................................................................. 22
9.3, verkoop duurzame productiemiddelen ...................................................................................... 23
9.4, inruilen vaste activa .................................................................................................................... 24
Hoofdstuk 10, permanence ................................................................................................................... 25
10.1, kosten en uitgaven.................................................................................................................... 25
10.2, opbrengsten en ontvangsten.................................................................................................... 26
10.3, kruisposten ............................................................................................................................... 27
10.4, pinpasbetalingen ...................................................................................................................... 28
Hoofdstuk 11, loonadministratie ........................................................................................................... 29
Hoofdstuk 12, kolommenbalans ............................................................................................................ 30
12.1, de proef- en saldibalans ........................................................................................................... 30
12.2, winst-en-verliesrekening en eindbalans ................................................................................... 30
12.3, voorbeeld kolommenbalans ..................................................................................................... 31
Hoofstuk 13, computerboekhouden ..................................................................................................... 32
13.1, computerboekhouden en dagboeken ...................................................................................... 32
13.2, dagboek inkopen ...................................................................................................................... 32
13.3, dagboek verkopen .................................................................................................................... 33
13.4, dagboek bank ........................................................................................................................... 34
13.5, dagboek kas .............................................................................................................................. 34
13.6, dagboek memoriaal.................................................................................................................. 35
3
,Hoofdstuk 1, inventarislijst en balans
1.1, doel administreren
Elke onderneming is verplicht om een financiële administratie te hebben en onderhouden. Het doel
hiervan is om inzicht te krijgen in hoe de onderneming er financieel voorstaat. Daarnaast is het voor
de belastingaangifte van groot belang dat de boekhouding goed geadministreerd wordt.
1.2, inventarislijst
De inventarislijst is het beginpunt van een boekhouding. Dit is een overzicht van bezittingen en
schulden die later in de balans worden verwerkt.
1.3, de balans
De balans is een overzicht van bezittingen en schulden van een onderneming. Aan de linkerzijde van
de balans staan de bezittingen (debetzijde), aan de rechterzijde staan de schulden (creditzijde). Een
balans is altijd in evenwicht, het totaal van alle bezittingen is dus altijd gelijk aan het totaal van alle
schulden. Dit wordt in beginsel gedaan door de schulden van de bezittingen af te trekken en de
uitkomst op de balans aan de creditzijde als ‘eigen vermogen’ te zetten.
Eigen vermogen = bezittingen - schulden
Uitleg veelvoorkomende onderdelen van een balans
• Vaste activa, dit zijn bezittingen die langer dan een jaar in de onderneming aanwezig zijn met
een waarde van meer dan €450.
o Bedrijfspand
o Bedrijfswagens
o Inventaris, de inrichting van de onderneming.
o Machines
• Vlottende activa, dit zijn bezittingen die korter dan een jaar in de onderneming aanwezig zijn.
o Voorraden
o Bank (kas en bank zijn samen liquide middelen).
o Debiteuren, klanten die nog moeten betalen, te vorderen van afnemers.
o Kas (kas en bank zijn samen liquide middelen).
• Eigen vermogen, dit is als het ware de schuld die de onderneming heeft aan de eigenaren van
de onderneming. Het eigen vermogen van een onderneming daalt als: een onderneming
verlies maakt, privéonttrekkingen gedaan worden of dividend wordt uitbetaald aan
aandeelhouders. Het eigen vermogen van een onderneming stijgt als er winst wordt gemaakt
of er kapitaalstortingen gedaan worden.
• Kort vreemd vermogen, dit is schuld die de onderneming heeft bij derden met een looptijd
korter dan een jaar.
o Crediteuren, leveranciers die de onderneming nog geld verschuldigd is, te betalen
aan leveranciers.
o Negatief banksaldo.
o Leningen met een looptijd korter dan een jaar.
• Lang vreemd vermogen, dit is de schuld die de onderneming heeft bij derden met een
looptijd langer dan een jaar.
o Hypothecaire leningen.
o Andere leningen met een looptijd langer dan een jaar.
4
,Financiële mutaties
Na het opstellen van de beginbalans vinden er verschillende financiële acties plaats. Hieronder vallen
bijvoorbeeld inkoopfacturen, verkoopfacturen en afschrijvingen. Al deze acties zorgen voor
wijzigingen in de balans. Dit wordt in verschillende dagboeken van de boekhouding verwerkt.
Dagboeken
Er zijn verschillende soorten dagboeken die worden bijgehouden. Deze dagboeken zijn: het
inkoopboek, verkoopboek, kasboek, bankboek en memoriaalboek.
In het inkoopboek worden alle inkoopfacturen geboekt, op die manier is het dus een subadministratie
van de crediteuren. Het saldo van de inkoopfacturen die nog betaald moeten worden in dit dagboek
is het totaal dat nog open staat, daarmee is het ook direct het saldo van de grootboekrekening
‘crediteuren’ op de balans.
In het verkoopboek worden alle verkoopfacturen geboekt, op die manier is het dus een
subadministratie van de debiteuren. Het saldo van de verkoopfacturen die nog ontvangen moeten
worden in dit dagboek is het totaal dat nog open staat, daarmee is het ook direct het saldo van de
grootboekrekening ‘debiteuren’ op de balans.
