PMC COMPACT, Jo Bos, Ernst Harting en Marlet Hesselink
Hoofdstuk 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 18, 19, 20, 23 en 24
Hoofdstuk 1 – Essentie
In een project werken = Iets nieuws maken met een speciaal daarvoor in het leven geroepen team.
Projectmatig Creeëren (PMC) = Ofwel projectwerk; de traditionele kracht van projectmanagement combineren
met de kracht van (1) scheppend vermogen, (2) commitment, (3) samenwerking, (4) plezier en (5) inspiratie.
→ Het is een aanpak die niet knelt, maar het project juist een ruggengraat geeft: zowel stevigheid als flexibiliteit,
met daaromheen ruimte voor groei en ontwikkeling.
Commitment = Inzet en overtuiging; één van de belangrijkste oorzaken van problemen in projecten is het gebrek
aan commitment van de hoofdrolspelers.
- Commitment krijg je van mensen als je ervoor zorgt dat ze iets doen waar ze in geloven. Dit is omdat zij het dan
zelf belangrijk vinden wat er gebeurt.
Essentie van Projectmatig Creëren: (1) zorg dat alle betrokkenen zich mede-eigenaar voelen van het project,
(2) zorg dat er energie los komt en (3) zorg dat er werkelijk samen wordt gewerkt aan gedeelde doelen.
Lemniscaat Projectmatig Creëren = Model dat vier aspecten laat zien,
waar ieder rekening mee gehouden moet worden om een project succes
op te laten leveren. Het model laat de relaties tussen de aspecten en
enkele doorslaggevende succesfactoren per aspect zien. De aspecten:
- De traditionele benadering van projectmanagement is vooral gericht op
de structuur (= het-kant). Bij PMC wordt die structuur niet opgelegd,
maar creëert het projectteam (= wij-kant) de gewenste structuur
(= het-kant).
- Op basis van ambities (= zij-kant), commitment en persoonlijke
voorkeuren van de afzonderlijke teamleden (= ik-kant) gaat het team
de samenwerking (= wij-kant) aan.
De eerste fase van het creërend proces is pas afgerond als er een keuze is gemaakt voor een bepaald resultaat.
Hoofdstuk 2 – Projecten, programma’s en…
Tijdelijke organisatie = Organisaties waarbij (1) duidelijk sprake is van een begin en een eind, (2) het om
complexe, unieke opgaven gaat, (3) mensen van verschillende afdelingen of organisaties samenwerken en (4)
aansturing buiten de lijn noodzakelijk is. Drie vormen van tijdelijke organisaties zijn:
1. Project: bedoeld om een of meer concrete resultaten tot stand te brengen. De weg er naartoe is redelijk
voorspelbaar en er zijn vooraf bindende afspraken over kwaliteit, opleverdatum en beschikbaar budget.
- Een resultaat is concreet als je het kunt aanraken of erom heen kunt lopen. Bijv. een bouwwerk of website.
2. Programma: een verzameling van activiteiten waarmee een of meer doelen moeten worden bereikt. Het
programma zorgt voor samenhang tussen de diverse activiteiten, zodat er zo min mogelijk inspanning nodig is.
- Een doel is datgene waar men naar streeft; een voorgenomen uitkomst. Bijv. een verbeterde situatie.
3. Proces: samenhangende activiteiten waarmee de betrokkenen stappen in de goede richting zetten. De focus is
daarbij steeds de eerstvolgende stap. Hier wordt voor gekozen als er nog geen duidelijk omlijnd vraagstuk
en/of een te benoemen oplossing is.
→ Het onderscheid tussen deze verschillende vormen is belangrijk
Een programma is over het algemeen groter dan een project en loopt vaak verscheidende jaren.
Routine vs. improvisatie; Twee organisatorische uitersten → Project, programma en proces zijn verschillende
keuzemogelijkheden op een glijdende schaal van routine (ene
uiterste) naar improvisatie (andere uiterste).
- Routine = een uiterst effectieve en efficiënte manier om werk
te structureren. Bijv. hartoperaties.
- Improvisatie = een manier waarbij niets vastligt, waar het om
dingen uitproberen gaat.
