MANAGMENT EN ORGANISATIE
WEEK 1 - PNO H7 en OB H5
Waarom management en organisatie?
Van beleid naar balie
Van politiek naar praktijk
Van intentie naar instructie
Van wens naar werkelijkheid
Van ambitie tot ambtenaar
Uiteindelijk zal het resultaat van politieke voorkeuren en besluiten afhangen van de feitelijke
realisatie door een (publieke)uitvoeringsorganisatie
Wat verwachten we van publieke organisaties?
De belangrijkste functioneringseisen zijn:
- Effectiviteit = doelgerichtheid
- Efficiëntie = doelmatigheid
Wat is een (formele) organisatie?
- Gelaagde machtsverhouding (hiërarchische structuur)
- Geschoold personeel (mensen)
- Bij een organisatie gaat het om mensen.
- De al genoemde mensen werken binnen de organisatie samen in een bepaalde (sociale)
structuur.
- Er is een reden waarom die mensen in die sociale structuur samenwerken. Dat doen
ze om bepaalde doelstellingen te realiseren.
- Arbeidsverdeling naar functie (subdoelen)
- Voor het realiseren van de eerder benoemde doelstellingen, worden de taken
meestal verdeeld. We noemen dit arbeidsverdeling.
- Formele communicatie en coördinatie
- Als je taken verdeelt is het noodzakelijk dat er mensen zijn die de hoofdlijnen in de
gaten houden. Deze mensen moeten ervoor zorgen dat al die deeltaken tezamen
leiden tot het bereiken van de doelstellingen van de organisatie. Deze mensen
hebben een coördinerende taak.
- Omschreven doelstelling
- Organisatie: Een verzameling mensen die in een sociale structuur op basis van coördinatie
van allerlei activiteiten trachten gestelde doeleinden te bereiken
Is een gezin een organisatie?
Ja Nee
Verzameling mensen Geschoold personeel?
Sociale structuur Arbeidsdeling naar functie?
Coördinatie van activiteiten Formele communicatie en coördinatie?
Doeleinden Echte, concrete doelen?
De formele organisatiestructuur
Organisatiestructuur = is te omschrijven als de manier waarop de taken in een organisatie zijn
verdeeld en de wijze waarop het verrichten daarvan vervolgens wordt gecoördineerd.
,We hebben net gezien dat er in een organisatie arbeidsverdeling is, we bespreken nu een middel om
die werkverdeling in beeld te brengen, het organisatieschema. Daarna komen de verschillende typen
organisaties aan bod.
Organogram: Snel overzicht van de formele arbeidsverdeling: Horizontaal en verticaal (hiërarchie van
bestuurslagen)
- Middel om de werkverdeling in beeld te brengen
- Organisatieschema (ook wel organogram of organigram genoemd) kan weergeven hoe een
organisatie is opgebouwd en hoe de arbeid is verdeeld
- Het schema waarin de formele structuur van de organisatie is opgetekend. Daarin staat
aangegeven welke afdelingen en niveaus in een organisatie te vinden zijn.
- Het nut van een dergelijk schema is dat zij de formele organisatiestructuur tonen en duidelijk
maken wie verantwoordelijk is voor welke taken.
- Vaak wordt een onderscheid gemaakt tussen een verticale en een horizontale
arbeidsverdeling
- Stel dat iemand leiding gaat geven aan een aantal medewerkers, dan ontstaat er een
hiërarchisch verschil (leidinggevende - uitvoerende). We spreken dan van een
verticale ofwel hiërarchische arbeidsverdeling.
- In het organisatieschema zie je dit verschil terug doordat er twee lagen ontstaan.
- Daarnaast is het mogelijk dat er op hetzelfde niveau binnen een organisatie
verschillende mensen ander werk doen. Dan is er sprake van een horizontale
arbeidsverdeling.
- In een organisatieschema zie je dan dat er binnen dezelfde ‘bestuurslaag’ naast
elkaar verschillende afdelingen te vinden zijn.
Toelichting schema: horizontaal (vier afdelingen) en verticale werkverdeling (drie lagen)
- Wat een organogram niet laat zien is hoe een organisatie dagelijks (informeel) functioneert.
- Wat het wel weergeeft is de formele verdeling van taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden tussen de verschillende afdelingen in een organisatie
- Je kunt uit het organogram ook aflezen wat de grondslag voor de verdeling van de taken over
de verschillende afdelingen is. Deze verdeling kan zijn: (afdelingsvormen)
1. Per product of dienst (bijvoorbeeld de afdelingen vergunningen, paspoorten of
uitkeringen)
2. Per geografisch gebied (bijvoorbeeld de afdelingen noord, midden en zuid)
3. Per functie of werkproces (bijvoorbeeld de afdelingen welzijn, financiën, algemeen
bestuur of ruimtelijke orderingen)
4. Per doelgroep of markt (bijvoorbeeld de afdelingen particulieren of bedrijven)
5. Of een combinatie van eerdergenoemde verdelingen
- Ook geeft een organogram vaak de positie van individuele medewerkers binnen de
organisatie: onder welke afdeling valt iemand en welke taken moet iemand vervullen
- Je kunt verder zien onder wiens leiding deze medewerker valt en of deze persoon ook zelf
leidinggeeft aan anderen
, - Tot slot kun je snel zien of het gaat om een hiërarchische organisatie (veel verschillende
lagen) of om een organisatie met veel specialismen (verschillende afdelingen op hetzelfde
niveau)
Informele organisatie:
Wat een organogram dus niet laat zien is hoe de organisatie dagelijks functioneert.
