Hoofdstuk 1: Organisaties functioneren met informatie
1.1: De organisatie
Wij dragen kleren, rijden auto’s en worden verpleegd als we ziek zijn. Allemaal producten en
diensten die we kopen van een organisatie die deze produceert en beschikbaar maakt. Een
organisatie bestaat dankzij het feit dat ze voorziet in een behoefte. Dit kan zowel een dienst als
een product zijn.
1.1.1: Soorten organisaties
Organisatie: een samenwerkingsverband waarin mensen, met beschikbare hulpmiddelen, een of
meer gemeenschappelijke doelen realiseren. Met het leveren van een product of dienst levert een
organisatie iets dat waarde heeft voor haar afnemer/klant. Het leveren van toegevoegde waarde is
de kern van het bestaan van een organisatie.
Profitorganisatie: een organisatie die voor eigen rekening en risico, met winst als doelstelling,
producten en/of diensten levert. Ook wel een onderneming genoemd.
Business-to-consumer bedrijven: bedrijven die direct zaken doen met consumenten (bijv. een
supermarktketen).
Business-to-business bedrijven: bedrijven die alleen maar zaken doen met andere bedrijven (bijv.
een grote producent van melkproducten, die alleen aan supermarkten en groothandels levert).
Non-profitorganisatie: een bedrijf zonder winstoogmerk, gericht op het realiseren van
maatschappelijke doelen door het verlenen van diensten.
Er zijn twee soorten non-profitorganisaties, namelijk de overheid met haar verschillende
overheidsinstanties, gefinancierd met belastinggeld, en de non-gouvernementele organisaties, die
geld krijgen van de overheid en uit giften (bijv. kerken).
Bedrijfsprocessen en informatievoorziening zijn van toepassing in alle typen organisaties. Uit de
naam of de soort organisatie blijkt wel om welk type organisatie het gaat.
1.1.2: Transformatieproces
Overal zijn ondernemingen actief. Al die organisaties verwerven productiefactoren, zoals arbeid,
grondstoffen, kapitaal en informatie, en zetten die om in producten en/of diensten.
- Arbeid > de inzet van mensen.
- Grondstoffen > de basisstoffen om het product te maken ook energie, halffabricaten,
hulpstoffen en dergelijke bedoeld.
- Kapitaal > niet alleen het aanwezige geld, maar ook productiemiddelen als machines
en gebouwen.
- Informatie > de gegevens die zaken betreffen als de inkoop- en verkoopmarkten,
concurrenten en klanten. Ook overheidsregels, fiscale regelgeving en andere voor het
bedrijf wezenlijke informatie vallen hieronder.
,De uitvoer, het eindresultaat van het transformatieproces, wordt als geproduceerd product of
geproduceerde dienst geleverd aan de klant. De uitvoer van een onderneming bestaat ook nog uit
andere zaken.
- Arbeid > uittredende mensen, ontslagenen en gepensioneerden.
- Kapitaal > afgeschreven productiemiddelen en rendement.
- Informatie > verantwoording en verslaglegging, PR en reclame.
- Overig > lawaai, afval en geluid.
1.2: Bedrijfsproces: keten van activiteiten
Om zicht te hebben op de manier waarop de werkzaamheden in de organisatie verlopen en
activiteiten samen tot een resultaat leiden, worden deze gestructureerd in bedrijfsprocessen.
1.2.1: Het bedrijfsproces
Bedrijfsproces: een, op het realiseren van een specifiek doel gerichte, aaneenschakeling van
activiteiten die in een organisatie worden uitgevoerd.
Het te realiseren doel is het verrichten van diensten of de productie/levering van goederen voor
een klant. Het bedrijfsproces heeft een begin en een eind, start met een gekende impuls en heeft
een helder gedefinieerd eindresultaat. Dat beoogde eindresultaat is altijd een concreet product of
concrete dienst voor een klant. Ook interne klanten zijn klanten. Bij de uitvoering van het
bedrijfsproces staat de behoefte van de klant centraal.
Voorbeelden van bedrijfsprocessen zijn: het verkoopproces, het inkoopproces, de diverse
productieprocessen, de financiële processen en het marketingproces.
1.2.2: Soorten processen
De doelen van een organisatie bereik je door de bedrijfsprocessen in die organisatie op een
effectieve en efficiënte manier uit te voeren.
De processen in een onderneming verdeel je onder in twee categorieën:
1. Operationele processen
2. Bestuurlijke processen
Operationele processen: hierbij gaat het om de uitvoerende activiteiten binnen de organisatie. De
operationele processen worden weer onderverdeeld in primaire en secundaire processen.
- Primaire processen: de activiteiten waaraan de onderneming haar bestaansrecht
ontleent. De primaire processen realiseren de producten en diensten van de
onderneming. Ze leveren de onderneming het geld op.
- Secundaire processen: de activiteiten die de primaire processen ondersteunen en aan
de gang houden.
Bestuurlijke processen: de bestuurlijke processen sturen de operationele processen aan, zodat ook
werkelijk de gewenste resultaten bereikt worden.