, Programmamanagement = Het zorgen dat de activiteiten die uitgevoerd worden een wezenlijke en voldoende
bijdrage hebben aan de realisatie van het programmadoel of de programmadoelen.
Multiprojectmanagement = Het aansturen van een verzameling projecten die inhoudelijk
onderling niet samenhangen, maar wel beroep doen op dezelfde middelen.
Portfoliomanagement = Het op strategisch niveau managen van de effectiviteit van de totale
portefeuille aan projecten en programma’s in een organisatie.
Hoofdstuk 3 – Fasen in project
- Elk project doorloopt in beginsel vier fasen.
- Na elke fase moet expliciet besluit worden genomen om door te gaan of te stoppen.
- Per fase verandert het beslag dat het project legt op mensen en financiële middelen.
→ In de eerste twee fasen is dit beslag nog gering, in de uitvoeringsfase (= fase 3) neemt dit
snel toe en in de afrondingsfase (= fase 4) neemt dit weer snel af.
- Elke fase eindigt met een bijbehorend standaarddocument.
Fase 1. Initiatieffase = De fase waarin één persoon het te verwezenlijken idee adopteert en
als opdrachtgever voor het project wil optreden. Deze persoon is hiermee ook de eigenaar van
het idee of de uitdaging.
- De opdrachtgever gaat op zoek naar een projectleider en verkent hiermee het idee of het probleem uitvoerig. In
deze verkenning zal de afweging gemaakt moeten worden of het project bestaansrecht heeft.
→ Deze fase eindigt met een projectbrief of -opdracht van de opdrachtgever aan de projectleider en zijn team.
Fase 2. Definitiefase = De fase waarin de projectleider een (voorlopig) team vormt, waarmee hij het project
scherp dient te definiëren en vorm te geven.
- Nu worden afspraken gemaakt over afbakening, deadlines, kwaliteitseisen, etc.
→ Deze fase eindigt met een projectcontract dat de opdrachtgever en de projectleider met elkaar sluiten.
Fase 3. Uitvoeringsfase = De fase waarin het projectteam concreet gaat werken aan het beoogde
projectresultaat.
- Dit is de langste en meest gecompliceerde fase van het project.
- Samenwerkende teams zijn verantwoordelijk voor deelprojecten of clusters van activiteiten.
- Mijlpalen zorgen voor helderheid over de te nemen beslissingen en maken mede de voortgang meetbaar.
- Aan het eind van deze fase controleert de opdrachtgever of het resultaat van de vooraf gespecificeerde
kwaliteitseisen voldoet.
→ Deze fase eindigt met de oplevering van de concrete resultaten en de formele acceptatie daarvan door de
opdrachtgever.
Fase 4. Afrondingsfase = De fase waarin de projectteamleden assisteren bij het verhelpen van kinderziekten,
zoals het oplossen van storingen en klachten, of het integreren van het resultaat in de staande organisatie.
- In deze fase moet een gedegen projectevaluatie plaatsvinden.
- Ten slotte zal het project formeel afgesloten moeten worden tijdens (bij voorkeur) een formele gelegenheid.
→ Deze fase eindigt met een evaluatiedocument van projectleider en -team.
Hoofdstuk 4 – Projectcontract
Projectcontract = Het document waarin wordt vastgelegd (1) wat het beoogde resultaat is, (2) welke activiteiten
zullen plaatsvinden en (3) hoe de uitvoering van het project van begin tot eind gemanaged zal worden.
- In dit document staan heldere afspraken over de opzet en de uitvoering van het project waartoe de betrokken
partijen zich verplichten, als wederzijds gelijkwaardige partijen.
- Het contract wordt ondertekend door de opdrachtgever (namens de betrokken lijnmanagers) en de projectleider.
Zakelijke aspecten
- Projectleiders en opdrachtgevers besteden vaak te weinig tijd aan het vastleggen van de zakelijke aspecten.
- Projecten starten dan zonder (1) een gemeenschappelijk en helder beeld van wat het nu eigenlijk inhoudt, (2)
wat het moet opleveren, (3) wie waarvoor verantwoordelijk is en (4) welke inzet vereist is.
→ Vaak wordt het gewenste resultaat dan niet bereikt/behaald en loopt het project uit in tijd/kosten.
