MICE Samenvatting
Meetings
M01: Introductie door Igor Kovacevic
Het begint allemaal met meetings. Meetings zijn tijdelijke events en duren vaak een dag
zonder overnachting. Ze worden op regelmatige basis georganiseerd, maar zijn vaak ad-
hoc wanneer er een belangrijk onderwerp aan bod komt. Meetings zijn gefocust op
concrete, nauwe onderwerpen en daarom is het aantal deelnemende mensen ook laag.
De M in het woord MICE staat voor Meetings. Deze komen voor in verschillende vormen,
drie daarvan hebben een aparte status: conferentie, congres en conventie.
191: Wat is een meeting?
De definitie van een meeting is het volgende: het samenkomen van een groep mensen in
een plek, om iets te bespreken of om deel te nemen aan een bepaalde activiteit.
Frequentie: kan voorkomen op een ad hoc basis of volgens een set patronen, bijvoorbeeld
jaarlijkse algemene meetings etc.
Een meeting die voorgeleid wordt door een voorzitter wordt een business meeting of
executive meeting genoemd.
192: Goals
Elke meeting heeft een eigen specifiek doel, maar ze delen allen een gebruikelijke set
van strategische tactische rollen en doelen. Zonder respect voor en het begrijpen van de
rollen en doelen in een meeting kan er geen effectief werk worden verricht, volgens
Gregorio Billikopf. Werk eerst aan de basisstructuur van je meeting, ga dan naar de
specificaties van het doel van de meeting.
193: Planning the meeting
Het organiseren en plannen van een meeting kan gedaan worden door een bepaalde
methode te volgen (eerdergenoemd in hoofdstuk ‘projectmanagement’). Wanneer een
meeting gepland wordt, moet er extra rekening gehouden worden met enkele delen.
Enkele voorbeelden zijn:
- Kiezen van de juiste datum
- Kiezen van de juiste tijd
- Selecteren van sprekers
Datum en tijd
Het is belangrijk om rekening te houden met het volgende:
- Vakantie perioden en publieke vakanties
- De aanvang van de meeting moet haalbaar zijn voor alle deelnemende mensen.
Reistijd moet meegenomen worden.
Meetings moeten effectief gepland worden voor iedereen. Om een goede opkomst te
behalen, is het mogelijk om bepaalde tools te gebruiken.
Sprekers of moderators
Het is belangrijk om deze van tevoren vast te leggen zodat dit meegenomen kan worden
in de communicatie. Daarnaast kan zo ook de benodigde techniek worden geregeld.
Communicatie
De communicatie hangt af van de grootte van de meeting. Bij grote meetings is het
verstandig om een ‘save the date’ te versturen. De juiste timing is erg belangrijk. Denk
aan de verhaallijn en informeer de deelnemers op tijd, zodat de juiste keuzes gemaakt
worden.
Keuze en layout van de locatie
Het is lastig om direct in het begin een locatie te kiezen. Het is belangrijk om van tevoren
een goede schatting te maken over het aantal deelnemers en de benodigde ruimte voor
de meeting. Daarna moet er een schatting qua layout gemaakt worden. Dit heeft invloed
op het budget. Het is daarom belangrijk om je te realiseren dat er een schatting gemaakt
,moet worden over het aantal deelnemers. Deze veronderstellingen bepalen de keuzes in
de planning.
194: Specifieke meetings
Binnen de meeting-industrie zijn verschillende vormen. De drie C’s zijn vormen van een
meeting:
- Conferentie = deelnemende meeting die ontworpen is voor discussie, feit-
vinden, problemen oplossen en overleg. Een conferentie is normaal gesproken
kleiner en meer select wat betreft het karakter.
- Congres = regelmatig/algemeen samenkomen op een representatieve basis van
meerdere honderden – of duizenden – individuen die behoren tot een enkele
professionele, culturele, religieuze of andere groep. Bij een congres wordt er vaak
een bepaald onderwerp besproken. Toevoegingen aan de presentatie en de
discussie van het onderwerp komen allen van de leden van de organisatie.
meerdere keren per jaar of jaarlijks
- Conventie = algemene en formele meeting met een wetgevende basis, sociale of
economische groep om informatie te leveren over een bepaalde situatie en om
opzettelijk en, om zo, in te stemmen met het beleid onder de deelnemers.