,1.3: Informatie: het bindmiddel
Zonder gegevens kan een activiteit niet uitgevoerd worden. Activiteiten en bedrijfsprocessen
produceren zelf ook informatie, die weer door anderen gebruikt wordt. Op deze manier is informatie
ook het bindmiddel tussen de verschillende bedrijfsprocessen in een organisatie en ook tussen
bedrijfsprocessen van verschillende organisaties.
1.3.1: Informatie: de verbindende schakel binnen bedrijfsprocessen
Cruciaal voor het goed werken van een bedrijfsproces is de afstemming van alle activiteiten binnen
zo’n bedrijfsproces. Afstemming betekent dat de betrokken medewerkers op tijd de juiste informatie
krijgen om precies dat te kunnen doen wat van ze verwacht wordt: de goede dingen doen, op de
juiste manier, op het juiste moment.
Zonder gegevens kunnen de activiteiten van een bedrijfsproces niet goed uitgevoerd worden. De
uitgevoerde activiteiten zelf zorgen weer voor gegevens die in andere processtappen gebruikt
moeten worden. Het zijn als het waren de gegevens die de activiteiten van een bedrijfsproces
aaneensmeden.
1.3.2: Informatie: de verbindende schakel tussen bedrijfsprocessen
Ook worden de gegevens tussen bedrijfsprocessen onderling uitgewisseld. Als de afdeling inkoop niet
beschikt over zowel voorraadgegevens als de productieplanning, dan is het zeer waarschijnlijk dat er
verkeerd ingekocht wordt. De gegevensuitwisseling tussen bedrijfsprocessen onderling maakt als het
ware de organisatie tot een samenhangend geheel van bedrijfsprocessen.
Hetzelfde geldt wanneer bedrijfsprocessen de grenzen van een organisatie overschrijden, omdat
bedrijven samenwerken aan het leveren van een product of dienst voor een klant. Het is dan weer de
gegevensuitwisseling die als het ware het netwerk van organisaties dat samenwerkt tot een geheel
maakt.
1.4: Informatie binnen organisaties
Gegevens en informatie zijn net zo onmisbaar als financiën, personeel en materiële voorzieningen.
Geen enkele activiteit kan uitgevoerd worden zonder informatie.
1.4.1: Gegevens en informatie
Gegevens: feiten of gebeurtenissen die vastgelegd zijn en de werkelijkheid weergeven. Ze dienen
voor communicatie, interpretatie en verwerking door mensen of door computers. (Onder gegevens
worden ook documenten over feiten of gebeurtenissen verstaan, en ook vastleggingen van geluiden
en beelden)
Informatie: de betekenis die iemand geeft aan gegevens. Het verrijkt dus de kennis van degene die
de gegevens gebruikt.
Gegevens worden dus pas informatie als de persoon voor wie de gegevens bestemd zijn, deze gaat
interpreteren en gebruiken. Of gegevens informatie worden, hangt dus van de gebruiker van de
gegevens af.
3
, 1.4.2: Model van de informatievoorziening
Informatievoorziening: het systematisch verzamelen, vastleggen, bewaren en verwerken van
gegevens, gericht op het verstrekken van informatie voor de uitvoering van activiteiten, besturing,
besluitvorming en het realiseren van de organisatiedoelen.
De informatievoorziening bestaat uit een groot aantal handelingen, met als doel de juiste gegevens
op het goede moment aan de juiste mensen of systemen te leveren. Die handelingen vormen een
proces dat bestaat uit de volgende activiteiten:
- Het verzamelen en vastleggen van gegevens
- Het bewaren van de gegevens in de gegevensopslag
- Het verwerken van de gegevens
- Het verstrekken van de verwerkte gegevens aan diegenen voor wie die informatie
bestemd is
1.4.3: Geautomatiseerde informatievoorziening
Automatiseren: het inzetten van computers en computerprogramma’s bij het uitvoeren van
activiteiten.
Door automatisering van de informatievoorziening ontstaan continu verbeteringen op een drietal
gebieden:
1. Efficiëntie
2. Effectiviteit
3. Kwaliteit
Efficiëntieverbetering: dit wordt bereikt door de gegevensverwerking sneller en accurater te laten
verlopen. De computer voert de handelingen veel sneller en nauwkeuriger uit dan de mens.
Effectiviteitsverbetering: dit krijg je door beter in te spelen op de behoefte aan informatie op
managementniveau, zowel strategisch als tactisch, of op uitvoerend niveau.
Kwaliteitsverbetering: dit wordt bereikt door de betrouwbaarheid en de presentatie van de
verstrekte informatie te vergroten. De inhoud en betrouwbaarheid van de informatie zijn bepalend
voor de kwaliteit. Daarnaast kan de kwaliteit verbeterd worden door een hogere service, zoals
snelheid van dienstverlening.
1.4.4: Positionering van de informatievoorziening
Informatie- en communicatietechnologie: de samenhangende combinatie van
computerprogramma’s, communicatieapparatuur, datacommunicatieverbindingen,
communicatienetwerken en dergelijke.
Informatiekunde: de kennis van, inzicht in en vaardigheden op het terrein van de
informatievoorziening en het daarbij aanwenden van moderne informatie- en
communicatietechnologie.
4
