Samenvatting System Theory
Chapter 1. Introducing Organizations as Social Systems Conducting Experiments
Introduction
Het doel van dit boek is organisaties beschrijven als ‘social systems conducting experiments
with their survival’. Specifieker: ze willen uitleggen wat ze met deze beschrijving bedoelen,
en op basis van deze beschrijving, willen ze principes voor het ontwerp van een organisatie
formuleren, die overleving mogelijk maken, d.w.z. zodat ze deze experimenten kunnen
blijven uitvoeren.
Making Sense of Organizations: From “Phenomena” to “Key Features”
De procedure waarbij er gestart wordt met alledaagse ervaringen, om vervolgens te eindigen
met een theorie die ons de mogelijkheid geeft ze te begrijpen, was onderdeel van Aristotle’s
method of study. Hierbij starten we met een fenomeen (= dingen zoals ze zichzelf
representeren in onze ervaring). Daarna verzamelde hij gebruikelijke meningen (‘endoxa’).
Hij analyseerde deze meningen, om zo key karakteristieken van het fenomeen te
verzamelen (‘archai’). Als laatste relateerde hij deze ‘archai’ in een theorie, om op deze
manier het fenomeen te begrijpen. Aristoteles deed dit op deze manier omdat hij zo dicht
mogelijk bij het fenomeen wilde blijven, om zo de kern van intelligentie te kunnen
doorgronden.
Strategie formulering is gericht op het selecteren van doelen en activiteiten. Veel relevante
activiteiten (zoals het analyseren van de omgeving, genereren van competenties of het
creëren van inzet) zijn sociale activiteiten; ze worden uitgevoerd door middel van
communicatie. Strategische doelen worden niet alleen gedefinieerd door middel van
communicatie (discussies, gehouden ideeën, perspectieven en keuzen), maar ze zijn ook het
resultaat van voorafgaande communicatie. Strategie formulering kent twee belangrijke
aspecten:
1. Het formuleren van een strategie is een activiteit die het doel heeft doelen te
selecteren. Afhankelijk van de geselecteerde doelen en de realisatie ervan, wordt de
mogelijkheid op overleven beïnvloedt. Het is echter niet vooraf duidelijk hoe de
doelen de kans op overleven beïnvloeden, dit maakt het difficult en risky.
2. Strategieformulering is een activiteit bestaande uit ‘communication referring to
communication’
Het is belangrijk om te dealen met disturbances, zodat doelen gerealiseerd kunnen worden.
Om te kunnen dealen met disturbances, reguleren we. Echter is dit niet simpel, je weet
namelijk vaak niet wanneer en welke disturbances optreden.
The First “Arche”: The Experimental Character of Organizations
In organisaties zijn we continue gedwongen keuzes te maken over doelen, over hoe we
transformatieprocessen moeten invullen of over regulerende activiteiten, zonder dat we de
effecten van deze keuzes weten.
Ondanks deze onzekerheid moeten we toch doelen stellen en dealen met disturbances – we
moeten keuzes maken. Het nemen van dergelijke beslissingen is als het uitvoeren van een
experiment, waarbij de selectie van een bepaalde optie kan worden beschouwd als een
hypothese. Bij het maken van deze keuzes, hopen we desired behaviour te behalen, maar
door onzekerheid weten we dit niet zeker.
The Second “Arche”: The Social Systemic Character of Organizations
Organisaties worden vaak beschreven in termen van sociale interacties of communicatie.
Een organisatie is een groep mensen die een gezamenlijk doel nastreven. Zonder
communicatie blijven de individuen, individuen en worden ze geen groep. Organisaties
hebben een systemic character: sociale interacties of communicaties staan hierbij centraal
,en het is de communicatie die zorgt voor verbinding. Ze refereren naar elkaar en zijn
afhankelijk van elkaar, waardoor ze een systeem van communicaties vormen.
The Relation Between Social Systemic and Experimental Character of Organizations
We zien ‘social systemic’ en ‘experimental’ als karakteristieken van organisaties. Het social
systemic karakter van een organisatie heeft te maken met ‘communication referring to
communication’. Organisatorische communicatie gaat over ‘conducting organizational
experiments’. In deze experimenten worden doelen, processen en regulerende acties
continue geselecteerd, geïmplementeerd, gemonitord, geëvalueerd en opnieuw
geselecteerd. Dus: in een systeem dat bestaat uit communicatie die verwijst naar
communicatie (een organisatie), worden beslissingen genomen onder omstandigheden van
onzekerheid over objecten die in het experiment kunnen voorkomen, zoals doelen,
processen, middelen tot doelen etc.
