BD4 Samenvatting
4 perspectieven van Business intelligence BI
Het omgevingsperspectief duidt de externe trends die Bl noodzakelijk maken om als
organisatie te overleven. Het schetst de grote druk en dynamiek waarmee veel organisaties op
dit moment te maken hebben. Hier ligt de nadruk vooral op het indammen van de (potentiële)
risico's die zich voordoen wanneer een organisatie haar omgeving niet goed in de gaten houdt.
Het organisatieperspectief belicht vooral de kansen die Bl met zich meebrengt voor je
organisatie. Denk bijvoorbeeld aan het realiseren van meer omzet door een veel beter inzicht
in klantgedrag, of het monitoren, bijsturen en verfijnen van de strategie op basis van
dashboards. Dit kan door gebruik te maken van ondubbelzinnige definities, betrouwbare
datasets, veelzeggende KPI’s en eenduidige klantinformatie
Het mensperspectief gaat in op de mens als informatieverwerker en beslisser, die steeds
kennisintensievere taken gaat uitvoeren, slimmer gaat samenwerken en dat in steeds kortere
tijd. Met Bl kan de produc- tiviteit van de medewerkers en managers stijgen. Er komt een
betere balans tussen het gebruik van intuïtie en feiten bij het nemen van beslissingen.
Het technologieperspectief benadrukt de voordelen van Bl op het gebied van
informatietechnologie. Met Bl ontlast je de IT-organisatie en voorkom je dat de explosieve
groei van data, onder andere door big data en het Internet of Things, leidt tot
informatieoverbelasting.
,De BI-kloof
Wat is onder andere het gevolg van al deze ontwikkelingen? De beschikbare tijd die je
organisatie heeft om goede beslissingen te nemen neemt sterk af. Dit terwijl de complexiteit
van beslissingen toeneemt. Bovendien groeit de hoeveelheid data die nodig is om goede
beslissingen te nemen exponentieel. Er is simpelweg veel meer data vanuit meer invalshoeken
nodig omdat louter lineair denken en handelen niet meer werkt. Meer grillige patronen
vereisen immers veel meer precisiebesluiten en ook grotere hoeveelheden (detail) data. Ons
menselijk brein kan dat niet meer aan. De twee factoren, beslis- singstijd en hoeveelheid data,
zijn elkaars opponenten. De BI-kloof geeft weer dat ze steeds verder van elkaar verwijderd
raken als je niets zou doen. Dat principe is weergegeven in figuur 1.2.
Als gevolg van de steeds kleinere foutenmarges en scherpere deadlines, hebben organisaties
alsmaar fijnere en gevoeligere precisie-instrumenten nodig om de BI-kloof te overbruggen.
En dus om te kunnen overleven. De steeds verder uitdijende kloof maakt het sturen en het
succesvol leiden van organisaties tot een behoorlijke uitdaging. 'We krijgen te maken met
steeds omvangrijkere en complexere besturingen, voornamelijk als gevolg van toenemende
omgevingsinvloeden' (Galbraith, 1977). Hierdoor neemt de behoefte aan betrouwbare
informatie en goede, snelle beslissingen substan- tieel toe (Huber, 1984).
Dikwijls zien we dat Bl heel intern gericht is. Terwijl juist in deze tijd beslis- singen van
buiten, door klanten, concurrenten of overheden, een enorme impact op jouw organisatie
kunnen hebben. Een tweet van een president of een plotselinge ommezwaai in het
regeringsbeleid kan alle goede interne beslissingen van het afgelopen jaar tenietdoen. Bl dient
er dus vooral ook voor te zorgen dat je interne en externe informatie moeiteloos kunt combi-
neren.
Bl houdt zich bezig met beide kanten van de kloof: het behapbaar maken van data die nodig is
om snel te beslissen en het minimaliseren van de benodigde tijd om een goede beslissing te
nemen. Het behapbaar maken van data vindt plaats door het in werking stellen van doordachte
"filters", slimme (auto- matische) analyses en veelzeggende KPI's. Maar ook het opzetten van
,een distillatieproces waarbij informatie met behulp van verschillende instrumen- ten kan
worden onttrokken aan grote dataverzamelingen. Het minimaliseren vindt plaats doordat
organisaties in staat zijn om met Bl eerder en sneller kansen en bedreigingen waar te nemen.
Daardoor ontstaat er meer bedenk- tijd. Het laatste is ook het gevolg van het eerste: door
slimme filters, effectie- ve visualisaties en KPI's ontstaat minder ruis en zodoende meer
bedenktijd. Bl wordt bovendien nog effectiever wanneer je concepten toepast voor het
versnellen en verbeteren van de besluitvorming zelf: decision management
Het hoofddoel van Bl: beter, sneller en vaker beslissen
Om een organisatie goed te kunnen besturen, dient de directie weloverwogen en accurate
beslissingen te nemen. Het voornaamste nut van Bl is beslis- singsondersteuning: meer
relevant en vaker inzicht in situaties die vragen om een besluit. Dan moet je dus ook sneller
en betrouwbaarder kunnen rapporteren, analyseren en plannen (Bange et al, 2017).