- Symposium = meeting met een aantal experts in een bepaald werkveld waarbij
papieren over bepaalde onderwerpen gepresenteerd worden door specialisten en
er vervolgens wordt gediscussieerd om een uiteindelijke beslissing te maken. Een
symposium wordt algemeen gedefinieerd als een meeting die georganiseerd
wordt zodat experts samen kunnen komen, trends en problemen kunnen
discussiëren, en papieren kunnen presenteren voor een bepaalde ontwikkeling.
o Organisatie = de eerste stap bij het organiseren van een symposium is de
vraag naar papieren (papers) over het onderwerp of het thema van de
meeting.
o Het formaat van een symposium = een symposium kan diverse vormen
aannemen, welke vastgesteld worden door verschillende aspecten zoals
het onderwerp, de manier waarop het gepresenteerd wordt, het aantal
presentaties etc.
Standaard opbouw symposium
- Introductie van de moderator deze introduceert de belangrijke spreker en
‘panel members’
- Belangrijke spreker deze geeft opmerkingen over het onderwerp dat
gediscussieerd wordt in het symposium. Deze presentatie wordt vaak gegeven
vóór de ‘panel’ discussie.
- Discussie na de presentatie, zal de presentator of moderator de panel members
introduceren. Daarna zal elke member de mogelijkheid krijgen om zijn/haar
persoonlijke mening te geven. Daarna krijgt de presentator de functie om een
tafel discussie op te zetten.
- Q & A het symposium eindigt met een vraag en antwoord ronde. Een
symposium wordt vaak georganiseerd in combinatie met andere evenementen.
Verschillende vormen meeting (vervolg):
- Seminar = meeting of meerdere meetings met specialisten die verschillende
vaardigheden hebben maar wel gemeenschappelijke interesses en die samen
komen voor training en leerdoelen. Het schema van een seminar is bedoeld om de
vaardigheden van de deelnemers te verrijken.
Een seminar kan gedefinieerd worden als een samenkomen van mensen die een bepaald
onderwerp bespreken. Deze meetings zijn vaak interactief waarbij de deelnemers een
bepaald onderwerp discussiëren. De sessies worden normaal gedaan door één of twee
presentators. Het is vaak een programma van een dag.
Doel van een seminar
Een seminar kan zowel een enkel doel als meerdere doelen hebben. Het kan bijvoorbeeld
een educatief doel hebben of een motivatie doel. Soms zijn seminars gewoon een manier
voor de deelnemers om andere deelnemers met dezelfde interesses te ontmoeten, of om
,te netwerken. Een seminar is vaak academisch en minder pragmatisch dan een
workshop. Een seminar is een event dat zich focust op educatie onderwerpen en waarbij
een of meer experts zijn/haar kijk op het onderwerp bespreken. Een workshop focust op
‘teaching skills’, geleden door een instructeur in een minder formele setting.
Verschillende vormen meeting (vervolg):
- Webinar = het is een mix tussen een ‘seminar’ en het ‘web’. Een webinar kan
vergeleken worden met een seminar, echter wordt het event niet fysiek bezocht
door publiek, maar is het online. Het is een live web-based video conferentie die
internet gebruikt om een live connectie te presenteren met kijkers. Deze kijkers
kunnen zich overal ter wereld bevinden. Een webinar wordt vaak verward met een
webcast. Een webcast is een één weg stroom van informatie, gestreamd over het
internet naar het algemene publiek. Het publiek doet niet mee en is dus niet
interactief. Een aantal mogelijke applicaties voor een webinar zijn:
o Slides tentoonstellen je kan een slideshow presenteren
o Een video laten zien/streamen
o Praten tegen je publiek
o Alles opnemen
o Monteren
o Chatten
o Enquêtes en polls opzetten
- Panel = discussie met een moderator en twee of meer deelnemers over een
bepaald onderwerp. Een panel discussie bestaat uit een groep mensen die bij
elkaar zijn gekomen op een bepaald onderwerp te bediscussiëren met een
publiek, vaak op scientific, zakelijke of academische conferenties, conventies en tv
programma’s. Panel bestaat vaak uit een moderator die de discussie leidt en soms
vragen stelt.
- Forum = Meeting of deel van een meeting voor een open discussie bij herkende
deelnemers over onderwerpen met gedeelde interesses. Een internet forum is een
plaats op het internet waar je kan praten met andere mensen, discussies kan
hebben en vragen kan stellen. Binnen de meeting industrie bestaat een forum uit
twee delen.
o Het eerste gedeelte bestaat uit diverse presentaties of lezingen, gegeven
door experts van verschillende (en soms tegengestelde) perspectieven.
o Het tweede deel bestaat uit een discussie tussen forum leden en de
deelnemers van het forum. Het geheel wordt geleden door een president.
- Debat = presentatie gegeven door twee of meer experts in een bepaald werkveld
die hun denkwijze moeten behouden. Een debat bevat een discussie over een
voorstel. Er zijn voor- en tegenstanders.
