Communicatie, Media & Interactie
Arikelen Tentamen 1
Week 1
Wetenschappers proberen modellen te ontwikkelen waarin ze in het algemeen een relatie
proberen uit te werken tussen kenmerken van bepaalde media/applicaties en kenmerken van
bepaalde taken, en waarin ze zoeken naar de beste ‘fit’. In de eerste week willen we meteen
drie van die modellen introduceren.
Clark & Brennan: Grounding in communication
Wat is grounding? Grofweg: het checken of jij en je communicatiepartner nog op een lijn
zitten.
Communicatie is een gezamenlijke activiteit, waarbij de content gecoördineerd moet worden.
Om een gesprek soepel te laten verlopen moeten de gesprekspartners hun common
ground (gezamenlijke kennis, overtuigingen en veronderstellingen) en de veranderingen die
op dat moment plaatsvinden bijhouden. Bij communicatie kan de common ground niet
worden geüpdatet zonder het proces van grounding. Het is belangrijk om te kijken hoe dit
proces werkt. Twee factoren zijn hierbij belangrijk: het doel en het medium. Grounding is
dus mediumafhankelijk en doelafhankelijk.
Voor grounding geldt ook een criterium: de gesprekspartners geloven allemaal dat ze
allemaal hebben begrepen wat de spreker probeerde over te brengen en dat dat genoeg was
voor het doel dat de spreker had (grounding criterion). Technisch gezien is grounding dus
het gezamenlijke proces waarbij gesprekspartners deze overtuiging delen.
Bij een goede bijdrage aan het gesprek moet sprake zijn van twee fasen: de presentatiefase,
waarbij de eerste spreker een uiting doet, en de acceptatiefase, waarbij de andere sprekers
erkennen dat de eerste spreker een uiting heeft gedaan en deze begrijpt.
Volgens het contribution model is zoeken mensen naar positieve evidentie of begrip. Drie
vormen van positieve evidentie: (1) erkenning, (2) het initiëren van de volgende relevante
beurtwisseling en (3) blijvende aandacht.
Mensen doen graag zo min mogelijk werk en daarom bestaat het minste-moeite principe.
Hier zijn echter een paar problemen mee: (1) tijdsdruk, (2) fouten en (3) onwetendheid. Dit
zorgt voor niet goede uitingen, terwijl het minste-moeite principe wel tot goede uitingen zou
moeten leiden. Daarom is een nieuw prinicpe bedacht: the principle of least collaborative
effort: in conversation, the participants try to minimize their collaborative effort: the work that
both do from the initiation of each contribution to its mutual acceptance.
Grounding bij veranderingen van het doel:
Technieken voor grounding bij een gesprek waarbij naar iets wordt gerefereerd:
- alternatieve beschrijving
- indicatieve gebaren (aanwijzen bijvoorbeeld)
- referential installments (“Take the spout- the little one that looks line the end of an oil can-)
- trial references (vragend)
Technieken voor grounding waarbij je de woorden moet onthouden:
- woordelijke displays (“It’s Cambridge 12345” “12345” “that’s right”)
- installments
- spellen van woorden
Voor grounding bij veranderingen van het medium kunnen we geen precieze technieken
noemen omdat dit voor elk soort medium anders kan zijn. Het belangrijkste hier is ook het
1
,principe van minste collaboratieve moeite. Hier worden de technieken per medium op
afgesteld.
Acht “beperkingen” bij grounding: (1) copresence: of je samen in één ruimte bent of niet,
(2) visibility: of je elkaar kunt zien of niet, (3) audibility: of je elkaar kunt horen of niet, (4)
contemporality: of er vertraging zit tussen het sturen en het ontvangen van de boodschap of
niet, (5) simultaneity: of je op hetzelfde moment boodschappen kunt sturen of niet, (6)
sequentiality: of het gesprek in een bepaalde volgorde zonder onderbrekingen gaat of niet,
(7) reviewability: of je de boodschap kunt teruglezen of niet, en (8) revisability: in welke mate
je de boodschap kunt aanpassen.
Er zijn ook 11 kosten verbonden aan grounding: kosten voor (1) het formuleren, (2)
produceren, (3) ontvangen, (4) begrijpen, (5) starten van een gesprek, (6) vertraging, (7)
asynchroniteit, (8) beurtwisselingen, (9) display, (10) fouten en (11) herstellen. Deze kosten
en beperkingen verschillen per medium en hebben hierdoor invloed op de manier waarop
ons gesprek verloopt.
Het probleem bij dit systeem is dat je prototypes van situaties in je hoofd hebt, maar dit is
niet altijd zo. Hierdoor kun je de beperkingen en kosten niet altijd eenduidig toepassen en
ontstaan er dus problemen met het toepassen van het systeem.
Daft & Lengel: Organizational information requirements, media
richness and structural design
De hoofdvraag van dit aritkel is: Waarom verwerken organisaties informatie?