- Wil je weten hoe het er binnen de organisatie er echt aan toegaat, dan spelen er andere
factoren een rol. Voorbeelden van deze factoren zijn: de sfeer, de deskundigheid, de
communicatie en de macht.
- Al deze factoren maken deel uit van de informele organisatiestructuur
- Een belangrijk aspect van de informele organisatiestructuur is de cultuur van de organisatie
(kleding, taalgebruik, waarden, normen, rituelen, sfeer, etc.)
- Je zou de organisatiecultuur kunnen omschrijven als de manier waarop mensen in
een organisatie met elkaar omgaan, of het geheel van waarden en normen in een
organisatie.
- Het verwijst zowel naar de wijze waarop mensen in een organisatie zich gedragen, als
naar de waarden en normen, ideeën en opvattingen, sentimenten en emoties die aan
dat gedrag ten grondslag liggen.
- De cultuur van de organisatie zie ja aan de tradities en gewoonten binnen de
organisatie. Een typisch uiting van cultuur in ambtelijke organisaties is het spreken in
afkortingen.
- Gedrag achter de schermen
- Tussen de regels door
- Buiten de officiële kaders
Hoe verdelen we het werk over de functies en afdelingen?
1. AFDELINGSVORM: 5 varianten (van arbeidsdeling)
2. ORGANISATIESTRUCTUUR: 5 varianten
AFDELINGSVORMING: 5 varianten (grondslagen voor de verdeling van de taken over de
verschillende afdelingen)
1. Per product of dienst (bijvoorbeeld de afdelingen vergunningen, paspoorten of uitkeringen)
- Doelbeginsel??
2. Per geografisch gebied (bijvoorbeeld de afdelingen noord, midden en zuid)
- Geografisch beginsel
3. Per functie of werkproces (bijvoorbeeld de afdelingen welzijn, financiën, algemeen bestuur
of ruimtelijke orderingen)
- Procesbeginsel
- Indeling volgens werkprocessen waarvoor de afdeling verantwoordelijk is.
4. Per doelgroep of markt (bijvoorbeeld de afdelingen particulieren of ondernemers)
- Clientèlebeginsel
5. Of een combinatie van eerdergenoemde verdelingen
- Als je na arbeidsverdeling taken hebt gegroepeerd tot functies, moeten functies gegroepeerd
worden tot afdelingen.
- Er zijn verschillende wijzen om afdelingen te structureren. Het opstellen van die afdelingen
noemen we de creatie van een organisatiestelsel, is de organisatiestructuur
1. De product- of dienstindeling
Specialisatie: Niet naar functionaliteit in het arbeidsproces zoals bij differentiatie, maar naar wat er
wordt geproduceerd en voor wie.
Productindeling: Afdelingen die zich met 1 product of dienst bezighouden
, - Groeperen van taken en werkzaamheden naar gelijksoortige producten of diensten.
- Interne specialisatie op een product of groep producten.
Voordelen
- Korte levertijden
- Snelle probleemoplossing
- Snelle en korte communicatie en
coördinatie
- Meer betrokken personeel
Nadelen
- Kan tot inefficiëntie leiden
- Te grote verzelfstandiging
- Beperkte deskundigheid (dus
opleidingskosten)
Voorbeeld OB: Ziekenhuizen
2. De geografische indeling
Structuur wordt opgebouwd op basis van gebieden.
Voorbeeld OB: Ouder en Kinds teams (CJG’s)
3. De functionele (werkproces) indeling
Functionele structuur
- Is het groeperen naar gelijksoortige bewerkingen
- Vaak fasen in het voortbrengingsproces, bijvoorbeeld: inkoop, productie, emballage, verkoop,
transport
Voordelen Nadelen
Efficiency Moeizame afstemming tussen functies/ afdelingen (je
raakt snel uit het oog wat op een andere afdeling
gebeurt, terwijl het wel aan dient te sluiten).
Deskundigheid/ specialisatie (bij complexe taken) Beperkte inzetbaarheid/ mobiliteit
Communicatie en coördinatie binnen de afdeling Demotiverende functies (bij eenvoudige taken)
4. De doelgroep- of marktindeling
Structuur wordt afgestemd op hoe de markt
eruitziet