Organizations as Social Systems Conducting Experiments
“Conducting Experiments”
Het experiment bestaat uit het selecteren van doelen, regulerende acties en
transformatieprocessen onder onzekere omstandigheden. Maar wat is het doel van het
maken van deze selecties?
Er bestaan twee soorten doelen:
1. Doelen die de relatie tussen de organisatie en haar omgeving uitdrukken; bv. het
produceren van een specifiek product voor een specifieke target groep
2. Doelen die vallen onder het eerste type doelen; bv. productie targets, kwaliteit,
normen etc.
Een belangrijk ‘overall’ doel van experimenten is ‘survival’. Om te kunnen overleven moet
een organisatie twee zaken doorvoeren:
1. De organisatie moet zorgen voor een onderscheidend bestaan (separate existence)
in haar omgeving. Echter kan dit niet het overall doel zijn van een experiment. Alleen
een onderscheidend bestaan is niet genoeg.
2. Overleven op een onderscheidende én betekenisvolle manier (separate en
meaningful existence). Dit betekent dat de doelen van de primaire processen (input
omzetten in output) als betekenisvol aanschouwd moeten kunnen worden
Er is een relatie tussen organisatorische survival en specifieke doelen die de primaire
activiteiten van een organisatie definiëren. Om deze doelen te selecteren, moeten
organisaties overleven: overleving wordt verondersteld doelen te selecteren die als
betekenisvol beschouwd kunnen worden. Op zijn beurt is overleven betekenisvol in de mate
dat doelen worden geselecteerd en gerealiseerd die als betekenisvol beschouwd kunnen
worden.
Het doel van een experiment is dus niet alleen survival, maar survival op een
onderscheidende en betekenisvolle manier. Dit betekent dat doelen, regulerende acties en
transformatie doelen worden geselecteerd met als doel een onderscheidend en betekenisvol
bestaan te realiseren. Er zijn twee manieren van overleven:
1. Poor sense of survival: als organisatie heb je een onderscheidende positie en je
streeft welke doelen dan ook na
2. Rich sense of survival: als organisatie heb je een onderscheidend én betekenisvolle
positie. Dit doordat je doelen selecteert en realiseert die bijdragen aan een/voordelig
zijn voor de mensheid en de maatschappij.
Om een betekenisvol bestaan te kunnen leven, in een constant veranderende omgeving, zijn
er twee dingen vereist:
1. Het selecteren en opnieuw selecteren, d.w.z. het aanpassen van hun doelen
2. Het realiseren van de geselecteerde doelen. Op deze manier kunnen organisaties up
to date blijven m.b.t. de veranderingen in hun omgeving.
,Om doelen te kunnen realiseren zijn transformatieprocessen noodzakelijk. Een
transformation process is een proces waarbij input omgezet wordt in output. Het realiseren
van een transformatieproces betekent dat de output geproduceerd wordt. De output van een
transformatieproces moet gespecificeerd worden. Op basis daarvan worden doelen gesteld,
dit noemen we ook wel strategic regulation.
Het realiseren van transformatieprocessen wordt vaak beïnvloed door disturbances. Om hier
mee te kunnen dealen, moeten (1) de transformatieprocessen worden gemonitord, en op
basis van deze resultaten (2) moeten maatregelen worden genomen om iets aan de
disturbances te doen (reactief of proactief). Het dealen met disturbances noemen we
operatoinal regulation. Om transformatieprocessen te kunnen realiseren en operationeel te
reguleren, zijn bepaalde ‘conditions’ (=voorwaarden) vereist. Deze voorwaarden kunnen we
onderverdelen in drie klassen:
1. Voorwaarden m.b.t. de visie van het werk; bv. het definiëren en alloceren van taken
en verantwoordelijkheden
2. Voorwaarden m.b.t. human resources; bv. het werven en selecteren van gemotiveerd
personeel met de juiste skills
3. Voorwaarden m.b.t. ‘technologische middelen’ die nodig zijn voor het realiseren van
transformatieprocessen en het operationeel reguleren ervan; bv. machines of ICT
Het zorgen voor infrastructurele voorwaarden voor een transformatieproces betekent; het
selecteren en uitvoeren van maatregelen met betrekking tot de drie klassen van
voorwaarden op een zodanige manier dat de vereiste werkverdeling, human resources en
technologische middelen beschikbaar zijn voor het realiseren van het transformatieproces en
zijn operationele regulatie. Het installeren van deze infrastructuurvoorwaarden noemen we
regulation by design. Er zijn dus vier activiteiten
1. Realiseren van transformatieprocessen
2. Operational regulation van de transformatieprocessen
3. Stellen van doelen voor de transformatieprocessen (‘strategic regulation’)
4. Het ontwerpen van infrastructural conditions voor de transformatieprocessen en de
operationele regulatie (‘regulation by design’)
Er zijn dus drie regulerende processen vereist: strategic
regulation; regulation by design en operational regulation.