Twee factoren die de mate van verwerking beïnvloeden zijn uncertainty en equivocality
(onzekerheid en dubbelzinnigheid: een stimulus kan meerdere interpretaties hebben).
Volgens literatuur verwerken organisaties dan ook informatie om die onzekerheid en
dubbelzinnigheid te verminderen. Het doel van het artikel is om zowel het perspectief van
onzekerheid als het perspectief van dubbelzinnigheid op informatieverwerking te integreren.
Het artikel gaat uit van een aantal aannames:
(1) Organisaties zijn open sociale systemen die informatie moeten verwerken, maar hier wel
een beperkte capaciteit voor hebben.
(2) Informatieverwerking in een organisatie omvat meer dan informatieverwerking zoals een
individu dat zou doen. Dit komt omdat de informatie in een organisatie gedeeld wordt en
hierdoor beslissingen door meerdere mensen gemaakt worden en niet door een individu.
Groepsleden kunnen echter verschillende interpretaties en meningen hebben en daarom
moet het informatieverwerkingsproces kunnen omgaan met diversiteit.
(3) Informatieverwerking in een organisatie wordt beïnvloed door de arbeidsverdeling in een
organisatie. Elke afdeling heeft zijn eigen taken en gebruikt eigen technologieën die kunnen
verschillen van andere afdelingen.
Twee factoren beïnvloeden het informatieverwerkingsproces in organisaties: onzekerheid en
dubbelzinnigheid. Onzekerheid wordt gezien als een afwezigheid van informatie. Neemt de
nodige informatie toe, dan neemt de onzekerheid af. Om onzekerheid op te lossen kun je
duidelijke vragen stellen. Dubbelzinnigheid gaat over het bestaan van meerdere,
conflicterende interpretaties, wat leidt tot verwarring en onbegrip. Dubbelzinnigheid
wegnemen is veel moeilijker, je kan namelijk niet makkelijk ja/nee vragen stellen en het is
vaak niet duidelijk wat je moet vragen.
De volgende vraag is hoe organisaties zich kunnen opstellen om onzekerheid en
dubbelzinnigheid te kunnen verminderen. organisatiestructuur.
Voor onzekerheid kunnen specifieke structurele mechanismen de hoeveelheid informatie die
2
, nodig is om onzekerheid te verminderen vergemakkelijken. Voor het verminderen van
dubbelzinnigheid is het belangrijk in welke mate een mechanisme rijke informatie verwerkt.
Informatierijkheid (information richness) wordt gedefinieerd als het vermogen van
informatie om het begrip binnen een tijdsinterval te veranderen. Hoe sneller dit gebeurt, hoe
hoger de informatierijkheid is.
Communicatiemedia verschillen in hun capaciteit om informatierijkheid te kunnen verwerken.
Op volgorde van hoge naar lage informatierijkheid onderscheiden we: (1) face-to-face, (2)
telefoon, (3) persoonlijke documenten zoals brieven, (4) onpersoonlijke geschreven
documenten en (5) numerieke documenten (getallen). Het verschil in rijkheid komt door de
mogelijkheid van directe feedback, het aantal kanalen dat gebruikt wordt, personalisatie
en taalvariatie.
Het artikel biedt 7 structurele mechanismen onderscheiden door hun capaciteit voor het
verminderen van onzekerheid en dubbelzinnigheid (in een soort continuüm):
(1) Group meetings: in een groep is er veel mogelijkheid voor het uitwisselen van informatie
en meningen, waardoor dubbelzinnigheid kan worden verminderd.
(2) Integrators: mensen die de organisatie met elkaar verbindt en informatie tussen
afdelingen overbrengt, zoals managers.
(3) Direct contact: persoon A vraagt iets aan persoon B. Simpelste vorm.
(4) Planning: het maken van plannen vermindert in eerste instantie dubbelzinnigheid en
schema’s en feedback geven informatie voor het verminderen van onzekerheid.
(5) Special reports: een specifiek onderzoek naar een vraagstuk om zo onzekerheid te
verminderen.
(6) Formal information systems: informatie over dingen als evaluaties, budgetten,
marketsales enzovoorts, vooral op computer. Laag in informatierijkheid.
(7) Rules en regulations: geven antwoorden op probleemvragen uit het verleden, lossen
onzekerheid op. Minst informatierijke mechanisme.
Elk mechanisme lost vooral onzekerheid of vooral dubbelzinnigheid op. Sommige ook beide.
De mate hiervan is weergegeven in figuur 2. Dit kan echter wel verschillen per organisatie.
Drie bronnen die onzekerheid en dubbelzinnigheid veroorzaken zijn technologie,
interdepartmental relations en de omgeving.
Technologie is de kennis, gereedschappen en technieken die gebruikt worden om input te
veranderen naar output. Perrow heeft een model gepresenteerd die zich richt op twee
taakkenmerken, namelijk taakvariëteit (variety) en taak-analyseerbaarheid (analyzability).
3