In het bankboek worden alle wijzigingen verwerkt aan de hand van bankafschriften. Het saldo van dit
bankboek is gelijk aan het saldo van de grootboekrekening ‘bank’ op de balans.
In het kasboek worden alle wijzigingen verwerkt die te maken hebben met contant geld. Samen met
het banksaldo vormt dit de ‘liquide middelen’ op de balans.
In het memoriaalboek worden journaalposten geboekt die niet thuis horen in de dagboeken die
hiervoor behandeld zijn. In dit dagboek worden bijvoorbeeld de afschrijvingen en loonstaat geboekt.
1.4, overige begrippen die nog van belang zijn
Op rekening betalen
Bij betalen op rekening wordt er niet direct betaald voor geleverde goederen/diensten. Er wordt een
factuur naar de koper gestuurd die binnen een bepaalde tijd betaald moet worden. Door betalingen
op rekening ontstaan de rekeningen debiteuren en crediteuren.
Activa
Dit is de debetzijde van de balans, links dus. Hieronder vallen de vaste en de vlottende activa.
Passiva
Dit is de creditzijde van de balans, rechts dus. Hieronder vallen het eigen vermogen, vreemd
vermogen lang en vreemd vermogen kort.
5
,Hoofdstuk 2, financiële feiten en grootboek
2.1, financiële feiten
Een verzameling van alle grootboekrekeningen is het grootboek. Grootboekrekeningen kunnen in
scontrovorm of in gewijzigde scontrovorm worden weergegeven. De gewijzigde scontovorm wordt
gebruikt bij computerboekhouden. Alle rekeningen die op de balans voorkomen, komen ook voor in
het grootboek. Op een grootboekrekening staan alle mutaties, op de balans staat enkel het eindsaldo
op een bepaald moment.
2.2, openen van het grootboek
Aan het begin van een nieuwe boekingsperiode wordt het grootboek geopend aan de hand van de
beginbalans, deze gegevens worden simpelweg overgenomen. Uiteraard worden bezittingen debet
geboekt en schulden en het eigen vermogen credit. Bij de omschrijving komt in deze situatie ‘van
balans’ te staan.
2.3, bijwerken van het grootboek
Financiële feiten leiden tot mutaties in de financiën van een onderneming wat leidt tot het doen van
een boeking. Voor dit soort boekingen zijn er regels opgesteld. Als er sprake is van een toename van
een rekening, moet de aantekening op de grootboekrekening aan dezelfde kant gedaan worden als
de kant waarop het op de balans staat. Bij een toename van schuld moet er dus bijvoorbeeld credit
geboekt worden en bij een toename van een bezitting debet. Bij een afname moet er aan de
tegenovergestelde kant geboekt worden, er kunnen geen negatieve bedragen in de boeking gezet
worden.
Voorbeeld
Vanuit de beginbalans wordt weergegeven dat het bedrag op debiteuren €25.000 is en het bedrag op
de bank €2.500. Vervolgens wordt er een bankafschrift ontvangen waarop te zien is dat een debiteur
€2.000 heeft overgemaakt. Wat verandert er in de grootboekrekeningen?
Debiteuren
Omschrijving Bedrag debet Bedrag credit
Van balans 25.000
Bank 2.000
Bank
Omschrijving Bedrag debet Bedrag credit
Van balans 2.500
Debiteuren 2.000
Voorbeeld 2
Vanuit de beginbalans wordt weergegeven dat het bedrag op crediteuren €10.000 is en het bedrag op
voorraad €150.000. Vervolgens komt er een inkoopfactuur op rekening binnen van €5.000.
Crediteuren
Omschrijving Bedrag debet Bedrag credit
Van balans 10.000
Voorraad goederen 5.000
6
, Voorraad goederen
Omschrijving Bedrag debet Bedrag credit
Van balans 150.000
Ontvangst magazijn 5.000
2.4, afsluiting grootboek
Aan het einde van een periode worden alle grootboekrekeningen afgesloten door het eindsaldo te
berekenen (totaal debetzijde – totaal creditzijde of totaal creditzijde – totaal debetzijde). De
grootboekrekening wordt afgesloten met de boeking ‘naar balans’ die de balans weer in evenwicht
brengt. Dit eindsaldo is het beginsaldo van de nieuwe balans. Hiervoor wordt de boeking ‘naar
balans’ tegen ‘van balans’ afgestreept voor het opmaken van de volgende beginbalans. Hieronder
volgen er voorbeelden om dit te verduidelijken.
Voorbeeld 1
Uit de grootboekrekeningen van voorbeeld 2 uit de vorige paragraaf zijn gegevens verzameld. Deze
grootboekrekeningen worden in dit voorbeeld afgesloten.
Crediteuren
Omschrijving Bedrag debet Bedrag credit
Van balans 10.000
Voorraad goederen 5.000
Naar balans 15.000
Totaalbedrag 15.000 15.000
Voorraad goederen
Omschrijving Bedrag debet Bedrag credit
Van balans 150.000
Ontvangst magazijn 5.000
Naar balans 155.000
Totaalbedrag 155.000 155.000
7
