© Jordi van Dam
Bedrijfsadministratie met ERP
Hoofdstuk 2.1 – Inleiding in het verkoopproces
De activiteiten die normaal gesproken bij het verkoopproces worden uitgevoerd, zijn
weergegeven in de onderstaande afbeelding.
Hoofdstuk 2.2 – De klant en het artikel
Voordat er verkocht kan gaan worden zal een aantal basisgegevens in het ERP-
systeem ingevoerd moeten zijn. Die basisgegevens worden vaak ook aangeduid met
de term stamgegevens.
Over de klanten moet in elk geval geregistreerd worden:
- Klantnummer.
- Klantnaam (naam van het bedrijf).
- Adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer.
- Naam contactpersoon.
- Bankrekeningnummer.
- Btw-nummer.
- Mogelijke kortingen die met de klant zijn overeengekomen.
- Maar ook bijvoorbeeld gegevens over rayon, afnemerscategorie en
accountmanager/verkoper.
Bij een verkoop op rekening krijg je een vordering op de klant (debiteur), want je hebt
dan geld tegoed. Hoeveel geld je van elke klant tegoed hebt, is informatie die je vindt
op de klantkaart (debiteurenkaart). Deze kaart is een scherm waarin alle gegevens
over een bepaalde klant te vinden zijn, want in werkelijkheid zijn het geen echte
papieren kaarten, maar records in de database van het ERP-systeem.
Op de klantkaart staan alle posten:
- Alle verkopen op rekening (plusposten, ofwel debiteringen).
- Alle ontvangsten die je van klanten per bank hebt binnengekregen
(minposten, oftewel crediteringen).
Wanneer er nog onbetaalde posten zijn, heeft de klantkaart een debetsaldo: het
verschil tussen debiteringen en crediteringen. Die saldi van alle klantkaarten samen
vormen het totaalbedrag dat de onderneming tegoed heeft van haar klanten.
In veel ERP-systemen is er de mogelijkheid om een contact aan te maken, waarbij
de gegevens van een nieuwe relatie worden ingevoerd. Die nieuwe relatie kan dan
op een later moment in het proces worden ‘bevorderd’ tot klant.
, © Jordi van Dam
Veelal zal daarvoor een sjabloon worden gebruikt waarmee het zonder veel extra
invoer mogelijk is op basis van standaardgegevens de relatie (een contact) om te
zetten tot klant. Door het gebruik van relaties wordt het klantbestand niet vervuilt,
omdat er klanten zijn aangemaakt die elders hun aankoop hebben gedaan.
Ook voor een artikel moeten basisgegevens worden vastgelegd, namelijk minimaal:
- Artikelnummer.
- Artikelnaam- en omschrijving.
- Inkoopprijs van het artikel.
- Verkoopprijs van het artikel.
- Btw-tarief.
Hoofdstuk 2.3 – Klantcontact leggen
Om contact te leggen met een klant moet het bedrijf natuurlijk wel over
contactgegevens van mogelijke klanten beschikken. Deze gegevens zijn vaak
voorhanden doordat er al eerder aan afnemers is verkocht.
De meeste bedrijven hanteren een CRM-module om hun relaties met klanten vast te
leggen en te analyseren. CRM staat voor Customer Relationship Management, dus
het beheer van de klantrelaties.
Aan het leggen van een klantcontact zijn geen boekingen verbonden.
Hoofdstuk 2.4 – Offerte uitbrengen
Een offerte is een specifieke prijsopvraag voor een grote order die klanten opvragen
in de hoop korting te krijgen ten opzichte van de prijslijst. In de offerte geeft het
bedrijf aan welke artikelen in welke hoeveelheid tegen welke prijs en onder welke
leverings- en betalingscondities geleverd kunnen worden. Vaak zit het bedrijf aan de
uitgebrachte offerte vast wanneer de klant toestemt, waardoor het noodzaak is om
zorgvuldig te werk te gaan.
Voordat de offerte wordt uitgebracht, stelt de verkoper zich drie vragen:
1. Wil ik leveren?
• Is de klant voldoende kredietwaardig?
2. Kan ik leveren?
• Is het gevraagde artikel (bijtijds) op voorraad?
3. Tegen welke voorwaarden wil ik leveren?
• Gaat het over standaard leveringscondities en standaard
betalingscondities?
• Is er wellicht sprake van een partij goederen waar ik als verkoper graag
vanaf zou willen?
▪ Denk bijvoorbeeld aan de houdbaarheid van goederen.
, © Jordi van Dam
De offertekaart is een scherm waarin de verkoper de gegevens vermeldt en op basis
waarvan op een later moment een offerte kan worden uitgebracht. Er worden onder
andere de volgende gegevens vastgelegd:
- Klantnummer en -naam.