Visueel ziet het transformatieproces er als volgt uit:
Bij de realisering van betekenisvolle survival, elke selectie
van doelen, processen, regulerende acties of infrastructuur
condities is contingent – d.w.z. voor elke selectie, zijn er
altijd alternatieven beschikbaar en het probleem is er
keuzes gemaakt moeten worden.
Dus keuzes zijn voorwaardelijk (contingent) en het is
onmogelijk om met zekerheid te zeggen dat ze effectief
zijn. Maar tegelijkertijd, moeten keuzes gemaakt worden.
om te kunnen overleven, zijn organisaties gedwongen doelen, transformatieprocessen,
regulerende acties en infrastructuur configuraties te selecteren. In dit opzicht kunnen
organisaties worden beschouwd als ‘systems conducting a particular kind of experiment with
their survival’. In de terminologie van het uitvoeren van experimenten zou je kunnen zeggen:
Dependent variabele: meaningful organizational survival
Independent variables: doelen, transformatieprocessen, regulerende acties,
infrastructuur voorwaardes
Hypothesis: gegeven deze set van doelen, transformatieprocessen, regulerende
acties en infrastructuur voorwaardes, is er een redelijke kans op betekenisvol
overleven
Samenvattend is het organisatorische experiment een risicovol en continue durende
activiteit. Ondanks dat het effect van keuzes onzeker is, moeten keuzes toch gemaakt
worden. Experimenteren behoort tot de vorm van organisaties.
, “Organizations as Social Systems”
Organisatorische communicatie gaat over ‘objecten’ die in het experiment voorkomen.
Specifieker; organisatorische communicatie gaat over doelen, infrastructurele voorwaardes,
operationele regulatie en/of het realiseren van transformatieprocessen. Dit zijn de ‘focal’
objecten van organisatorische communicatie. Kortom, organisatie communicatie is gericht op
experimenteren met de aanpassing en realisatie van organisatiedoelen. Deze
organisatorische doelen (doelen, infrastructurele voorwaardes, operationele regulatie en/of
het realiseren van transformatieprocessen) moeten geselecteerd worden, om vervolgens te
kunnen dienen als anker voor verdere communicatie.
Principles Improving Organizational Design
Als organisaties sociale systemen zijn die experimenten uitvoeren met zinvol overleven,
moeten ze voorwaarden scheppen om deze experimenten uit te voeren. De vraag is
vervolgens; wat zijn deze ‘experimentele omstandigheden’ en hoe moeten ze gecreëerd
worden? Er is een onderscheid tussen twee klassen van design principles:
1. Functional design principles (wat?): deze stellen welke gewenste effecten een
organisatorische infrastructuur zou moeten produceren;
2. Specific design principles (hoe?): dit zijn de design principes voor specifieke
onderdelen van de infrastructuur. Deze principes definiëren regels en heuristics voor
het ontwerpen van de verdeling van het werk, human resource systems en voor de
organisatorische technologie.
Conceptual Background
Om organisaties als sociale systemen die experimenten uitvoeren, te kunnen beschrijven
gebruiken we concepten van (organizational) cybernetics, social systems theory en
Aristoteles ethiek.
Cybernetics biedt concepten voor het begrijpen van de regulering van elk soort systeem en
daarom kan het helpen om de regulering van organisaties te begrijpen en expliciet te maken.
Het begrijpen van regulering is om twee redenen belangrijk:
1. De objecten die in het experiment verschijnen, verwijzen naar drie soorten regulering
in organisaties;
2. Het experiment zelf moet worden gereguleerd. Regulering vereist infrastructurele
condities, en zowel het formuleren als het beoordelen van dergelijke condities is
gebaseerd op het begrijpen van de regulaties van het experiment.
Deze theorie is cruciaal voor het beschrijven van het experiment als voor het formuleren van
de infrastructurele condities.
Social sysetms theory vormt een basis voor dit boek aangezien het experimenteren in een
organisatie een continue, sociale activiteit is en het uitgevoerd wordt door middel van
communicatie.
Om de bijdrage van organisaties aan de maatschappij te begrijpen, wordt er gebruik
gemaakt van Aristoteles ethiek. De bijdrage van zijn ethiek is dat individuele leden van een
maatschappij zich laten ontwikkelen als mensen zodat ze een ‘fulfilled leven’ kunnen leiden.
Organisaties kunnen bijdragen aan het realiseren van dit doel.