- Breakout sessies = kleine groepssessies binnen een meeting die georganiseerd
zijn om specifieke onderwerpen te discussiëren. Het doel van deze sessies is om
discussies meer gedetailleerd te bespreken. Een sessie is een korte periode
waarbij een groep mensen bij elkaar zitten om bepaalde doelen te bereiken. Er zijn
veel verschillende sessie-opties:
o Brainstorm sessie = iedere deelnemer levert creatieve ideeën
o Parallel sessie = sessie die gelijkheid heeft in correspondentie, analogie of
onderwerp. Een parallel sessie is tegelijk met een andere sessie.
o Poster sessie = een sessie waarbij onderwerpen worden gepresenteerd op
posters. Deze onderwerpen worden gediscussieerd en zijn vaak resultaten
van onderzoek.
o Rump sessie = een sessie die aan het eind van de dag plaatsvindt.
o Rap sessie = een informele sessie zonder specifiek agenda punt
, o Werk sessie = een sessie die georganiseerd is vóór een meeting
o Voorbereiding sessie = een sessie voor een bepaalde groep om een
officiele meeting voor te bereiden
o Plenaire sessie = een sessie waarbij alle deelnemers van de meeting het
recht hebben, en soms de verplichting, om deel te nemen. Er zijn geen
andere sessies.
o Buzz sessie = een sessie waarbij alle deelnemers worden verdeeld in kleine
groepen. Gaat gepaard met actieve deelname van de deelnemers en het
promoot duurzame discussies. De resultaten kunnen gediscussieerd
worden na de buzz sessie tijdens een plenaire sessie.
o Q&A sessie = vraag en antwoord periode
o Briefing sessie = een sessie waarbij de deelnemers geïnformeerd worden
of instructies krijgen
o Break out sessie = deelnemers van de sessie zijn vaak een kleine groep
van experts of andere aanwezigen. Een break out sessie focust zich vaak
op vragen die nog niet beantwoord zijn of problemen die opgelost moeten
worden. Breakout sessies kunnen ook inhouden dat er een report of een
lijst vragen gemaakt moet worden, die later gepresenteerd worden.
- Workshop = werk meeting met als doel om een oplossing en een resultaat te
vinden bij problemen of vragen. Een workshop is gefocust op het krijgen van meer
expertise, laatste ideeën en oefening. De duur van een workshop is heel kort.
Theorie wordt meteen omgezet in oefening. De focus ligt op het delen van kennis,
energy en interactiviteit.
- Training = een training kan variëren van een halve dag tot zelfs een week. Een
training heeft als doel om de vaardigheden of expertise van de deelnemer te
verbeteren. Een training is een combinatie van een beetje theorie en veel
oefening erbij. Een workshop is korter qua tijd en focust zich vaak op een specifiek
deel of item.
- Cursus/course = het is vaak een korte periode (aantal weken tot een semester)
om iets te leren over een bepaald onderwerp. Soms wordt het afgesloten met een
certificaat. Wanneer een course erg lang is, wordt het een curriculum genoemd.
- Master class = een master class is een les of cursus dat gegeven wordt door een
expert in een bepaald, vaak creatief, werkvlak. Dit kan muziek of theater etc. zijn.
Het verschil tussen een master class en een normale les is dat bij een master class
de expert vraagt aan de student om een bepaalde taak uit te voeren om er daarna
over de discussiëren.
- Persconferentie = meeting die gehouden wordt om informatie te communiceren
naar media vertegenwoordigers. Een persconferentie is een meeting die
georganiseerd wordt om de media van informatie te voorzien. Een press release
gaat vaak vooraf aan de press conferentie. Soms wordt er een press kit
gepresenteerd aan journalisten.
o Press release dit is een geschreven bericht die wordt gedistribueerd door
de organisatie, met de intentie dat de content gepubliceerd wordt door de
media. Het doel is om interesse te creëren of het publiek te overtuigen.
Press releases worden geschreven vanuit het perspectief van de zender.
o Press kit een gebundelde collectie of promotie materiaal over een
organisatie of product dat is gedistribueerd naar de media. Het distribueren
van een press kit wordt vaak gelinkt aan een persconferentie, pers
presentatie of product lancering.
- Colloquium = Een colloquium is meestal van wetenschappelijke/academische
aard. Gericht op het vaststellen van gebieden van wederzijds belang door
uitwisseling van ideeën. Een discussie over de resultaten is mogelijk. Het lijkt op
een symposium, maar de reikwijdte van een colloquium is beperkter.
- Sales meeting = een business- georiënteerde meeting waarbij de deelnemers
hetzelfde bedrijf, corporate groep, joint-venture of klantrelatie vertegenwoordigen
met en oriëntatie om business te verbeteren. Een sales meeting is een periodieke