- Verzochte leverdatum.
- In een aantal regels de gegevens van de gevraagde producten en/of diensten.
- Reactietermijn waarbinnen de offerte geldig is.
Deze gegevens hoeven niet opnieuw getypt te worden. Het ERP-systeem zal de
betreffende klant opzoeken en de overige klantgegevens vanaf de klantkaart
overnemen. Zo wordt ook een eventuele kortingsafspraak met de betreffende klant
overgenomen, zodat hiermee automatisch rekening wordt gehouden.
De kredietwaardigheid en/of betalingsdiscipline kan bij een bestaande klant worden
gecontroleerd door na te gaan hoe hoog het uitstaande bedrag van eerdere
leveringen is en of er betalingsachterstanden zijn. Er kan bijvoorbeeld bij het
invoeren van een nieuwe order automatisch door het systeem gemeld worden dat de
betalingslimiet overschreden is. Zo moet ook de leverbaarheid worden nagegaan:
niet door te gaan kijken in het magazijn, maar door het raadplegen van de
voorraadaantallen in het ERP-systeem.
Wanneer beide checks een positief resultaat te zien geven, kan een verkoopprijs
worden bepaald. Het ERP-systeem doet hiervoor een voorstel, rekening houdend
met de verkoopprijs op de artikelkaart en de van toepassing zijnde korting(en).
Hoofdstuk 2.5 – Order vastleggen en verwerken
Na het opnieuw controleren van de kredietwaardigheid en leverbaarheid en het
omzetten van offerte naar order in het ERP-systeem, zijn er verplichtingen ontstaan:
voor het bedrijf om te leveren en voor de klant om te betalen.
De laatste stap bij het verwerken van de order is het definitief maken, dat ook wel
vrijgeven wordt genoemd: de verkoopmedewerker geeft in de order aan dat deze
door het magazijn kan worden afgehandeld.
, © Jordi van Dam
Hoofdstuk 2.6 – Leveren van goederen
Als de order in behandeling is genomen, gaat het logistieke traject van start. Het
magazijnpersoneel ziet de vrijgegeven order in het ERP-systeem verschijnen. Van
het versturen wordt een boeking gemaakt, omdat de waarde van de
goederenvoorraad daalt, terwijl de onderneming een voorlopige vordering krijgt op de
klant. Deze vordering is voorlopig omdat de klant nog geen factuur heeft ontvangen.
Voorbeeld
Een partij verkoopt goederen met een kostprijs van €800 voor een bedrag van
€1.000 (exclusief 21% btw) op rekening. Hierbij worden eerst de goederen
verzonden en pas later de betreffende factuur. De journaalpost wordt dus gesplitst in
twee delen: de levering en de facturering. De onderstaande journaalpost is het eerste
deel.
Een tussenrekening is een rekening waarop tijdelijk bedragen worden geboekt, die
op een ander moment weer worden tegengeboekt. Deze tussenrekening wordt
gecrediteerd wanneer de verkoopfactuur wordt geboekt.
Volgens het realisatieprincipe mogen winsten pas gerealiseerd worden als de
goederen geleverd én gefactureerd zijn, waardoor in het voorbeeld het bezit van de
verkopende partij wel gedaald is (door de verzending van de goederen), maar het
met deze transactie behaalde resultaat nog niet is geboekt.
Op de artikelkaart is vooraf aangegeven welke waarderingsgrondslag van toepassing
is. Dat kan zijn de werkelijk betaalde inkoopprijs of een vaste inkoopprijs (VVP, Vaste
VerrekenPrijs). De VVP is uiteraard niet het juiste bedrag voor de vordering op de
klant; aan de klant wordt de verkoopprijs (inclusief btw) in rekening gebracht.
Na deze boeking kunnen journaalposten (boekingen) worden teruggevonden onder
het onderdeel geboekte leveringen.
Bij het uitvoeren van de logistieke handelingen voor het leveren van de goederen,
wordt vaak gebruik gemaakt van een Warehouse Managementsysteem (WMS), dat
soms ook deel uitmaakt van het ERP-systeem.
, © Jordi van Dam
Hoofdstuk 2.7 – Factureren van de verkooporder
Wanneer de factuur gemaakt is, zal het ERP-systeem automatisch de onderstaande
boeking maken.
In deze boeking zijn de volgende rekeningen gebruikt:
- Debiteur X: Hierop wordt het bedrag van de nieuwe vordering (€1.210)
geboekt op de klant, wat het eindbedrag van de factuur is (inclusief
omzetbelasting).
• Voor iedere klant is een afzonderlijke debiteurenrekening beschikbaar.