Organisaties kun- nen daardoor veel sneller en beter beslissen op alle organisatieniveaus. Zij
worden door effectieve Bl niet meer alleen gestuurd door een "handjevol" managers die de
wijsheid in pacht denken te hebben.
Ook medewerkers, teamleiders, klantcoaches en indien relevant ook klanten en leveranciers
kunnen meesturen. 'The most proficient analytics practitioners don't just measure their own
navels - they also help customers and vendors measure theirs' (Davenport, 2006). Zo kun je
een enorme kracht ontketenen, in het bijzonder wanneer je al die informatie en beslissingen
strak op elkaar weet uit te lijnen. Bl maakt je organisatie ook innovatiever wanneer je data of
informatie via internet deelt met je leveranciers, klanten en andere zakenpartners.
Het besluitvormingsproces kent grofweg twee fasen:
1. het verzamelen, verifiëren en combineren van data uit een of meerdere bronnen
2. analyseren van de data en op basis daarvan het nemen van de beslissing
Veel leidinggevenden, (financieel) analisten en controllers zijn vooral bezig om data te (laten)
verzamelen. Daarentegen laat onderzoek juist zien dat meer dan 70 procent van de bulk van
het (analyse) werk van de financiële functie in een organisatie geautomatiseerd kan worden
(Plaschke, Seth & Whiteman, 2018). De eerste fase kan zonder BI tot tachtig procent van de
tijd in beslag nemen. De resterende tijd blijft over voor het analyseren en daadwerkelijk
afwegen van de voor- en nadelen die een beslissing met zich meebrengt
Uit onderzoek blijkt dat het analyseren en
diagnosticeren van data een doorslaggevende
fase in het besluitvormingsproces - vaak
onbenoemd blijft. Hopelijk vindt het plaats "in de
duisternis van oordeelsvorming en intuïtie"
(Mintzberg, 2007). Met Bl komen de
verhoudingen compleet anders te liggen:
maximaal twintig procent van de tijd besteed je
aan het verzamelen van data. Vijftig procent kun
je besteden aan het analyseren en het nemen van
, de beslissing. Feiten combineren zich dan makkelijker met intuïtie. Bl maakt dit onder andere
mogelijk doordat je data uit tal van interne en externe bronnen moeiteloos kan combineren en
eenvoudig en snel kunt opvragen. Het is zeer goed voorstelbaar dat je 30% van je tijd aan
andere, inhoudelijke zaken kan besteden. In een tijd waarin je complexe beslissingen in een
hoge frequentie steeds sneller moet nemen, is dat geen overbodige luxe.
Goede informatie zou voor zich moeten spreken. Ze zou een sturende werking moeten hebben
en dienen op te roepen tot de juiste actie. Helaas gaat deze vlieger niet altijd op. Er bestaan
talloze drempels in de sfeer van gedrag en organisatiecultuur, maar ook tekortkomingen in ons
brein. Met als mogelijk gevolg dat mensen op zich goede en relevante informatie links laten
liggen. En soms proberen leidinggevenden Bl-initiatieven ronduit te saboteren, omdat zij niet
zitten te wachten op transparantie, of omdat zij het informatiemonopolie en de macht
koesteren.
Hoe dan ook, teams die echt goed zijn geïnformeerd kunnen veel van de vereiste beslissingen
zelf nemen en de hieraan gekoppelde veranderingen meteen zelf doorvoeren. Mits zij ook de
bevoegdheid krijgen en beschikken over de juiste vaardigheden. Toegang tot relevante en
waardevolle inzichten in een probleem bevat wellicht al de helft van de oplossing.
Toegegeven, die helft is waarschijnlijk niet het meest complexe deel van de Bl-puzzel
De 25 voordelen van effectieve BI (zie blz 43- 61 voor verder uitleg)
1 Eenvoudiger (big) data uit verschillende bronnen kunnen combineren in rapporten,
dashboards en analyses
2. Ontlasten van de IT-afdeling en operationele systemen.
3. Met BI maak je korte metten met de wirwar aan spreadsheets.
4. Eén versie van de waarheid
5. Het rendement op staf en kenniswerkers kan omhoog met Bl.
6. Met BI voorkom je ook informatieoverbelasting.
7. BI is aanjager voor kennis- management.
8. BI zet managers en teamleiders in hun werkelijke kracht.
9. Met BI ga je specifiek zoekgedrag stimuleren.
10. Er komt een betere balans tussen intuïtie en brein
11. Je leert je businessmodel beter kennen.
12. Met Bl ga je meer verko- pen en marge realiseren.
13. BI helpt bij het formuleren en najagen van je strategische en tactische doelstellingen.
14. Meer betrokken medewerkers.
15. Je realiseert meer transparantie en voorkomt ook fraude.
16. BI helpt bij riskmanagement.
17. Beter kunnen differentiëren en personaliseren.
18. Je organisatie wordt wendbaarder.
19. Je gaat vaker innoveren
20. Meer grip op onzekerheid, dynamiek en marktwerking.
21. Beter kunnen anticiperen en voorspellen
22. Je datakwaliteit gaat verbeteren.
23. Big data makkelijk analyseren en combineren
24. BI zorgt voor een duurzamere wereld.
25. BI zorgt voor een gezonder werkklimaat voor de mens