• Het totaal van de saldi op al die rekeningen is het totaalbedrag wat te
vorderen is van afnemers dat staat vermeld op de totaalrekening
Debiteuren.
- Te betalen OB: Bevat de omzetbelasting die ontvangen gaat worden van de
klant en uiteindelijk betaald zal moeten worden aan de Belastingdienst.
- Opbrengst verkopen: Hierop wordt deze omzet verantwoord. Dit is het bedrag
van de verkopen, exclusief omzetbelasting.
Daarnaast wordt de onderstaande boeking gemaakt.
In deze boeking zijn de volgende rekeningen gebruikt:
- Kostprijs verkopen: Bevat de bij de verkoop behorende inkoopprijs (kostprijs)
van de verkopen.
• Wordt ook volgens hetzelfde waarderingsprincipe als de
voorraadrekeningen geboekt, in dit geval dus tegen VVP.
• De winst wordt dus niet op een aparte grootboekrekening geboekt.
Echter is dit resultaat makkelijk af te lezen door de
grootboekrekeningen Opbrengst verkopen en Kostprijs verkopen met
elkaar te vergelijken.
- Tussenrekening verkopen: Wordt nu gecrediteerd en bevat dan hetzelfde
bedrag aan zowel de debetkant als aan de creditkant. Dit wordt gladlopen
genoemd.
• Wanneer een tussenrekening nog niet glad is gelopen, is er een factuur
dus nog niet uitgedraaid en resteert er een debetsaldo.
Na deze boekingen kunnen journaalposten (boekingen) worden teruggevonden
onder het onderdeel geboekte verkoopfacturen.
, © Jordi van Dam
Naast deze boekingen wordt ook een aantal registraties bijgewerkt:
- Klantenposten die als basis dienen voor het saldo en het later vereffenen van
de betalingen.
- Journaalposten waarmee de grootboekrekeningen worden bijgewerkt.
- Btw-posten als basis voor de btw-aangifte.
- Artikelposten als basis voor de beschikbaarheid van de voorraad en het
volgen van de uitslag (ophalen van goederen in het magazijn).
- Artikelwaardeposten als basis voor de waardering van de voorraad.
Hoofdstuk 2.8 – Incasseren van de vordering
De betalingstermijn (krediettermijn) is de periode die een afnemer (vanaf de
factuurdatum) heeft om te betalen. Het is noodzakelijk om regelmatig na te gaan
welke klanten niet op tijd hebben betaald (achterstallige posten), zodat de
onderneming aanmaningen kan gaan versturen.
Bij aanmaningen wordt eerst een herinnering gestuurd. De tweede stap is het
verzenden van een aanmaning, soms wordt daarbij het bedrag van de vordering
verhoogd met incassokosten. Mocht de klant dan nog niet betalen, kan de vordering
(mits van enige omvang) worden overgedragen aan een incassobureau of
deurwaarder.
De openpostenlijst is voor de onderneming van groot belang, hier kan een overzicht
worden opgevraagd van vorderingen, ingedeeld naar termijn van achterstalligheid.
Ook is het soort afnemer van belang.
De boeking van de ontvangst van het factuurbedrag luidt als volgt:
Om goed zicht te kunnen houden op de openstaande posten, is het nodig om
ontvangen bedragen van klanten weg te strepen tegen openstaande vorderingen. Dit
wordt vereffenen genoemd, een vakterm hiervoor is reconciliëren.
Hoofdstuk 2.9 – De boekingsgang van het verkoopproces
Nadat bovenstaande boekingsgang is voltooid, vinden we de volgende gemuteerde
grootboekrekeningen:
, © Jordi van Dam
In het rode vak verschijnt de winst op verkopen voor €200 per saldo op de
rekeningen in rubriek 8.
Na de boekingsgang kunnen de volgende conclusies getrokken worden:
- Bank is gedebiteerd voor het factuurbedrag.
- Te betalen OB is gecrediteerd voor het bedrag van de omzetbelasting.
- Opbrengst verkopen is gecrediteerd voor het omzetbedrag (factuurbedrag)
exclusief omzetbelasting.
- Kostprijs verkopen is gedebiteerd voor het inkoopbedrag (of VVP) van de
goederen, exclusief OB.
- Voorraad goederen is gecrediteerd voor het inkoopbedrag (of VVP) van de
goederen, exclusief OB.
Over het resultaat kunnen we opmerken:
- Brutowinst op verkopen = Opbrengst verkopen – Kostprijs verkopen
- Deze winst wordt periodiek (minstens jaarlijks) en na aftrek van de
bedrijfskosten overgeboekt naar het eigen vermogen.
